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1、电子档案管理系统需求说明书 - 1 - 电子档案管理系统 需求分析说明书 制作单位: 规格标准的版本号:V1.0 文档编号 : 电子档案管理系统需求说明书 - 2 - 目录 第一章引言 - 4 - 1.1 目的 - 4 - 1.2 背景 - 4 - 1.3 系统目标 - 5 - 第二章业务概述 - 6 - 2.1 范围 - 6 - 2.2 总体业务用例 - 7 - 2.3 核心业务 - 8 - 2.4 数据操作 - 10 - 2.5 查询利用 - 12 - 2.6 增值服务 - 13 - 2.7 非功能性要求 - 14 - 2.7.1 档案的原始性和完整性保障 - 14 - 2.7.2 身份认
2、证 - 14 - 2.7.3 防篡改 - 15 - 2.7.4 加密处理 - 15 - 2.7.5 传输的安全性 - 15 - 2.7.6 存储的安全性 - 16 - 第三章系统概述 - 16 - 3.1 系统体系结构. - 16 - 3.2 系统运行流程. - 19 - 3.3 工作流 . - 20 - 3.4 对外接口 . - 21 - 3.5 系统特点 . - 22 - 第四章功能性需求 - 23 - 4.1 功能描述 - 23 - 4.2 功能一览表 - 23 - 4.3 功能结构图 . - 26 - 4.4 档案核心操作. - 28 - 4.4.1 建档管理 . - 28 - 4.4
3、.2 归档管理 . - 32 - 4.4.3 档案变更 . - 35 - 4.4.4 档案销毁 . - 39 - 4.5 档案数据操作. - 43 - 4.5.1 档案数据存储. - 43 - 4.5.2 档案数据获取. - 45 - 4.5.3 档案数据展示. - 46 - 4.5.4 档案转储 . - 48 - 4.6 业务管理 . - 49 - 4.6.1 类别管理 . - 49 - 电子档案管理系统需求说明书 - 3 - 4.6.2 关联配置 . - 58 - 4.6.3 任务管理 . - 62 - 4.7 查询统计 . - 68 - 4.7.1 档案数据查询. - 68 - 4.7.
4、2 档案数据统计. - 71 - 4.8 档案增值功能. - 73 - 4.8.1 档案借阅 . - 73 - 4.8.2 档案归还 . - 79 - 4.8.3 档案催还 . - 84 - 4.8.4 档案预约 . - 86 - 4.9 工作流管理 . - 91 - 4.9.1 工作流创建配置. - 91 - 4.9.2 工作流发布 . - 92 - 4.10 系统管理 . - 94 - 4.10.1 组织机构管理. - 94 - 4.10.2 角色管理 . - 98 - 4.10.3 用户管理 . - 103 - 4.10.4 用户组管理 . - 108 - 4.10.5 日志管理 . -
5、 112 - 电子档案管理系统需求说明书 - 4 - 第一章引言 1.1 目的 此需求规格说明书对档案管理系统软件做了全面细致的用 户需求分析,明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面,使系 统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求,并在此基础上 进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。本说明书的 预期读者为客户、 业务或需求分析人员、 测试人员、用户文档编写者、 项目管理人员。 1.2 背景 在日常生活中, 人们对档案的定义各式各样,目前公认的、比较 权威的自然是中华人民共和国档案法中对档案定义,表述如下: 即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、 经济
6、、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值 的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由定义可见,档案 由档案信息和记录档案信息的载体组成。它包括四个方面的涵义, 即: 档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的;档案是保存 电子档案管理系统需求说明书 - 5 - 备查的历史文件;档案的形式多种多样;档案是历史的原始记录,只 有满足上述四个条件的信息材料才能成为档案。档案具有真实性、 原 始性,具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用,所以它有极强 的法律效益。它能够提供历史资料,为组织、管理、决策、科研等工 作服务。 而档案管理则是每个政府、企事业单位必不可少的重要管理
7、项 目,例如,行政档案、会议文件、技术档案,客户档案等等,都是各 个管理者所重视的,各部门,各类别,多样的文件,都是作为重要的 历史与决策依据。但由于文件多,产种类多,文件创建者多,创建时 间为不定期, 对保护好一些重要的文件极为不便,同时由于人员的流 动,对原有的文件的再现, 显得力不从心,有时查找与重新整理文件 要浪费许多的人力,物力。 为了让企事业单位有效的掌握,有效的共 享文件资源,保护好文件, 这就需要一套灵活、实用的档案管理系统 来辅助进行管理。 1.3 系统目标 提高办公效率,共享数据,方便档案的管理和利用。 确保档案数据的长期性,以满足对档案查阅的要求。保证档 案数据的真实、长
8、期、数据安全为根本出发点。 技术上要保证系统的规范性、一致性、完整性、可扩展性和 可维护性。 电子档案生成的真实性、合法性,遵循国家的相关标准。 电子档案管理系统需求说明书 - 6 - 身份认证遵循国家的标准。 利用 CA、电子印章等方式, 算法 符合国家的相关标准。 工作流的审批。审批过程也要档案化,并不可更改。 第二章业务概述 2.1 范围 电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、 办公无 纸化以及信息网络化等先进技术,实现包括档案文件、声音、影像、 文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机系统,为档案 资料管理、利用和保护提供了有效的技术保证,可大大节约数据存储 空间,
9、无限地延长档案材料保存时间,同时也为查阅、利用档案文献 带来了极大的便利。 该系统的档案管理符合政府、 企事业单位的业务 流程,并遵循国家的法律、法规、标准以及相关规定,做到安全、有 效的档案管理,实现政府、企事业单位档案的“无纸化”。但“无纸 化”是一个循序渐进的过程,目前政府、企事业单位还需对纸质档案 进行管理,所以电子档案管理系统同时也兼容对纸质档案的管理。 电子档案管理系统需求说明书 - 7 - 2.2 总体业务用例 增值用户 数据操作 业务人员 档案核心业务 增值服务 查询利用 提供原始档案资料 原始档案提供 者 角色用例关系图 通过对档案管理业务分析,角色大致分为以下几种: 角色名
10、称描述 原始档案提供者档案采集用的原始档案资料。 业务人员业务的具体操作人员。比如业务人员可以分 为采集整理人员、归档审批人员、销毁审批 人员等。 增值用户系统目前提供的增值服务有档案的借阅管 理。 档案的原始提供者提供原始档案资料给业务管理员,业务管理员 通过核心业务将这些资料信息化、档案化,各类用户可以对档案进行 查询利用操作,增值服务中目前只实现了借阅服务,增值用户(档案 电子档案管理系统需求说明书 - 8 - 借阅用户)可以通过档案借阅服务对档案进行借阅。 2.3 核心业务 档案的核心业务如下图所示: 原始档案提供 者 提供原始档案资料 归档 档案销毁 档案变更 业务人员 采集整理 建
11、档 档案核心业务 业务流向 业务流向 业务流向 核心用例图 档案的核心功能是档案生成到消亡的过程,档案的原始资料信息 由原始档案提供者提供, 业务人员对其进行采集整理, 整理后申请归 档,申请通过后才真正的生成一份档案。变更是指归档后的档案内容 有变动,经过审批档案才能进行变更操作,变更流程操作一同记录到 档案信息中,并不可更改。 业务管理员可以对档案进行销毁,分两种 方式销毁,一种方式是直接销毁,没有备份;另一种方式是对销毁的 档案进行备份处理。 电子档案管理系统需求说明书 - 9 - 采集整理: 档案数据来源于原始档案提供者,提供的原始档案可能是不同类 型的资料,比如纸质资料、电子资料、音
12、频、视频等,对这些资 料都要能够进行采集,最终数字化、档案化。 原始资料电子档案化要符合国家相关标准、规定,比如图片的格 式有多种多样,我们提供一种或几种符合国家相关规定的图片格 式,对要采集的图片要符合此规定,做到归一化处理。 采集的方式提供多样化,比如扫描、照相、上传、网页抓拍等方 式。 原始资料信息采集完成以后要等待审批归档。 归档: 对执行归档业务的人员或机构要有严格的权限限制。 归档审批的业务流程信息要作为电子档案的属性信息保存,并信 息不可更改性。 销毁: 档案的保存时间要有一定的期限,所以需要设定其有效期,对于 超出有效期的档案可以进行销毁,用户也可以根据需要自行销毁 档案。 档
13、案的销毁要有严格的安全保障。 电子档案管理系统需求说明书 - 10 - 2.4 数据操作 数据操作包括数据的存储、获取、展示、备份和转存储。 数据转存储 数据存储 数据备份 档案核心业务 增值服务 数据获取 查询利用 数据展示 数据操作用例图 1. 数据备份。在电子档案归档的同时还必须提供下载固化保存技术 (备份) ,也就是可以手动的把归档档案固化在只读光盘上,当档 案库发现有被非法修改的档案文件时,光盘上所存储的档案文件 将作为原始数据恢复到档案库中去。 2. 数据的转存储。有的政府或企事业单位的档案保持时间长、数据 量大等特点,还需要将档案按着一定的条件进行转存储,比如将 同一年内的档案转
14、存储到其他地方。 3. 数据的存储和获取。满足各种格式的存储、获取需求,比如对图 电子档案管理系统需求说明书 - 11 - 片、PDF、WORD、音频、视频等格式存储、获取操作。 4. 对不同格式类型的数据我们提供展示功能,比如支持图片、PDF、 WORD、音频、视频等格式展示。 如何保证备份、 转存储后档案数据原始性、 完整性是电子档案管 理中一项重要的工作。 建立完备的移出档案原始性、 完整性检验报告。 档案在移出 数据库前必须进行严格的原始性、完整性检验, 并提供完备 的检验报告作为移出档案的一个组成部分进行备份。 建立接收档案原始性、 完整性的验证技术。 当需要恢复备份 或查询利用转存
15、储的档案时, 首先将备份的数据或转存储的 数据转入档案交接库, 根据检验报告对所接收档案的每一份 文件,包括条目、正文、周期表及各版草稿的原始性、完整 性进行严格的验证, 只有验证合格的数据才能进入接收档案 处理库进行查询利用。 备份、转存储 数据 档案交接库 接收档案处理 库 基础档案库 档 案 数 据 + 验 证 报 告 数 据 验证合格 处理 后进 入基 础档 案 库 备份、转存储档案数据原始 性、完整性验证 条目数据修改,创建接收档 案验证文件 存 入 只 读 光 盘 电子档案管理系统需求说明书 - 12 - 数据验证流程图 2.5 查询利用 很多用例都需要用到档案的查询利用 增值服务
16、 档案核心业务 原始档案提供 者 增值用户 业务人员 全文检索 查询利用 普通查询 查询利用用例图 政府、企事业单位的档案电子化,不仅仅节约了大量纸质档案的 存储空间,同时也方便档案使用者的查询、利用等工作。档案使 用者通过不同的查询条件(比如档案类型、所属部门等)快速查 询出所需要的档案信息,节省了档案使用者大量的查询时间。 具有全文检索功能,快速查询出所需档案。 同时为了保护档案信息的安全,对档案使用者进行权限控制,只 有具备权限的档案使用者才能查询、利用。 电子档案管理系统需求说明书 - 13 - 2.6 增值服务 增值服务中目前只实现了档案的借阅,如下图所示: 借阅用户 借阅申请 借阅
17、审批 借阅催还 借阅归还 档案预约 档案借阅 增值服务用例图 借阅管理是对电子档案的借阅管理。电子档案管理系统的利用最 终要实现政府、企事业单位的档案“无纸化”管理,但“无纸化” 是一个循序渐进的过程,目前一段时期内纸质档案仍然是必不可 少的档案资料,但为了满足政府、企事业单位档案管理数字化需 求,电子档案借阅管理还需兼容对纸质档案的借阅管理。 电子档案的借阅管理要提供多种借阅方式,比如网上在线借阅浏 览,脱机下载借阅浏览等,为了保证借阅的电子档案的安全,要 求对借阅的电子档案具有不可更改性、不可复制性、密钥浏览处 理、定期销毁和借阅数量控制等要求,电子档案的借阅要符合国 电子档案管理系统需求
18、说明书 - 14 - 家的相关规定。 对纸质档案的借阅管理主要是对纸质档案的一个监控,比如存放 地点、借阅期限等。 对纸质档案的借阅流程信息要进行详细记录, 这些信息要和借阅的档案绑定,并不可更改处理等,这些信息将 作为档案属性信息的一部分。 2.7 非功能性要求 2.7.1 档案的原始性和完整性保障 档案的基本特性是“原始性、完整性” ,正由于档案的这一特性, 使档案成为历史的真凭实据,并且有了法律效力。对虚拟、飘渺的电 子档案信息内容进行原始性、 完整性的确认与维护将是保障电子档案 法律效力的关键, 也是我们进行电子档案 管理的核心所在 。在电子档 案资料产生或接收的那一刻起,就有一张生命
19、周期表(档案原始性、 完整性检验报告)和它终身相伴,完整地记载它在“生命周期”内的 全部活动情况并保存它的“成长变化”过程,直到该档案完成终结审 批归档为止。 2.7.2 身份认证 操作双方之间的一个身份确认, 保证操作人员的物理身份与数字 身份相对应。比如可以利用CA 第三方认证、智能卡、短信密码、 动态口令牌、USBKEY 、生物识别技术等。 电子档案管理系统需求说明书 - 15 - 2.7.3 防篡改 对档案信息不可更改和不可抵赖的处理。如果非法对档案信息进 行修改,则系统可以识别。可以通过电子印章、加水印、MD5 等技 术实现。 2.7.4 加密处理 对档案信息数据进行加密处理,实现不
20、同的加密算法。如果非法 获取档案信息数据也无法识别其中的内容。可以通过专用密钥、 对称 密钥、非对称密钥等技术来实现。 2.7.5 传输的安全性 数据在传输过程中,会暴露在系统外面,使得他人有可趁之机, 因此保证传输过程的安全至关重要,主要是通过保障传输的通道和数 据安全,已达到传输的安全要求。 电子档案信息数据在网络中的传输或其他传输方式,在信息 传输的过程中可能被非法用户截取到档案信息的数据。可以 通过访问控制、网络隔离、信息过滤和防火墙技术等措施予 以防范,以提高系统主动安全性。 传输数据加密。加密是保护数据安全的重要手段,加密的 作用是保障信息被人截获后不能获取原始信息,提供系统 的被
21、动安全性。 电子档案管理系统需求说明书 - 16 - 2.7.6 存储的安全性 档案信息数据都存储在数据介质上,因此保障存储的安全性对系 统安全也是至关重要的。 主要通过对存储的介质和存储的数据的安全 的保障,以达到对存储安全性的要求。 为防止直接从存储介质上获取档案信息数据,可以利用网络拓 扑和防火墙进行存储服务器隔离、物理隔离存储服务器、 安全 配置和安全访问接口(如数据库访问)等措施。 为防止因工作需要或其他原因存储信息泄露后,使得原始信息 不被泄露,可采取措施对数据进行加密等处理。可采取数据加 密、分解、压缩等多种数据处理技术。 第三章系统概述 3.1 系统体系结构 电子档案管理系统需
22、求说明书 - 17 - 配 置 管 理 业务层 电子档案应用服务平台 数据层 身 份 验 证 , 系 统 安 全 管 理 档案增值服务 应用数据库 档案核心功能 基础平台 基础档案库 工作流服务 查询利用 组织机构管理权限管理日志、菜单管理 档案数据操作 建档采集归档 档案查询 档案数据存储档案数据获取 转档变更销毁 档案借阅 工作流服务 业务数据库 档案数据展示 发布配置流程监控 驱动接口 档案验证 档案原始 性、完整 性验证 系统体系结构图 系统体系结构描述: 电子档案系统采用SOA 的体系结构,遵循 AOP 的设计理念, 使系统各个部分相对独立,又可通过公共的接口设计互相协 调工作,同时
23、可以在遵循接口要求的基础上进行自定义开发、 配置,既提供强大的功能,又提供高度的灵活性和自主性。 系统以基础档案库为核心数据库,通过与应用数据库、业务 数据库的相互关联利用构成系统的数据层,为上层的业务逻 辑提供数据支持。 基础平台为系统提供了底层系统级管理,如组织机构、 权限、 日志等管理功能。 电子档案管理系统需求说明书 - 18 - 业务层实现了用户对电子档案系统的使用业务需求,通过基 础平台与数据库进行交互,完成用户对档案的相关操作。通 过工作流服务子系统对档案核心功能子系统和档案借阅进行 流程化管理。档案查询统计子系统支持用户通过全文检索、 关键字检索、条件组合模糊查询等方式,通过调
24、用档案展示 功能模块,对不同类型的档案数据进行显示,如:图片、声 音、影像等。 配置管理层通过对系统各个模块的配置需求进行封装向基础 平台提供包括组织机构、权限、日志、等功能模块的相关配 置及关系定义的配置接口,同时向业务层的表单、列表显示 方式,显示格式及不同模块之间的关系,工作流服务提供配 置接口,利用接口达到对业务层、基础平台中各配置项的管 理。 档案的原始性、 完整性验证功能,通过档案的“生命周期表” 对档案的原始性、完整性进行验证。 身份验证、系统安全管理层通过身份验证的手段保证在档案 生成、流转、归档等各环节中的操作用户的确定性。通过系 统安全对系统中档案的真实性、有效性,输入数据
25、的正确性、 规范性等功能进行安全管理。 每个功能组件都是独立的,各个功能组件之间通过接口进行 交互、调用,形成一个完整的电子档案管理系统。 电子档案管理系统需求说明书 - 19 - 3.2 系统运行流程 基础档案库 应用数据库 建档 销毁 归档 配置数据库 工作流配置 查询统计 借阅管理 业务配置 组织机构配置 二次开发人员 普通用户 二次开发 增值用户 管理员 设计者 数据库操作图 系统的运行主要分为设计期和执行期两个阶段。设计期是二次开 发人员和设计者对系统进行配置。执行期是业务管理员、 普通用户和 增值用户对系统的具体使用。首先要在设计期对系统进行各种配置, 然后才能在执行期进行各种业务
26、操作。 电子档案管理系统产品的数据库主要分为基础档案数据库、配置 管理数据库、 应用数据库, 其中基础档案数据库是我们系统的核心数 据库,配置管理数据库是对系统配置信息的存储,应用数据库是服务 于借阅管理等增值服务和二次开发。 设计期: 设计者首先要对系统进行配置管理操作,系统配置有组织机构配 置、工作流配置、业务配置、任务配置。首先配置组织机构,然 后进行业务配置,业务配置包括创建业务类型、档案类型和配置 电子档案管理系统需求说明书 - 20 - 两者的关联关系,完成业务配置以后创建用户、用户组、角色和 权限等系统管理,最后进行工作流配置和任务配置。配置功能对 配置数据库进行操作。 二次开发
27、人员利用上图提到的三个数据库,在此基础上根据用户 具体个性需求进行二次开发。 执行期: 档案的建档、归档、销毁等基础功能由管理员角色进行管理、操 作。 普通用户可以进行查询统计等操作。 借阅管理模块服务于增值用户。 3.3 工作流 工作流是指业务信息数据(档案信息数据)在多个环节模块之间 的流转,使在多个参与者之间按照某种预定义的规则(比如归档 审批)传递文档、信息或任务的过程自动进行,从而实现某个预 期的业务目标,或者促使此目标的实现。 档案在各个环节的流转过程中要保证其原始性、真实性和完整性, 将流转的各个环节操作信息一起保存到档案信息中,并保证档案 信息不可更改性。 工作流的流转过程可以
28、自定义配置。利用系统提供的可视的图形 化界面,用户或二次开发人员根据具体的业务流程,配置流程图, 配置起点流程、流程中动作、流程结束点,添加流程介绍,配置 电子档案管理系统需求说明书 - 21 - 流程各功能节点名称(即图形界面提供的与功能点相对应的功能 点名称) 、执行规则、执行条件等信息,并发布到系统中。通过系 统提供的工作流服务与应用程序集成的接口,实现与应用系统中 权限子系统以及组织机构子系统的集成,完成业务流程中的相关 的权限控制。 3.4 对外接口 配置接口:系统通过配置来实现工作流服务、业务类别关 系定义、组织机构关联关系定义。使系统各功能模块通过 配置进行相互关联,达到模块之间
29、的解耦,并通过对配置 进行抽象管理,提供统一的对外配置接口,用户可以通过 配置符合自己业务的规则来组织实现各模块的关联。 二次开发接口:系统中各个功能点以实现接口的方式来完 成相应的功能,并对各接口进行统一管理,二次开发人员 只需实现相关功能接口,编写实现代码,完成相关配置就 可以实现功能的统一管理。同时开发人员也可以将新功能 点通过配置添加到工作流中,与工作流结合,实现流程化 管理。 基础档案库: 基础档案库的设计满足用户对各类档案原始 数据进行的增删改查等操作,如:图片、声音、影像及各 种文本格式( word、pdf、execl)等的档案原始数据。 电子档案管理系统需求说明书 - 22 -
30、 连接设备驱动接口:连接不同的硬件设备驱动接口,比如 不同类型的扫描仪。 外界系统交互接口。留有与外界系统交互的接口,比如与 OA 系统交互的数据接口等。交互的方式可以分为两种, 一种是数据库接口进行交互,另一种是通过系统接口进行 交互。 3.5 系统特点 即可独立运行,也可与其他系统集成。 功能模块组件化,方便二次开发,利用。 强大的系统自由定制原则, 可以定制出更加符合用户的使用习 惯的系统。 提供图形化、可视化的工作流程设计方式。 支持复杂流程的设计。如:并行、串行、分支、会审等。 对业务处理过程的统一跟踪、管理。 扩展能力强。 灵活快捷的业务整合能力。 集成性好。 跨平台性、组件化的系
31、统结构,适用于各种应用和硬件环境。 电子档案管理系统需求说明书 - 23 - 第四章 功能性需求 4.1 功能描述 档案管理系统应具备档案的综合管理功能。系统涉及的范围应涵 盖档案管理活动中需要用计算机进行管理或处理的所有环节,包括对 档案数字化工作中的扫描、 数据转换、修版、正文录入、 校对、著录、 审核等处理环节的管理功能; 文件或材料收集; 档案整编(数据采集、 类目设置、数据校检、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能, 并能实现根据主题词(或关键词)及分类号自动标引的功能);检索 查询;借阅管理;档案利用;辅助实体管理(包括对档案征集、接收、 移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应的管
32、理或处理)。 4.2 功能一览表 功能模块功能项描述 档案基本功能采集整理 归档管理 变更管理 转档管理 销毁管理 此功能模块是档案的基本操作, 也是我们这套系统的核心功能, 体现了档案的不同状态。 业务管理 业务配置 任务管理 此功能模块是对业务的管理,政 府、企事业单位可以通过此处设 置自己的业务流程,建立业务与 档案之间的关系。任务的创建、 电子档案管理系统需求说明书 - 24 - 发布等操作。 任务查询 任务查询 不同的用户登录可以查询自己的 任务,比如对不同业务类型的档 案归档审批任务。 借阅管理 借阅 归还 催还 预约 通过申请、审批等操作来完成对 档案的借阅管理。 查询统计 档案
33、查询 数据统计 通过日期、 档案类型、 业务类型、 所属机构等信息进行档案查询。 通过日期、 档案类型、 业务类型、 所属机构等信息进行档案数量统 计。 基础档案库接 口 通过此接口可以和基础档案库建 立关系。 数据操作 数据存储 数据获取 数据展示 是对数据的存储、获取和展示, 二次开发人员可以在此基础上进 行二次开发。 工作流管理 工作流配置 工作流发布 工作流基础状态查询 此功能实现对工作流服务的封装 向用户提供统一接口,方便用户 (二次开发人员)进行工作流程 自定义配置。实现安全高效的工 作流程化管理和监控。 系统管理 组织结构配置此功能模块是对系统的管理,创 电子档案管理系统需求说明
34、书 - 25 - 角色管理 权限管理 用户管理 用户组管理 日志管理 建用户、创建角色以及权限的管 理、分配等,此功能是由系统管 理员来维护,系统管理员查看日 志,日志记载每个操作人员操作 登陆时间、 操作和浏览的内容等。 电子档案管理系统需求说明书 - 26 - 4.3 功能结构图 电子档案管理系统需求说明书 - 27 - 系统管理 电 子 档 案 管 理 服 务 平 台 业务配置 查询统计 数据统计 采集整理 变更管理 借阅管理 销毁管理 任务管理 组织结构配置 角色管理 用户管理 用户组管理 日志管理 档案查询 借阅 归还 催还 预约 档案转档 归档管理 工作流管理 工作流配置 工作流发
35、布 业务管理 档案基本功能 数据操作 工作流基础状态 查询 数据获取 数据存储 数据展示 权限管理 电子档案管理系统需求说明书 - 28 - 系统功能结构图 4.4 档案核心操作 4.4.1 建档管理 4.4.1.1 采集 4.4.1.1.1使用用户 系统基本功能操作用户 4.4.1.1.2功能概述 采集用户提供的档案资料, 系统提供各种格式档案资料的采集方 式。并对采集的档案进行真实性、有效性等多种校验。 4.4.1.1.3输入数据项详细描述 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 1 档案编号原始档案库的 唯一编号 字符32 否自动获取 2 业务建档所选的业 务 字符3
36、2 自动获取 3 档案数据档案提供者提 供的档案数据 电子档案管理系统需求说明书 - 29 - 4.4.1.1.4业务处理流程描述 档案提供者 审核人 采集人 登陆 登陆成功 采集输入信息选择业务采集档案 建档输入档案相关信息发送归档申请 归档审核 提供档案资料 4.4.1.1.5输出结果详细描述 档案数据在采集完成后,数据保存到基础档案库的结果成功或是失败。 页面查询显示明细输出项 序号输出项名称详细含义备注 1 序号 2 档案编号原始档案库的唯一编号 3 业务建档所选的业务 4 档案资料采集的各种格式的档案类型,如: 文本,图像,声音,图片等。 页面显示采用图像占 位,点击调用数据展 示
37、功 能 显 示 详 细 信 息。 5 档案数量 6 采集方式扫描、上传、网页抓取等 7 采集时间 8 采集人 4.4.1.1.6与其他模块的相关性 序号关联模块(或功能项)关系 电子档案管理系统需求说明书 - 30 - 1 硬件设备接口调用 2 工作流调用 3 组织机构调用 4 身份验证接口调用 4.4.1.1.7备注 采集过程中,根据采集方式的不同,如果需要链接硬件设备,采 集功能调用系统中的硬件设备驱动接口,实现与硬件设备的连接。 采 集功能根据档案格式的不同,对图片档案、声音档案、图像档案、文 档档案分别进行统一格式转换,形成系统中档案格式统一规范,对各 种档案进行分类处理。 并对档案数
38、据进行安全处理,保证档案数据的 唯一性,不可篡改性。 4.4.1.2 建档 4.4.1.2.1使用用户 系统基本功能操作用户 4.4.1.2.2功能概述 对采集的数据进行档案化处理,使其具有档案的属性,方便进行 档案管理。 4.4.1.2.3输入数据项详细描述 新建建档信息输入项: 电子档案管理系统需求说明书 - 31 - 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 1 档案编号原 始 档 案 库 的唯一编号 字符32 否 2 档案名称字符32 3 业务类型字符32 4 档案类型字符32 5 建档时间日期8 6 所属机构字符32 建档信息查询输入项: 序号输入项名称详细含义数据
39、类型数据长度是否为空输入限制备注 1 档案编号原 始 档 案 库 的唯一编号 字符32 否 2 档案名称字符32 3 业务类型字符32 4 档案类型字符32 5 建档时间日期8 6 所属机构字符32 7 档案状态字符2 4.4.1.2.4业务处理流程描述 档案基本操作用户采集完相关档案资料后,填写档案信息, 并发 送归档申请。 4.4.1.2.5输出结果详细描述 建档信息存入数据库成功或是失败。 建档信息页面输出列表显示: 序号输出项名称详细含义备注 1 序号 2 档案编号原始档案库的唯一编号 3 档案名称 4 业务类型 5 档案类型 6 建档时间 7 所属机构 8 档案状态 电子档案管理系统
40、需求说明书 - 32 - 4.4.1.2.6与其他模块的相关性 序号关联模块(或功能项)关系 1 工作流 2 身份认证 3 组织机构 4.4.1.2.7备注 4.4.2 归档管理 4.4.2.1 归档审核 4.4.2.1.1使用用户 归档审核用户 4.4.2.1.2功能概述 对用户提交的归档申请进行审核,审核内容包括,档案资料,档 案提供者个人资料。 4.4.2.1.3输入数据项详细描述 审核用户输入处理信息: 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 1 审核人字符32 登陆用户 2 审核时间日期8 系统时间 3 审核意见字符100 4 审核操作字符20 选择 审核用户查询
41、审核任务信息: 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 电子档案管理系统需求说明书 - 33 - 1 档案编号字符32 2 档案名称字符32 3 档案类型字符32 4 业务类型字符32 5 审核人字符32 6 审核时间起日期 7 审核时间止日期8 8 审核操作字符20 选择 9 档案状态是否归档字符100 4.4.2.1.4业务处理流程描述 审核人登陆,查看任务或者进入归档审核,填写审核意见,选择 审核操作,保存。 4.4.2.1.5输出结果详细描述 审核信息页面显示输出: 序号输出项名称详细含义备注 1 序号 2 档案编号 3 档案名称 4 档案类型 5 业务类型 6 审
42、核人 7 审核时间起 8 审核时间止 9 审核操作 10 档案状态是否归档 4.4.2.1.6与其他模块的相关性 序号关联模块(或功能项)关系 1 归档申请 2 任务管理 电子档案管理系统需求说明书 - 34 - 3 工作流 4.4.2.1.7备注 4.4.2.2 归档 4.4.2.2.1使用用户 档案基本操作用户 4.4.2.2.2功能概述 调用档案数据存储功能, 将归档审核通过的档案进行分类,添加 水印,加密等操作并存入数据库。 4.4.2.2.3输入数据项详细描述 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 1 档案编号字符32 2 档案名称字符32 3 档案类型字符32
43、 选择 4 业务类型字符32 选择 5 所属机构字符32 选择 6 档案状态字符2 选择是否归档 4.4.2.2.4业务处理流程描述 档案基本操作用户登陆系统,查看任务或(进入归档),查看未 归档档案信息,进行归档操作。 电子档案管理系统需求说明书 - 35 - 4.4.2.2.5输出结果详细描述 归档信息存入数据库并修改档案状态,返回结果,成功或是失败。 归档信息页面输出显示: 序号输出项名称详细含义备注 1 序号 2 档案编号 3 档案名称 4 档案类型 5 业务类型 6 所属机构 7 档案状态 4.4.2.2.6与其他模块的相关性 序号关联模块(或功能项)关系 1 任务管理 2 工作流
44、3 档案数据存储调用 4.4.2.2.7备注 4.4.3 档案变更 4.4.3.1 变更申请 4.4.3.1.1使用用户 档案基本操作用户 4.4.3.1.2功能概述 对需要变更的档案数据进行变更申请,包括:需要重新采集的数 电子档案管理系统需求说明书 - 36 - 据,采集完成进行归档的情况和只需要变更档案属性的情况。 4.4.3.1.3输入数据项详细描述 变更申请输入项: 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 1 档案编号字符32 否 2 业务类型字符32 选择 3 档案类型字符32 选择 4 所属部门 5 变更申请人字符32 6 变更申请时间时间8 7 变更原因字符
45、100 变更档案查询输入项: 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 1 档案编号字符32 否 2 业务类型字符32 选择 3 档案类型字符32 选择 4 所属部门字符32 选择 5 档案状态字符2 4.4.3.1.4业务处理流程描述 采集人 变更审核人 变更申请人 登录档案变更输入查询条件 登录成功 选择需要修改的档案 点击变更输入变更信息发送变更申请 审核发送审核结果 接受审核结果采集 电子档案管理系统需求说明书 - 37 - 4.4.3.1.5输出结果详细描述 变更申请信息存入数据库,存入成功或失败 变更档案查询结果页面输出项: 序号输出项名称详细含义备注 1 序号
46、2 档案编号 3 业务类型 4 档案类型 5 所属部门 6 档案状态是否已归档 4.4.3.1.6与其他模块的相关性 序号关联模块(或功能项)关系 1 档案归档 2 变更审核 3 工作流 4 任务管理 4.4.3.1.7备注 4.4.3.2 变更审核 4.4.3.2.1使用用户 变更审核人 4.4.3.2.2功能概述 对用户提出的档案数据变更进行审核,包括变更的档案资料, 变 更原因,信息等。 电子档案管理系统需求说明书 - 38 - 4.4.3.2.3输入数据项详细描述 变更审核操作输入项: 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 1 审核人字符32 登陆用户 2 审核时
47、间日期8 系统时间 3 审核意见字符100 4 审核操作字符20 选择 变更审核查询输入项: 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 1 档案编号字符32 2 档案名称字符32 3 档案类型字符32 选择 4 业务类型字符32 选择 5 所属部门字符32 选择 6 变更申请人字符32 4.4.3.2.4业务处理流程描述 变更申请人 审核人 登录查看任务 登录成功 选择审核审核意见 发送审核结果 接受审核结果 4.4.3.2.5输出结果详细描述 变更审核结果存入数据库,返回存储结果,成功或是失败。 变更审核查询页面输出项: 序号输出项名称详细含义备注 1 序号 2 档案编号
48、3 档案名称 4 档案类型 电子档案管理系统需求说明书 - 39 - 5 业务类型 6 所属部门 7 变更申请人 8 审核人 9 审核时间 10 审核意见 11 审核操作 4.4.3.2.6与其他模块的相关性 序号关联模块(或功能项)关系 1 工作流 2 任务管理 2 档案采集 4.4.3.2.7备注 4.4.4 档案销毁 4.4.4.1 销毁申请 4.4.4.1.1使用用户 档案基本操作用户 4.4.4.1.2功能概述 对系统中存在且不需要再使用的档案资料提出销毁申请。 4.4.4.1.3输入数据项详细描述 档案销毁申请信息输入项: 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备
49、注 ( 申 电子档案管理系统需求说明书 - 40 - 请) 1 档案编号字符32 2 档案名称字符32 3 业务类型字符32 选择 4 档案类型字符32 选择 5 所属机构字符32 选择 6 档案状态字符2 选择 7 销毁申请人字符32 8 销毁原因字符100 9 销毁年限 Number 2 最大 99 档案销毁信息查询输入项 序号输入项名称详细含义数据类型数据长度是否为空输入限制备注 1 档案编号字符32 2 档案名称字符32 3 业务类型字符32 选择 4 档案类型字符32 选择 5 所属机构字符32 选择 6 档案状态字符2 选择 4.4.4.1.4业务处理流程描述 档案基本操作用户登陆,查看任务(或进入档案销毁)填写申请 资料,发送销毁申请。 4.4.4.1.5输出结果详细描述 销毁申请信息存入数据库,返回存储结果,成功或是失败。 销毁申请查询页面输出项: 序号输出项名称详细含义备注 1 序号 2 档案编号 3 档案名称 4 业务类型 5 档案类型 6 所属机构 7 档案状态 电子档案管理系统需求说明书 - 41 - 4.4.4.1.6与其他模块的相关性 序号关联模块(或功能项)关系 1 组织机构 2 任务管理 3 工作流组件 4.4.4.1.7备注 4.4.4.2 销毁审核 4.4.4.2.1使用用户 审核用户 4.4.4.2.2功能概述 对档案销毁申请进行审核
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