楚雄市地籍档案整理扫描项目实施方案要点.pdf
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1、楚雄市国土资源局地籍管理信息系统建设之纸质档 案整理和电子化扫描项目实施方案 楚雄市自 90 年代初开始土地登记以来, 地籍档案一直处于原始 落后的纸质存档、人工查询状态,严重制约工作的正常开展,实现 地籍档案电子化是实际工作的需要和档案管理发展的必然趋势。地 籍档案电子化是地籍管理信息系统建设的第一步,目的是按照档案 管理标准,以现代化科学方法对纸质档案进行整理扫描归档立卷, 进行纸质档案电子化,确保电子文档作为元数据挂接地籍数据库, 实现档案数字化,提高查询效率,方便管理,尽可能减少纸质档案 的日常查询,从而更好地保护地籍档案。 一、工作量 1、宗地:约 1 万宗 2、共用宗地:约10 万
2、宗 结算按实际工作量结算。 二、项目任务 按照地籍档案管理规定标准:以宗地为单位,按照“街区一街坊 一 宗地”模式, 完成地籍科保存所有土地登记档案的档案整理、归并、 原宗地代码转换为统一代码、制作卷宗目录、条目录入、扫描、数 据质检、数据整合、档案装订、装盒入柜。 三、项目的组织与实施 根据楚雄市国土资源局地籍管理信息系统建设纸质档案整理和 电子化扫描项目的特点和要求,为保证该工程项目能够按期、顺利、 高质量的完成,我公司成立了一些专门机构来管理、实施及监督项 目的进度和质量。 (一)项目管理 项目管理层的主要任务包括: 1、组织各专业技术队伍,明确技术责任与实施方案; 2、编制工程技术规范
3、,计划进度,质量标准; 3、负责组织各专业技术人员优质按时完成工程任务; 4、确定各技术专业验收测试标准和验收测试人员; 5、组织系统测试环境和完成各项技术指标测试; 6、编写项目自检自查报告和项目验收报告; 7、组织并完成系统开通运行等各项工作。 (二)项目实施 1、机构设置 设项目总监一人, 负责监督项目的实施情况; 项目设项目经理一 人,对项目全权负责;下设九个小组,分别为需求组、设计组、数据 组、文档组、后期服务组,各小组按项目流程协同工作,确保项目正 常实施。各小组的职责和任务分别为: (1)需求组:在项目实施前期完成项目的详细需求分析。 (2)设计组:在需求分析的基础上制定项目概要
4、和详细设计方 案。 (3)数据组:负责整理、转化、录入数据等工作。 (4)文档组:负责项目实施过程中所有文档的整理、归类等工 作。 (5)后期服务组:项目验收结束后的后期维护工作。 2、人员组织 整个项目计划投入20 人,其中项目总监1 人、项目经理 1 人、 技术员 18 人(包含后期维护2 人)。整个项目作业人员分为9 个作 业组,2 人一组同时作业。参与该项目的以上人员均参加过类似的项 目,有相关工作经验,熟悉地籍档案的管理,能够胜任此项工作。相 关人员配置情况详见附表一。 3、设备投入 整个项目计划投入高清扫描仪或高拍仪20 台、 笔记本电脑 20 台、 单反数码相机 3 台,打印机
5、10 台,2TB 移动硬盘 3 个。除此之外, 还有装订机、纸张、铅笔、中性笔、橡皮、装订线、浆糊、订书机、 不锈钢订书针、长尾夹、剪刀、交换机、网线、插线板等其他各类耗 材和用品。除办公场所和水电设备外, 本次项目开展过程中所需的各 项耗材,我公司将根据项目的实际情况自行负责。主要配置详见附表 二。 4、项目工作地点:楚雄市国土资源局指定场所。 5、项目用时及进度 整个项目预计 180 个工作日内完成,详细进度计划如下表: 项目名称 计划用时 (工作日) 计划开展时间 地籍档案整理60 6 月 15 日-7 月 20 日 地籍档案扫描90 7 月 21 日-10 月 20 日 地籍档案栅格数
6、据整理归档30 10 月 21 日-11 月 20 日 四、工作流程 (一)扫描过程管理 为加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制,确保档案原 件和数字化档案信息的安全。 采取相关参与人员组织测绘及档案管理 保密制度的学习并签订安全保密协议书的方式。 (二)整理登记 纸质档案数字化的各个环节均进行详细的登记,并及时整理、 汇 总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 (三)扫描流程 纸质档案数字化的基本环节分为:档案整理、档案扫描、图像处 理、图像存储、装订、数据挂接等。 (四)档案整理 在扫描之前, 根据档案管理情况, 按下述步骤对档案进行适当整 理,并视需要做出标识
7、,确保档案数字化质量及进度。 根据楚雄市现有地籍档案初步统计约有110000 宗登记档案, 所 有档案均以年份设立卷宗并按权属单位地进行归档,根据土地登记 办法及城镇地籍调查建库标准及楚雄市宗地统一编码方案 按宗地、按单位、 按登记类型进行还原至地籍管理系统进行建库,并 在今后的日常业务办理中对“土地权属来源、证明、申请书、身份证 明材料”,“地上附着物权属证明”等土地登记材料进行整理和归档。 (五)目录数据准备 规范档案中的目录内容。 包括确定档案目录的著录项、 字段长度 和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止 页号和页数等,应进行修改。 (六)区分扫描件和非扫描件 按
8、要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区 分的原则是: 无关和重份的文件要剔除, 有正式件的文件可以不扫描 原稿。 (七)拆除装订 在装订物影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。 拆除装订物 时应注意保护档案不受损害,不允许裁切档案纸张。 (八)页面修整 破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱 不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等 )后再进 行扫描。 (九)扫描范围登记 制作并填写待扫描纸质档案交接登记表单,详细记录待扫描档案 盒号,案卷文件的起始页号和页数。 (十)档案扫描 1、扫描方式 (1)根据档案幅面的大小 (A4、A3、A0 等)选择相
9、应规格的扫描 仪或专业扫描仪 (如工程图纸可采用0 号图纸扫描仪 )进行扫描。大幅 面档案可采用大幅面数码平台, 或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设 备等进行扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 (2)扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备,保证 档案不受损。纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用 平板扫描方式,纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效 率。 (3)扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保 图像质量。 2、扫描色彩模式 (1)扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用 黑白二值,以扫描后的图像清晰、完整,档案内容信息与档案原件一
10、 致为准。 (2)页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案可采 用黑白二值模式进行扫描。 (3)页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以 及页面为多色文字的档案,可以采用灰度模式扫描。 (4)页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插 图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。对于年代久远、字迹模 糊、纸张颜色和文本反差不大、斑迹较大等情况的档案采用灰度或 24 位彩色二种方式扫描。图纸、照片根据情况分别进行黑白、灰度 或彩色扫描。有红色公章的材料采用24 位彩色扫描。 (5)扫描分辨率 1)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、 完整、不影响图像的利用效果为
11、准。 2)采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其 分辨率一般均建议选择大于或等于150dpi 。特殊情况下,如文字偏 小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。 3)需要进行OCR 汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择大于 或等于 200dpi 。 (6)扫描登记 填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记扫描的页数, 核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一 致,不一致时应注明具体原因和处理方法。 (十一)图像处理 1、图像数据质量检查 (1)对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合 图像质量要求时,应重新进行图像的处理。 (2)由于操作不当,造成扫
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