采购管理作业办法.doc
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1、采购管理作业办法 总则第一条 目的为使公司成品采购作业得到有效的执行与管理,特订定本办法。第二条 适用范围主要指国内外成品办货,国内外零件采购。 下单作业第三条 下单作业一、目前下单方式有以下两种(一)定期订单(二)不定期订单(流水订单)二、定期订单的定义:指对库存常备规格品拟定之月份计划性采购。三、不定期订单的定义:指依客户别对规格品或非规格品之订货。四、定期订单下单作业(一)下定期订单前将现有库存、尚未进货量、预扣后库存、营业预估量、前三月平均销量等资料作为定期订单办货依据。(二)完成定期订单试算表,并于每月规定日前完成定期订单(其中家具厂订单必须于每月底前完成),由专人提列签呈(桌柜类除
2、外)。(三)签呈上必须明列国内办货总金额,国外办货总金额,费,进口关税,增值税,代理费费用。(四)签呈及订单层呈权责主管签核后下单。五、不定期订单(流水订单)下单作业(一) 依据经过预扣后的订货明细,依厂商别拟定相应订单。(二) 不定期订单(流水订单)呈部门主管签核后下单。六、订制品下单作业订制品下单时需附订制品申请书,下单方式依照流水订单下单执行。七、紧急插单下单作业若营业有紧急交货而无库存部分,采购应在合理范围内协调厂商全力配合进行紧急插单作业。紧急插单下单方式依照流水订单下单执行。第四条 答交作业采购在下单后,应与厂商就交期作确认,并将确认后的交期回复客服答交窗口,以利前端出货作业。 办
3、货追踪作业第五条 办货追踪一、订单下单后,即填具办货追踪表。二、办货追踪表依厂商别制作,并依据仓库提供之到货日报表对所订购之物品进行到仓追踪。 到货验收及正式答交第六条 到货验收一、家具厂产品到货验收家具厂产品以交运单形式由仓库每天进行到货验收。二、国内厂商产品到货验收采购在收到厂商交货单时,即开立到货验收单,验收单上需注明订单号码,经权责主管签核后转仓库作到货验收之准备。三、国外厂商产品到货验收在收到厂商传真过来的发票及提单后,即开立到货验收单。到货验收单上需注明箱号及到货日。经签核后转仓库作到货验收之准备。四、厂商直送产品到货验收厂商直送产品至客户现场并组装完成后,采购须依据客户签认后之出
4、货单开立到货验收单,经主管签核后转仓库做帐。第七条 正式答交一、在货品入仓并验收完成后,采购需对前端客服进行正式答交。二、正式答交日期为货品实际入仓日。 异常状况处理作业第八条 异常状况定义一、异常状况分为交期异常状况及商品异常状况。二、交期异常状况指厂商交期递延。三、商品异常状况指商品客诉。第九条 交期递延处理作业一、采购在获知递延交货之讯息时,应填具交货异常状况通知,在通知上应明确写出异常状况、影响之客户名称及相应处理对策,并应标示出最新预计入仓日。二、交货异常状况通知经主管签核后,转单客服作相应调整作业。第十条 客诉处理作业一、客诉分为商品客诉和服务客诉。二、商品客诉的定义:因商品质量问
5、题而产生之客诉状况,属厂商之责任。三、服务客诉的定义:因服务人员,仓储人员,订货人员,设计人员及营业人员的工作疏失而造成之客诉状况。四、若有客诉状况发生,则由现场服务人员或仓储人员判定其客诉性质并依实际状况填写客诉单。五、采购接获客诉单后进行客诉处理,将客诉单传真至厂商,请厂商做相应客诉处理结果回复。六、在获知处理结果后,将相应讯息通知客服。七、月底依厂商别汇总当月所有客诉单,制作月厂商客诉汇总表,于次月日前完成并呈权责主管核阅。 库存管控作业第十一条 退厂维修作业一、每月由仓储提列当月需退厂维修之不良品。(桌柜类产品依当月工事排程时序提前三天提列)二、不良品退厂,填写退厂维修单。退厂维修产品
6、修复成良品后,以维修交运单形式交运至物流仓库入帐;若不可维修,则由仓库提列报废。 成品结算付款作业第十二条 付款方式一、目前付款方式分为两大类:国内付款及国外付款。二、国内付款(一)采购接获到货验收单之蓝联及黄联后,在蓝联上注明每项进货产品之不含税成本单价,并交财务预入帐。黄联自行存档,以作月末请款之凭证。(二)厂商须于每次送货之后,将对帐单传真至采购,进行对帐。(三)若对帐无误后,厂商应依据正确之出货金额开立发票,并于每月月底前统一寄送至采购。(四)采购收到发票后,再次进行核对,若无误则填立付款证明凭单,附以相应之发票及到货验收单黄联,交部门主管及权责主管签核。(定期订单需附签呈正本)(五)
7、付款凭证经签核后,转财务进行请付款作业。三、国外付款(一)海外厂商须于每次货柜装船后,将相应之发票、提单及保险单一并邮寄至采购。采购将各单据之复印件存档,正本邮寄至代理公司。单据转毕后,即填具暂付款凭证,随附发票复印件及签呈正本交财务暂付关税。(二)货物入仓验收后,采购依据到货验收单第二次填立暂付款凭单,随附到货验收单黄联及签呈正本。(三)关税、增值税及货款全部付清之后,即与代理公司结算差价。由代理公司出据正确的关税、增值税及买汇证明,并传真至采购。若核对差价正确,即通知代理公司开立发票。采购收到发票后,填写付款证明单,附到货验收单黄联交至财务。待差价支付完毕后,则本次海外付款作业全部完成。第
8、十三条 货款支付方式货款一律以银行转帐方式支付与厂商。 罚扣作业第十四条 罚扣定义因厂商原因产生之商品客诉、递延交货、交错货品等影响公司正常交货,则对厂商予以罚扣措施。第十五条 罚扣方式当异常状况出现后,由采购在客诉罚扣单上填写具体异常状况及罚扣金额,经主管签核后,传真至厂商。至月底统一付款时,财务依据罚扣单对厂商予以罚扣。 厂商管理作业第十六条 厂商管理一、所有采购人员应秉持在维护公司立场上,与厂商保持友好往来的关系。二、采购人员应对对口之厂商的生产制能,胃纳量,紧急插单之接受力,交货导期等相关细节状况予以全面了解,以便对厂商实施管理作业.三、因应厂商的生产状况,品质状况定期或不定期召开产销
9、会议及品质会议,以求解决双方在配合作业中产生的问题点,提升双方作业品质,全力保证出货顺畅及物品质量。 附则第十七条 实施与修订本办法经呈事业部主管核准后实施,修订时亦同。下面红色为工作计划模板,不需要的下载后可以编辑删除!谢谢工作计划一、近期今年是在新的工作岗位工作的年,是熟悉工作,履职,方法,积累经验的一年,年中“转变,”,即转变工作角色,工作职责。转变工作角色:参加工作近十年了,从事的工作一直都单一,以至于对行业的工作所知甚少,以至陌生,县办公室全县的核心机构,工作涉及到全县各行各业,对此,在思考问题,事情时,跳出以前在的思维,摆正的位置,全局意识,转变工作角色。工作职责:办公室对工作安排
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