数字化加工解决方案.pdf
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1、津科全息档案数字化加工 解决方案 天津津科软件开发有限公司 2005 年 12月 目 录 第一章 综述 1 1.1 总论 . 1 第二章 数字化加工系统介绍. . 3 2.1 数字化加工系统简介 . 3 2.2 功能特点 . 3 2.3 性能描述 . 3 2.4 加工业务范围. 4 2.5 服务对象 . 4 第三章 全息档案数字化加工. . 5 3.1 数字加工流程图. 5 3.2 数字加工工序. 5 3.3 数字加工部组织结构 . 5 3.4 数字加工工艺流程. 6 3.5 工艺流程处理单. 7 3.6 工艺流程详解. 8 1、档案提取、归还 8 2、档案批量整理 8 3、批量扫描 9 4、
2、图像优化 . 11 5、档案条目著录. 12 6、档案装订 . 13 7、卷皮书写 . 14 8、卷皮盖章 . 15 9、整合数据(准光盘数据) . 15 10、成品光盘刻录 15 11、盘标打印 16 12、加工成品抽样检验 16 第四章 数字加工安全保密规定. 17 第五章 数字加工人员工作守则. 17 第一章综述 1.1 总论 档案资料全息数字化信息是单位信息资源的数据中心和数据交换站,它是建 立在现代信息技术的普遍应用基础上,利用数字手段, 以高度有序的综合档案信 息资源为处理核心, 以高速宽带通信网络为技术设施,以网格技术为处理手段的 超大规模、分布式数字信息系统,属于国家影像信息基
3、础工程。 为适应时代进步和技术发展的新形势,进一步完善提高档案(科、局、馆)、 档案信息化建设,建立档案(科、局、馆)全息数字化档案综合应用平台,并以 高效率的业务管理、 高可靠的资源服务为目标。 我公司设计了本套全息档案数字 化解决方案,此方案必将加快档案管理的信息化、现代化建设,必将全面提升各 档案(科、局、馆)为单位和社会公众服务的水平和质量。 天津津科软件开发有限公司是 一家在中国档案信息化领域耕耘多 年专业公司。公司长期致力于数字 化档案的研究与探索,为各级档案 (科、局、馆)提供各类量身定制 的档案数字化解决方案。公司拥有 完备的自主开发的数字档案馆产 品,包括办公自动化系统、综合
4、档 案业务管理系统、影像档案馆(室)管理系统、公文交换及收发文流转系统、全 文检索管理系统、影像加工系统等。此外,公司还凭借技术优势及对数字档案馆 的长期实践,积极参与数字档案馆标准规范的制定工作。 我公司具备规范的项目实施管理体系、严格的质量保证体系、 售后服务体系, 拥有丰富的项目实施经验。 目前已成功实施了包括天津市高级人民法院数字档案 馆系统、山东省济南市工商行政管理局数字档案馆系统、天津市武清区人民检察 院数字档案馆系统、 天津市出入境检验检疫局数字档案馆系统、天津市科技档案 馆数字档案馆系统、 南开大学档案馆数字档案馆系统、娃哈哈集团档案馆管理系 统、烟台朝日啤酒公司档案管理系统、
5、杭州电化集团数字档案管理系统工程、天 津泰达股份有限公司档案馆系统等众多项目,并获得了一致认可。 第二章数字化加工系统介绍 2.1 数字化加工系统简介 文章、图片、录音、录像等多种来源的信息将以便于计算机存取传输的形式 获取。扫描、识别、压缩和转化等多种技术用于数字信息的创建。通过开放的内 容创建应用程序接口 (API) 和其它厂商的相关技术产品,可以完成上述不同种类 信息的影像及内容的提取。 另外, 用电子手段提高数字图像的质量, 从内容创建到图像校正和图像转置、 协调、编辑和色彩校正等特殊功能,最终形成图片格式电子文档。基于大型数 据库 SQL SERVER 或 ORACLE 开发的档案管
6、理系统,能在百万条目下3 秒内检索结 果,能存储百万卷的原文,并能进行WEB 上的检索。 2.2 功能特点 去黑边页面纠正内容纠编 页面自适应去杂点去装订孔 字底反色去背景阴影字符修复 线条增强移除线条去白页 灰度自适应智能阀值自动 OCR 2.3 性能描述 基于 TWAIN 和 ISIS 高速接口的扫描模块,支持市面上所有主流扫描 仪 支持 TIF、JPG 、PDF 、ipde 等压缩、非压缩格式 支持双面 / 单面扫描、删除页、删除整卷、缩略图、插扫、替换影像 支持文档批量扫描(条码技术) 支持黑白二值、灰度和彩色影像支持影像修改 支持影像打印 支持页次调整 支持去白页 支持文档合并 支持
7、多种文件模式 支持色彩自动切换 2.4 加工业务范围 对图书、文献、档案、科技资料、缩微胶片、彩色胶片等介质进行数字化加 工; 对法律文书、文件、病历、证券、票据等特殊介质进行加工处理;对大型 图片、工程图纸、 报刊和古籍、善本、 珍品特藏进行高清晰度扫描;中外文 OCR 识别排版,各种数据库格式文件加工。 2.5 服务对象 报社、杂志社、档案馆、图书馆、出版社、银行、医院、国家机关、企事业 单位、学术研究机构、电子商务网站、新闻资料网站和其它综合网站、其它需要 大量数据录入的咨询公司、翻译公司、书店。 第三章全息档案数字化加工 3.1 数字加工流程图 3.2 数字加工工序 (1)档案整理:文
8、件拆订 /排序/修补 (2)档案扫描:快速批量扫描文件、纠偏、消蓝去污。 (3)档案建标:对应扫描文件影像建立相关档案案卷/卷内目录数据库 (4)数据校对:核对扫描影像及相应的数据库记录,修正错误数据 (5)光盘刻录: 将校对修改好的扫描及数据库信息刻录到CD 光盘,并 检测光盘读取性能 (6)档案装订:将校对好的原件档案按要求装订还原 (7)品质检查:抽查刻录好的光盘影像品质/数据库正确度 /装订品质 (10%)不合格产品返工 (8)档案还卷:将处理完成的档案原件以及光盘送交用户单位验收 (9)全息档案挂接: 利用条码和页次的关联关系, 将相应的原件挂接到 档案系统中 (10)授权查看:由档
9、案管理员对已经审批通过的调卷请求进行授权处 理,授权后可查看的案卷可以精确到每一页。 3.3 数字加工部组织结构 (1)项目开始前,由商务经理详细了解客户的需求,提交项目需求报告, 在技术工程师的配合下,完成具体的项目说明书的制作; (2)由商务经理和技术工程师相配合,向该项目指定的项目监理说明项 目要求,并提交项目说明书; (3)由项目监理向选定的加工组组长下发项目说明书并说明项目要求; (4)由项目监理及选定的加工组组长在技术工程师的配合下,安排配置 加工系统软硬件,领取加工耗材; (5)由公司统一分配该项目的作业人员队伍; (6)在商务经理、技术工程师及项目监理的配合下,由加工组组长将作
10、 业系统及耗材送达项目指定作业现场, 并在现场安装调试加工系统; (7)由商务经理在作业现场将该项目的项目监理、各加工组组长引见给 相关项目用户; (8)由各加工组组长在作业现场带领作业人员执行加工服务作业任务; (9)各加工组组长必须服从项目监理的作业安排; (10)一般作业人员必须服从加工组组长的工作安排,并遵守公司的管理 制度,严格按照岗位责任说明作业。 3.4 数字加工工艺流程 技术工程师商务经理 项目监理 各加工组组长 拆卷工位扫描工位著录工位装订工位 3.5 工艺流程处理单 流程处理单的分类及使用范围如下说明: 1、提卷/ 还卷:作业人员及用户在提卷/ 还卷时使用; 原始档 光盘刻
11、录盘标打印光盘查验光盘统计 数据整合 准光盘数据核查/改错 成品制作 目录索引 &打印 1 校&改错&打印 2 校&改错 目录索引 OK 批量扫描 图像优化 图像补扫 图像索引 图像 OK 档 案 资 料 批 量 整理 档 案 资 料 批 量 还原 用户 品检抽查 档案资料图像处理标引处理 2、主流程处理单:作业人员在档案资料整理、录入、还原、扫描、优化、 补扫、图像索引时使用; 3、补扫记录:作业人员在补扫图像时结合主流程处理单使用; 4、索引建立:作业人员在建立目录索引、校对目录索引时使用; 5、数据光盘:作业人员在处理光盘数据时使用。 3.6 工艺流程详解 1、档案提取、归还 责任人:项
12、目监理或指定人员 任务描述:提取档案资料并建立批次。 1. 在用户现场完成档案资料的提取工作,填写档案提取 单 ,可以使用公司设计的样板,也可以根据实际情况自行 设计; 2. 在服务现场完成档案资料上架,合理规划文件处理的批 次任务并填写流程处理单批次信息; 3. 在该批次任务完成后,要完好无损的将档案进行归还, 并请客户签字确认。 要求: 1. 提取工作必须认真仔细,逐笔核对,不允许出差错; 2. 档案提取单 必须填写清楚, 并且有相关人员的签字; 3. 归还时也要逐笔核对,并签字确认。 4. 批次规划建议以每批次20003000页文件档案资料为参 考,最初的批次可以规划得小一些,以便于后续
13、流程可以尽 快开展。 2、档案批量整理 责任人:数字加工操作员(工位授权) 任务描述:领取流程处理单及档案资料,按要求整理档案资料。 1. 从项目监理或指定人员处领取 流程处理单,领取相应 的档案资料批次, 并同时清点一遍批次档案资料,发现批次 档案资料卷数或件数不符, 当立即报告项目监理处理, 不得 有误,待项目监理处理改正后,方可继续进行; 2. 按照任务要求整理批次档案资料, 将档案资料拆成单页, 填写相关整理信息; 3. 批次整理完成后, 报告项目监理, 并当面清点批次卷数, 核对无误后, 将档案资料送回指定档案资料存放位置,同时 提交填写完成的流程处理单 ,领取另外的任务批次。 要求
14、: 1. 整理时要小心谨慎,严禁撕毁、遗落或销毁用户档案资 料,以及将客户档案资料带离现场; 2. 认真仔细地核查原始页号, 如果发现档案资料存在漏编、 错编页号的情况,需要补编、改编页号或加编附页号时,书 写页号的标准为: 正面统一编写在文件纸张的右上角,背面 统一编在文件纸张的左上角; 3. 编写页号时要用铅笔,严禁随意涂鸦或编写的页号信息 覆盖或划落到文件正文信息上; 4. 增加的附页或缺页信息应在流程单上准确填写清楚。 3、批量扫描 责任人:数字加工操作员(工位授权) 任务描述:领取流程处理单及档案资料,按要求扫描档案资料。 1. 从项目监理或指定人员处领取 流程处理单,领取相应 的档
15、案资料批次, 并同时清点一遍批次档案资料,发现批次 档案资料卷数或件数不符, 当立即报告项目监理处理, 不得 有误,待项目监理处理改正后,方可继续进行; 2. 按照任务要求扫描批次档案资料,填写相关扫描信息; 3. 批次整理完成后, 报告项目监理, 并当面清点批次卷数, 核对无误后, 将档案资料送回指定档案资料存放位置,同时 提交填写完成的流程处理单 ,领取另外的任务批次。 要求: 1. 整理时要小心谨慎,严禁撕毁、遗落或销毁用户档案资 料,以及将客户档案资料带离现场; 2. 遇到因为扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸,必须小心 取出破损的纸张,将其粘贴复原; 3. 每批次扫描开始前或必要时 (如
16、扫描仪检修后),必须扫 描一次“扫描测试页” ,判断扫描结果达到品质要求时,方 可开始正式扫描; 4. 一卷档案资料扫描完成后,必须及时核对首尾页是否正 确、 扫描进入电脑系统中的该卷总页数是否与档案资料整理 结果一致,如果不一致,仔细检查扫描结果,看是否存在漏 扫、重张等导致扫描结果不正确的情况,找到问题并改正, 如果判断不是扫描问题,必须及时报告项目监理改正; 5. 注意发现扫描仪工作是否正常(图像是否清晰、图像是 否有变形、扫描图像是否大量存在黑线、 黑边现象是否大量 出现、图像歪斜等不正常情况) ,遇到扫描仪出现不正常情 况,应当立即报告项目监理,同时停止作业,待扫描仪检修 完成,可以
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