会务策划方案.pdf
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1、博道东方 会 务 执 行 计 划 书 总负责人:朱宏亮 内场负责人:马新兰 外场负责人:马海生 会议时间:2015 年 1 月 8 日-1 月 9 日 会议地点:长春路 -长福宫酒店 参加人员:博道东方全体员工及董事会部分人员 会务执行总监 阿斯 内场负责人外场负责人 桌 灯光助财引机迎检签茶水 物 展 音响教务位动宾票到水果区品 长 组组组组组组组组组组组 组 场桌长组 (20 人 ) 内灯光、音响组 (2 人 ) 负助教组( 1 人) 责机动组 人引位组( 4 人) 财务组(4 人) 场迎宾组(4 人) 外签到组( 8 人) 负检票组( 2 人) 责茶水、水果区( 1 人) 人物品区( 1
2、 人) 茶展区(1 人 ) 人员分工 1 后勤保障专员:负责准备总裁班所需相关物资,清单如下: 内场负责人。酒店方面:会场、音响、话筒、投影仪、电源、水牌、果盘、 饮用水等; 内场负责人。讲师方面:讲师备忘录、食宿、讲师要求其他物质、讲师席 卡、白板、白 板笔、白板擦; 外场负责人。会务服务方面:签到处、茶歇处、咨询处、处等席卡,签到 表, 茶点,学员以及嘉宾听课证,会场服务人员工作证、课件、 课程调研问卷、学员及工作人员午餐预订或晚宴安排; 内场负责人。会场营销方面:近期项目介绍、报名表、现场报名 优惠政策、公司展业手册、项目报名表等; 外场负责人。组织布置会议室:确定室内各项设备到位情况,
3、包括桌椅摆 设、投影仪、 会议电脑、麦克风、电源、白板、笔、白板擦、茶歇等 (2)签到人员:负责签到台以及签到台相关物质的摆放以及每天课前学员 的签到,以及用餐情况统计和餐费的收取 【参考话术】 签到:您好,请这边签一下到; 您好,请问您是学员还是来试听的嘉宾; 您好,请问您是哪位介绍的的客户; 您好,请您在这边您的名字后面打一个勾就可以了; 引位: X 总,您好,这是您的听课证和课件,请您佩戴好听课证,拿好您 的课件,里面请; (3)引座人员:负责在教室门口检查听课证和具体的引 位【参考话术】 检查听课证:您好 /X 总,听课证是您在课堂内身份的凭证,请您佩戴好之 后再进入课堂; 您好 /X
4、 总,需要我帮您佩戴下么? / 需要我帮您拿一下您的 东西么? 具体的引位: X 总,这边请; 您好,请问您是学员还是来试听的嘉宾 , 您这边请; (4)音控专员:保证会务用电脑、话筒、音响、投影仪的正常使用; 准备好会务用相关音响资料,包括公司简介视频、讲师简介视 频、开场音乐、课休音乐、召集音乐、游戏用音乐或视频、散 场音乐及视频并适时正常播放; (5)助教专员:保证讲师的授课道具能正常使用(无线麦、白板、白板笔、 白板擦等); 适时且及时帮讲师擦白板,换白板笔;跑脉; 每隔 45 分钟为讲师添一次茶水; (6)咨询专员, 公司近期项目的介绍和推进; (7)摄影摄像专员:保证摄影机 / 摄
5、像机的正常使用; 注意抓拍以下镜头:学员进场镜头、领导发言镜头、嘉宾 镜头、学员听课镜头、互动镜头、讲师授课镜头;注意要 有全景也要有特写; (8)会场财务专员:根据确定的会务流程,制定会务预算,申请专项会务费用; 负责会场财务管理,包括进账、消费情况的登记、零钱的 准备等 (9)会务总监:负责监督和检查上述人员工作是否尽责以及工作人员之间的组 织和协调; 做好突发事件的相关处理工作; 说明: 1)后勤保障专员和会场财务专员可由同一人担任; 2)引座人员与咨询人员可由相同人次担任; 3)在人员有限且与正常音控任务无冲突的情况下,音控专员可兼任摄像 人员; 4)助教专员可由主持兼任。 岗位职责
6、一、大门口及停车场: 要求: 1、 第一天早上在酒店附近的路上安排好同仁,为客户指引到达酒店的路线,防 止客户找不到酒店的具体位置。 2、 每天早上礼貌热情引导学友停放好车辆;除第二天外每天的到岗时间为会务 组统一到岗时间,离岗时间为开课后 30 分钟; 二、迎送宾区: 要求: 1、 热情、微笑、点头、大声向每位学友问好;站姿大方即可、不需弯腰 鞠躬; 早上:早上好!欢迎参会! 下午:下午好!欢迎参会! 中午下课:谢谢参会!午餐愉快! 晚上下课:谢谢参会!晚餐愉快! 2、 到岗时间按会务组统一规定时间到岗,送宾到岗时间为老师下课前五 分钟;晚课前到场时间为进场前 40 分钟。 三、餐厅协调:
7、1、在学员下课用餐时需提前五分钟拿着纸巾到达餐厅。 2 提醒餐厅人员提前做好准备,保证学员能够准时有秩序的用餐。 四、水果区: 准备:水果区专组指示牌、果盘(向酒店借),水果,牙签,餐纸巾等 要求: 1、下课前五分钟摆放好水果需备上牙签; 2、水果区工作人员需要配带手套 五、 六、 3、水果区要随时有人在场,保证水果的清洁安全;同时要及时清点水 果数量,数量不足时及时向物品区负责人报备进行购买。 4、课程第一天中午统计好各家公司需要的果盘数量,保证在课程结束后 做完所有的果盘。 茶水区 要求: 1、保持区域桌面的干净,整洁:及时清理杂物,废物,避免脏乱;及时整 理物品,使桌面整齐有序;及时更换
8、热水,保证热水的供应;每天晚上 课程结束后要及时清洗用具,如水壶、搅拌棒、勺子。 2、本区域人员在岗时要注意自身的洁净:衣服、头发、手等。 3、及时清点饮品和糕点数量,在物品量很少,但还能支撑一段时间的 时候,就向物品区的负责人报备,进行购买。 4、注意给学员倒水,应杯子从桌子上拿起来倒,并且手不要触碰杯口。 5、要明确:牛奶在早晨供应量较大,咖啡在中午吃完饭后的一段时间 需求量大。 6、下课前10 分钟准备好所有饮用水; 7、每天晚上要把第二天早上的糕点准备好,并在上午课程结束后回收 果篮(向会场服务人员借果篮,并做好登记)。 8、上课时至少有一个人留守岗位,如果发现有学友走来,要及时站立起
9、来, 热情的问好:“您好,有什么可以帮助您的吗?”或者“您好,请问 您想喝点什么?” 。 9、站立服务:“您好,有什么可以帮助您的吗?或者您好,您想喝点什么? 检票守门组 注意:守门人员可以分为两组; 要求: 1、 面带微笑,认真检查学员研习证,和同仁工牌和服务,不符者不得入内, 在学员没有走到门口前就要观察到他们有没有带学习证,真诚主动地和客户 打招呼,及时提醒学员戴上学习证时要注意自己的用词和语气,比如“您好, 我帮你带好你的学习证。” 2、 把控好同仁出入场,同仁出入会场不能太频繁,门开的守门同仁应对进出口 的同仁进行登记: 3、 守门人员不得远离大门一米之外不管是在门内或者门外都要保持
10、自己的状 态、坐姿、站姿; 4、 守门人员维护好现场秩序,不得出现混乱现象保证门口的环境安静、不影响 到学员上课; 5、 在上课时间只开一个后门。 6、 在三天课程结束时守门组的成员要负责则发放合影和回收硕习证。及时将剩余 合影交到物品处负责人处 七、跑麦 要求: 1、动作要迅速,反应要快,脚步要轻,敏感度高,兼顾全场。 2、半蹲、俯下身体轻步的跑到发言者身旁确定话筒打开后再交与发言 人。半蹲在发言人身旁,关注发言人的发言,并随时准备就收话筒,收 回话筒后,第一时间将话筒关闭。 3、在学员发言的过程中,跑麦者看着对方,微笑着点头,给与鼓掌回 应。 4、每半天的课程结束后需要收回麦克分,检查麦克
11、分电量是否充足, 及时更换。 5、上课提前在舞台前侧就位,时刻关注学员和老师的互动。 八、开灯关灯。 九、照相 要求: 1、妥善保管相机,及时给相机充电,保证课程中不出现相机没电状况; 2、照相要求(如果没有做到以下几点要求被会务组或者集团提出不符合 要求,那么第一时间每人乐捐 50 元) A 从会场六个角度拍摄的全场大场景照片50 张; B 个性学员的特写(大企业、知名企业、带病上课的等)3、 及时轻拍重点学员与老师的合影,及时抢拍重要学员特写。 4、抓拍同仁无状态、打盹、睡觉、坐姿不雅等等镜头。 5、每天晚上课程结束后,把当天的照片拷贝到电脑上。 6、负责将相机安全无误拿回到公司交给人力资
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