Hy2003酒店管理系统-预订管理使用说明书.doc
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1、 Hy2003酒店管理系统预订管理使用说明书目 录第一章 系统介绍 -3第二章 系统运行环境 -3第三章 系统管理 -3 一、长包房管理 -3 二、销售部、订房部与前台接待处的工作衔接 -3 三、预订工作程序 -4 四、接待处岗位责任 -4第四章 预订单的建立 -6一、 普通散客预订单的建立 -6二、 协议单位预订单的建立 -7三、 团队预订的建立 -8四、 其它操作 -8第五章 候补预订单的建立 -9第六章 已建立订单的处理 -10一、 订房查询 -10二、 信息列表 -101、 取消/恢复订单 -112、 复制 -113、 分帐户 -124、 客户档案 -131) 客人简单档案 -132)
2、 客人详细档案 -133) 团队档案 -194) 接待单位档案 -195、 分房 -231) 自动分房 -232) 手工分房 -246、 集中修改 -241) 集中修改等级 -252) 集中修改房价 -253) 集中修改公共信息-主要信息 -254) 集中修改公共信息-次要信息 -265) 集中改签单 -266) 集中修改Package -277、 Package -278、 签单 -279、 修改 -2710、 连房/挂帐 -271) 连房 -272) 挂帐 -2911、 操作稽核 -29第七章 工具 -30一、 空房表 -30二、 租房计划 -30三、 租房指南 -30四、 最新情况统计
3、-30五、 客房统计 -31六、 按月出租分析 -32七、 客户查询 -32八、 客人到离店查询 -32九、 历史客人查询 -33十、 事件跟踪 -33十一、 遗失物品 -34十二、 出租物品 -35十三、 制房卡 -35十四、 读签单卡 -35十五、 批处理留言 -36十六、 批处理电话 -36十七、 锁房管理 -36十八、 查房 -37十九、 连房 -37二十、 操作稽核 -37二十一、 报表 -37二十二、 记事本 -37二十三、 计算器 -37二十四、 版本信息 -37第八章 其它 -38一、 客户档案 -381、 散客档案 -382、 接待单位 -39二、 租房指南 -42三、 打印
4、登记单 -44四、 事件 -44 第一章 系统介绍华仪预订管理系统主要完成三方面的功能:一、预订单的建立;二、修补预订单的建立;三、已建立订单的处理第二章 系统运行环境一、 服务器环境:操作系统:Windows NT/2000 Server数据库系统:SQL Server 7.0/2000二、 工作站环境:Windows 98 /NT/2000第三章 系统管理一、长包房管理 长包房一般由销售部、接待处或帐务处派专人统一管理。 每个长包房都必须有长包房登记单,上面必须注明合同有效起止日期、房价、房数、房间类型、附加设备、签单情况、付款周期、付款日期、付款方式等重要信息。 长包房间中的住客可能会经
5、常变换。为了方便管理和查询,所有离店客人必须办理离店手续,所有住店客人必须填写住宿登记单。所有客人登记单必须同长包房登记单一起放入客户档案中妥善保存。 长包房无论占用多少房间,都应以团队形式建立,而且团队名称最好统一以“L-”开头。这样既容易区分公付、自付帐目,有利于帐务处结算;又容易对长包房进行统一管理。 长包房一般以预结方式结算房费。 长包房有独立的用房及帐目报表。在系统中,长包房客人的占房信息中必须设置“长包房”属性。二、销售部、订房部与前台接待处的工作衔接 1、协议公司、旅行社档案资料由销售部负责提供并建立。 2、饭店配备订房部时: 1)、销售部负责接受预订并填写预订单; 2)、订房部
6、负责预订单的输入,同时建立相应的公付签单信息; 3)、订房部负责对近期应到预订、特别是VIP预订进行分帐户、分房处理; 4)、订房部负责将明日应到预订单及报表提交前台接待处; 5)、前台接待处负责为预订客人办理入住手续。 3、饭店没有配备订房部时: 1)、销售部负责接受预订并填写预订单; 2)、销售部负责预订单的输入,同时建立相应的公付签单信息; 3)、销售部负责对近期应到预订、特别是VIP预订进行分帐户处理; 4)、销售部负责将明日应到预订单及报表提交前台接待处; 5)、前台接待处负责为明日或今日应到预订进行分房处理; 6)、前台接待处负责为预订客人办理入住手续。 4、其它注意事项: 1)、
7、预订单信息一定要及时输入计算机,以便各部门对饭店出租情况进行整体预测和调整安排。 2)、销售部在订单到期前一周或前三天完成对预订单的核实工作。 3)、手工预订单的内容必须填写齐全,各项审批手续完备。 4)、VIP客人的预订必须设置VIP标志,并提前做好房间的预留工作。 5)、必须明确规定签单控制和Package由哪个部门设置、哪个部门检查。 6)、必须明确出现意外情况时(例如:预订提前或延期到店、房价修改、加房减房等)各部门处理办法。三、预订工作程序 1、建立预订单时,所有项目应完整填写:、订房客人姓名或单位名称、联系方式;、所属公司或旅行代理名称、销售员;、到、离店日期;、房数、房间等级;、
8、房价(非人民币房价时必须注明兑换率)、Package附加费用;、人数、特殊注明陪同人数;、公付、自付项目、付款方式、特殊注明陪同的付款方式;(8)到店时间、是否需要接机、特殊要求、备注;(9)、订单信息中的客人类型、客源类型,以便销售分析。 2、对于订房等级和房价不确定的预订,也要按照对方预计的房间总数和房间等级将预订单输入计算机。为了避免影响正常的预订、出租,也可以设置一个临时房间等级(该等级下无任何实际房号),让所有不确定等级的预订单统一使用该房间等级。在客人确定等级和房数后再修改预订单。 3、预订客人交纳的押金应交帐务处按预付款形式记入客人帐户。如果销售员或操作员权限比较高的话,也可以由
9、销售员或操作员输入计算机。但所收到的押金及押金单必须按规定上交。 4、如果旅行代理提出佣金问题的话,销售人员必须在预订单上加以注明,并及时通知财务部。四、接待处工作规程 1、接待处各岗位的岗位责任 1)、早班主管领班负责安排操作员打印本日应到团队、散客名单,为本日接待工作做好充分准备。 2)、早班主管领班负责核对接收到的预订单和预订报表。对于出现疑问的预订单必须及时与销售部或订房部联系进行确认。 3)、主管领班负责安排操作员打印空房表。 4)、如果订房处不负责预订分房的话,主管领班应负责安排专人根据空房表为本日应到预订单分房。 5)、主管领班负责经常与会议或团队联系人联系,了解房间使用情况和客
10、人需求。 6)、操作员负责日常业务。 7)、主管领班负责填写房价折扣、或增补房费的调帐通知单,由本部门经理或大堂经理签字同意后移交帐务处。 8)、主管领班负责整理住宿登记单、预订单、团队房号表等各种资料,并统一移交帐务处保存。 9)、主管领班负责检查当班操作员工作情况,负责检查填写工作日志,并与下一班主管领班办理交接手续。 10)、晚班操作员负责与客房部配合核对房态和客人住店情况。 11)、晚班操作员负责核对现住房数、人数、房价、Package设置是否正确。 12)、晚班操作员负责整理当日所有遗留事务。 2、接待处工作注意事项 1)、操作员必须按规定为客人登记,并按规定内容及时输入计算机。特别
11、注意房价、PACKAGE的正确性 2)、操作员应利用空房表或房态图、并使用快速入住功能给客人分房入住。 3)、已分房预订客人入住时,应先集中入住,然后再逐一修改客人信息。 4)、操作员应熟练掌握复制、同住、集中修改等功能作用,提高工作效率。第四章 预订单的建立此部分内容主要讲述下述内容:一普通散客预订单的建立;二协议单位预订单的建立;三团队预订的建立。现分别详细说明如下:一、 普通散客预订单的建立当需要做普通散客的预订单时,可点击“预订”模块下的“普通预订”,则系统进入如图4-1所示的“详细订单”界面。 图4-1此界面可分为如下部分:1、订房人的简要信息;2、订单的详细信息;3、团主的简要信息
12、;4、订单的其它信息。现分别说明如下:1、 订房人简要信息。如图所示,接待单位、中文名、国籍、英文名、地区、性别及VIP等就是订房人信息。此部分中文名和英文名二者必须输其一,当为普通散客时,只需输入“中文名”或“英文名”、“国籍”、“地区”、“性别”及“VIP”即可,其中“国籍”和“地区”请尽量填写准确,否则将影响相应报表及统计数据的准确性。注意:当该客人为历史客人时,系统会弹出如图4-2所示的“选择客人”界面,在此选择正确的客人后,回车,则系统会自动将该历史客人的信息调出。否则系统自动进到下一步。 图4-22、 订单详细信息。如图,从“到店日期”到“卡号”的内容均是订单详细信息,其中:1)
13、红字部分表示必须输入的内容2) 人数只能大于等于房数,不可小于房数3) 当房数大于1时,不可指定房号,只有当房数为1时,才可以为客人确定房号4) 离店日期不可小于到店日期5) 当实际房价不等于协议房价,可由参数控制是否必须输入房价调整原因和授权人6) 当付款方式为信用卡时,可在卡号处输入信用卡的号码,此号码只做参考,不做任何控制。7) 原等级。是指当做好订单后,又对房间等级做了修改后,就会在此处将修改前的房间等级显示出来。3、 团主信息。当为团队预订时,对需要输入该部分信息。4、 订单的其它信息。当上述1、2、3部分信息输入完成后,就可在此部分输入该订单的其它信息了。其中:1) 普通房、免费房
14、及钟点房。表示用房类型。此处选择一定要正确,否则将影响相应的报表及统计数据2) 备注。当需要输入备注信息时,系统进入如图4-3所示的界面。在此界面下共有可以建立五个备注内容:接待服务、选房要求、客房服务、结帐备注及通用备注。其中接待服务、选房要求及客房服务的内容在“散客档案”的“主要信息”中体现,结帐备注供前台收银在“帐务处理”中使用。 图4-33) 留房日期、留房时间。此用于确定客人的留房时间,当到达该时间时客人还没有入住,则系统会将此订单处理为失约。当做订单时,如果不做修改,则系统自动将此日期默认为到店日期,时间为12点,4) 占房信息。系统将该订单号的预订信息在此列出。5、 当上述信息输
15、入完毕后,点击“F2保存”,则将此订单保存。在保存订单时,系统会自动分配一个11位的订单号。二、 协议单位预订单的建立1、 当为协议单位的散客预订时,必须在图4-1中的“接待单位”处选择正确的单位名称即可(此单位一般应由销售部先在“客户档案”中建立好),输入单位名称时,系统会自动进行模糊查询。2、 当为协议单位团队预订时,必须在图4-1中的“接待单位”处选择正确的单位名称,同时,在“团队名称”处选择正确的团队名称即可。3、 只有为协议单位的客人时,系统才会按照该协议单位的佣提取方法提取佣金。即佣金只是针对协议单位的。4、 除了上述几点外,其余与“普通散客预订”的建立是完全一样的。三、 团队预订
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