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1、第 1 页 公文写作基本要求之表述准确结构严谨 特征码 LIFQqihHXPIqixXFykbD 表述准确,包括表达方式正确,适合*特点;表达效果 不走样,准确、规范。结构严谨,包括各部分内容划分合理, 布局安排恰当,条理清楚,注重内在联系的外部形式,使全篇 首尾相应、浑然一体。 (一)直述不曲,表述准确 一般的表达方式主要五种,既叙述、描写、抒情、说明、议论。 *经常使用的表达方式是叙述和说明,也有少量的议论。至于描 写和抒情,在*写作中则基本不用;即使在个别事务*中使用, 如调查报告,或在讲话稿中使用,也是极为少量。 1*常用的表达方式 叙述 叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程
2、的表 达方式。 通常认为,叙述有六个要素:时间、地点、人物、事件、原因、 第 2 页 结果(即新闻的“五个 W 一个 H”反套而成的要素) 。古文中使 用叙述,多采用复数的第一人称和第三人称。叙述的类别。按 语言详略分:有概括叙述,也叫“简叙” 、 “略叙” ;有具体叙述, 也叫“详叙” 、 “细述” 。按结构形式分:有纵叙,有横叙。前者 按事件发生的时间先后或事件本身的发展过程来叙述;后者按 事物的空间位置来叙述。按时间顺序分:有顺叙、倒叙、插叙、 补叙,这实际上是把常用的纵叙法按时间顺序进行的再细分; 此外,还有一种平叙,即叙述两件或两件以上同时发生的事, 先叙述一件再叙述另一件,如毛泽东
3、同志的湖南农民运动考 察报告 。 叙述的基本要求是:主线清楚, “一线到底,万变不离其宗” (清刘熙载:艺概文概 )交待明白,详略得当,起伏有 变。 说明 说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用中使用 较多。当*中叙述一件事,介绍环境和背景材料时往往用说明方 式。 常用的说明方法有诠释说明(也叫“下定义” ) 、分类说明、数 字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说 明等。 第 3 页 说明的基本要求是:客观、准确、科学。注意通俗易懂,语言 平实。 议论 议论是通过逻辑推理来证明观点、辨明是非,借以说服人 的表达方式。*中较少使用;使用时也要少而精。 论点、论据、论证是议论
4、的三要素。议论可以分为立论、驳论、 兼论三类。*中常用的是立论。立论,就是建立自己的论点,证 明这一论点的正确性,所以也叫“证明” 。立论的方法有直接论 证的例证法(注意典型事例) 、分析法(完全归纳法和演绎法) , 有间接论证的引证法、对比法、类比法等。 这里还要说明一点,个别文种根据表达需要,采用描写方式时, 一般也是用白描,即不交代背景的粗线条勾勒,一笔即可,往 往是与叙述结合在一起,或干脆以叙代描,将描写的文字压缩 成短语放在叙述的句子中充当一个成分,显得只叙不描,文字 简练。调查报告等文种中有时采用这种方法。 2直述不曲,表述准确 撰写*,要用“直笔” ,不用“曲笔” 。直笔叙述,就
5、是有什么说 第 4 页 什么,不用比喻、借代、转类、比拟等“曲笔” 。新办法的 这一提法对*写作提出了更高的要求。 常写的同志都有体会,写短难,表达直笔难。这就要求观察更 深入更细致,一下子抓住主要特点,并用平实的语言表述出来; 要求思考更深刻,认识更全面,表达更准确,要一语中的,看 似平常却不易更改。这一要求是很高的。 表达准确,牵涉问题较多。要而言之,与*写作的语言有直接关 系。 *写作的语言有群体性、书面性、明确性、客观性、程式性等特 质,其特点表现为准确、庄重、简要、平时等。这里集中谈谈 准确。 准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求,*更重视的是准确。 表述准确,是一条十分严格的要求。
6、因为*是用来指导工作、反 映情况的,一词一句,一个概念、判断、推理,搞得不准要误 大事。所谓准确,就是只能有一种解释,不能产生歧义。产生 歧义,是*表达的大忌。要做到语言准确,可以从两方面入手: 一是词的内涵与所要表达的意图完全一致。二是对词的外延要 第 5 页 作适当和明确的限制。对外延有了明确限制才会做到无懈可击, 内涵与用意完全一致才不会产生歧义。 (二)条理清楚,结构严谨 这属*的正文结构问题,也是构思中谋篇的内容。 简短的*,主要包括缘由、事项、要求等三部分内容,结构形式 大同小异。正文开始要写发文缘由(引据、目的、用意等) ,开 始一段的末尾用过渡句领起第二部分。第二部分是事项(内
7、容、 进程等) ,可以采用式、条款式,也可以篇段合一。末尾有惯用 结语,各个文种互不相同,也有提出要求(希望、号召等)的。 篇幅较长,信息量大,有点份量的文稿则不同了。不变中有变 化,操作比较复杂。但无论多么复杂,也一定要条理清楚。这 首先是个“识见” 问题,只有思维清晰,条理才会清楚,想法 太乱写出来也会乱,所以理顺思路很重要,是个前提条件。有 了前提还要学习他人的经验,在实践中逐步把握,以后驾轻就 熟,跳出固定模式,怎么写都是好的。文无定法、文成法立, 讲的就是这个道理。 第 6 页 安排好结构,做到条理清楚、结构严谨,可注意以下三个问题: 1层次和段落 一篇*的结构,最起码的要求是层次清
8、楚,段落分明。这是条理 分明的起线。 所谓层次,就是指*的几个组成部分。安排层次要注意到突出主 旨,顺序合理,避免交叉,体例匀称。常见的方式有: 总分式 开始先作总的概括(前言,似“导语” ,总结报告中则 是总体评价) ,接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系 (前后、因果、重轻都可以根据用意来安排) ,形式上是并列 (用序号、小标题或“跳行” ) ,最后一个小结(强调式、升华 式、号召式、无尾式或惯用结语) 。指示性通知、奖惩性通报、 工作计划、调查报告、综合报告等文种,常用这种结构形式。 递进式 各层次内容层层推进,前后有一定关系。例行报告、情 况通报、工作总结等文种常用这种结构形式。
9、 时序式 也叫贯通式。按事物进程、时间推移来安排结构。情况 第 7 页 报告、事故报告、专题报告等文种,常用此种结构形式。 所谓段落,就是*结构的基本单位,也叫自然段。划分段落,可 以按中心意思(主旨) 、条项内容、时间发展阶段等来划分。 2照应和过渡 照应 就是*内容的前后要有关照和呼应。常用方法有三种:首 尾照应,前后照应,题文照应。 过渡 就是上下文之间的衔接和转换,起到承上启下的作用。一 是内容转换时需要过渡,二是由总括到分述之间需要过渡。过 渡的形式有三种:过渡词(于是、就、因此、总之、可是、由 此可见、综上所述,等等) ,过渡句(*用在总括文字(前言) 的段落末尾,如“现将具体情况报告如下” ) ,过渡段(将过渡 句提出来单设一个自然段,一般用在较长的*中表示内容的明显 转换) 。 3开头与结尾 开头 方法很多,如引叙式、目的式、概述式、说明式、提问式, 等等。但*的开头一定要“起笔立意” ,开门见山,直扣主旨, 第 8 页 领起全文,不支不蔓;还要简短凝练,文字少而内容集中,并 且文字新颖,引人注目。元代人说的“凤头”就是这个意思。 结尾 常用的方式有总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式, 等等。但要写得实在,不着空文,要干净利落,不能拖泥带水。 元代人说的“豹尾” ,就是说结尾如豹尾击石,响亮有力,或者 空谷回响,令人回味。
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