会谈纪要与会议纪要有什么不同.docx
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1、第 1 页 会谈纪要与会议纪要有什么不同 特征码 zTVWDVeWWKIsgPgLZKlu 会谈纪要与会议纪要有什么不同 在应用写作实践中,有两个文种的名称非常相似,一个是 行政*中的会议纪要,一个是商务文书中的会谈纪要,两个文种 不只是名称相似,在文种功用、文种特点、结构内容、正文写 法等方面也有许多相近、相通之处。但是,二者不是等同关系, 有许多区别。本文试对这两个相似文种作一些比较,以求对写 作实践中准确应用两个文种有所帮助。 一、文种功用比较 会议是有组织、有领导、有规则地商议事情的集会,一般 由一个或几个单位作为会议的召集者或组织者,有较多的单位 或人员作为参加者,通过这种形式解决各
2、种问题。对会议精神 或议定事项的上传下达往往需要借助于会议纪要。所以,会议 纪要的文种含义一般表述为:根据会议记录和会议文件以及其 他有关材料加工整理而成的,适用于记载、传达会议的主要精 第 2 页 神和议定事项的*文种。会议纪要是国家行政机关*处理办法 中规定的*文种之一,适用于国家机关、社会团体、企事业单位 等。会议纪要的文种功用是对会议的目的、要求、主要精神及 议定事项加以文字归纳整理,以上传下达,统一认识,要求与 会单位或其他有关单位领会精神,遵照或参照执行,进而推动 工作。概言之,会议纪要的核心功用是传达。 会谈则是社会组织之间在业务方面特别是商务领域业务方 面进行的磋商、洽谈乃至谈
3、判(以下统称会谈) ,一般在双方之 间进行(少数在三方或三方以上之间进行) ,而且参与会谈双方 的主体资格是平等的。对会谈的初步结果的记载备忘往往需要 借助于会谈纪要。所以,会谈纪要的文种含义可以表述为:在 商务洽谈活动中,经过双方初步讨论或协商后,用简明的文字 将双方会谈的具体事项和结果记录下来,以作为进一步洽谈时 参考的记事性商务文书,也称为会谈备忘录、谈判备忘录、谈 判纪要等。会谈纪要是在商务领域的业务实践中因需而逐渐产 生的商务文种之一,被广泛应用于商务领域的会谈性活动中。 会谈纪要的文种功用是把会谈双方的意见、谅解、承诺等记录 下来,起到备忘的作用,更多是为了进一步建立合作关系,也
4、可以为了解决合作过程中出现的问题或结束现有合作关系。概 言之,会谈纪要的核心功用是备忘。 第 3 页 二、文种特点比较 (一)相同之处 1.二者都具有纪实性或客观性的特点。会议纪要必须如实 反映会议的内容和议定事项,不能把会议没有进行或讨论的内 容写进来;会谈纪要也要如实反映会谈的目的、议程、内容、 结果等,不能擅自增删会谈的内容或改动会谈商定的事项。 2.二者都具有提要性或概括性的特点。会议纪要必须对会 议情况和内容进行综合整理,要概括出主要精神、归纳出主要 事项、分析出主要思想;会谈纪要也要根据会谈和各种会谈材 料整理而成,是在分析、综合会谈情况的基础上锤炼而成,不 是简单的再现。 (二)
5、不同之处 1.会议纪要具有指导性特点,会谈纪要具有备忘性特点。 会议纪要所记载、传达的主要精神和议定事项通常要求有关单 位据此遵守或执行,是有关单位落实、执行会议精神和议定事 项的依据,具有一定的约束性,有的甚至起着类似于决定等指 挥性*的作用。会谈纪要则全面记录会谈中的相关事项,包括尚 第 4 页 未达成共识甚至存在争议的事项,为进一步洽谈和签订协议、 合同等提供参考性依据,充分体现了其备忘性特点。 2.会议纪要具有一致性特点,会谈纪要具有协商性特点。 会议纪要所传达的会议精神和议定事项都是在会上达成一致的, 即使是两个或两个以上平行或无隶属关系的单位,就某一问题 开会磋商而形成的协商性会议
6、纪要,也一定是达到一致意见后 整理出来的,以共同遵守执行,分歧性的内容一般不会写进会 议纪要。会谈纪要则充分尊重和考虑会谈双方的每一点意见, 并作如实记载,体现了明显的协商性,所以会谈纪要对与会双 方的制约不存在程度上的差异,一般不具有法律约束力。 三、结构内容比较 (一)会议纪要的结构内容 1.标题。常见的有两种形式,一是会议名称或会议内容 文种名称,如企业集团办公会议纪要 、 关于研究近年 农产品收购资金问题的会议纪要等;二是正标题副标题, 正标题一般说明会议主旨、意义或内容,副标题一般说明会议 名称和文种名称,如探讨新时期文学的发展中国当代文 学研究会第一次学术讨论会纪要 。 第 5 页
7、 2.成文日期。一般将会议纪要的成文日期加圆括号居中写 在标题之下。也可以将成文日期写在正文之后的落款处。 3.正文。一般由前言、主体、结语三部分构成。前言部分 概述会议的基本情况,一般简要地交代会议的名称、内容、时 间、地点、规模、参加人员、主要议题、会议情况、会议成果 和对会议的评价等。主体部分概述会议的主要精神和议定事项, 是对会议的主要精神和议定事项的系统整理和集中反映,紧紧 围绕中心议题,把会议的基本精神特别是会议形成的决定、决 议准确地表达清楚。结语部分一般强调会议所研究工作或讨论 问题的意义,提出希望、发出号召等,要求与会者或有关单位 认真贯彻会议精神,努力完成会议决定的事项或任
8、务,还可以 对会议的情况进行一些补充说明。一般性会议纪要也可不写结 语。 (二)会谈纪要的结构内容 1.标题。常见的也有两种形式,一是会谈事由文种名称, 如关于筹建工艺品公司的会谈纪要 。二是直接写文种名称, 即会谈纪要 ,也可以写成备忘录 。如果会谈次数较多, 也可以加上次数,如第次会谈纪要 。 第 6 页 2.正文。一般也由前言、主体、结语三部分内容构成。前 言部分概要介绍会谈的基本情况,包括会谈的时间、地点、目 的、项目及双方单位名称、会谈代表姓名等。主体部分具体明 确地写清会谈的基本内容、双方取得一致意见的主要目标及具 体事项、各自的意见或承诺等。结语部分则为双方对可能考虑 不周到、不
9、细致的问题或一时未能估计到的问题留有一定的磋 商余地。 3.落款。在正文的下方署上合作双方单位名称、会谈代表 姓名,在署名的下方写上纪要形成的日期。 四、正文写法比较 (一)会议纪要正文的写法 1.前言的写法。常见的写法有两种: 一是平列式写法,将会议的基本情况采用分条列出的写法, 多见于办公会议纪要,如大学教育基金会第一次理事长 办公会纪要的前言: 第 7 页 时间:20年月日上午 8:3011:30 地点:行政办公楼 401 室 参加人员:理事长林,副理事长赵、钟,秘 书长李 列席人员:监事长赵 主持:林理事长 办公会围绕以下既定的五项议题进行。 二是概述式写法,将会议的基本情况作为一段或
10、两段进行 概述,使人看后能够对会议情况有一个大致的了解,如 房产公司 20年度第一次总经理办公会议纪要的前言: 20年 1 月 21 日,由公司副总经理曾主持,在公司会 议室召开了 20年度第一次总经理办公会议。与会人员:曾 、刘、李、刘、张、韩、梅等。会议 就传达市局安全生产工作会的主要精神及公司领导分工等问题 进行了研究,形成了统一意见。现将会议内容纪要如下: 第 8 页 会议纪要的前言部分一般都用“现将这次会议研究的有关 问题纪要如下” 、 “现将会议主要精神纪要如下”等习惯用语转 入主体部分。 2.主体的写法。常见的写法有三种: 一是条项式,将讨论的问题和议定的事项,按主次分条分 项列
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