办公室5S管理手册-.pdf
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1、办公室 5S管理手册 一、目的 为配合公司质量管理体系的有效实施,创造良好的工作环境,和谐融洽的管理气氛,提升员 工真、善、美的品质,不断规范日常工作,促使5S活动向 “ 形式化 - 行事化 - 习惯化 “演变,塑 造公司良好的形象,特编写了办公室5S管理手册。 二、范围 5S 管理手册详实地介绍了5S的定义、目的、效用,推行要求。 三、定义与目的 5S 就是整理 (SEIRI)、整顿(SEITON )、清扫(SEISO )、清洁( SETKETSU)、素养(SHITSUKE ) 五个项目,因日语的罗马拼音均以“S“ 开头,简称为5S。 1S-整理 定义:区分要与不要的东西,工作现场除了要用的
2、东西以外,其他一切都不放置。 目的:将 “空间 “腾出来活用 2S-整顿 定义:要的东西依规定定位、定方法摆放整齐,明确数量,明确标示。 目的:不浪费 “ 时间 “找东西,提高工作效率。 3S-清扫 定义:清除工作现场内的脏污,并防止污染的发生。 目的:消除 “ 脏污 “,保持职场干干净净、明明亮亮 4S-清洁 定义:将上面3S实施的做法制度化,规范化,维持其成果。 目的:通过制度化来维持成果 5S-素养 定义:培养文明礼貌习惯,按规定行事,养成良好的工作习惯。目的:提升 “人的品质 “, 成为对任何工作都讲究认真的人 四、 5S 实施要求 办公室要求办公桌 图 1 入座后左边办公桌 电脑屏幕
3、 键盘 台式文件柜 电话 过道 图 2 入座后右边办公桌 座椅 纸篓 鼠标 活动办公柜 电脑屏幕 纸篓 键盘 台式文件柜 笔筒 便笺 日历 文件架 电话鼠标 桌面文件柜物品摆放标准 各部门可按本部门特点制定规范,内部统一。建议按照如下标准存放文件: 第一层待办文件 第二层待办文件 第三层已办文件 座椅 活动办公柜文件架 笔筒 日历 便笺 过道 第四层已办文件 第五层已办文件 文件夹使用标准 (1)均统一选用蓝色系文件夹 (2)目录标准 1、尺寸: 5.5X30cm 2、字体标准:华文中宋小初 3、对齐方式:上对齐 4、颜色:白底黑字 序号内容时 间负责人 1 无污点,无灰尘每日使用者 2 桌面
4、不得放置私人物品每日使用者 3 每日使用的物品整齐有序固定位置摆放(包括电话、文件柜、 电脑、个人使用的打印机、文件夹、日历、笔筒、便笺), 不得摆放闲置不用的物品(每日均不使用)(图一、二) 每日使用者 4 文件柜应整齐,将待办文件和已办文件由上到下有序排列, 可参见桌面文件柜物品摆放标准。 每日使用者 5 文件夹整齐竖立,不影响正常工作,(每月不使用的资料不 得放置在桌面的文件夹) 每日使用者 5 文件分类区分和整理。每季度、每半年或者每年使用一次的 个人资料应区分,设置独立的文件夹,标识后进行区域存放, 并将使用频繁的资料文件夹放置在其他材料的外部。 一月使用一次的物品、每天都使用的物品
5、和每小时都要使用 的物品应保存在办公桌或随身携带。 按需要使用者 6 文件夹应粘贴标识,标识应醒目区分所存材料,区分是否进 行处理(严禁将保密材料放置在桌面上)参见文件夹使用标 准 使用文件盒,参见文件盒使用标准 使用前使用者 7 电脑以及打印机等电器连接线不应过长,固定连接线应有序 打结和捆绑 每日使用者 8 办公抽屉应摆放整齐,并按照使用频次依次由里至外、下至 上的循序摆放,零散物品应装盒或袋,个人物品应放在抽屉 的最下层。参见办公柜物品摆放标准。 立式文件柜物品符合摆放标准 每日使用者 9 衣服柜应整齐挂在个人衣柜中每日使用者 10 电脑显示器置写字台左前角或中间,竖式主机置桌面下。每日
6、使用者 11 卡座屏风:除规定张贴的使用者信息外,内外侧不允许有任 何张贴。 每日使用者 12 垃圾篓置写字台下,罩塑料袋,桌洞下不得堆积杂物。每日使用者 13 每日整理桌面,关闭电源,整理物品,保持固定的位置离开前使用者 文件盒使用标准 (1)均统一选用蓝色系文件夹与牛皮纸文件盒 (2)侧面目录标准 1、尺寸: 4X18.3cm 2、字体标准:宋体初号加黑 3、对齐方式:上对齐 4、颜色:白底黑字 (3)首页目录标准 1、目录格式标准分为序号、编号、文件名称、备注(见附表) 2、编号标准要求 QHDMCC(秦皇岛移动) -ZHB (部门开头字母) -X001(X 文件编号) 3、目录纸张标准
7、: B5 4、字体标准(范例) (4)封面目录标准(横幅) 1、尺寸: 8.0X5.0cm 2、字体标准:宋体加黑二号 3、对齐方式:居中 3、颜色:底色为白色 (5)、文件索引要求 1、同类型文件需加装封面,封面可采用粘贴、铁夹或装订形式,按顺序 自下而上错开索引标志 2、索引标志只需要手写编号即可 3、首个文件索引从文件底部开始 办公柜物品摆放标准 (1)活动办公柜物品分层标准如下图所示: 第一层办公用品 第二层笔记本、学习记录、培训笔 (2)第一层抽屉摆放规范 立式文件柜物品摆放标准 (1)顶部无杂物( 少量绿色植物除外) (2)柜体整齐、净, 玻璃清洁无手印 (3)上柜第一层放置各种业
8、务书籍、学习书籍, 第二层放置各种档案文件夹 (4)下柜放置各种物品或需保存资料, 并贴明标签区隔物品种类型号 (5)标签按照公司统一标准制作, 粘贴 办公室要求办公椅 序号内容时 间负责人 记 第三层个人用品(包、茶叶) 订书器 散物架 计算器 1 无污点,无灰尘每日使用者 2 办公椅上不得放置或者搭挂衣服或背包等物品每日使用者 3 办公椅应整齐放置在固定位置上,方向应对应办公桌,不得歪斜每日使用者 4 人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内每日使用者 办公室要求公用设施 序号内容时 间负责人 1 无污点,无灰尘每日使用者 2 公用设施应放置在指定专用位置上,便于共同使用每日使
9、用者 3 办公室设施应进行标识,并明确责任者和监督者以及设备状 态(红色代表故障,绿色代表正常) 每日使用者 4 报刊、 图书等摆放架应整齐,看后及时放在报架上,每半月 及时更新报纸。 每年不使用的图书或资料及时撤柜,并要时 存档。 图书资料摆放应统一方向,便于识别。 使用后应原位 放好。 每日使用者 5 暂时存放文件的存储柜应整齐,文件应分类分区标识后摆 放,便于查阅。机密文件应专人上锁保管。 每日使用者 6 下班前及时关闭电源每日责任人 办公室要求地面和墙壁 序号内容时 间负责人 1 无污点,无灰尘,蜘蛛网等,污秽应即擦拭除去每日使用者 2 垃圾分类,并送往指定地点每日使用者 3 地面无纸
10、屑、烟头(办公室内禁止吸咽)每日使用者 4 地面不得长期(5 天以上)堆放物品(包括资料),临时堆 放物品应放在制定的区域(不得影响正常进出),整齐摆放 每日使用者 5 墙壁上悬挂的壁画、宣传材料等不得歪斜每日责任人 6 窗台上除放置的花草外,不得放置其他物品,每个墙台放置 的花草数量应小于3,并均匀放置,花草大小应适宜,不得 影响正常工作。枯萎的花草应及时撤离 每日责任人 7 门窗玻璃上除粘贴责任人标签和部门标识外,不允许粘贴其 它物品 每日责任人 会议室要求 序号内容时 间负责人 1 无污点,无灰尘,垃圾及时清理每日责任者 2 公用设施应放置在指定专用位置上,便于共同使用, 并保持 整洁,
11、 配套设施应齐全和完整(如饮水机桶装水、纸杯、 茶 叶等),核查食物品不超过保质期 每日责任者 3 公用设施应进行标识,并明确责任者和监督者以及设备状态 (红色代表故障,绿色代表正常) 每日责任者 4 桌椅应完好,离开会议室前,应将椅子推放到桌子下。每日使用者 5 会议室门外应对会议室的使用状态进行标识,如会议室正在 使用,空闲 每日使用者 6 会议室墙台上禁止防止任何物品,保持清洁每日责任人 7 长期使用会议室(超过一天)应按照办公室要求实施每日使用者 8 临时使用的电源线应安全整齐每日使用者 9 桌面堆放的材料应有序,不得平铺在整个会议室中每日使用者 10 离开前应关闭所有电源设施每日使用
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