数字档案馆建设指南---资源建设部分详解解析.pdf
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1、数字档案馆宣贯提纲 一、资源建设的意义 数字档案资源建设是数字档案馆建设的重要组成部分,没有一定规模的数字档 案资源 , 就不能说是真正建成了数字档案馆。数字档案馆建设的目的是为社会查阅 利用档案信息提供更加方便快捷的服务 , 如果说系统平台建设为服务社会创造了条 件的话 , 那么数字档案资源建设就是数字档案馆服务社会的内在要求。没有资源数 字档案馆建设就失去意义。资源建设 也是衡量数字档案馆建设水平的重要指标指 标之一 , 资源规模越大、 质量越高 , 数字档案馆 的地位、服务能力和社会影响力就 越高。 二、电子文件接收 1、接收机制 : 电子文件接收数字档案馆资源建设的主要任务之一。为了保
2、证各单位所形成 电子文件能 依法按照规定的时间和标准移交到数字档案馆, 并保证电子文件的真实 性、 完整性、 可用性 , 首先需要建立起科学、通畅的接收机制。档案行政管理部 门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系 , 从有利于国家、 有利于形成单位、有利于社会大众的目标出发, 为形成单位的电子文件确定归属与 流向。 如同传统档案需经过形成单位档案人员整理归档后才能接收进馆一样 ,电子 文件也应经过形成单位档案人员整理、鉴定、归档,然后系统地向 数字档案馆移交 , 这样一种接收机制是我国档案工作的优势, 也是我国数字档案馆建设的特殊环境。 2、接收范围 数字档案馆接收电子文件的范
3、围与传统档案应基本一致。从单位范围看 , 凡是 党政机关、 人民团体、 国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社 会有价值的档案 , 都可 列入接收范围。由于数字档案所占用空间狭小, 所以接收范 围可以更大一些。从档案范围看 , 接收电子文件也不仅仅限于电子公文。数字档案 馆建设要充分考虑电子文件的多样性, 将各 种形式、各种类型的有保存价值的电子 文件尽量依法接收进馆 ,包括文本文件、图形文件、图像文件、 音频文件、 视频文 件、 数据库文件和网页文件等, 今后还可能出现新的文件类型。每一种类型的文件 都有其特殊的利用价值 ,数字档案馆应广泛收集各种有价值的电子文件, 丰富自己的
4、数字馆藏。 3、接收时限 电子文件接收时限可分为实时接收和定期接收两种。实时接收是指各单位电 子文件生成 和办理完毕后 ,随时向数字档案馆 (电子文件中心移交的过程。实时接收 可以充分保证电 子文件的时效性 , 便于及时向社会提供电子文件利用服务, 但是实时接收对于电 子文件形成 机制、 档案管理体制和计算机网络要求较高。实时接收一般可以用于 接收统一的电子政务办公系统系统生成的电子文件,以免各单位已归档电子文件出 现丢失。 定期接收是指各单位将整理归档完毕后的电子文件在本单位保管一定时间后集 中向 数字档案馆 (电子文件中心 移交的过程。 定期接收的优点是移交的电子文件 均经过系统整 理,可
5、以保证电子文件的有机联系和系统性、完整性。缺点是实时性 较差。鉴于电子文件对管理和存储条件要求较高 ,接收时限应比纸质档案短 ,以一年 为宜,最高不超过五年。 4、接收途径 电子文件接收途径可以分为在线接收和离线接收。在线接收是指数字档案馆 (电子文件 中心 通过计算机网络接收形成单位移交的电子文件。离线接收是指通 过适当的介质 , 将形 成单位产生的电子文件接收或拷贝到数字档案馆中。两种接收 途径各有长处 , 不论何种接收 方式,都应以安全、高效、准确为原则。从目前来看, 受网络环境限制以及在线办理接收程序不够完备的限制 , 可以离线接收为主 ; 随着 网络环境的发展以及认证程序的完善, 应
6、以在 线接收为主要形式。 5、接收标准 电子文件应经过整理达到标准才能接收。为此每个数字档案馆 , 都应有一套电 子文件整 理、鉴定、归档、管理规范,形成单位应将各种电子文件经过整理加工后 再向数字档案馆移交。 电子文件接收标准涉及的内容很多, 有些与传统档案基本一 致, 如保管期限、 档号编制、 目录编制等。有些则是电子文件所独有的或者应特别 强调的 ,如文件格式、元数据、真实性等。 (1 文件格式 电子文件格式通常有两方面的含义,一是指电子文件的页面版式, 如红头、发文字号、正文、落款、发文日期、印章等。二是指电子文件的制作格式, 如 EXE 格式、 PDF 格式、 CEB 格式、 TIF
7、F 格式、 JPEG 格式、 mp3格式等。从 方便管理和利用的角度讲 , 一个地区或者同一数字档案馆接收的同一类电子文件应 采用统一格式。统一格式有 两种模式 :一种是在各单位形成电子文件时就统一格式, 这需要档案部门和电子政务主管部门强力推行 ; 另一种方式是电子文件接收后, 由 电子文件中心或数字档案馆统一转换某种电子文件格式。 各单位形成电子文件时 就统一格式应是首选 , 但由于各地起点不一样 , 强力推 动形成单位采用统一格式有 一定难度 , 在客观条件不具备的情况下, 数字档案馆也不必非要统一格式才实施接 收,只要是通用的或可以读取的格式,都可以接收。 (2元数据 电子文件元数据
8、是指描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管 理流 程的数据。 国家档案局已经发布电子文件元数据方案, 建设新的电子文件管理 系统, 接收电 子文件 ,应采用元数据方案的规定。从实际情况看,除了档案管理必备 的元数据外 ,也可以 逐步规范 ,不一定从一开始就要求完美无缺。 (3真实性、完整性、可用性保证电子文件真实性、完整性、可用性,是电子文 件 管理的重要目标。真实性、完整性、可用性是相对的不是绝对的,受技术和管理 两方面的因 素制约 ,应是一个逐步发展和完善过程。在管理上,要建立科学有效地形 成、传输、归档、保存机制 ; 在技术上 , 可采取电子签名、封装等手段 , 尽量保证 其真实性、
9、完整性、 可用性。 6、组织与管理 为了保证电子文件接收的完整齐全和质量, 档案行政管理部门应加强电子文件 的前端控 制,对电子文件形成后的整理、归档、移交进行必要的监督指导,包括确定 归档范围、推行 整理规范、进行质量检查、开展技术服务等。鉴于我国目前暂时 实施“ 双轨制 ” , 即电子文 件和纸质文件同时保存 , 电子文件归档范围和纸质文件归 档范围基本一致 , 所以对电子文件 和纸质文件实施同步整理、同步归档较为有利。 条件成熟后可逐步取消 “ 双轨制 ” , 有些文 件仅归档电子文件 ,而有些文件仍采用 “ 双 轨制” , 甚至有些只归档纸质文件,例如特殊载 体和特殊形式的文件等。需要
10、特别说 明的是 ,电子文件只是档案的一种形式, 档案法和 有关档案法规同样适用于电子 文件管理。 三、传统档案数字化 1、数字化的意义 : 档案数字化是通过各种设备将不同载体形式的档案转换成数字档案的过程。 传统档案馆 馆藏档案数字化是数字档案馆建设的重要任务, 也是现阶段数字档案馆 资源建设的主要手段和途径。 通过实施传统档案数字化 , 既可以满足数字环境下社 会各方面高效便捷查阅档案得要求,也是现阶段档案抢救和保护的必要手段。 2、数字化内容选择 : 将馆藏全部档案资料都进行数字化加工,既不现实 ,也不必要。无论从社会需求 还是 数字化成本考虑 ,都应该有选择的实施档案数字化。选择应考虑以
11、下因素: 价值性 :优先选择价值较高的、珍贵的档案进行数字化; 实用性 :优先选择社会需求面广、利用率较高的档案进行数字化; 开放性 :优先选择开放度较大的档案进行数字化; 特色性 :优先选择有特色的档案资源进行数字化。 依据上述要素对档案进行数字化加工,应尽量避免与实体档案管理体系完全分 割,一 般来说 ,再遵循上述原则基础上 ,整全宗或整目录的数字化利大于弊。 实施馆藏档案数字化前 ,应制定切实可行的数字化方案。只有充分摸清馆藏档 案状况 , 才能制定出切实可行的数字化方案。数字化方案主要内容应包括档案数字 化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及 经费预算等
12、等。 3、组织加工模式 数字化加工通常有两种组织形式:一是自行组织加工 , 二是委托专业公司加工。 两种模 式各有利弊 ,可根据本地区实际 ,采用适当的加工模式。 (1自行组织加工 自行组织加工就是档案部门自己组建数字化工作室,配备适当的设备和人员 ,实 施档 案数字化加工。档案数字化设备一般应购置普通平板扫描仪、普通高速扫描 仪、 高速扫描仪、 零边距扫描仪 (全息书刊扫描仪和数码照相机等设备。数字化 加工人员包括组织管理人员、前处理人员、扫描加工人员、质量检查处理人员、 后处理人员、数据备份人员等。自行组织加工主要优点如下 :可以培养档案馆自己 的技术人员 , 以便长期开展扫描工作 ; 适
13、当节省数 字化经费 ; 比较容易保证档案的安 全; 可以根据需要及时调整业务目标, 同时也可以对社会开展扫描服务业务。不利 因素有 :购置扫描设备一次性投入较大; 占用档案馆的人力和工作精力较多 ;聘用管 理临时工作人员比较困难;技术和设备更新比较困难。一般来说,馆藏量 较大的档案 馆,可以自行组织加工为主。 (2外包加工 外包加工开展数字化工作 , 就是选用可靠的数字化加工公司, 由加工公司负责提 供设备、 人员、技术等 ,按照档案馆的要求开展数字化工作,档案馆只负责数据的验 收工作。外包加 工有以下几方面优点 :可以节省档案部门的人力 ,使档案人员有更多 的时间开展其他工作 ; 可以确保扫
14、描工作速度 , 迅速建立全文数据库 ; 能够避免购置 设备、 建立工作室等一次性较大投入和设备维护、人员管理等麻烦。缺点主要是 长期大量扫描投入较大 , 档案安全保障不 好把握。 对于档案数量较少的档案馆而言, 外包加工模式比较适合 , 既节约设备投资又保证数字化的速度和质量。开展数字化 外包加工业务 , 都应选择有经验和资质的扫描公司, 最好 在档案馆内部提供扫描场 地, 严格交接手续 , 杜绝档案丢失和泄密现象 , 特别是应防止扫描数据流失。 4、数字化加工方法 (1纸质档案扫描 纸质档案数字化主要技术指标参见国家档案局行业标准纸 质档案 数字化技术规范 ,本指南主要对一些具体操作提出参考
15、意见。 色彩模式 扫描色彩模式包括黑白、灰度、 彩色等。 一般档案可采用灰度模式 进行扫描 , 彩色档案可采用彩色模式进行扫描。 分辨率 对纸质档案采用低精度扫描 (一般为 100-150线 , 即可满足一般用户在 计算机 上浏览、打印 ,避免过多占用空间 ;照片档案数字化 ,设备分辨率和图像分辨 率参数大小的 选择,原则上以转换后的图像清晰完整、不影响图像的利用效果为 准。考虑到照片的展览、出版等用途 ,所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于 600dpi。若在网上发布 ,可以另 行压缩。 图像处理 对方向不正确的图像应进行旋转还原, 以符合数字图像的浏览习惯。 对出现 偏斜的图像应进行纠偏
16、处理。对扫描或转换后画面质量不理想的图像, 应进行 相应参数的调 整,如亮度、对比度、饱和度、色阶、色彩平衡等,调整所选择的参数 类型和力度 ,以调整 后的图像不失真、效果最清晰完整为准。为保证档案数字化图 像的整体性 , 对大幅面的档案 进行分段扫描后 , 再通过拼接处理合并为一个完整的 图像。 对扫描或转换后的图像应进行裁边处理 ,去除多余的白边 ,以有效减少图像文 件的容量 ,节约存储空间。 图像存储 扫描后的图像以 TIF 格式存储。 每一份档案都有一个与之相对应的 唯一的档 号,以档号命名转换后的图像文件。档号的命名格式应符合规范要求。档 号命名后 ,可按照 目录数据库中的档号组成项
17、分级建立图像文件夹。各级文件夹建 议采用对应的档号组成项命名,以保证图像的文件名与目录数据库中档号的一致性 和唯一性 ,建立起一一对应的关系 , 为实现目录数据库与图像文件的批量挂接提供条 件。 数据质检 扫描完毕后应及时开展图像数据质量检查。发现图像不符合质量要 求时, 重 新进行处理。发现扫描转换有遗漏时,应及时补充。质量检查完毕后应当及 时进行登记。 数据挂接 档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库, 通 过质检环节确认 为“ 合格” 后,及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助 相应软件 ,实现目录数 据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信 息等,实现批量
18、、快速挂接。数据备份 经验收合格的完整数据应及时进行刻录备 份。 为保证数据安全 , 应使用不可 擦除型光盘备份三份 , 其中一份异地保存。备份 完毕后 , 应现场监督扫描方将存储于扫描计算机中的数据物理删除 ,以防档案外传。 (2缩微胶片转换 缩微影像是指采用缩微技术将档案资料拍摄到缩微胶片上生成的模拟图像信 号。 缩微胶 片有正片、负片、 Auto、反极性四种可选 ,我国档案部门通常采用的缩 微胶片为负片。缩微胶片具有体积小、保存时间长、具有法律凭证作用等优点,但 其阅读、传递比较困难。缩微影像数字化就是利用缩微胶片扫描仪将卷式胶片、 平片等缩微胶片上的缩微影像, 转换成数字形式并存储到计
19、算机中的过程。缩微影 像数字化必须使用专用设备开展, 转换过 程中只要严格按照设备使用手册操作,基本 能够得到比较理想的数字图像。下面以 MS7000缩微胶片扫描仪简单说明缩微影像 转换的基本操作。 扫描方式 :扫描方式有对中扫描、双幅扫描、左幅扫描、右幅扫描、全屏扫 描、单支 票扫描、 双支票扫描等方式 , 不同的扫描方式对应不同的尺寸和扫描区 域。 对于档案缩微胶片而言 (16或 35MM 卷片 ,一般采用 “ 对中扫描 ” 。 分辨率 :该设备有多种分辨率可供选择。质量比较好、档案原件在 A4 以下采用 低缩 率拍摄的缩微胶片一般采用 200dpi,档案原件幅面较大、采用高缩率拍摄的缩
20、微胶片一般 采用 600dpi,其它的可根据具体情况适当调整。 图像选择 :缩微影像转换分为低对比、高对比、黑白、图像四种。低对比包含 少量的 灰度信息 ;高对比只包含黑、白两种像素,小的斑点将被去除 ,这种设置将创建最 小的图像 文件;黑白方式只包含黑、白两色;图像方式包含最丰富的灰度层次。对于 字迹比较清楚的 档案文献采用 “ 高对比” 方式进行转化即可获得比较理想的图像, 其它的可根据具体情况进行选择。 压缩方式 :分为不压缩、 G3-1D、 G3-2D、G4-2D 四种。 G4-2D 为最常用的压 缩方式。 正常情况下 ,一台缩微胶片扫描仪每天可以转换 3000左右个缩微影像。采 用缩
21、微胶片扫描 仪对缩微影像进行转换时 , 应确保将转换后的图像文件实时存储到 计算机硬盘上 , 并定期转 存到网络上的其它计算机中,以便图像的安全保存。 (3模拟信号磁带数字化 各级国家综合档案馆的多媒体档案信息,有一部分随着时间的流逝 ,使用次数的 增加, 加之保管条件的不理想 (特别是温度、湿度的作用 ,已经面临难以读出。有些 超过 10年的 录音、 录像磁带已经很难还原。一些非标准的录像磁带的读出设备 已经很难找到 , 使馆藏磁 带声像档案面临着作废的局面。因此,应利用多媒体数字技 术,把录音、录像磁带转录成数字音视频文件保存并提供利用。 A. 录音档案数字化 录音档案数字化比较容易实现,
22、 主要硬件包括放音设备、转换设备、 计算机和 存储设备 等, 可以使用的软件比较多 , 用户可自行选择使用。其中放音设备和转换 设备声卡应具 备较高质量。具体操作流程如下。 前期准备 包括制定工作计划 ,查验录音磁带的质量状况,按照播放时间计算出数 字化 所需的磁盘空间 (按照每分钟 10M 计算等。 数字化参数设置 一般情况下选择 “44100 Hz,16 Bit, 立体声 ” 。 数字化 打开放音设备的放音按钮, 同时在数字化程序中启动采集按钮; 监听录 音带采 集过程,等到确定采集结束 ,按下停止采集按钮结束采集。 存储 数字化后存储格式应为 WAV 或 MP3。重新命名采集的文件名 ,
23、一般采数 字化序默 认文件名为三位流水号 ,应将采集的文件名改为录音带的档号+A/B( 表示 A 或 B 面 。 质量检查 检查形成的文件是否可以正常播放。如果录音带 A、B 两面 都有内容 ,应将 两个文件合并形成一个文件。 刻录保存 将处理完的文件进行刻录光盘保存。同时删除计算机中的临时文件, 确保信 息不扩散。 编写文件说明 即对刻录好的光盘进行著录工作, 编写文件说明 , 并打印光盘封 面和封 底。著录内容一般包括全宗号、目录号、原盘号、文件号、光盘号、光盘 类型和文件题名、责任者、时间、地点、录音长度、制作日期等。 入库保存 将完成数字化的录音带和已经刻录好的光盘归库保存。 B.录像
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