2010新中大A3财务系操作手册.doc
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1、新中大新中大 A3 财务管理软件财务管理软件 操作手册操作手册 厦门新中大软件有限公司厦门新中大软件有限公司 - 编写:阙友洋编写:阙友洋 2010 年年 5 月月 2 目目 录录 第一部分第一部分 准备篇(基础数据)准备篇(基础数据)3 1.1.部门和人员设置.3 1.2.往来单位.5 1.3 科目设置.15 1.4 项目设置.18 第二部分第二部分 初始篇(初始化设置及余额初始)初始篇(初始化设置及余额初始)22 2.1 凭证类型设置.22 2.2 科目余额初始.24 2.3 初始化完成.28 2.4 客户余额初始.29 2.5 供应商余额初始.32 第三部分第三部分 操作篇(日常操作)操
2、作篇(日常操作)36 3.1凭证设置.36 32 凭证的一般录入37 33 快速生成凭证凭证模板39 3.4 快速生成凭证-自动凭证 40 3.5 凭证修改.42 3.6 凭证查询.42 3.7 凭证审核.43 3.8 凭证汇总.44 3.9 凭证统计.44 3.10 期末处理.45 3.11 多栏明细账.46 3.12 科目余额表.47 3.13 往来账簿48 第四部分第四部分 报表篇报表篇49 4.1 基础数据设置.49 4.2 报表处理处理.50 4.3 新建报表.51 4.4 报表汇入汇出.52 4.5 报表查询编辑.56 4.6 删除报表.56 4.7 报表筛选.56 4.8 报表复
3、制.57 4.9 修改报表记录属性.57 4.10 报表编辑.57 4.11 成批处理.62 第五部分第五部分 下年会计期设置下年会计期设置63 下年度会计期的方法下年度会计期的方法: :.63 3 第一部分第一部分 准备篇(基础数据)准备篇(基础数据) 【基础数据】管理子系统提供基础数据所需的多种功能,主要有“初始设置” 、 “基础数据设置” 、 “部门 及人员 ” 、 “往来单位” (如下图) ,在本手册中将对“初始设置” 、 “基础数据设置” 、 “部门及人员 ” 、 “往来单位”将作详细介绍。 1.1. 部门和人员设置部门和人员设置 点击“部门和人员设置”菜单时包括部门人员数据设置、部
4、门设置、人员设置子菜单。该菜单可以 完成单位内部的部门和员工信息的维护。 4 1.1.1 部门设置部门设置 单击“部门和人员设置”“部门设置”打开部门设置窗口如下图 1-29。 图 1-29 点击“增加”按钮,弹出“部门信息录入窗口”对话框如下图,在当中录入“部门代码” 、 “部门名 称” ,其他的选项按实际录入。如部门为末级还需在“末级”复选框中打上钩,录入完成后点击“存入” 进行保存。注意:输入部门代码时要考虑清楚,因为一旦存入, 部门代码不可更改.如图 1-30 图 1-30 “复制”按钮是把当前选中的部门信息进行复制,只需修改部门代码即可,其他当然也可修改。 “末级”按钮是指定标有末级
5、标识的部门。 5 1.1.2 人员设置人员设置 单击“部门和人员设置”“人员设置” ,打开人员设置如下图 1-31。 图 1-31 点击增加按钮弹出“员工信息录入”窗口如下图,在此输入员工的一些基本信息,以便于以后的工 作更加的方便。注意:员工代码一旦输入不可修改,不可随意输入。如图 1-32 图 1-32 “查询“按钮功能可以按员工代码、部门名称、工种、职称、性别、婚否进行查询。 1.2. 往来单位往来单位 单击“系统管理 基础数据单位维护往来单位”时系统弹出如图。包括单位维护、供应商维护、 6 客户维护、内部往来单位维护。往来单位管理中本系统支持供应链的管理模式某单位在业务发生中 既是内部
6、单位、又是供应商或客户。 值得注意的是:往来单位编码比较重要,建议用户在录入往来单位时,先确定好编码的方法,确定 编码的长度,便于以后上线用户快速录入。 1.2.1 单位维护单位维护 点击“单位维护”下级菜单“往来单位”弹出如下图 1-38。在此窗口中可以输入客户单位、供应商 单位、内部往来单位。 图 1-38 点击“增加”按钮弹出如下图。该窗口有三页显示,包括单位地址、联系方式、单位类型。如图 1- 39 7 图 1-39 第一页“单位地址”的录入窗口。此窗口中“单位代码”必须输入,并且与供应商、客户的单位代 码不能重复。城市、国家、省/州、地区、加入时间(与该单位第一次发生业务的时间) 、
7、开户银行、内 部往来科目和行业类型可通过下拉框选择(选择的数据源以基础设置中的相关设置) ,其他内容用户根 据实际情况输入。 第二页“联系方式”窗口,主要让您登记的内容包括联系人、电话、传真、传呼号、手机号、网址、 EMAIL 以及备注。 第三页“单位类型”窗口有三种,就是在前面介绍的供应链管理模式。可根据实际情况在基础数据 的单位类型子菜单中设置。假设此组织为客户,只需在客户右边的选择框中单击一下,选择框中就会打 上钩。如图 1_40 所示。 8 图 1_40 当录入单位地址、联系方式、单位类型三个窗口信息保存后,系统便在单位维护中生成了一条记录。 该记录列出了单位代码、单位名称、简称、助记
8、码等的相关内容。 当要修改时,用鼠标直接点击或上下移动光标选择记录,使该行代码为“当前行” ,然后单击“修 改”按钮,进入往来单位信息修改窗口。此时在“单位代码” 、已选定的“单位类型” (单位类型为客户 或供应商)不允许修改,但单位类型中,可根据需要再选。该单位现为客户,如果该单位又是供应商, 则在修改窗口中,还可以点击供应商右边的选择框选中。 当要删除时, “删除”按钮用于删除当前选定的记录。值得注意的是,若该记录选定的单位类型为 客户,则必须先到“客户维护”“客户”列表中删除对应记录;若该记录选定的单位类型为供应商, 则必须先到“供应商维护”“供应商”列表中删除对应记录;若该记录选定的单
9、位类型即是客户又是 供应商,则必须先到“客户维护”“客户”列表和“供应商维护”“供应商”列表中删除对应记录, 才能在此进行删除。客户列表和供应商列表,将在以下单节进行详述。 当要复制时,单击“复制”按钮,进入单位信息复制窗口。在此窗口中,单位代码需要修改,因为 单位代码不允许重复,其它操作与修改窗口类似,在此不再详述。 当要快速找到所要的记录时,在单位维护窗口中,请单击“定位”按钮,在定位框中输入单位代码 100001,然后回车光标亮条停留在单位代码为 100001 的该条记录上。双击亮条所处的记录,可以进入 单位信息查看窗口,在此窗口中,不能进行任何修改。 9 1.2.2 供应商维护供应商维
10、护 “供应商维护”下级菜单包括供应商、供应商物料维护。其中供应商物料维护涉及到物料管理,在 这里不作说明。单击“供应商维护”“供应商”单菜就会弹出如图 1_41 窗口。 图 1_41 在往来单位的“单位类型”设置时将某个单位设置成供应商,那在“供应商卡片列表”中就能看见 该单位的记录,但还需要您补允“供应商卡片列表”的信息。 当要增加供应商,只要单击“增加”按钮,系统就弹出“增加供应商”窗口与往来单位一样。 “增加供应商”包括基本信息、财务信息、联系信息、发展纪要的信息内容。基本信息、联系信息 的操作方法与“往来单位”维护相同。只有“财务信息”如下图 1_42 所示。 10 图 1_42 “财
11、务信息”如上图所示,在此窗口中有信用等级、信用额度、分管部门、分管业务员、运输方式、 供应商类型、供应商状态、应付款科目、预付款科目、材料采购科目、结算币种、折扣方式、结算方式、 末次交易日期、末次付款日期、末次交易金额、末次付款金额等信息。注:客户属性都选择供应链组织 其中要特别提到其中要特别提到“信用额度是指能够该供应商余额的最大值的限制数。举例,这里,某张供应商卡信用额度是指能够该供应商余额的最大值的限制数。举例,这里,某张供应商卡 片的信用额度为片的信用额度为 100 万元,则欠这个供应商的余额超过万元,则欠这个供应商的余额超过 100 万时,系统将出现提示。客户中的信用额度万时,系统
12、将出现提示。客户中的信用额度 作用也一样,不过大部分单位在客户卡片上用的多一些。作用也一样,不过大部分单位在客户卡片上用的多一些。 注:结算币种如是单一币种(美元)结算,就选注:结算币种如是单一币种(美元)结算,就选“美元美元” ;多种结算必须选;多种结算必须选“多币种多币种” 。当业务单据。当业务单据 或凭证录入时跟结算币种不致会提示,需修改结算币种。或凭证录入时跟结算币种不致会提示,需修改结算币种。 “发展纪要”如图 1_43 所示,是一个记事本,根据企业需要可以真写。 11 图 1_43 基本信息、财务信息、联系信息、发展纪要方面的信息内容录入完毕保存后,供应商维护窗口中便 增加了一条新
13、记录,此条新记录在单位维护窗口也会自动反映出来。 当选择“批改”按钮功能系统就弹出“批改供应商卡片信息”窗口, “批改数据”类似于查询条件, 主要修改“将默认应付科目代码更改为:” 、 “将默认预付科目代码更改为:”更改为某个相应的科目。 如图 1_44 所示。 图 1_44 当要进行修改或查询时,请单击“供应商卡片列表”中“修改”或“查询”功能,系统就弹出“修 12 改供应商信息” ,本系统除提供增加时的功能外还多增加了“业务简报” 、 “交易清单” 。 “业务简报”系统自动实时提供该单位的所有会计期间的“开票金额” 、回冲金额、付款金额、本 期应付金额的信息。如图 1_45 所示。 图 1
14、_45 “交易清单”主要提供查询单位动态的“信用额度” 、 “采购金额” 、 “付款金额” 、 “应付金额” 、 “退 回金额” 、 “折扣金额” ;还提供每笔业务的“交易日期” 、 “业务类型” 、 “应付单号” 、 “凭证号” 、 “摘要” 、 “科目代码” 、 “开票金额” 、 “分管部门” 、 “业务员”等信息。如图 1_46 所示。 13 图 1_46 其他功能按钮的操作说明同上述相关功能按钮操作说明相同,在此不作详述。 1.2.3 客户维护客户维护 “客户维护”下级菜单包括客户、客户物料维护。其中客户物料维护涉及到物料管理,在这里不作 说明。单击“客户维护”“客户”菜单就会弹出如图
15、 1_47 窗口。 图 1_47 当在往来单位的“单位类型”设置时将某个单位设置成客户,在“客户卡片列表”中就能看见该单 位的记录,但还需要您补充“客户卡片列表”的信息。 新增客户时请选中“客户维护”下级菜单的“客户”系统就弹出“增加客户” ,如图 1_48。 14 图 1_48 “客户卡片列表”与“供应商卡片列表”的操作方式很相似,在此不作详述。 1.2.4 内部往来单位维护内部往来单位维护 “内部往来单位维护”用来对内部单位合并的核算的相关设置。单击“内部往来单位维护”“内 部往来单位”菜单弹出如图 1_49 所示。 图 1_49 点击“增加”按钮弹出如图 1_50 所示对话框。 15 图
16、 1_50 在上图中的输入框中输入相应的内容, “单位地址” 、 “联系方式”与往来单位的操作相似。 “合并信 息”主要用来设置与内部单位的隶属关系。 注:“供应商代码” 、 “客户代码” 、 “内部往来单位代码”必须要有一个统一的编码方案,并且不允许重 复,一经保存不允许修改。 1.3科目科目设置 科目设置单击“基础设置” “科目设置”功能菜单弹出如图 1_53 所示。 16 图 1_53 点击“增加”按钮弹出如图 1_54 所示。 图 1_54 在“科目代码”处输入会计科目对应的科目编码,但必须执行所设置的科目编码方案。 在“科目名称”处输入会计科目名称。 “外方科目代码”和“外方科目名称
17、”为转换成不同会计制度(含国外会计制度)所对应科目代码、 科目名称。执行单一会计制度的单位,可不设置。 17 “科目说明”是对科目的描述,可以不输入。 “科目特征”包括现金银行、数量、客户、供应商、个人、一般。其中,现金银行是对现金科目、现金银行是对现金科目、 银行科目的描述,在此不允许增加此类科目,必须在银行科目的描述,在此不允许增加此类科目,必须在“现金中心现金中心”增加增加,后面再作说明;数量是对需要 核算数量的科目进行描述;客户是对发生往来单位的客户进行描述,可为以后进行账龄分析等特殊管理; 供应商是对发生往来单位的供应商进行描述,可为以后进行账龄分析等特殊管理;个人是对需要核算个 人
18、的科目进行描述,一般是指核算不属上述特征的科目。 “余额方向”包括“借” 、 “贷” 。 “科目简码”可以方便记忆,如“现金”科目,在此可输入“XJ”。在以后制单时可不输入“科目 代码” ,直接输入“科目简码”也一样会弹出此科目,如输入“XJ” 。 “科目类型”包括资产、负债、权益、成本、损益类型。 “科目冻结”是对科目进行封存,如果在复选框中打上钩,表示选中并且这个科目将不能再用,当 以后需要用时还可以启用。 “科目允许向外界开放”有允许、禁止。选择禁止表示外界可以对该科目进行查询操作。 在“计量单位”处输入物料的单位,如千克。不进行数量核算可不输入。 在“计量规格”处输入物料的型号及规格。
19、 “是否计息”可对需要计息的科目进行设置,选中系统可自动计息。 相关核算包括部门核算、项目核算、内部合并科目、合同核算。在复选框中打上钩,表示对该科目 进行相应的核算,也可以多选。部门核算可对进行部门核算的科目按部门归集费用。项目核算可对一个 或多个项目进行核算,现金流量表也可以作为项目进行核算。内部合并科目是对需要进行内部单位合并 的科目设置。合同核算是对需要进行合同管理的设置。外币核算可以对单一货币进行核算,也可以对多 种货币进行核算。 1.3.1 现金银行类科目的增加 再单击“增加”或“修改”选择“现金银行类科止”,就会弹出如图 1_56 所示。 18 图 1_56 “科目代码” 、 “
20、科目名称” 、 “外方科目代码” 、 “外方科目名称” 、 “是否部门核算” 、 “是否项目核算” 、 “是否合并” 、 “是否合同核算” 、 “是否冻结” 、 “是否计息”与“科目设置”中一样,不再赘述。 “本币最低存款” 、 “外币最低存款”是指录入本币或外币最低存款数是多少,与当前余额无关。 在“外币名称”处选择一种需要核算的外币。 “账户类型”包括现金、银行、信用,根据实际录入 账户类型。 “当前余额”是指当前账户里还有多少存款。 “可透支金额”是指账面金额不够支付款项时, 应透支的额度,一般与右边的“是否允许透支”连用,只有先选中“是否允许透支” , “可透支金额”处 才可录入透支额
21、度。 “是否对账”选中就可以进行银行对账的管理。 “账户信息”和“银行信息”可输入本账户的相关信息和银行的相关信息,也可不输入。 1.4 项目设置项目设置 “项目设置”包括“项目类型设置”和“项目设置”两个子菜单。 1.4.1 项目类型设置 项目类型是对项目的分类,可以据此制定项目报表,如现金流量表。单击“总账”“基础设置” “项目设置”“项目类型设置”弹出如图 1_57 所示。 19 图 1_57 点击“增加”按钮弹出如图 1_58 所示。 1_58 在“项目类型维护”窗口中设置了相关项目属性,则在进行具体项目设置时,系统将在“项目属性” 卡片显示出相应的属性信息栏,如图 1_59 所示。当
22、然“属性名称” 、 “字段类型” 、 “字段宽度”可以不 增加,但“类型代码” 、 “类型名称”必须输入。 20 图 1_59 1.4.1 项目设置 单击“总账”“基础设置”“项目设置”“项目设置”弹出如图 1_60 所示。 如图 1_60 21 点击“增加”按钮弹出如图 1_61 所示。 图 1_61 在在“代码代码”处输入项目代码,必须符合公司统一的项目编码规则。处输入项目代码,必须符合公司统一的项目编码规则。 在“名称”处输入项目名称。 “状态”包括执行、终止。执行是指对该项目进行核算;终止是指对该项目不再进行核算。 “余额方向”输入该项目核算的余额方向。 “类型”选择已经在“项目类型设
23、置”中设置好的。 在“未选入科目”框中选择该项目的“相关科目” ,先用鼠标选中该项目的相关科目,如要多选可 先按住 shift 键,再用鼠标进行成片选择或按住 ctrl,再用鼠标进行选择性的选择,点击按钮,系统 自动会将科目拖入到“已选入科目”方,点击按钮,全部拖入。下面两个按钮的操作相反。 22 第二部分第二部分 初始篇(初始化设置及余额初始初始篇(初始化设置及余额初始) “初始化设置包括”包括“凭证类型设置” 、 “基本选项设置” ;“余额初始”包括“科目余额初始” 、 “外币余额初始” 、 “数量余额初始” 、 “部门余额初始” 、 “个人余额初始” 、 “客户余额初始” 、 “供应商余
24、 额初始” 。余额初始是系统正式启用前必须要做的工作,这些数据是相关账簿的期初余额。 2.1 凭证类型设置凭证类型设置 点击基础设置菜单下的凭证类型设置,增加凭证类型:录入类型代码及类型名称后保存, (I6 系统必须 设置凭证类型)如下图: 23 基本选项设置 点击基础设置菜单下的基本选项设置,进行凭证录入控制及其他设置,如下图: 注:把凭证录入的几个允许项都打上勾。 24 注:必须选择启用会计期,总账数据初始相关设置选择:列表式初始,自动结转凭证类型选择记账凭证, 自动结转科目:选择“”初始科目,最后点击确认。 注:结转科目需独立建立,只初始时使用,初始完成后就不能再使用。注:结转科目需独立
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