行政部的档案管理办法要点.pdf
《行政部的档案管理办法要点.pdf》由会员分享,可在线阅读,更多相关《行政部的档案管理办法要点.pdf(23页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、1 总则 第一条 为确保公司行政管理各项记录的真实性、系统性、有效性和 完整性,通过对档案材料的管理,更好地维护公司形象与利益,完善建 档归档工作,特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司行政管理活动中形成的文件、资料、报告、 批件、证书、各类文字、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档 案的管理。 档案材料的生成 第三条各职能部门负责将行政有关的档案材料,对其分类,在规 定时间内交行政部进行保存。 档案材料的保管 第四条行政部应指定专(兼)职资料员保管档案材料,将档案材 料放入专门的文件橱内,并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。 第五条档案管理人员要注意档案的保密,不得遗失,一旦遗失
2、, 查清责任后由责任人填写遗失单,并接受公司相应处罚,重要资料及时 报案查找。 第六条公司人员如离职或调岗,在离职或调岗前要做好档案的交 接工作,避免遗失、泄密现象的发生。 档案材料的移交 2 第七条各职能部门形成的行政档案材料要认真进行整理组卷、登 记造册,在规定时间内向行政部保存人员移交。 第八条公司的红头文件、重要通知、人员的任免等文书类档案原 件即日移交到行政部。 第九条专利申报材料及专利证书等文件在专利证书领取后3 个工 作日周内向行政部移交。 第十条荣誉实物、设备资料类档案应在接收实物后7 个工作日内 向行政部移交。 档案立卷归档 第十一条移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、
3、归档。 根据档案管理目录体系,建立档案备查簿及相关子目录体系,填写文件 卷内目录,并按其归档类型、基本情况(如时间、名称等)、保存时间 等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理,装订成册,编号入档, 分类存放。 档案借阅、使用权限 第十二条各部门人员根据工作需要,按照使用权限,可到行政部 查阅使用。 第十三条查阅档案资料要办理借阅登记手续,查阅完毕后及时归 还。查阅一般资料,经相关部门领导批准并填写借阅/ 复印记录(见附表 三)后方可借阅或复印。 第十四条档案资料不得外借,如因工作需要,经行政主管批准并 填写借阅 / 复印记录(见附表三)后方可借阅或复印。 3 档案鉴定销毁 第十五条公司成立
4、档案鉴定小组,根据档案内容的重要程度和保 存期限对到期档案进行鉴定。 第十六条根据鉴定小组的鉴定结论,由行政部填写到期档案销毁 目录记录(见附表四),报总经理批准后,予以销毁。 违反档案规定的处罚措施 第十七条对应归档文件材料拖延不归档的责任人,视情况予以罚 款处理。 第十八条损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值 档案的,给予责任人行政处分。 第十九条工作中玩忽职守,造成泄密或档案损失的,根据情节严 重情况,给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。 第二十条其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处 罚制度执行。 档案分类及管理要求 第二十一条档案分类: 一、行政文书档案
5、分类 1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的 临时通知。 2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 3、会议纪要、收文和发文登记薄。 4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。 4 5、公司大事记、史志。 6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。 7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。 8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。 9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。 10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书 等。 11、专利申请资料和专利证书。 12、公司各种办
6、公和设备资料。 第二十二条档案管理要求: (一)档案编号 1、档案分类各级名称经确定后,应编制档案登记目录表,将所 有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确 有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免 混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照档案登 记目录表条款“对号入座” ,各部门要积极配合公司档案管理工作。 5 4、档案编号说明: 001-集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题 的临时通知。 002-本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。 00
7、3-会议纪要、收文和发文登记薄。 004-领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材 料。 005-公司大事记、史志。 006-公司组织机构代码营业执照以及增减更改名称、启用印章等文 件资料。 007-集团行政有关的各种合同类文件。 008- 公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书 等。 009- 专利申请资料和专利证书。 010- 公司各种办公和设备资料。 011公司办公用品申领单等办公用品登记表单。 012公司行政有关的其他类型文件。 6 (二)归档及保存年限 1、归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要 求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问
8、题或者文件形成的时间, 系统的排列并填写卷内目录 。 2、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分 为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1 年,5 年,10年。 1、永久保存: (1)公司章程、合同 (2)组织规程及办事细则 (3)不动产所有权及其他债权凭证 (4)公司规章制度 (5)其他经核定须永久保存的文书 (6)专利、设备资料。 2、10 年保存: (1)会议纪要、发言材料等 (2)其他经核定须保存10 年的文书 3、1 年至 5 年保存: (1)期满或解除之合约 (2)其他经核定保存5 年的文书 4、1 年以下暂时保存: (1)结案后无长期保存必要者。 7 (三)
9、公司、各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充 规定。 (四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每 份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多 种文字形成的同一文件,均不得分开。 (五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成 后,要对档案做统一排列并编写档号。 档案日常管理 第二十三条借阅管理规定 (一)借阅手续: (1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,借阅人必须在公司借 阅登记表上签字,重要文件需行政主管签字同意后方可借阅。 (2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记 表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 行政 档案 管理办法 要点
链接地址:https://www.31doc.com/p-5212004.html