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1、平顶山学院教学单位档案归档指南一、综合类(DZ)分类号序号归档范围保管期限备注DZ11党群类1上级关于党建、纪检监察、统战文件材料中针对本院(系、部)需要长期贯彻执行的办法、规定等长2党总支工作计划(要点)、总结永3党总支、党政联席会议、党总支中心组会议记录、纪要等永4党总支向学校党委的请示、批文、报告等长5党总支颁发的决定、办法以及规章制度等永6党总支成员、党员民主生活会、民主评议党员工作材料。长7上级、本部门干部任免的文件永8发展党员工作材料长9党组织活动计划、总结等长10政治理论学习计划、总结材料长11纪检、监察、党风廉政建设材料长12民主党派活动材料长13工会工作、工会活动材料短14群
2、众来信来访及处理材料短15党员统计等重要的统计材料永16表彰先进、处分违纪人员的材料长17团总支年度工作计划总结及团总支会议材料永18团内评优评先材料永19共青团活动材料(含学生会、社团活动材料)长20团课、党课培训材料短21学生干部培训和素质拓展材料短22其它有保存价值的文件材料据价值定DZ12行政类1上级关于行政管理的文件材料中针对本院(系、部)需要长期贯彻执行的决定、办法、条例等长2本院(系、部)“十一五”、“十二五”发展规划(含学科规划、专业规划、师资队伍规划)永3本院(系、部)年度、学期工作计划(要点)、总结永4院长(主任)办公会议记录、纪要永5行政类规章制度、各类人员工作职责永6本
3、院(系、部)向学校的请示、批复、报告等长7本院负责人参加学校或校外重要会议的发言稿长8大事记、本院(系、部)简介等永9本院(系、部)综合性统计材料永10上级、学校关于编制、工作量计算津贴分配等方面的文件长11本院(系、部)制定的校内津贴分配方案实施细则永12教师学期工作量、年度工作量统计、津贴发放材料永13接受学校财务审计材料永14向学校综合档案室移交有关档案后形成的材料目录等长15其它有保存价值的文件材料据价值定二、师资类(SZ)分类号序号归档范围保管期限备注SZ师资类1教师队伍建设规划,青年教师培养方案,双师型队伍建设规划,年度计划、总结永2教师流动(引进、流出、退休等)材料永3在编教师名
4、册永4在编教师年龄、学历、学位、职称、教龄、学缘结构统计永5博士、硕士学位教师基本情况永6教授、副教授基本情况永7校外兼职教授基本情况长8符合主讲教师资格人员情况统计表长9主讲教师基本情况长10教授、副教授为本科生上课情况统计表长11兼职教师上课情况统计表长12返聘离退休教师上课情况统计表长13外籍教师上课情况统计表长14教师教学工作量登记表长可单独存档15教师多媒体教学课件竞赛材料长16青年教师教学竞赛材料长17教师教学获奖情况长18教师担任省部级教学指导委员会或其它学术机构(学位)成员情况长19教师在职、脱产进修(攻读学位、课程进修、作访问学者)情况长20教师现代教学技术培训情况长21教师
5、出国进修情况长22教师教书育人先进事迹材料长23教师获得荣誉、奖励情况统计及获奖材料(复印件)永24教师定岗聘任材料永25教师聘任专业技术职务的文件材料永亦可由人事处存档26教师年度考核、评选先进等方面的材料永27其它有保存价值的文件材料据价值定三、教学类(JX)分类号序号归档范围保管期限备注JX11专业建设类1本院(系、部)专业建设规划永2专业建设总结永3新办专业申报、审批材料永4新办专业建设计划永5新办专业建设情况简表永6新办专业师资队伍情况统计长7新办专业实验室建设情况统计长8新办专业实习基地建设情况统计长9新办专业教学质量调查材料长10新办专业建设材料长11新办专业评估材料永12新办专
6、业学士学位授权申请、审批材料永13省级特色专业申报、审批材料永14校级特色专业申报、审批材料永15特色专业建设材料长16特色专业评估材料永17本(专)科专业培养方案及专家审核意见永18制定培养方案相关材料长19级本科培养计划变动情况及审批材料永20各专业课程教学大纲汇编永21校级选修课程教学大纲汇编永22其它有保存价值的文件材料视价值定JX12课程建设类1本院(系、部)课程建设规划及实施情况永2课程教学改革情况永3国家、省级、校级课程申报、审批材料永4国家、省级、校级优秀教学成果申报、审批材料永5教师主编、参编正式出版的教材统计及样书永6自编非正式出版的教材统计及样书永7自编学习指导书、实习指
7、导书、实验指导书和习题集统计及样书长8教师主编、参编教材获奖情况统计(附奖励证书复印件)永9各专业使用教材目录长10选用优秀教材、获奖教材统计长11选用近三年出版教材统计长12使用外文原版教材统计长13教学内容与课程体系改革材料长14每学期专业系、教研室教研计划、总结、活动记录长15集体备课材料、典型教案短16公开课、示范课等评教评课材料长JX12课程建设类17教学方法改革典型材料长18考试改革材料长19教考分离情况统计长20教师参加校级以上教学竞赛材料及获奖情况永21教师申报校级以上教改课题立项批准、中期检查、结题鉴定材料永22教师教改项目成果材料永23教师参加校级以上教改项目及获奖统计(附
8、证书复印件)长24教师发表教研论文及获奖统计(附证书复印件)长25教师教研论文(或复印件)长26教师制作或引进多媒体教学课件情况长27获校级以上奖课件情况长28教师采用现代化教学手段授课情况统计长29双语教学情况长30专业外语授课情况长31文化素质教育讲座情况长32其它有保存价值的文件材料视价值定JX13实践教学条件建设类1实验室建设规划永2实验室建设的申报、论证、审批材料永3本院(系、部)基础实验室、专业实验室统计永4实验室管理制度长5实验室开放情况短6开放实验室人员值班表短7实验室评估材料永8校内实习场所简介及利用情况长9校外实习基地统计表(按专业)长10校外实习基地简介及利用情况长11校
9、外实习建设基地协议书长12其它有保存价值的文件材料据价值定JX14教学经费类1教学经费预算情况长期2教学经费使用情况统计汇总表长教学经费使用情况材料长分类号序号归档范围保管期限备注JX15理论课教学类1教学大纲及专家审阅意见永2考核大纲永3教材样本永4教学进度表短分专业、按课5习题和解答长程单独存档,6教师授课情况簿(含课程教学总结)短根据课程名称7教改方案长8多媒体课件(可以归入TZ类存档)永9被听课记录、评课记录短10课程评优获奖情况永11其它有保存价值的文件材料视价值定JX16实践教学及第二课堂类1各专业实践教学体系材料永2实验指导教师基本情况及统计表长3实验课程教学大纲永4实验课程、实
10、验项目、指导教师统计长5独立设课的实验课程统计长6每学期实验开出率统计长按专业及实验7综合性、设计性实验课程项目名称及指导教师统计长8综合性、设计性实验实施效果情况长课程归档9实验指导教师教学情况记载簿短10实验教学安排(进度、学生分组、实验课表)短11学生实验报告短12实验室开放管理规定长13实验室开放情况长14实验管理体制改革材料长15实验教学改革材料长16每学期实践教学环节统计长17实习指导教师基本情况及统计长18校外实习单位指导教师基本情况及统计长19实习、见习、实训教学大纲永20实习、见习、实训计划长21实习、见习、实训指导书短22实习、见习、实训教学小结长23学生实习、见习、实训报
11、告 短单独存放24实习、见习、实训教学改革材料长JX16实践教学及第二课堂类25各专业学年实习、见习、实训教学工作总结长26课程设计指导教师基本情况及统计长27课程设计教学大纲永按专业及实习28课程设计计划长项目归档29课程设计任务书(指导书)短30学生课程设计作业 短单独存放31毕业实习情况统计长32毕业实习鉴定表短33专业素质拓展类活动教学大纲永34专业素质拓展类活动实施方案长35专业素质拓展类活动实施情况类材料长36专业素质拓展类活动总结长37其它有保存价值的文件材料视价值定JX17教学管理1上级及本院(系、部)产生的有关教育教学的文件材料永教学管理规章制度等文件材料2教学管理人员基本情
12、况永3教学管理人员工作职责长4本院(系、部)教学指导、教学督导等组织永5教学管理人员进修情况长6教学管理人员国内、外考察进修情况统计长7教学管理人员在职培训材料长8教学管理人员承担教育教学研究课题、发表教研论文材料永9教学管理机构及人员获奖情况永10教研室设置及人员分布情况永11教研室工作计划长12教研活动记录短13教研室工作总结长14每学期教学运行表永15每学期开课计划长16教师授课任务书长17课程教学进度表永18每学期课程表短19每学期教师调课情况汇总表短20每学期教师调课情况记录单短单独存放21每学期教师教学日志短单独存放分类号序号归档范围保管期限备注JX17教学管理22教师教学事故处理
13、材料长23在校学生名册永24学生学籍变更材料永25毕业生资格审查材料长26毕业生名册及毕业率统计永27期末考试管理材料(含期末考试工作方案、监考及巡考安排表、巡考记录表、违纪记录材料、期末考试工作总结考试安排表)长28试卷样卷(含考试大纲、命题双向细目表、A、B两套试卷及参考答案与评分标准)永29试卷样卷、参考答案、评分标准、双向细目表永30试卷(含试卷、试卷分析、参考答案与评分标准)短单独存放31学生考试违纪处分材料长同时存学生管理类32学位管理工作材料长33授予学位学生名册及授予率统计永JX18质量控制类1院(系、部)领导听课、教师听课情况统计长听课记录表短可单独存档2学生测评教师教学情况
14、统计长3校、院(系、部)督导组成员对教师教学评价意见长4学校课程抽考成绩及分析材料长5学期教学检查材料(含三期检查、随即检查等)长6教学质量评价自评材料永7学校主管部门、教学督导委员会检查反馈(结论)意见永8其它有保存价值的文件材料据价值定JX19学生成绩类1各专业、各年级、班级每学期考试、考查成绩永2各专业、各年级、班级每学期实验、实习、课程设计成绩,毕业设计(论文)成绩永3参加大学英语四六级考试成绩统计长4参加计算机等级考试成绩统计长5其它有保存价值的文件材料视价值定JX21毕业论文类1院系毕业设计(论文)管理制度永2毕业论文(设计)任务书短3毕业论文(设计)开题报告书短4毕业论文(设计)
15、题目变更申请表短5毕业论文(设计)指导教师更换审批表短6毕业论文(设计)评语表(一式三份,答辩小组每个老师对同一答辩学生各填一份评语表)长8毕业论文(设计)答辩记录短单独存档9毕业论文(设计)修改意见表短10毕业论文(设计)定稿(三份)和毕业论文(设计)资料(包括图纸、试验记录、原始数据、实物照片、图片、录音带、设计手稿等)永11本科毕业论文(设计)工作方案长12本科毕业论文(设计)参考选题永13本科学生毕业论文(设计)答辩领导小组成员名单短单独装订成册存档14本科学生毕业论文(设计)答辩小组成员名单短15本科学生毕业论文(设计)题目及成绩汇总表永16毕业论文(设计)前期和中期检查情况表短17
16、毕业论文(设计)工作总结(含质量分析报告)永18毕业论文(设计)优秀指导教师的推荐材料永19校级优秀毕业论文(设计) 推荐汇总表永20校级优秀毕业论文(设计)(含纸质论文及电子档)长21其它有保存价值的文件材料视价值定JX22特色项目材料永四、文体类(WT)WT文体类1文娱活动有关材料长2美育活动有关材料长3上级、学校关于体育教学的文件材料永4体育教学规章制度长5体育教学教材永6大学生体育健康标准及合格率统计永7课外体育活动材料长8学校运动会材料永9运动队训练材料长10学校代表队学生参加省级以上体育比赛获奖情况(附证书复印件)永奖杯奖牌等归TZ类存档11运动场地面积一览表、分类统计长12各校区
17、风雨操场、专项体育设施情况统计表长13其他体育设施方面材料长14其它有保存价值的文件材料据价值定五、成教类(CJ)分类号序号归档范围保管期限备注CJ成教类1上级、本校关于成人教育的文件材料长2本院(系、部)成教工作发展规划、年度计划、总结永3成教本科、专科专业设置、申报、审批材料永亦可由成教院存档4成教学历教学管理、教学改革材料长5成教非学历教学管理材料长6成教统计材料永7本院(系、部)与校外联合办学合同、协议永8本院(系、部)成教招生材料长9本院(系、部)举办的学历教育、非学历教育学生名册永10成教毕业生名册永11成教检查、评估、评优方面材料长12本科函授生论文(毕业设计)答辩材料长13教学
18、计划及授课教师开课材料长14学生各科成绩材料长15其它有保存价值的文件材料视价值定六、科研类(KY)分类号序号归档范围保管期限备注KY11科研综合类1上级、本校关于科研工作的文件材料长2本院(系、部)科研工作规划、年度计划、总结永3本院(系、部)科研工作规章制度长4本院(系、部)与有关单位、个人签订的科研协(合)作、科技服务合同、协议书长5研究所(中心)建设、重点实验室建设材料及日常业务管理材料永6本院(系、部)科研项目、专利项目统计长7科研论文、论著统计长8教师参加国内外学术会议统计及有关材料长9教师开设学术讲座统计及资料(含文档、照片、新闻、海报等)长10校外专家开设学术讲座统计及资料(含
19、文档、照片、新闻、海报等)长11本院系承办学术交流活动资料(含文档、经费、照片等)长12柔性引进人才申请书、科研情况档案长13年度科研工作量考核记录档案长14其它反映科研工作的有保存价值的材料据价值定分类号序号归档范围保管期限备注KY12学科建设类1上级、学校关于学科建设的文件材料长2本院(系、部)学科建设规划永3学科建设申请、审批材料永4学科带头人及梯队建设材料永5学科建设总结材料等永6其它有保存价值的文件材料视价值定分类号序号归档范围保管期限备注KY13科研项目管理1科研按项目分段整理永久或长期有如实物档案,归TZ类存档(1)申报及准备阶段文件材料(含立项文档、拨款证明)(2)研究实验阶段
20、材料(3)总结鉴定阶段材料(4)申报奖励阶段材料(5)推广应用阶段材料KY14学术委员会工作1章程永2委员名单及学术档案永3机构设置及职责长4会议记录长七、学生工作类(XS)分类号序号归档范围保管期限备注XS11学生管理类1上级、本校关于学生工作、共青团工作的文件材料长2本院(系、部)学生工作、团总支学生工作、共青团工作规划、年度工作计划、总结永3学生工作、共青团工作规章制度和文件材料长4学生工作、共青团工作会议记录长5学生工作、共青团工作检查评估材料长6团籍变更材料永7团总支书记、辅导员名单永8学生会、各班级学生干部名册永9团总支、团支部干部名册、团员名册永10在校学生名册、新生入学登记表等
21、学生管理材料永11学生宿舍管理材料短12学生工作、共青团工作大事记永13学生管理人员值班记录短14学生政工队伍建设材料长15学生工作、共青团工作、辅导员受表彰奖励材料永16新生入学教育计划及实施情况长17学生工作手册长18学生综合素质测评实施细则及测评材料短19学生处分材料永20奖助学金评选材料永21三好生、优秀学生干部、优秀毕业生评选材料永XS11学生管理类25优秀学干、优秀团干、先进集体评选材料永26心理咨询工作长27勤工助学材料永28助学贷款材料永29学费减免材料永30其它有保存价值的文件材料据价值定XS12各类活动类1学生会活动材料长声像电子档案归TZ类存档2各种社团活动材料长3暑期大
22、学生社会实践活动材料长4青年志愿者活动材料长5参加校科技文化艺术节材料长6参加校级以上其它各类活动材料长7参加校学生文化素质教育活动材料长8本院(系、部)举办的各类活动材料(通知、计划、组织、参加人员、总结、表彰等)长XS13招生就业类1上级、学校有关招生、就业工作的文件材料长23本院(系、部)招生宣传材料长4本院(系、部)新生录取材料、新生名单永5毕业生工作计划、总结永6毕业生工作表彰材料永7各专业毕业生考研情况统计(附录取通知复印件)永8毕业生考公务员情况统计(附录用通知复印件)永9学生获得其它职业资格证书、结业证书情况(附复印件)长10学生参加各种专业知识、专业技能竞赛获奖情况(附复印件
23、)长11学生发表科研论文、文艺作品情况,科技发明情况(附复印件)长12毕业生就业情况统计永13毕业生就业分布情况长14毕业生社会需求信息材料长15毕业生跟踪调查及反馈信息材料长16用人单位对人才培养质量的综合评价材料长17学生家长对学校的评价材料长18校友对学校的评价材料长XS13招生就业类19校友对学校的资助材料长20社会(用人单位)对学校的资助情况长21优秀校友名单及风采录永22校友通讯录永23其它有保存价值的文件材料据价值定八、教师业务类(JS)分类号序号归档范围保管期限备注JS11按人头设置类目1基本情况(含教师个人基本信息表、高校教师资格证书、学历学位证书、各类进修结业证书(岗位培训
24、、业务进修、课程进修、访问学者等)、专业技术职务资格证书、各类荣誉证书等)永2教学情况(含任课教师各学期承担的教学任务、具有代表性的教案、教学获奖证书、教学研究成果获奖证书等)长3考核情况(包括校教学督导组听课评价、同行评价、学生对教师授课评价、教师和学生对教学管理岗位完成工作评价、年终考评结果、教学质量综合评价结果等)长4奖惩情况(含获得教学工作各级表彰情况,教学事故记录等)长5教研论文、论著(原件或复印件)永6科研论文、论著(原件或复印件)永7教研项目材料永8科研项目材料永9校外兼职、学术团体兼职情况长10校内外开设学术讲座情况长11参加国内外学术会议情况长12其它有保存价值的文件材料据价
25、值定九、特殊载体类(TZ)分类号序号归档范围保管期限备注TZ11声像类在教学科研管理和其它重大活动中形成的具有保存和利用价值的各种以声音、图像为记录方式的专门载体及其与之相配套的声像文件。1照片(含底片、文字证明)据价值定2录音带(含记录整理)3录像带(附文字说明)4光盘(附文字说明)TZ12电子类在教学、科研、管理等各种活动中形成的具有保存和利用价值的、按一定格式存储在磁盘和光盘等介质上,并可在网络上进行传递的代码序列及其相应的支持软件产品和软、硬件说明。1磁盘据价值定2光盘3其它载体形态的电子文件TZ13实物类在教学、科研、管理、外事和其它重大活动中产生或获得的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗
26、、印章、字画、礼品等物件。1奖状据价值定2证书3奖牌4奖杯5锦旗6字画7礼品8其它十、资产管理类(ZC)分类号序号归档范围保管期限备注ZC11办公资产管理1购置报告短2验收单永3资产报废处置单永4办公资产交接单永5按件整理模式:分房间(管理使用人)的办公家具、办公设备(800元以上)、3年以上耐用品(800元以下)情况办公资产交接单按卷整理模式:办公家具、办公设备(800元以上)、3年以上耐用品(800元以下)台账长6其他资产管理档案按价值定ZC12实验室1学校设立实验室的批准文件永2实验室主任任命文件永3实验室建设规划或年度工作计划长4实验室基本信息长5实验人员基本信息及统计表(可能和师资类
27、重复,有即可)永6实验室仪器设备信息(可以是电子信息)永7实验室低值耐用品信息(可以是电子信息)长8实验室低值易耗品信息(可以是电子信息)长9实验项目卡片(可以是电子信息)永10实验记录本短11仪器设备技术档案(厂家资料)永12仪器设备档案永13仪器设备维修原始记录长14精密、大型仪器(单价10万元以上或有特殊认定参照管理的仪器设备)开机使用记录长15精密、大型仪器(单价10万元以上或有特殊认定参照管理的仪器设备)操作规程永16仪器设备购置报告短17仪器设备验收报告永18仪器设备报废报告永19实验指导教师、实验员培训情况长20实验室安全管理制度永21实验室突发事件应急处理办法永22剧毒及危险品管理办法永23剧毒及危险品购置、领用、使用、处置原始记录永24实验室三废(废气、废液、废渣)处理办法永25实验室三废(废气、废液、废渣)处理原始记录永26实验室仪器设备管理制度永27实验室仪器设备丢失、损坏赔偿制度永28实验室低值耐用品管理办法永29精密、大型仪器(单价10万元以上或有特殊认定参照管理的仪器设备)管理办法永30实验室安全检查原始记录永31实验员、实验指导教师岗位职责永32学生守则永33实验室年度自评报告永34其它实验室管理档案据价值定
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