什么是需求建议书(RFP).pdf
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1、需求建议书 (Request For Proposal, RFP) 什么是需求建议书 需求建议书 是指从客户角度出发, 全面、详细地向服务商陈述、 表达为了满 足其已识别需求所应做的准备工作。也就是说,需求建议书是客户向服务商发出 的用来说明如何满足其已识别需求的建议书,是客户与服务商建立正式联系的第 一份书面文件,又称招标书。需求建议书一般由客户起草, 主要描述客户的需求、 条件及对项目任务的具体要求。 一份完整的需求建议书主要包括满足其需求的项 目的工作自述、对项目的要求、期望的项目目标、客户供应条款、付款方式、契 约形式、项目时间、项目申请书的要求等。 好的需求建议书能让服务商准确把握客
2、户所期待的产品或服务。当然,并非 在所有情况下都需要准备一份正式的需求建议书,当某一企业的需求由内部开发 项目予以满足时, 这一过程似乎变得简单多了, 此时更多需要的是口头上的交流 和信息传递,而不是把宝贵的时间耽搁在仅仅起到信息传递作用的需求建议书 上。例如,某一软件开发公司感到公司原来的财务分析系统已经远远不能适应日 益增加的业务需要时, 便可直接要求软件开发小组进行开发,这时只需口头把相 关的要求传达给软件开发小组即可。 需求建议书的书写要求 书写 RFP要认真负责、严肃对待,内容要具体,语言要精练。 1在第一行正中写 “建议书 “ 三个字。 2写接受建议对方的名称。 3正文: (1)建
3、议的原因或出发点,便于对方考虑。 (2)建议的具体事项。 4表达建议者的愿望。 5结尾写表示敬意的话,如“ 此致敬礼 “ 等语。 6写上建议者的名称和写建议书的日期。 需求建议书的结构和格式 1、标题 2、称谓 3、正文(开头部分,主体部分,结尾部分) 4、署名及时间 需求建议书的书写指导方针 需求建议书必须说明项目目标(project objective)或目的,包括任何可 能对承约商有用的合理信息或背景信息,以便承约商可以准备相应的建议书。对 外起草一份正式的需求建议书,有如下的指导方针: (1)需求建议书必须提供工作陈述(statement of work, SOW) (2)需求建议书中
4、必须包含客户要求(customer requirements )定义好规 格和属性。 (3)需求建议书中应当说明客户期望承约商或者项目团队提供什么样的交 付物。 (4)需求建议书中应当列明任何应由客户提供的物品。 (5)需求建议书中可能要说明需要客户审批的内容。 (6)某些需求建议书中会提到顾客想用的合同类型。 (7)需求建议书可能会表明顾客想用的付款方式。 (8)需求建议书应当表明项目完成所要求的进度计划。 (9)需求建议书应当指导并说明承约商申请书的格式和内容。 (10)需求建议书应当指出客户希望潜在承约商提交申请书的最后期限。 (11)需求建议书可能会包含评价标准。 需求建议书的主要内容
5、 需求建议书一般包含以下主要内容: 客户必须搜集大量相关资料准备需求建议书,因为IT 项目实施者需要按照 RFP来准备他们的项目技术方案,并以此参与竞标。RFP中包括项目的目标,也 就是用户的期望, 也包括客户要求项目的进度计划;对实施商申请书的表格和内 容的规定;客户希望潜在的实施商提交投标申请书的最后期限;评价申请书的标 准等。一份好的 RFP应该包括以下一些内容。 1工作表述 工作表述就是说明项目的工作范围, 概括客户要求开发商或项目团队执行的 任务或工作单元, 说明项目所涉及的各种事情, 哪些必须由开发商或项目团队去 完成,哪些由客户自己去做。例如,一个办公自动化软件系统的具体目标。又
6、如 建设一个网站,所需设备的采购任务, 是由客户自己完成, 还是由开发商去完成; 企业网站上的页面文字,是客户自己撰写,还是由开发商撰写等。 2任务要求 需求建议书必须要具体规定开发商需要完成任务的规格和特征,如要求涉及 大小、数量、颜色、重量、速度和其他开发商提出的解决方案中,所必须满足的 物理参数和操作参数。例如,建立一个企业网站,可能要求在1 000人同时访问 的情况下不会产生堵塞的感觉, 网站的浏览页面不低于多少; 建立一个自动结账 和收款系统,可能要求每天能办理12 000 次交易的功能和其他特定的功能,如 在开出了发票的 30 天内没有收到账款,就会自动产生催款通知。具体的任务要
7、求,可能会成为将来的验收标准。 3交付物 交付物就是开发商所提供的实体内容,这在需求建议书中应该说明。例如, 对于自动结账和收款系统来说, 客户可能要求开发商提供硬件( 计算机 )、 软件(磁 盘和一些印刷品 )、操作手册和培训课程。交付物也可能包括客户要求开发商提 供定期进度报告或终期报告。 4客户供应条款 需求建议书还应该列出客户的供应条款。例如,客户需要建立一个网J 站, 可能需要向开发商提供企业内部的组织结构及各部门之间业务关系的详细说明, 包括信息流程的类型、信息流量和发生频率等。 5表述客户对需求的确认 需求建议书不是对客户需求的最后确认。最后的确认应该在对开发商提出的 方案进行评
8、估之后。 例如印刷宣传手册, 可能在开印之前要经过客户审定;局域 网的建设, 在购买材料和设备之前, 客户必须审定开发商的技术方案。这一点在 需求建议书中必须向开发商说明。 6期望的合同类型 (1) 合同可以按固定价格订立。这样,开发商实际上就是费用包干。客户只 给固定的价钱, 不管开发商实际工作花费多少。 开发商必须保证功能的实现和质 量要求,超支的风险由开发商负担。 (2) 合同也可以规定开发商不承担风险,即在时间、原材料限制的条件下, 不论实际成本多少, 都会给开发商特定的报酬, 也就是所谓包工不包料。 在我国 现阶段的条件下, 由于质量检验和资信度水平不高,这种合同比较普遍。 在需求
9、建议书中,最好说明客户是希望采用那种类型的合同。 7期望的付款方式 付款方式可以分为一次性付款和分阶段付款;在开始前付款和结束后付款。 一般依项目的性质来定付款方式。如网页制作, 往往在项目末期付款; 而架设局 域网, 一般在方案确认后,付款 30以便开发商采购,工程结束验收后付满90, 留 10等到使用一段时间以后确认无问题时付清。具体付款方式需要合同双方 协商,但在需求建议书中,客户应该先提出自己的期望付款方式。 8要求的进度计划 进度计划的要求可能很粗, 如要求在 6 个月内完成; 也可以详细一些, 如多 长时间内完成方案设计和审定, 多长时间内完成硬件选购与安装,多长时间内完 成软件研
10、制、 测试与安装, 最后开发商在系统安装调试后,在多长时间内提交所 有的系统文件和操作培训。 9申请书的格式和内容提示 为了便于在几个开发商之间进行比较和评价,申请书应该在形式上采取同一 个格式,内容的结构也应该一致。 这样对不同的申请者来说比较公平,也能减轻 客户在评审时的工作量。 客户在需求建议书中可以限定申请书的每一部分采用的 文字数量或页数。 10提交申请书的最后期限 申请书受理的截止日期是必须要交代清楚的。例如,要求开发商在接到需求 建议书后多少个工作口之内( 如 l 周之内、1 个月之内等 ) 提交申请书,或大家一 律在某月某日之前提交申请书。 这样做的目的是便于同时对众多的申请者
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