董事会股东会的召开流程.pdf
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1、董事会会议流程 时间工作安排注意事项完成情况 T-15 收集会议议题 确定会议时间地点 T-11 确定会议议题、制 作议案 T-10 发出会议通知和议 案 T-5 预定会议室根据参加会议的人数,预定合适的会议室。 T-2 提前安排、确定董 事行程 如有董事在外出差,或有其他会议、事务,需提 前确认并安排其行程; T-1 参会人员的会前提 醒 电话提醒董事及列席人员(监事、高管)会议的 时间、地点;根据实际情况,电话提醒需参会的 高管; 会议资料准备 准备以下会议资料,并将相关会议资料装订成册: 1、 会议通知; 2、 会议议程(如有) ; 3、 会议议案、附件资料; 4、 签到表; 5、 表决
2、票; 6、 会议决议(草稿) ; 7、 会议纪要(草稿) ; 8、 公告(草稿) ; 9、 独立董事意见、保荐机构意见草稿(如有)。 1、制作会议PPT; 2、准备会议决议、纪要的签字页; 3、议案所需特殊格式的决议文件(如综合授信申 请等需要)。 会议准备、会议室 提前调试 根据参加会议人数,预定合适的用餐地点 1、通知行政部采购水果、茶点; 2、领取瓶装水; 3、准备茶具、茶叶、咖啡(如需要)。 4、调试会议室:调试空调、音响、投影仪。 T 会场布置、会议安 排 提醒司机接送参会董事及其它参会人员(如需要) 1、打开空调、音响; 2、打开 PPT; 3、摆放好会议资料、茶点、水果、茶水。
3、1、安排司机接送预定的酒店就餐; 2、会议期间添加茶水。 安排并检查董事签署签到表、表决票、 会议决议、 会议纪要等文件。 会议完成后整理会场、归还所借物品 TT+2 会后重要事项 1、完成会议决议、纪要; 2、将会议决议传至深交所备案; 3、完成公告(如有) 。 会议资料整理归档 会议资料内容包括: 1、会议通知;会议审批单;通知邮件;非直接送 达电话确认情况表; 2、会议议案、附件资料; 3、签到表; 4、表决票; 5、会议决议; 6、会议纪要; 7、授权委托资料(如有); 8、独立董事意见(如有); 9、保荐机构意见(如有); T+ 决议执行跟踪1、制作会议决议事项执行情况记录表; 2、
4、将会议决议送达给相关执行部门、执行人,并 由其在决议事项执行情况记录表上签收。 1、跟踪决议执行进度; 2、记录决议执行结果。 股东大会会议流程 时间工作安排注意事项完成情况 收集会议议题 确定会议议题、制作议案 预定会议室 根据可能参加会议的人数,预定合适的会议 室。 预约见证律师、保荐机构提醒律师,股东大会需由两名律师见证。 董事会审议通过关于召开 股东大会会议的通知 T-15 对外公告会议通知和议案 通常和董事会决议一起公告; 会议通知应确定股权登记日及会议登记日。 T-10 安排制作会议礼品或纪念 品(如需要) T-5 申请截止日的股东名册在股权登记日之前向中登公司申请 T-2 参会人
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