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1、1 公文写作培训讲稿 写公文难,要具体讲怎么写公文更难,若认为通过培训以后 就能写好公文, 我想基本上是不可能的。我在局机关写了10 年公 文,要总结经验,头脑里几乎还是空的。我个人的体会是,要写 好公文,除了多了解、多熟悉工作和多写以外,没有别的办法。 在此,也只能和大家作粗浅的交流。 一、公文的概念和分类 (一)概念 公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针、政 策、法规、政令和信息、情况的表现与运载形式,是机关或单位 实施管理的基本手段和重要工具,发挥着上令下达、下情上报和 信息沟通的重要作用。公文贯穿机关或单位管理工作的始终。我 们要向上级报告情况,需要写成文件;向基层单位安排
2、什么工作, 提工作要求,需要写成公文印发下去,备查、备用,便于基层照 章执行;要告知社会公众一个什么决定,也要印制成公文。因此, 公文写作与我们每一个机关事业单位工作人员息息相关,可以说, 具备较强的公文写作能力,是每一个机关事业单位工作人员的基 本素质要求。当前,各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员,当 然也包括学校。近年来,我所见到的咱们学校上报的各类公文性 文字材料,几乎没有规范的。对此,局领导不是批评就是批示, 但至今难以规范。因此,举办这次培训,我觉得很有必要,也很 及时,这对于全系统重视公文写作、加强公文写作、规范公文写 2 作,必将具有更加积极的作用。 (二)分类 1、按照制文机关
3、的种类划分:党务机关公文、 行政机关公文、 司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。 2、按照行文方向划分:上行文(向上级单位行文) 、平行文 (向平级单位行文) 、下行文(向下级单位行文)。草拟公文前, 必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措辞等。 3、按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密公文、内 部材料、普通公文5 种。我们在起草或者管理公文时,必须要按 照该公文的秘密等级来处理,涉及秘密问题的,不能泄密。 4、按照紧急程度划分:特提公文、特急公文、加急公文、平 急公文、普通公文5 种。 5、按照使用范围划分:通用公文和专用公文。决定、通知、 通报、报告、请示、
4、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文; 司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议 等等,属专用公文。 6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划 分:规范性公文和非规范性公文。 规范性公文常用的有13 种:命令、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 非规范性公文:除规范性公文以外的公文。常用的非规范性 通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、 说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、 大事记等等。 3 (三)机关公文要素 机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发 人、标题、主送机关
5、、正文、附件、发文机关署名、成文日期、 印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。 (四)公文处理 公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔 接有序的工作。 二、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品,它的写作、制发、处理必须按照 固有的规定、特定的体例格式来进行。 (一)确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前,要弄清楚 这个文件具有或者说应该发挥什么作用,是在什么背景下写这个 文件材料。(或者要思考:为什么要写这个文件;写这个文件要达 到什么目的,是安排工作、通报情况,还是解决困难问题;文件 是写给哪个部门,是上行、平行还是下行)。要根据写作的背景、
6、目的、受文对象确定采取哪个文种。一般说来: 1.对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员, 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项,选择决定文种。 比如:加强党的建设,是件大事,中央2004 年出台了关于加强 党的执政能力建设的决定 ;每年初的教育工作会上,县教体局都 要出台一个关于表彰奖励*年度教育工作先进单位的决定 ,这 就是个奖惩决定。 2.向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定, 4 适用公告。比如,教师招考等涉及从业人员利益的,供电公司、 自来水公司停水停电需要公布社会周知的事项,就要事先以各种 方式发出公告,告知社会各界,这就适宜采用公告或通告文种。 3.将上级
7、的文件批转给下级执行, 或者要求下级从哪些方面作 好哪件工作时,一般印发通知 。 4.向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时, 选用报告类文种,如工作报告、情况汇报等等。(其中,政府工作 报告是一个有特指内容的文种,政府工作报告是政府向同级人大 或人大常委会报告工作情况) 。 5.向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题,选用请示。 6.答复下级机关的请求事项,用批复。 7.对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法,一 般选用意见。 8.不相隶属的机关之间, 也就是说不存在直接的行政管理关系 的机关之间,比如县财政、审计等政府部门,商洽问题、询问或 答复问题,一般用函 。 9
8、.明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神, 选用会议 纪要 。 10.命令文种,主要适用于依照有关法律公布行政法规和 规章(如主席令、国务院令) ,宣布施行重大强制性行政措施(如 通缉令)。一般这些法规、规章的制定,要省级以上的国家机关才 能制定和通过,因此在市、县两级一般不涉及到命令文种。 以上讲的是一般原则,具体采用哪类文种,要根据具体情况 来确定。 5 (二)规范写作 公文写作要努力做到“六个规范” : 1.公文主题规范。 主题是文章所要表达的中心思想。任何文章 都要有主题,公文也不例外。公文主题的提炼标准,就是集中单 一、鲜明显露。要求一文一事,一个主题,主题鲜明突出。主张 什么,反
9、对什么,要鲜明直接,不能含糊,不能让人产生歧义。 2.使用材料规范。 公文材料的选用标准必须是真实典型,新鲜 有力。所谓真实,就是实实在在存在的、反映当前事物本质规律 的真实。我们分析问题时,所列举的现象,不是假的、人为编造 的,也不是偶然现象和个别现象。所谓典型,就是既是个性特征, 又是共性特征。新鲜有力,就是我们所列举的、分析的问题、提 出的办法,必须是符合当前实际的,必须是有说服力的。你不能 在说今年的工作时,还拿去年、前年的数据和一成不变的措施办 法,因为事物总是在发展变化,尤其在这个信息飞速发展和人的 民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下,如果总是一成不 变、不思进取,不思考、不
10、调研,写公文也好、安排工作也好, 就做不到“有的放矢”。公文的选材标准与文学作品不同,公文强调 真实,强调掌握最基础最真实的材料,屏弃想象(合理的推测可 以) ,而想象则是文学作品的核心和灵魂。 3.文章格式规范。 公文普遍的结构格式是: 公文标题主送机 关正文结尾成文时间。为了便于大家理解,我把公文格式 方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来说。 写作格式 包括标题、正文、结尾三个部分。 (1)标题:公文标题的写法一般是发文机关+事由+文种。目 6 前,本着简化的原则,一般不再重复写发文机关。 例如:学校要向教体局写一个请求帮助解决校舍维修经费的 请示,标题就是“关于请求帮助解决校舍维修
11、经费的请示” ;教体局 要向县政府报告一个事件的调查情况,则标题就要写成“关于*事 件的调查报告” 。 (2)主送机关的写法。注意四点:一是 文件一般发给机关或 单位,因而只写受文机关的名称,不写领导个人名字(领导特别 要求的除外);二是一般只能写一个主送机关,例如:县委、县政 府,其他需要送达的受文机关采取抄送方式(调查报告因为是知 阅性公文,受文单位不特别确定,除了要求有主送机关的,可以 不写主送机关);三是 要用统称或者规范的简称,不能随意写,如 县政府、县人民政府都,县教体局、县教育体育局是规范的简称, 但不能写成县府、县局;四是 注意行文关系,文件只能逐级行文, 一般不能越级行文(如
12、要上报市政府、市教育局的文件,一般只 能县政府、县教体局转报) ,某些经费请示属特殊情况。 (3)正文的写法: 正文是主送机关以下、 结束语之前的部分。 正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之 后,先写一段或几句导语,说明写这篇公文的原因、根据或者目 的,导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序,说理简洁准确并 力求深刻,用语符合规范。 (4)结尾:正文写完后,一般要写几句号召的话(一般针对 下行文),或者表决心、态度的话(上行文)。 请示要说“妥否, 请批示;意见要说“以上意见若无不妥,请批转执行; 通知 和报告可以不要结尾,说完就落款结束;讲话稿类的一般有 7 鼓劲、号召的话
13、语;汇报材料一般有表示感谢和今后打算、态度 的。 (5)行文层次序数的写法及排版:一个正式的文件材料,除 总标题外一般有四个层次,总标题用二号小标宋体。第一个层次, 是大标题,一般用三号黑体,写成一、二、三;第二个层次是小 标题,用(一)、 (二) 、 (三)来表示,三号楷体;第三个层次用 阿拉百数字表示, 即 1.2.3. ,可以三号仿宋加粗以醒目;第四个层 次用( 1) 、 (2) 、 (3)表示。 印制格式 包括用纸、字体、附件、盖章、抄送机关等。 公文用纸采用A4 型纸; 标题一般用 2 号小标宋体,正文用3 号仿宋体; 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识 下空 2
14、行,用 3 号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数 码标识;年份应标全称,用六角括号“ ”括入;序号不编虚位(即 1 不编为 001) ,不加“第”字。 上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空1 字,签发人姓名居右空1 字;签发人后标全角 冒号,冒号后用2 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人, 主办单位签发人姓名置于第1 行,其他签发人姓名从第2 行起在 主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排;同时应使发 文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。 上报的公文涉及具体事项需要确定联系人的,还要确定联系 人。联系人姓名和联系方式置于正文结束后下一行,空2
15、格。 附件 :公文如有附件, 在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋 8 体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯 数码(如:“附件: 1.”) ;附件名称后不加标点符号。附件应与 公文正文一起装订,并在附件左上角第1 行顶格标识“附件”,有序 号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。 抄送:公文如有抄送,左空一字用3 号仿宋体字标识“抄送”, 后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送 机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。一般不抄送给领导个人。 关于印制格式 (排版格式),建议学习“党政机关公文格式” (有 BT 字样, 2012 年 7 月 1
16、 日后实施的) 4.文字表述规范。 公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得 体、通俗、易懂,体现字面意义而非联想意义,讲求陈述性、写 实性,而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主,据事说理,言之 有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品,需要大肆铺展、渲染, 大量的想象,细致的描写,这些,恰恰是写公文所忌讳的。与文 学作品比较,公文之所以让人觉得死板、千篇一律,这个跟公文 的性质有关系,但是公文同样可以写得很好,好的法规性、政策 性公文,充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可能出现的反 应,可以做到面面俱到或滴水不漏,好的讲话稿可以写得饱含感 情,深刻、精彩。 5.标点符号使用规范。 该用逗号用逗号,
17、 该用句号用句号。 需 要慢慢积累琢磨。要注意:转发上级或下级文件时,标题一般不 用标点符号(有书名号的,取消书名号);此外,标题中不要过多 出现“通知”两个字,比如省、市层层转发国务院一个文件的通知, 到县级,可直接说转发国务院*文件的通知。 9 6.数字和计量单位使用规范。一般使用阿拉伯数字。 前后要统 一,不能一时用大写,一时用小写。成文日期的正确写法:不分 党机关口还是政府行政机关口,现在一律用用阿拉伯数字,这是 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管 理委员会 2012 年 6 月 29 日发布, 2012 年 7 月 1 日后实施的“党 政机关公文格式”要求( 2
18、012 年 7 月 1 日前,党的机关的公文落 款用阿拉伯数字;政府行政机关公文落款用汉字数码;党政联合 行文从党的机关规定用阿拉伯数字;企事业单位党组织行文从党 内规定;企事业单位行政参照政府行政机关用汉字数码)。 三、几种常用公文的写作 (一)常用规范性公文 1.请示: 如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困 难和问题,比如资金、政策等,需要上级帮助解决,就得写成请 示。写请示要注意几个问题:一是只能一事一请,不能在一个请 示里夹带多个请示事项,要资金就只写要资金的请示,需要某个 政策性决定的,就写成单一的请示。二是一请一报,一个请示只 能报一个主送机关,不能多头报送。三是一般不越
19、级请示,但特 殊情况除外(如经费请示) ,在实践中本着解决问题的原则,不僵 化、不教条。四是要简短精炼,简洁明了地讲明原因、困难,对 请求事项要明确,要多少钱,要什么政策,至于人家怎么批是人 家的事,还要讲明你要的钱主要是什么用途。 2.报告:报告是典型的上行公文,是向上级机关汇报工作、反 映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告的特点是阅 知性,不是批复、答复性,看的人可以签署意见,也可以不签署 10 意见或表态。所以,在选择这个文种的时候,要选择那些只需要 上级知道的工作或事件,或者就某项工作提意见建议,但不一定 需要批复。 学校公文多属这类文种。 (1)分类: 一是工作报告,是按照
20、上级机关要求做的报告,如政府工作 报告; 二是情况报告,即在工作中遇到了问题,或者觉得应该让上 级知道某个重要事项的当前情况(贯彻落实会议精神的报告); 三是回复性报告,回答上级问询、落实上级临时交办的某项 工作(关于审议意见整改情况的报告); 四是备案报告(规范性文件备案)。 (2)写法: 一是导语。说明依据什么写这个报告,或者为什么要写这个 报告(依据什么机关的什么通知精神,或者根据某位领导的批示 精神,我们做了什么,怎么做的) 。 二是主体。结构一般是:第一,基本情况;第二,主要做法; 第三,收到的效果;第四,存在的问题;第五,今后工作的建议。 这是常规格式,具体中有变化。如县人大视察义
21、务教育法的实施 情况,就可以先写主要做法及成效,再写问题,最后写建议,三 个部分完成。如学校要向教体局上报某一项工作管理方面的情况 报告,就要有基本情况、主要措施、存在问题、今后打算。回复 报告的写法比较直接,上级问什么问题,我们就答什么问题,一 条一条的答(如反馈意见整改报告,管理不到位我们是怎么整改 的,程序不规范我们是怎么整改的)。 11 三是结尾。回复报告写“专此报告, 请阅”;工作报告写“以上报 告当否,请阅示” ;备案报告写“请予审查”。切忌报告中夹带请示事 项。 3.意见:分为上行意见、 平行意见、 下行意见三种, 上行意见 一般上级要作出处理或者答复,平行意见则一般提供给对方参
22、考, 对方可以不执行,下行意见则具有指示性,下级应该遵照执行。 意见的写法也不是固定不变的,但一般应该包括几个方面的内容 (以印发关于开展某项工作的意见为例):指导思想和原则、目标 和意义、方法和步骤、工作要求等。 4.通知:通知的应用范围很广泛。传达指示、 部署工作、 实施 管理措施、处理公共事务、任免干部等等,都需要印发通知。通 知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文,要下级机关(或 受文对象)明确做什么、怎么做(这与请示、报告不同,比意见 要细) ,要具有操作性。例如写一个会议通知,开会时间、地点、 参加人员、有些什么要求等等,要一、二、三逐一说清楚,让看 的人一看就明白。通知可以不写
23、结束语。 5.工作计划类:是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进 行安排部署的文件,明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有 操作性(缺乏操作性是当前学校上报工作计划的通病)。计划、规 划、方案、要点,都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备 目标、措施、步骤三要素。计划类公文有两种格式:一是文字表 述式,一是图表式(图表式越来越多,清晰、明了、包含的信息 量大) ,政府重点工作任务分解、拟办实事分解、经济发展主要指 标分解、议提案办理责任分解等都是图表式。当前学校上报的计 12 划类文件普遍缺乏针对性和操作性。 6.工作总结类: (1)分类:综合性总结(单位工作总结)、专题性总结(专 项工作
24、总结)、个人总结(学习、思想、工作) (2)写作关键和重点:其特点是实践性、经验性、自述性、 理论性(不仅陈述工作情况,更要揭示理性认识,不仅回答“是什 么”,更要回答“为什么”、 “怎么做”的问题。一般包括本年度(半年) 基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、 存在的不足和教训、下步工作计划(个人总结写努力方向)。个人 总结要抓住主要问题,把握写的侧重点,突出收获最大、成绩最 突出或者感受体会最深的东西,不是记流水帐。当前各学校上报 的工作总结类材料,缺乏亮点的提炼和总结,都是按部就班写来, 看不出与别的学校相比有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好, 方法措施上有哪些重大
25、变化。 (二)常用非规范性公文 常用非规范性公文有讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲 话、简报信息等,下面分别作简单介绍。 1.讲话稿 :主要有工作报告(政府工作报告) 、 会议讲话(报告)、 汇报材料、传达提纲、述职报告等。 标题的写法:工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式 (主标题、副标题构成,主标题是报告内容的精炼、概括,副标 题写报告人、报告时间,比如改进作风强化落实努力开创教育 工作新局面是主标题,副标题是“副县长许红霞在2013 年度全 县教育工作会议上的讲话”;还有一种常用的标题,就是讲话人 13 会议名称 +文种构成, 如许县长在全县教育工作会议上的讲话, 简洁明了。 主体内
26、容和基本要求:上年(上一阶段)工作回顾、存在 问题和困难、下年工作任务措施。要分析形势,统一思想,安排 工作。总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。 写的好的讲话,还需要生动、富于感情。工作报告比较正规,用 语庄重,一般不用口语化语言,一般不举例子,但工作做的怎么 样,要用详实的数据说话,一般不允许脱稿临场发挥。会议讲话 就相反,用语要力求生动,可以较多的使用口语化语言,体现个 人风格,可以临场脱稿发挥。 要具备的基本条件:一是全面、深入了解工作情况,包括 困难问题、经验教训,才能做到落笔真实、全面、客观;二是要 了解有关政策,特别是新机遇新政策,有什么好的新的政策,有 什么限制因
27、素和政策,拟订措施才能够有针对性,体现时代性; 三是高度要站够, (高度不够是多数人起草报告最突出的毛病), 你如果是代县长拟讲话稿,就要站在县长的角度思考问题,该讲 什么,该怎样讲,都有讲究;你若是代书记拟讲话稿,就要站在 书记的角度思想如何讲、怎样讲,二者是有差别的。 讲话稿的用语和感情问题:有人认为公文都是平铺直叙, 没有感情的。其实不然,好的公文可以写得既朴实,又有文采, 体现讲话人的心声;既有操作性,又能带来听觉和感官上的享受. 过去我们认为公文中不适宜引经据典、富有文采,这是片面的看 法。公文的写作特别是讲话稿的写作,要视讲话人的风格而定, 有的领导喜欢引经据典,我们就要考虑和体现
28、他的风格。如果不 14 具备丰厚的古典文学修养怎么办,现在网络可以帮忙,可以针对 性的查阅、学习、选择、借鉴,但不可以全篇下载或套用。 2.汇报材料和传达提纲: 都要简明扼要, 条理清晰,实事求是。 汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据,事例要有 说服力。一般根据工作情况来安排框架,但上级有明确要求内容 的,一般按上级要求逐一汇报。 传达提纲的写作要点:一是不能原原本本的照搬领导讲话或 讨论发言,要抽取、综合主要的、有代表性的体现会议精神的东 西;二是要有侧重,要将本地本单位急待落实的方面作为传达重 点;三是贯彻落实措施也要紧密结合本地本单位实际。 3.礼仪讲话: 欢迎词(致辞)、开幕词
29、、闭幕词、答谢词、祝 酒词、悼词、纪念性讲话等。其特点:一是简短精炼;二是富有 感情,欢迎词、祝酒词要热情洋溢,悼词要沉痛沉重;三是力求 文采斐然。讲起来流畅悦耳,听起来文采飞扬。一般要避免小标 题。欢迎词除在开篇表示欢迎外,要简要介绍本地的风土人情、 经济社会概貌(但是忌写得呆板) ,要展望今后的合作与情谊,最 后要有祝愿的话。 (三)信息写作 1.定义:是党政机关、人民团体、企事业单位为了向上级机关、 平行机关、不相隶属机关、单位或个人送阅、通报有关情况、信 息形成的材料。 2.定位:信息工作是各级党委、政府办公室履行“参与政务, 管理事务,综合服务”职能的重要手段,是各级政府及其部门办公
30、 室工作的重要组成部分。信息是各级政府及其部门之间沟通情况、 15 交流经验、反映下情、辅助决策的重要手段。它不可能代替行政 公文,但是对行政公文作用的必要补充;它不是辅助决策的唯一 渠道,但是辅助决策的重要手段。这个定位是从上到下都比较统 一和认可的。在我们过去的信息工作中,存在对信息工作定位及 其理解的片面性,即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资 料,而没有从沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策这个全 面的定位上来宏观理解和把握信息工作。在学校上报的信息中, 多数是新闻报道式的会议信息、活动信息,即什么时间开了个什 么会,领导讲了话,或者领导去检查什么工作,而没有从更 高、更深刻的角
31、度去总结、提炼可供借鉴和推广的工作经验,去 思考、调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题、困难及意 见建议。 3.发展趋势:随着政府职能从全能向有限、 从管理型向服务型、 从封闭型向开放型转变速度的不断加快,以及经济社会的快速发 展和信息时代的到来,信息工作显得越来越重要,面临的形势也 在不断发生变化。主要体现为两个方面: 一是各级领导越来越重视信息工作。信息工作具有传递快速 便捷、反映内容全面广泛深刻的特点,越来越受到各级领导的重 视。县委、县政府成立有信息工作机构,对各部门上报信息实行 按季度通报并考核。市教育局每年都下发文件并召开全市教育信 息宣传工作会议,对县区信息工作情况实行定期通
32、报和年终考核 奖励。县局也制定有宣传报道奖励办法,鼓励干部职工积极投稿。 二是管理工作越来越需要信息工作。首先,是各项政策措施、 工作部署的贯彻落实,及其存在的困难、问题的收集反馈离不开 16 信息工作。其次,管理部门各项决策也从过去单纯的凭经验、拍 脑子转化为科学、民主决策,对信息的需求量大、依赖程度高。 第三,在具体工作中,各种新的情况、新的问题层出不穷,领导 需要及时、准确、全面地获取各方面的信息,以便预测走势,调 整策略,指导决策。 4.分类: 第一大类是 动态类 。动态类信息主要指反映重要工作进展情 况、重大决策部署贯彻落实情况、重要经济社会动态和社情民意 等方面的简要信息。它的特点
33、是一事一报,及时准确,文字精炼 (一般不超过 500 字) 。动态类信息又可细分为八个小类:一是上 级做出的重要决策部署、召开的重要会议在本单位的贯彻落实情 况;二是对上级出台实施的重大决策执行效果的情况反馈;三是 上级领导关注的重点工作情况;四是反映本单位当前发展中一些 较为突出的热点、难点问题;五是各单位承担的一些重点工作的 进展情况;六是本单位最新灾情及救灾工作情况;七是反映本单 位工作中存在的突出困难;八是其他重大的社会动态和重要的社 情民意。 第二大类是 综合类 。综合类信息主要是就涉及某方面工作或 某个问题的相关情况,进行汇总、分析所形成的信息,一般应有 情况、有分析、有建议,主要
34、目的是汇报工作、反映问题、建言 献策。这类信息的特点是要素齐全(时间、地点、问题、经验、 建议等),数据准确;主题鲜明,层次清晰;论据充分,不空发议 论;平铺直叙,文字简炼(一般不超过2500 字) 。综合类信息主 要分为五个小类:一是报告类。主要汇总报告重点工作的阶段性 17 进展情况,反映工作中出现的需要上级领导了解的重要情况。二 是反馈类。主要反映上级决策部署、上级领导同志重要指示的贯 彻落实情况。三是问题建议类。主要反映工作中遇到的各种需要 上级领导帮助或协调解决的突出困难和问题,以及就某些重大问 题向上级领导建言献策等。四是经验成效类。主要是对一些具有 普遍性的重点、难点、热点问题,
35、本单位有哪些独到的、值得上 级领导同志了解或其他地区和部门借鉴的好做法。五是调研类。 主要是围绕中心工作,组织开展一些考察、调研、研究活动形成 的对上级有参考价值的材料。 5.当前信息上报中存在的突出问题: 主要存在五个方面的问题: 一是认识有差距,发展不平衡。主要是指对信息工作的定位 认识不到位,这是各学校带有共性的问题,也是当前信息工作存 在的主要问题。最突出的现象是,由于大家还没有充分认识到信 息工作反映下情、辅助决策的重要作用,把上报信息简单等同于 新闻报道,信息内容单一、单薄,参考价值不大。 二是针对性和时效性不强。一些学校没有把信息工作的着眼 点放在全县全局和重点工作的高度,进行提
36、炼和综合,虽然报送 的数量多,但上报信息与局机关需求不对径,参考价值不大;收 集信息的渠道不畅,情况掌握不及时,上报迟缓,导致一些重要 信息时效性丧失。尤为突出的是,报喜的多,报忧的少(也就是 说成效类信息过多,问题类的少,问题类即调研、综合类信息恰 恰是上级关心的,采用率会高) 。 三是综合调研类信息严重缺乏。可以说这是各行业各单位信 18 息和日常工作的“软肋”。因平常耽于事务,没有足够的时间主动深 入基层或工作一线调研, 没有形成深入调查研究的工作作风,“见子 打子” ,理性思考少。上报的一些调研信息也缺乏深度,缺乏全局 性的意见建议,辅助决策的参考价值不大。 四是重大突发信息报送迟缓,
37、报送程序不规范。这个现象比 较普遍,在突发公共事件和社会热点、难点方面尤为突出。还有 不按程序规范上报的现象也比较突出。表现为:学校只按照行业 管理规定向县教育部门上报,而没有坚持先向镇政府办报告、统 一口径后再对口上报。这样不仅造成信息上报口径不统一,还给 工作造成了被动。 五是写作质量有待提高。我总结为四个缺乏:缺乏数据和 素材支撑,上报的工作措施空洞乏味,上报的工作进展情况缺乏 数据支撑。缺乏经验性提炼,不注重挖掘和提炼工作中的亮点, 总结不够深刻全面,精炼程度有待提高。缺乏深入调研的精神 和心得,对调研信息促进重大项目的落实、重大政策的调整等信 息辅助决策的作用认识不足。缺乏对全局性重
38、点工作、社会热 点问题、领导关注事件的把握。 6.怎样提高信息写作的质量和做好信息上报工作:一是注意以 点带面,选好上报信息的角度。选择有新意、有价值、有效用的 信息上报,角度抓得新,抓得巧,很快就能进入领导的决策视野, 反之不然;所反映的问题和提出的建议能够给人以启示,动态类 信息要快速上报, “以快带新”;问题类信息要注意事物发展的新动 向、新变化;经验建议类要注重现实性,要紧紧围绕工作中心, 体现单位工作特色,力求有推广价值。二是要突出时效性,加快 19 信息上报速度。收集要快,编写要快,上报要快,有预见性的东 西要超前介入。 三是切中领导需求, 增强信息上报工作的“贴近度” , 要加强
39、调研,在综合类信息报送上取得突破,努力实现信息工作 的四个转向(单纯的动态类转为动态和综合类并重、动态信息向 调研信息、反映情况向建言献策、报喜向喜忧兼报、喜忧并重)。 过去有一个保守的观念,认为报忧就得忧,现在要转变为报忧解 忧,促进问题解决,衡量的尺度是:由于客观因素或者上级政策 执行过程中出现的问题均可上报,只要不是本地本单位主观工作 上出现的问题均可上报。在平常的执行工作中出现了问题,需要 上级调整政策,我们一般采用专门的汇报方式,其实信息也是一 种重要的汇报方式,不能忽略。四是结合实际,加强写作和上报 中的薄弱环节。五是加强制度和队伍建设,要有人分管,要定期 不定期的召集研究,确定报
40、送重点和撰写人员,要建立激励机制。 7.信息与新闻的异同: 共同点:党政信息和新闻都是对客观事物的反映,都具有客 观性、真实性、新鲜性、时效性,都能影响人们的认识和行动, 在一定意义上讲都具有指导性。信息追求信息价值,新闻追求新 闻价值,有的时候两者是相通的。比如国家最新做出的一些需要 全社会周知的重大的决定,政务信息和新闻就是两条重要的传播 渠道。通过新闻渠道可以让更广泛的群众知情,而这些指导性的 意见通过政务信息渠道传达贯彻到基层,可以在最短的时间内让 基层领会其精神实质并组织实施。 广义的信息是对客观事物的表述(包括发生的和未发生的), 而新闻是对已经发生的事情的表述,从广义上讲,信息包
41、含了新 20 闻。二者有四个共同点:一是都是对客观事物的反映和表述;二 是都是受众预先未知的事情;三是都讲求新鲜、真实、准确;四 是都有可传递性。 区别点:一是信息的包含量比新闻大。新闻只是新近所发生 的,为受众所关注的具有新闻价值的那部分事实的报道,信息则 是反映事物存在方式或运动状态的普遍形式。这是最大的区别。 信息稿件有超前性(趋势性的苗头问题,预测事物未来的发展方 向和态势),新闻是对已经发生事情的报道,注重影响、导向,信 息则侧重于告知,反映事物的存在和运动状态。二是信息的时效 性要求不及新闻要求强。三是公开性上不同,新闻向社会公开, 信息则分类上报、公开,专属性信息(如涉及国家安全
42、)不能公 开。四是信息提供的服务效果比新闻要直接。 写作上的有 5 个方面的不同: 选材上:信息侧重于全局性、综合性、典型性、指导性,新 闻侧重于知识性、趣味性、可读性。 标题上: 信息为单标题, 直白直观; 新闻标题有多行标题 (眉 题、正题、副题) 、两行标题(主标题、副标题)、单行标题三种 形式,活泼,吸引眼球。 (举例:县委宣传部举办“中国梦,麟游梦, 我的梦”演讲比赛:你想一显身手吗?擂台上见分晓(引题)、我县 举办“中国梦,麟游梦,我的梦”演讲比赛(主题) 、*获奖比赛一 等奖(副题)。 结构上:信息主体直言表述,开门见山,直接由主体构成, 较少用导语,字数100-300 字左右,
43、一段成篇;新闻稿由导语、 背景、主体、结尾构成,包括何时、何地、何事、何因、何果五 21 要素。 形式上: 信息有相对固定的规范 (动态类),一般采用“一是 二是三是”的直接叙述方式, 一就是一, 二就是二, 实事求是, 忌讳随意粉饰,一般不允许估计基础上的模糊表达;新闻则活泼, 无固定格式。 写作风格上:信息的语言平实、直叙、准确精炼、朴实庄重, 事实准确,分析中肯,建议合理,忌用修辞手法。新闻力求可读 性,可以采取多种文体,运用各种修辞手法(插叙、倒叙、比喻、 夸张、讽喻、借代、映衬) ,讲究的是悬念感和新鲜感,给受众冲 击力,激起阅读兴趣,扩大社会影响力。 四、公文处理中几个需要注意的问
44、题 (一)联合行文的问题 1、行政机关联合行文,主办机关排列在前,原则上文头、文 号都用主办机关的,落款时几家单位都要落款并盖印。如,教体 局、公安局要联合下发一个聘请中小学法制副校长辅导员方面的 文件,这项工作教体局是牵头单位,文件头和发文字号都用教体 局的。 2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体 联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。 3、联合行文一般用主办单位的文头和文号,一般不用几家单 位作文头、字号为联发字号的格式。 4、会签,由主办单位首先签署意见,协办单位依次会签,一 般不用复印件会签。 (二)部门和内设机构行文问题 22 政府各部门(包括议事协调机构),除以
45、函的形式商洽工作、 答复询问外,一般不得向下级政府正式行文,如确需行文,有两 种处理方式:一是经县委、政府领导同意,由“两办”发文(如印发 实施方案);二是部门自行行文,可以用通知等文种,但必须 在正文前冠上“经县政府同意”这句话;三是有关议事工作机构 (各 种领导组、工作委员会)要向镇或部门行文,一般不能以办公室 名义印发,如:要印发食品安全方面的文件,应以食安委的文头 印发;要印发卫生防疫方面的文件,应以爱国卫生运动委员会的 文头印发,不要以爱卫办的文头印发;四是部门内设机构不得向 本部门机关以外的其他机关行文,要与相应部门商洽工作,必须 以函的形式,要安排内设某机构的专项工作,须以主管部
46、门文件 行文。 (三)数字和数值范围规范表述的问题 1.百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20% 不应写为汉字 表述的“百分之二十”,3/4 不应写为“四分之三”。 2.数值范围表述:数值范围就是百分之几到百分之几的数值比 较,百分比不可能大于1,只能小于或等于1。如表述“ 3%-8% ”, 不能写成“ 38%”,不能省略 3 后的百分号;用分数和整数表述数 字范围时,也同理不能省略第一个数字后的单位,5 万-10 万人不 能写成 5-10 万人。 3.表述时间时段, 一般不要表述为去年、 今年、明年等, 应表 述出具体的年份,如2013 年、2014 年。 (四)规范用字用词的问题 在公文写
47、作中,有许多字、词长期被混用,造成不统一、不 23 规范的问题,要加强甄别和规范。如截止(到现在告一段落)和 截至(事情还在继续发展)的使用;在表述“其它”、 “通讯”时,应为 “其他”、 “通信”;1949 年 10 月以来的时段,不能用“建国以来” ,应为 “新中国成立以来”;制定与制订的准确使用,制订突出拟订、 草拟、 创制,对象多为方案、计划等,注重的是过程,制定突出确定下 来、正式实施,多指路线、方针、政策、法令、规章等,注重的 是结果;做出与作出,前为口语,强调具体的事,后者多为书面 语;急待和亟待,前者指时间上的紧迫性,后者表示意义上的紧 迫性,表明问题已经严重到了极点。 规范表
48、述是一个长期学习积累的过程,要在工作中时时留心、 总结。 (五)重要紧急公文的处理 .如何界定重要公文: 凡上级机关 (党中央、 国务院、 省委、 省政府、市委、市政府、县委、县政府及其部门)来文中标注“特 级”、 “急件”字样和涉及重大事项的公文,各级领导的批示件,本单 位上报的重大突发性事件的请示件,都界定为重要公文,根据紧 急程度,规定办结时间办理。 .分类:按紧急程度分为特急件、急件和普通件三类,特急 件要在 24 小时内办理完毕(如特提电报) ,急件在日内办结, 普通件在其要求的时间内办结。 五、提高文字综合能力的体会 文字综合能力,是人的文字功底、思维能力、工作阅历等各 方面的一种
49、综合反映,不是单纯写材料。要提高文字综合能力, 从我个人工作体会来讲,必须做到“勤学、善思、多练”三个方面。 24 第一、勤学。 要写好材料,不学习是不可能的。一是要养成 习惯学,坚持看书、看新闻、看文件。二是要突出重点学,学习 党的路线方针政策,提高思想理论水平;熟悉掌握县局、学校中 心工作,多了解进展情况;学习业务知识,做业务上的行家里手; 学习写作基础知识,掌握谋篇部局、起承转合、语法修辞等技巧, 把文字功底打厚实。三是要加强积累学,平时注意积累资料,掌 握大量情况,只有情况熟悉写作时才能得心应手。看范文,写公 文有三个层次,第一个层次就是照猫画虎 ,也就是现在人常用说 的“天下文章一般抄”。其实也是写材料最初必须经历的一个过程。 尤其是现代公文,它有固定的模式,有一定的模仿可循性。比如 单位的总结。一般人就是套用往年的模式,变换一下数字,这是 最简单的。第二个层次就是把事说清 ,比如为什么要发这个文件, 发这个文件要起到什么作用,达到什么效果。如果是写领导讲话, 就是为什么要开这个会,如何推进这项工作,如何保障这项工作 顺利推进。第三个层次就是创作 ,比如一些领导的即席讲话,不 但把事说清,还能打动人,或者起草公文的人完全站在了领导
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