公司商务接待流程及费用管理办法.pdf
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1、公司商务接待流程及费用管理办法 商务接待流程 一、目的 为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、 厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则 二、范围 本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。 三、管理 综合部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要 来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;公司各部门在接到重 要来访预约后,可报办公室,并协助拟定接待计划,需公司领导出面、办公室协调的 重要接待,应提前2 天告知办公室。 四、计划与准备 1、办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接待,应了解来 宾基本情况:来
2、宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这 基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。 2、综合部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间 及场所。 3、综合部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、 香烟、用餐标准;提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间内准备相关资料 水果、香烟等。 4、办公室根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。 5、因特殊会议需要办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影 设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草 拟新闻通稿,安排摄影摄像
3、等。 6、办公室根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,司机车 辆听从办公室主任和主接待人员协调安排,统一调度。 7、办公室根据情况提前购买车票及机票。 五、接待标准 一级接待标准: 陪同人员:总经理、副总经理、办公室主任 1、迎接:总经理、副总经理、办公室主任在高速路口、机场、车站迎接,注意把 握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序(遵守介 绍时的先后次序。正规的做法,是要先介绍身份较低的一方,然后再介绍身份较高的 一方。即先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、 后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体
4、。在接待外国来访 者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,扣介绍 来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而 行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力 度以不握疼对方的手为限度, 初次见面时, 时间一般控制在 3 秒内。介绍时就把身份、 地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。) 2、参观:总经理、副总经理、办公室主任陪同,由办公室主任沿途介绍济南市基 本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。 3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适, 将公司简介或相关资料
5、、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领 导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 4、用餐标准:办公室根据情况预定酒店: 5、下榻宾馆标准:办公室根据情况预定酒店: 6、办公室根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。 7、办公室根据情况购买礼节性礼品。 二级标准: 陪同人员:副总经理、办公室主任、相关部门经理 1、迎接:由办公室人员到公司驻地门口迎接,引导来宾。 2、参观:副总经理、办公室主任、相关部门经理陪同,由办公室主任沿途介绍市 基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。 3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、
6、灯光合适,将 公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 4、用餐标准:办公室根据情况预定酒店: 5、下榻宾馆标准:办公室根据情况预定酒店: 6、办公室根据情况购买礼节性礼品。 三级标准: 陪同人员:相关对口的部门经理及人员 1、参观:相关对口的部门经理及人员陪同,由相关人员沿途介绍济南市基本情况 以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。 2、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁,将公司简历或相关资料、 纸笔、茶水杯摆放于接待室。 3、用餐标准:办公室根据情况预定酒店: 六、接待礼仪: 1、仪表:面容清洁,衣着得体。 2、举止:稳重端庄,从容大方。 3、言语:语气温和、礼
7、貌文雅。 4、态度:诚恳热情,不卑不亢。 5、迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人 员引见介绍主宾时,要注意顺序。 6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。 7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸 右手示意,并说“这边请”。 8、 进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。 9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。 10、送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去, 方可离开。 七、注意事项 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,
8、接待中既要熟 练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应 向参观人员说明。 八、信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提 取其中对公司有价值的信息交有部门领导。 十、商务接待中的座次安排(图) (一) 、关于会议主席台座次的安排 1、 主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座, 避免上台之后互相谦让。 2、主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2 号领导在 1 号领导左手位 置,3 号领导在 1 号领导右手位置;领导为偶数时,1、2 号领导同时居中, 2 号领导 依然在 1 号领导左手位置, 3 号领导依然在
9、1 号领导右手位置。 3、几个机关的领导人同时上主席台,通常按机关排列次序排列。可灵活掌握,不 生搬硬套。如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排,而对一些较年轻的领导同 志,可适当往后排。另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也不一定非得按职 务高低来排,通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾,其实际职务略低于主 人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座。这样,既体现出对客人的尊重,又使 主客都感到较为得体。 4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议,在开会前务必逐一落实。 领导同志 到会场后,要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐方位。如主席台人 数很多,还应准备座位图。如
10、有临时变化,应及时调整座次、名签,防止主席台上出 现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签,谨防错别字出现。 主席台人数为奇数时 主席台人数为偶数时 (二) 、关于宴席座次的安排 宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1 号客人在主陪 的右手,2 号客人在主陪的左手, 3 号客人在副主陪的右手, 4 号客人在副主陪的左手, 其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而 定。 中餐桌 西餐桌 (三) 、仪式的座次安排 签字双方主人在左边,客人在主人的右边。双方其他人数一般对等,按主客左右 排列。 (四) 、关于乘车的座次安排 小轿车 1 号座位在
11、司机的右后边, 2 号座位在司机的正后边, 3 号座位在司机的旁 边。 (如果后排乘坐三人, 则 3 号座位在后排的中间) 。中轿主座在司机后边的第一排, 1 号座位在临窗的位置。 乘车座次安排 (五) 、合影座次安排与主席台安排相同。 附:会议座位安排 长条桌 注:A为上级领导, B为主方席 沙发室 与外宾会谈 注:A为主方, B 为客方 与上级领导座谈 注:A为上级领导, B为主方领导 业务招待费管理办法 1. 总则 为了加强并规范公司的业务招待费支出管理,特制定本办法。 2. 适用范围 2.1. 业务费:是指因业务需要发生的礼金、 礼品、赞助费及因业务需要赠送的烟、 酒等。 2.2. 招
12、待费:是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用;因公接待相关单 位人员发生的差旅费、住宿费等;在公司食堂招待时发生的就餐费;因招待领用的酒 水、饮料及香烟等。 3. 使用原则 3.1. 招待工作本着热情、礼貌、细致、勤俭、周到的原则。实行分级负责、对口 招待。 3.2. 年初根据年度工作计划,各部门编制相关往来单位及个人的工作联系表(见 附表一),交总经理、执行总裁、总裁审批,以明确招待范围。工作联系人发生变动 的,须及时更新工作联系表。 3.3. 坚决控制非业务性接待,适当控制业务接待。可接待可不接待的,不接待; 可参与可不参与接待人员,不参与;可发生可不发生费用,不发生;态度热情,费用
13、从简。 3.4. 严格分档次接待,按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度,对应接 待,禁止越档次接待。 3.5. 接待用餐时,严格控制陪客人数。坚持高档接待的执行中司机不参与陪客就 餐规定。同时,原则上陪客人数不得超过3 人,若公司陪同用餐人员多于3 人时,应 事先经过总经理或执行总裁批准。 3.6. 集团公司领导和部门领导集团内部检查指导工作,除陪同客人视察外,一律 在员工食堂就餐;集团内各兄弟单位、关联企业因公出差到公司,原则上用工作餐接 待, 严禁相互宴请。 3.7. 外协单位除合同标明提供食宿及接风、送行外,一律不安排免费伙食。确需 接风、送行的,按公司招待费管理规定开支。 4.
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