《项目部材料管理制度》要点.pdf
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1、文件编号: ZMSJGZXMB-003 中煤第三建设(集团)有限责任公司 广 州 分 公 司 材料管理制度 编制: 审核: 审批: 生效: 2012年 2 月 1 日 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 1 页,共 26 页 总则 为了完善公司管理体制,加强项目部对材料的采购管理、库存管理及使用管 理,防止资源浪费,保证生产正常开展,根据国家有关规定,结合我公司具体情 况,特制定本管理制度。 本制度的管理范围包括现有和新增的与生产经营有关的材料,如低值易耗品、 各类配件及土建材料。 本制度若有与国家或行业现行标准冲突之处,应以国家标准或行业标准为准。 本制度由公司中煤三建广
2、州分公司编制,有关条款的解释由广州分公司负责。 本制度于年月日经公司总经理室批准,并自批准日起开始实 施。 中煤第三建设 (集团)有限责任公司广州分公司 总经理: 年月日 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 2 页,共 26 页 目录 一、管理机构的设置 4 二、公司部门职责 4 (一)材料设备部 4 (二)工程管理部 5 (三)使用部门 5 三、管理范围 . 5 四、材料管理相关人员职责分工 6 五、采购计划 . 7 六、请购业务 . 8 (一)请购部门 8 (二)请购单的编制及审批权限 9 (三)请购申请的撤销 10 七、采购业务 10 (一)采购部门职责 10 (二)
3、采购作业方式 10 (三)采购作业处理期限 10 (四)询价、比价、议价. 10 (五)呈核及审批. 12 (六)订购与合同. 13 (七)进度控制及事务联系. 15 (八)整理付款. 15 (九)索赔、退货或换货. 16 (十)价格及质量的复核. 17 八、安全运输和装卸 . 17 九、质量检验及收货. 17 (一)质量检验及收货要求:. 17 (二)项目部进场材料验收规定. 18 十、入库程序 20 十一、仓库管理 22 (一)仓库设置 . 22 (二)仓库管理要求 22 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 3 页,共 26 页 (三)库位管理 . 23 (四)存货盘点
4、 . 23 (五)赔偿处理 . 24 (六)库存量管理作业细则. 25 十二、领用 . 25 (一)材料领用 . 25 (二)退料 25 十三、借用 . 26 (一)借出 26 (二)归还 26 (三)遗失或损坏. 26 十四、工具领用 27 十五、报废 . 27 十六、材料出库及库存帐目管理 27 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 4 页,共 26 页 一、管理机构的设置 广州分公司材料管理工作公司材料设备部负责,由公司财务总监 主管。 分公司负责材料质量验收的和监督工作的部门为工程管理部。 项目部为材料使用部门, 材料使用部门须设立相应的下级机构负 责材料在使用场所的
5、存放、收发管理工作。 公司将有权限进行采购的部门划分为不同的采购组织,中煤三建 广州分公司主要负责采购大宗的生产材料、维修配件等。 大宗生产材 料在项目开工前由项目部提出材料需求计划,由公司选定供应商, 在 施工过程中按需供应。 不常用的一些材料以及备品备件由项目部在施 工过程中提出采购申请, 但项目部必须于材料需要进场前五天向公司 材料设备部发出材料请购单,以防影响后续工作。 对于公司授权项目部采购部份材料以及项目部急需的材料,项目 经理可与公司主管领导沟通后,由项目部采购员提出申请, 经过项目 经理审批即可由项目部自行完成。视工程项目管理方式的改变,或因 项目施工地域因素,分公司可授权项目
6、部成立相应的采购组织。 二、公司部门职责 (一)材料设备部 1、建立和健全公司的材料管理制度、仓库管理办法和安全技术 操作规程,并对执行情况定期进行检查; 2、组织对使用部门负责材料管理的机构进行业务技术教育,组 织必要的管理培训; 3、具体实施材料的采购管理工作,并监督指导项目部的采购工 作。 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 5 页,共 26 页 (二)工程管理部 1、负责部分采购材料的验收; 2、制订安全监督规范; 3、组织有关部门定期对仓库的仓存和材料的使用情况进行安全 检查,负责安全事故的处理。 (三)使用部门 1、 根据本制度制订仓库管理的相关实施细则和管理办
7、法; 2、组织对本部门涉及仓库管理的有关员工进行安全技术教 育。 3、 负责材料计划的编制、申报。 4、 负责进场材料的管理。 三、管理范围 本制度所指的材料主要是指公司用于工程施工耗用而持有的各 项材料(不属于固定资产的) ,包括下列各项: (一)原材料: 指公司用于工程施工的外购品,以及工程施工相 关的辅助性材料,包括原料及主要材料、外购半成品、修理用备件、 燃料和物料等, 具体指一次性使用后即消耗或不能复原的材料,如金 属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。 (二)低值易耗品: 指单位价值在国家限额以下,或使用年限在 一年以下的不属于固定资产的劳动资料,包括企业在库以及在用的低 值易耗品
8、。 低值品是指凡不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备, 如低值仪器仪表、工具量具、科教器具等。 易耗品是指容易破碎或消耗的材料(有的单价可能超过固定资产 最低价格界限)如元器件、零配件等。 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 6 页,共 26 页 以上具体指 3000 元以下(不含 3000 元) ,能独立使用,耐用年 限在一年以上的物品。 四、材料管理相关人员职责分工 相关材料的采购人员, 必须具备良好的职业道德和专业知识,懂 得国家有关法律法规要求。 仓库材料的管理人员,必须由工作负责,业务熟悉的人员担任, 仓管员必须明确和坚守岗位职责, 仓管员要相对稳定,不得任
9、意调换。 材料使用人员应了解所用物品的性质,掌握相关使用技术和事故 处理方法。 1、 供应商或采购员: 负责按照采购通知单 / 会签单/ 合同要求送 货至项目部; 2、 收料员 / 仓库:收料员负责对三大材、普通地材等清点数量, 办理入库手续;仓库负责对低值易耗、 常用的零星材料清点数量, 办理入库手续(以点数、过磅、测量等方式进行验收并做好相关 记录,同时收齐产品合格证、准用证明、检测报告等资料)。验 收合格后,验收人员必须在验收单中签字确认,材料进场当日仓 库必须开具入库单, 二至三日内办理完入库签字手续,对于地材 必须开具地材收据。 3、 项目部门卫:负责参与进场材料的清点,并做好进出场
10、相关 记录(如材料名称、 规格型号、数量、车辆进出场时间、 车牌号、 入库单编号等); 4、 质量员:负责对到场材料的质量验收(如黄砂的含泥量、粗 细比例;混凝土的粘稠度、是否离析等) ; 5、 采购员:负责复查入库手续并签字确认,负责验收入库的变 更手续。 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 7 页,共 26 页 五、采购计划 材料的购置必须制订计划。 各项目部及有关部门根据需要向分公 司材料室提出物质需求计划, 材料设备部根据库存情况制定各类物品 的采购计划。 1、各项目部在项目之初应向公司材料设备部提出项目总体需求 计划; 2、跨年度项目应依据实际需求数量、库存定额及
11、经费情况制定 年度采购计划; 3、月度所需物品计划必须在每月二十五日报材料设备部,材料 设备部根据库存常备量制定月度采购计划; 4、 项目部及有关部门急需的物品则在任何时候可临时计划申购, 或填写请购单上报材料设备部。 编报物品购置计划时, 对名称、规格、数量、用途必须填写清楚, 如因填写错误造成差错,由编报单位负责。 项 目 材 料 总 计 划 填报单位:工程名称:年月日 材料 编码 材料 名称 规格 型号及品牌 计量 单位 数量进场时间 使用 部位 备 注 材料员 : 项目生产副经理 : 项目经理: 审核意见: 年月日 审批意见: 年月日 注:由分公司财务总监签审核意见,由分公司总经理签审
12、批意见。 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 8 页,共 26 页 项 目 月 度 材 料 需 求 计 划 填报单位:计划编号:年月日 材料 编码 材料 名称 规格 型号及品牌 计量 单位 数量 进场时 间 质量要 求 使用部位备 注 材料员 : 项目生产副经理 : 项目经理: 审核意见: 年月日 审批意见: 年月日 注:由分公司财务总监签审核意见,由分公司总经理签审批意见。 六、请购业务 请购由相应的使用部门提出,具体如下: 1、主管工程施工的各项目部 2、公司有需求的各有关部门 中煤三建广州分公司材料请购单(公司采购) 材料 编码 材料 名称 规格型号 及品牌 单位 申
13、购 数量 用途 进场 时间 备注 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 9 页,共 26 页 申请部门: 申请人:材料采购员 : 项目经理: 审核意见: 年月日 审批意见: 年月日 注:由分公司财务总监签审核意见,由分公司总经理签审批意见。 中煤三建广州分公司材料请购单(项目部采购) 材料 名称 规格型号 及品牌 单位 申购 数量 用途 进场 时间 备注 申请部门: 材料采购员 : 年月日 项目经理: 年月日 (二)请购单的编制及审批权限 1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算,参酌库存情 况开立请购单,并注明材料的品名、编号、规格、数量、需求日期及 2、需用日期相同且
14、属同一供应厂商供应的统购材料,请购部门 3、紧急请购时,由请购部门于“请购单”的备注中注明原因, 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 10 页,共 26 页 4、总金额在 3000 元以内的材料,由项目部经理最终审批。 (三)请购申请的撤销 1、 请购申请的撤销应立即由原申请部门通知采购部门停止采购; 2、原相应请购单无法撤回时,采购部门应通知并送回原请购部 门。 七、采购业务 (一)采购部门职责 采购材料原则上由分公司材料设备部负责办理,采购人员必须遵 守国家有关材料政策和规定,熟悉市场供求信息, 根据批准的计划进 行采购工作,努力争取物优价廉,及时采购,保证供应。 (二
15、)采购作业方式 除一般采购作业方式外, 采购部门可依材料使用及采购特性,选 1、集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采 购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购, 2、长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采 购部门应事先选定厂商, 议定长期供应价格, 呈准后通知各请购部门 依需要提出请购。 (三)采购作业处理期限 采购部门应依采购地区、 材料特性及市场供需, 分类制定材料采 购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修 正。 (四) 1、采购经办人员接“请购单 ( 内购) ”后应依请购事件的缓急, 中煤第三建设集团有限责任公司广州分
16、公司材料管理制度 第 11 页,共 26 页 并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,除经核准得以电 话询价之外,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。 2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采 购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明,经主管核发后, 先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。 3、属于买卖惯例超交者 ( 如最低采购量超过请购量 ) ,采购经办 人员于议价后,应于请购单“询价记录栏”中注明,经主管签认后呈 4、对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以 电话等联络方式向厂商议价。 5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件,主
17、管应 立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程 产品询价单按下表形式填写: 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 12 页,共 26 页 (五)呈核及审批 采购经办人员询价、议价完成后,以“物资采购比价表”形式呈 报主管审核,并经总经理审批通过后,方能具体实施。 产 品 询 价 单 编号 XXXX _ 单位_先生 一、本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物品,请速予报价,将作 进一步联系。 物品名称 _ 数量_ 规范及品检说明 二、来函或来电请洽本公司中煤第三建设(集团)有限责任公司广州 分公司先生电话:并请惠示贵公司联络人员及电话 三、附件: 中煤第三建设
18、集团有限责任公司广州分公司 材料设备部 年月日 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 13 页,共 26 页 材料采购比价表 采购单位:使用单位:工程名称:年月日 序 号 材 料 名 称 规 格 型 号 及 品 牌 计 量 单 位 计 划 采 购 数 量 采 购 计 划 编 号 预 算 价 要 求 交 货 时 间 供应商报价情况 确 定 供 应 商 填写报价单 位 填写报价单 位 填写报价单 位 填写报价单 位 填写报价单 位 品 牌 单 价 交 货 时 间 品 牌 单 价 交 货 时 间 品 牌 单 价 交 货 时 间 品 牌 单 价 交 货 时 间 品 牌 单 价 交 货
19、 时 间 1 2 3 选 定 理 由 采购员意见: 年月日 材料设备部意见: 年月日 分公司主管领导审批意见: 年月日 分公司总经理意见: 年月日 报价单位:联系人:联系电话: 报价单位:联系人:联系电话: 报价单位:联系人:联系电话: 报价单位:联系人:联系电话: 报价单位:联系人:联系电话: (六)订购与合同 1、采购经办人员接到经核决的“采购订单”后应以此单向厂商 订购,并以电话或传真确定交货 ( 到货) 日期,同时要求供应商于 “送 货单”上注明“采购订单编号”及“包装方式”。要求厂商在接到订 购单后以传真或书面形式给予确认。 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 1
20、4 页,共 26 页 2、需与供应厂商签订长期合同者,采购部门应以签呈及拟妥的 长期合同书,依采购合同会审核决权限呈核后办 产品订购单按下表 形式填写: 中煤第三建设(集团)有限责任公司广州分公司 产 品 订 购 单 编号_ _ 公司: 一、本公司拟向贵公司订购下列物品,其数量、价格、规范等,已经 双方同意如下: 物品名称规 格数 量价 格备 注 二、双方同意上列物品在年月日 以前分次/ 批 交至本公司验收。贵公司必须保证所交为物品为新品且质量合乎有关 标准及我方要求。 三、若贵公司无法按期交货,本公司有权在约定交货期后日内 取消定单,并向贵公司要求赔偿。如贵公司所交物品品质不符规定,本公 司
21、亦有权利退货或要求赔偿,贵公司不得拒绝。 四、其他及附件 五、本单一式两份希贵公司签收后于日内将第一联送交本公司, 双方并同意以此为合同。 中煤第三建设(集团)有限责任公司广州分公司 材料设备部主管: 经办人: 年月日 中煤第三建设集团有限责任公司广州分公司材料管理制度 第 15 页,共 26 页 (七)进度 1、采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以“采购进度控 制表”控制采购作业进度。 2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应向主管汇报情 况, 并及时与请购部门做好沟通工作, 依请购部门意见拟订对策处理。 采购进度控制表 请购 日期 请购单 号码 供应商地点代理 订购 付款 条件 需
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