公司办公自动化管理规定.docx
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1、第 1 页 公司办公自动化管理规定 特征码 tzxVIOVbgKJvWGwXqtzB 1 目的 为强化公司办公自动化系统的管理,确保系统各功能有效 运行,信息及时处理和反馈。对电子*准确、规范、安全、及时 地进行处理,提高工作效率。 2 适用范围 本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自 动化系统的管理。 3 术语和定义 电子*:电子*是指在企业管理过程中所形成的具有行政效 力和规范体式,能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信 技术传递的公务文书如:(决定、决议、指示、请示、批复、 通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等) 。 4 职责 第 2 页 4.1 公司办公
2、室是公司办公自动化系统的管理部门,对公 司办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评价、考核 公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。 4.2 公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系 统维护部门,对公司办公自动化系统能否正常运行负责,并负 责对永久保留的信息备份工作。 4.3 人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时 提供。 4.4 网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门,对 解放经销商办公自动化系统的管理负责,定期检查、指导、评 价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。 4.5 服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门, 对解放服务站办公自动化系统
3、的管理负责,定期检查、指导、 评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情 况。 5 管理要求 5.1 电子*管理规定。 5.1.1 电子*与纸质*关系。 第 3 页 5.1.1.1 各部门须指定专人负责办公系统管理,按纸质*办 理程序处理电子*。 5.1.1.2 电子*行文关系,与纸质*的行文关系相同。 5.1.1.3 除特殊注明外,电子*与纸质*具有同等的行政效 力。电子*不加印鉴。 5.1.1.4 电子*的*要素与纸质*基本一致,包括:*版头、 秘密等级、发文字号、签发人、*标题、主送机关、正文、附件 说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。 5.1.1.4 电子*的办理
4、分为收文和发文办理,其工作流程与 纸质*工作流程基本相同。 5.1.2 上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令,并 保守秘密,在系统中不得从事与工作无关的活动,系统用毕应 及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和 电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员 不得上机操作或浏览。 5.1.3 对机密级以上(含机密级)的文件和篇幅较长的转发附件, 仍以纸质方式发送,但要形成简要说明,进入业务流程,批复 工作仍在办公系统中进行。 5.1.4 使用人员要在每个工作日 8:00-8:30 和 16:00-16:30 期间 察看待办事宜,并签署意见。 第 4 页 5.1.5 国
5、家秘密级以上(含秘密级)和集团公司机密级秘 密*不得以电子*形式在网上传递。 5.1.6 各部门在收到电子*后,有必要复制成一份(经发文 机关批准可复制成多份)纸质*,应需在所复制成的纸质*右上 角加盖复制专用章(电子*复制专用章图样附后)注明复制单位、 日期、份数,然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质*应 作为备份存档。 5.1.7 电子*处理和存储,必须采用专用的计算机和存储设备,由 收到电子*的人员负责管理,确保有关设备的安全。 5.1.8 电子*介质硬(软)磁盘、磁带、光盘等应按下列要求管 理: 5.1.8.1 电子*介质的使用和保存,等同纸质*的使用和保存。 5.1.8.2 电子
6、*介质的维护和维修,由公司电算室负责。 5.1.8.3 电子*介质的销毁,等同纸质*的销毁,须进行登记并由两 人监销,确保不漏销、不丢失。 5.1.9 用户认证管理。 5.1.9.1 用户密码方式:用户首次登陆时系统强制更改密 第 5 页 码,日常要求每隔 1 个月修改用户密码。 5.1.9.2 建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。 5.1.10 用户管理。 5.1.10.1 用户重新审核:将现有的 OA 用户按部门列表由 用户所在部门领导签字确认。 5.1.10.2 新用户申请程序:新增用户由本人填写新增(变 更)用户表(附后) ,本部门领导签字后,到人力资源开发室盖 章确认,由电算室
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