分支机构职场租赁装修及家具设备管理办法.pdf
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1、1 分支机构办公职场租赁、装修及家具、设备配置管理 暂行办法 为加强公司分支机构筹建期间的职场租赁、装修及家 具、设备配置管理,充分体现公司优秀文化内涵,树立某良 好社会形象,特制定本管理办法。 第一部分管理原则 一、分类管理 机构筹建期间职场管理分为临时办公职场与正式办公 职场两类,均采取租赁方式使用。 二、授权管理 ( 一) 所有未开业二级机构及其所属分支机构正式办公 职场租赁、装修及家具、设备配置相关事宜均由总公司机构 发展部负责审批。筹建期临时办公职场相关事宜,总公司负 责审批二级机构;二级机构(筹备组)负责审批所属分支机 构并向总公司报备。上述事宜拨款、购置、调配事宜由总公 司机构发
2、展部负责集中办理。 ( 二) 本年度已开业的二级机构,经总公司核准于下年 度筹建的各级分支机构,总公司将把其职场、装修及家具、 设备等相关筹建费用列入二级机构下年度财务预算,由二级 机构在核定标准内审批使用并报备总公司。 三、标准控制管理 2 凡在既定标准(参见附件一)范围内的,根据上述授权 管理规定逐级报批报备;属超出标准范围的,一律报总公司 机构发展部审批。 第二部分临时办公职场管理 一、临时职场租赁管理 (一)租赁标准 1、租赁期:控制在2 个月以内。 2、租赁用房:为宾馆或其它公有办公用房。 3、租赁费用:二级机构控制在3 万元以内;三级机构 控制在 1.5 万元以内。此项费用需报总公
3、司单独下拨。 (二)租赁工作流程 1、分支机构在标准范围内选出备选地点,写出签报 (参见附件二)逐级报批。并附: (1) 租赁临时办公用房有关事项的请示。请示应包含 有拟租办公用房的位置、面积、楼层、价格、配套服务、物 业管理及租赁费用预算等方面的内容。 (2)拟签订的临时办公用房租赁合同。 2、临时职场租赁不做现场考察,根据分级授权管理流 程,审批核准。凡超出规定标准的,需向总公司机构发展部 报批。 3、分支机构筹备组根据批复意见与出租方签定租赁 3 合同并归档。 4、属特殊原因需延期租赁临时办公用房的,需提前15 天向总公司机构发展部报批。 ( 三) 相关注意事项 1、临时办公用房不得进行
4、任何装修。 2、同城三级机构和四级机构不得租赁临时职场。 二、临时职场家具、设备配置管理 (一)家具配置标准:二级机构控制在2 万元以内;三 级机构控制在1 万元以内。 (二)办公设备配置:属公司集团采购的,需事先上报 总公司申请下拨配发;属机构自行采购的,在核定标准范围 内按照分级授权要求报批报备购置。 (三)购置费用:在机构筹建费中列支。 (四)管理要求:机构各类统配、自购物品按照公司资 产管理制度进行管理。 第三部分正式办公职场管理 一、正式办公职场租赁管理 (一)租赁标准 1、为合理控制机构成本负担,兼顾未来发展需要,租 赁期以 35 年以内为宜。 2、分支机构办公职场租赁面积、费用标
5、准,根据机构 4 类别确定(参见附件一) 。 (二)租赁工作流程 1、根据总公司规定的职场租赁的面积、费用标准,分 支机构筹备组对拟租赁办公职场进行实地考察。 2、分支机构需选出两个以上备选地点,写出签报 (参 见附件二)逐级报批。并附: (1) 租赁办公用房有关事项的请示。请示应包含有 拟租办公用房的位置、面积、楼层、价格以及发展商名称、 开发资质、相关房地产有效证件和资料、工程质量监督部门 核准的质量等级、配套服务、物业管理以及租赁费用测算等 方面的内容。 (2)以总公司房屋租赁合同(范本) (参见附件六) 为蓝本拟定的待签租赁合同。 3、总公司机构发展部负责派员对二级机构拟租办公用 房进
6、行现场考察;三、四级机构拟租办公用房的现场考察由 总公司派员或委托所属二级机构进行。 4、总公司机构发展部会同有关部门联合审批租赁合 同 。 5、分支公司筹备组根据总公司批复意见与出租方签定 租赁合同并归档。 分支机构办公职场租赁操作流程 5 责任部门流程相关文件 分支机构筹备组总公司关于办公职场 的有关规定 分支机构筹备组 总公司机构发展部 或二级机构 机构发展部 办公室 财务部 信息技术部 人力资源部 法律稽核质询部 总公司关于办公职场 的有关规定 分支机构筹备组 总公司批复 (三)相关注意事项 1、各级各类分支机构办公职场的面积、租赁费用须严 格控制在总公司规定的标准额度内,未经总公司批
7、准,严禁 突破。 2、分支机构办公职场选址要求:应尽量选择所在城市 金融机构聚集区域,职场本身建筑具备良好的广告效应,既 要能充分体现公司的雄厚实力,也要能充分体现公司深厚的 文化底蕴和高尚的文化品位。同时,职场本身建筑物应具备 良好辐射效果的广告位置,便于公司广告的设立和摆放。 职场考察 上报租赁办公用房 有关事项的请示 派员现场考察 分支机构根据总公司 批复签订 总公司机构发展部会 同相关部门联合审批 6 3、车位要求:办公职场本身建筑应规划有足够的车位, 能够为自身和客户提供足够的车位保障服务。各分支机构发 生的车位租赁费用,由分支机构在总公司下达的年度租赁费 用总额内统筹考虑解决。 4
8、、 租赁合同签约重要注意事项 (1)分支机构有关责任人应对拟租办公用房的产权文 件及相应手续,与原件进行核对,且复印签字确认,并将该 等复印件与租赁合同一并传真至上报。 (2)每年房屋租金建议分两次或多次支付;违约金不 要超过当期应付租金的日万分之二点一; (3)应争取取得4560 日的装修期(免租期) ; (4)应有我方提前退租不视为违约的条款,如“租赁 期内,乙方如要求提前终止本合同,应当提前90 日书面通 知甲方,本合同即至该通知载明的日期终止,双方互不承担 违约责任,否则视为乙方违约。” 二、正式办公职场装修管理 (一)实行分类管理 1、分支机构办公职场装修分为总公司指定装修与不指 定
9、装修两类。 2、指定装修:由总公司统一委托南京金陵装璜装饰公 司进行装修。二级机构原则上采取指定装修方式。 3、不指定装修:由分支机构在当地通过公开招投标方 7 式选定装修公司。 (1)参与招标的装修公司资质必须达到二级资质,数量 不得少于两家。 (2)装修方案、装修费用和装修公司的确定,必须逐级 上报总公司机构发展部核准。 (3) 20 万元以上的装修工程由总公司机构发展部派员 参与开标并确定中标公司;20 万元以下的由二级机构(筹备 组)负责开标并确立中标公司,报总公司机构发展部核批。 (二)装修工作流程 1、所有分支机构筹备组与装修公司共同制订职场装修 方案和装修费用预算,行签报报总公司
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