【优质文档】WPS表格制作技巧.pdf
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1、表格制作 1) 分数的输入 如果直接输入 “ 1/5 ” ,系统会将其变为 “ 1 月 5 日” ,解决办法是:先输入 “ 0” ,然后输入空格,再输入分数“ 1/5 ” 。 (2) 序列“ 001 ” 的输入 如果直接输入 “ 001” ,系统会自动判断001 为数据 1,解决办法是:首 先输入 “ ” (西文单引号),然后输入 “ 001” 。 (3) 日期的输入 如果要输入 “ 4 月 5 日” ,直接输入 “ 4/5 ” ,再敲回车就行了。如果要输入 当前日期,按一下 “ Ctrl+ ;” 键。 (4) 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹,可以利用对齐方式中的填充功 能。先在一
2、单元格内填入“ * ” 或“ ” 等符号,然后单击此单元格,向右拖 动鼠标,选中横向若干单元格,单击“ 格式” 菜单,选中 “ 单元格 ” 命令, 在弹出的 “ 单元格格式 ” 菜单中,选择 “ 对齐 ” 选项卡,在水平对齐下拉列 表中选择 “ 填充” ,单击 “ 确定” 按钮(如图 1) 。 图 (5) 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时,可以选中一张工作表,然后按 住 Ctrl 键,再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2 来直接选择需要输 入相同内容的多个工作表,接着在其中的任意一个工作表中输入这些相 同的数据,此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中
3、。输入完 毕之后, 再次按下键盘上的Ctrl 键,然后使用鼠标左键单击所选择的多 个工作表,解除这些工作表的联系,否则在一张表单中输入的数据会接 着出现在选中的其它工作表内。 (6) 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格,按住Ctrl 键,用鼠标单击其他单元格,就将这些单元 格全部都选中了。在编辑区中输入数据,然后按住Ctrl 键,同时敲一下 回车,在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 (7) 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的,想要快速知道每个单元格中 的公式形式, 以便编辑修改, 可以这样做: 用鼠标左键单击 “ 工具” 菜单, 选取“ 选项 ” 命令,出现 “
4、 选项” 对话框, 单击“ 视图 ” 选项卡, 接着设置 “ 窗 口选项 ” 栏下的 “ 公式 ” 项有效,单击 “ 确定 ” 按钮(如图2) 。这时每个单 元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示,就再设 置“ 窗口选项 ” 栏下的 “ 公式” 项失效即可。 图 (8) 利用 Ctrl * 选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时,可以通过选定表格中某个单元 格,然后按下Ctrl*键可选定整个表格。Ctrl*选定的区域为:根据 选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们 可以方便准确地选取数据表格,并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较 大单元格区域时屏幕的乱
5、滚现象。 (9) 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注,就不能简单地应 用选定该单元格,然后按Delete 键的方法了。要彻底清除单元格,可用 以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围;单击“ 编辑 ” 菜单中 “ 清 除” 项中的 “ 全部” 命令,这些单元格就恢复了本来面目。 2、单元格内容的合并 根据需要, 有时想把 B 列与 C 列的内容进行合并, 如果行数较少, 可以 直接用 “ 剪切 ” 和“ 粘贴 ” 来完成操作, 但如果有几万行, 就不能这样办了。 解决办法是: 在 C行后插入一个空列 (如果 D 列没有内容, 就直接在 D 列操作) ,在1
6、中输入 “ =B1红 色999999#,#0,_m“吨 “;999#,_k_m“千克 “;#_k“ 克 “”可以 看到,使用条件格式,千分符和均匀间隔指示符的组合,不用增加公式 的数目就可以改进工作表的可读性和效率。 另外,我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的,比如格 式; 0只显示负数和零,输入的正数则不显示;格式“ ; ; ;” 则隐藏所有的输入值。自定义格式只改变数据的显示外观,并不改变 数据的值,也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能, 将会给实际工作带来很大的方便。 5、绘制函数图象 做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧!如果想快速准确 地绘制一条函
7、数曲线,可以借助EXCEL 的图表功能,它能使你画的曲 线既标准又漂亮。 你一定会问,是不是很难学呀?其实这一点儿也不难, 可以说非常简便,不信你就跟我试一试。 以绘制 y=|lg (6+x3 )|的曲线为例,其方法如下:在某张空白的工 作表中,先输入函数的自变量:在A 列的 A1 格输入 “X=“ ,表明这是自 变量, 再在 A 列的 A2 及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值; 实际输入的时候,通常应用等差数列输入法,先输入前二个值,定出自 变量中数与数之间的步长,然后选中A2 和 A3 两个单元格,使这二项 变成一个带黑色边框的矩形,再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方 块“”,当
8、光标变成 “后,按住鼠标拖动光标到适当的位置,就完成 自变量的输入。 输入函数式:在B 列的 B1 格输入函数式的一般书面表达形式,y=|lg (6+x3 )|;在 B2 格输入 “ =ABS(LOG10(6+A23 ) )” ,B2 格内马 上得出了计算的结果。这时,再选中B2 格,让光标指向B2 矩形右下 角的“”,当光标变成 “时按住光标沿B 列拖动到适当的位置即完成 函数值的计算。 图 绘制曲线:点击工具栏上的“ 图表向导 ” 按钮,选择 “ X,Y散点图 ” (如图 7) ,然后在出现的 “ X,Y散点图 ” 类型中选择 “ 无数据点平滑线散点图” ; 此时可察看即将绘制的函数图像,
9、发现并不是我们所要的函数曲线,单 击“ 下一步 ” 按钮,选中 “ 数据产生在列 ” 项,给出数据区域,这时曲线就 在我们面前了(如图8) 。 图 需要注意:如何确定自变量的初始值,数据点之间的步长是多少,这是 要根据函数的具体特点来判断,这也是对使用者能力的检验。如果想很 快查到函数的极值或看出其发展趋势,给出的数据点也不一定非得是等 差的,可以根据需要任意给定。 从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数,都可以用EXCEL 画出曲 线。如果用得到,你还可以利用EXCEL 来完成行列式、矩阵的各种计 算,进行简单的积分运算,利用迭代求函数值(如x2=x7+4,可用 迭代方法求 x 值) ,等等
10、,凡是涉及计算方面的事,找EXCEL来帮忙, 它一定会给你一个满意的答案。 6、自定义函数 虽然 Excel 中已有大量的内置函数,但有时可能还会碰到一些计算无函 数可用的情况。 假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的 折扣,如果有一个函数来计算岂不更方便?下面就说一下如何创建这样 的自定义函数。 自定义函数,也叫用户定义函数,是Excel 最富有创意和吸引力的功能 之一, 下面我们在 Visual Basic 模块中创建一个函数。在下面的例子中, 我们要给每个人的金额乘一个系数,如果是上班时的工作餐, 就打六折; 如果是加班时的工作餐,就打五折;如果是休息日来就餐,就打九折。 首先
11、打开 “ 工具” 菜单,单击 “ 宏” 命令中的 “ Visual Basic 编辑器 ” ,进入 Visual Basic 编辑环境,在 “ 工程 VBAobject ” 栏中的当前表上单击鼠标 右键,选择 “ 插入 ” -“ 模块 ” ,在右边栏创建下面的函数rrr ,代码如下: Function rrr(tatol, rr) If rr = “上班 “ Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = “ 加班“ Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = “休息日 “ Then rrr = 0.9 * tatol End If End Fu
12、nction (如图 9) 。 图 这时关闭编辑器, 只要我们在相应的列中输入rrr(F ,B),那么打完 折后的金额就算出来了(如图10) 。 图 10 7、矩阵计算 Excel 的强大计算功能,不但能够进行简单的四则运算,也可以进行数 组、矩阵的计算。 (1)数组和矩阵的定义 矩阵不是一个数,而是一个数组。在Excel 里,数组占用一片单元域, 单元域用大括号表示,例如A1:C3,以便和普通单元域A1:C3 相区 别。设置时先选定单元域,同时按ShiftCtrlEnter 键,大括弧即自 动产生,数组域得以确认。 一个单元格就是一个变量,一片单元域也可以视为一组变量。为了计算 上的方便,一
13、组变量最好给一个数组名。例如 A=A1 : C3、 B=E1:G3 等。数组名的设置步骤是:选定数组域,单击“ 插入 ” 菜单,选择 “ 名称 ” 项中的 “ 定义 ” 命令,输入数组名,单击“ 确定 ” 按钮即可。更简单的命名 办法为:选择数组域,单击名称框,直接输入名称就行了。 矩阵函数是Excel 进行矩阵计算的专用模块。用“ 插入” “ 函数 ” 命令打 开“ 粘贴函数 ” 对话框(如图11) ,选中函数分类栏中的“ 数学与三角函 数” ,在右边栏常用的矩阵函数有:MDETERM 计算一个矩阵的行 列式; MINVERSE 计算一个矩阵的逆矩阵;MMULT 计算两个 矩阵的乘积;SUM
14、PRODUCT 计算所有矩阵对应元素乘积之和。 图 11 (2)矩阵的基本计算 数组计算和矩阵计算有很大的区别,比如下面这个例子中,A 和 B 都是 定义好的数组,因为这两个数组都是3 3 的,输出结果也是3 3 个单 元格。计算时先选定矩阵计算结果的输出域,为 3 3 的单元格区域, 然 后输入公式。如果输入 “ =AB” 或“ =A-B” ,计算结果是数组对应项相加 或相减,输入 “ =A*B ” 表示数组 A 和 B 相乘,输入 “ =A/B ” 表示数组 A 除 数组 B。如果要进行矩阵计算,就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、 相减与数组的加减表达形式是一样的,也是“ =AB” 和“
15、=A-B” ,表示矩 阵相乘可以输入 “ =MMULT(A , B)” , 而矩阵相除是矩阵A 乘 B 的逆矩阵, 所以计算公式是 “ =MMULT(A ,MINVERSE(B))” 。公式输入后,同时 按 ShiftCtrlEnter 键得到计算结果。对于更复杂的矩阵计算,可以 采用分步计算。 8、自动切换输入法 在一张工作表中,往往是既有数据,又有文字,这样在输入时就需要来 回在中英文之间反复切换输入法,非常麻烦。如果你要输入的东西很 有规律性,比如这一列全是单词,下一列全是汉语解释,你可以用以下 方法实现自动切换。方法是: (1)选中要输入英文的列, 单击 “ 数据 ” 菜单,选择 “
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