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1、采购作业管理办法 1. 目的 为了规范企业采购行为,加强对采购的监督管理,努力降低采购成本,提高企业经济效益, 特制定本办法。 2. 适用范围 公司所有采购的实施 3. 职责与权限 3.1 总经办采购员执行本程序,负责寻找供商、谈判、询议价货比三家,制定采购计划以及 后续的采购实施、跟踪和统计报表、反馈。 3.2 使用部门、仓库负责对供商产品的验收,以及提供产品物料表(BOM ) 。 3.3 企管部负责对供商及合同的复审、谈判、稽核,对“采购订单”审核签名确认。 4. 定义 4.1 生产物料:指生产过程中所必须的、直接构成生产成本且随制造产品一起出售的物料总 称,也指BOM 表所含有的物料,由
2、生产中心申购。 4.2委外加工:指委托外协供应商按本公司的产品图纸/ 技术标准对零部件进行加工制造的 活动,由生产中心申请。 4.3 非生产性物料:指相关维修、设备、总务后勤等物料采购,由企管部门申购。 5. 工作程序 5.1 采购技术资料 5.1.1所有采购的生产物料在批量采购前,总经办- 采购人员可到部门按“文件控制程序” 领取产品图纸和相关技术标准,经加盖受控印章后转交供应商。 5.1.2若采购物料为供应商自行开发,总经办 - 采购人员必须要求供应商提供相关技术资料, 由企管部会同生产技术部门进行评审会签备案,作为进货检验的依据。 5.1.3在供应商批量供货期间,因某种原因导致生产物料技
3、术标准的变更,按“采购合同” 执行。 5.2 采购流程 5.2.1 申购作业由总经办-采购人员依据生产需求及物料库存需求情况填写“物料申购单”, 其它部门需请购物料或辅助材料时,由需求部门填写 “物料申购单” 至部门最高主管审核后 转交采购人员核对无误后办理采购。委外加工同“采购作业流程”进行,经总经理审批后交 采购人员按“外包外协加工管理规范”执行。 5.2.2 询价作业: 采购在填写 “采购订单” 前,对已使用过之原物料行情有变动时应先进行询价作业,询价应 以原来供应本公司且有能力、有信誉、有经验之合格供应厂商作为优先询价对象。 5.2.3 比价作业: 东莞宇宙实业有限公司 A 采购人员进
4、行新物料、半成品、成品等采购作业时,需进行比价,选择以品质、价格、交 期等条件符合本公司要求之厂商。 B 采购案件如有特别之要求,得以议价方式进行采购,同时须填写“询价、议价、比价表” 报企管部审核。 5.2.4 订购作业: 总经办 -采购人员收到需求部门的“物料申购单”后进行汇总并填写“采购订单”,写明需采 购之产品品名、规格、数量、单价、包装方式、交货时间与地点等。按公司统一合同格式填 写。必要时附上相关工程图面、规格书等,呈至部门最高主管核准后,方可发给供应厂商。 5.3 采购管制: 5.3.1 交期管理 根据客户之交期需于“采购订单”上指定厂商所交货之日期,或以客户订单交期变更为依 据
5、,以电话或传真跟催,以确保交期。 5.3.2 交期管制 A 采购以供应厂商议妥之交期日为标准,填写“采购物料追踪表”; B 若材料经检验不合格需判退者,则由采购再跟供应厂商另议交期。 5.3.3 交期变动之管制 采购与供应厂商确定交期后,若供应商之不可抗拒之天灾或其它因素导致无法按期交货时, 采购得与生产中心或申购部门及供应商三者间共同协商应对对策,重新议定交期并确保管制 或即时另行采购。 名称:管理文件文件编号: UNI-CM-010 核准: 版本: A 第 2 页共 3 页制定日期: 2010 年 8 月 1日 5.3.4 价格管理 承办采购人员依据所订之原物料半成品、成品规格、交期、数量
6、及其它交易条件;依据过去 记录或供应商所提供之资料,经询、比、议价后,报企管部审核签字认可再报总经理批示方 后可向厂商提出采购。 5.3.5 购案取消 任何采购案件之取消,均应由物料部-仓库或需求部门以书面“内部联络单”形式通知采购 人员停止采购, 承办采购人员于收到通知后,视购案之实际进展状况通知有关单位取消该购 案,并与有关之供应商协商解决办法。 5.4.验收及入库 5.4.1.任何物料采购必须遵守入库原则,采购物料入厂后,仓库依供应商的送货单填写“送 检单”通知使用部门报检,按来料检验程序进行检验和验收,并出具检验报告,验收合 格则按物料仓库管理规范中规定入库,不合格则按不合格品控制程序
7、中规定处理。 5.4.2.供应商交货时, 每批来料必须附带符合产品规定要求的质检报告与送货单据,若为原 材料须附上材质检验报告。 5.5. 供应商业绩统计 5.5.1采购根据每次的采购供货时间的准确性,产品规格、数量的符合性,以及产品质量状 况,将每次的供货情况登记在“供应商日常供货业绩记录表”中。 5.5.3供应商日常供货业绩将作为供应商考评项目,进行年度供应商评比配分。供应商的物 料交付状况统计于“供应商交付绩效统计表”中,对供应商的绩效评估与处理方法按供应 商控制程序执行。 东莞宇宙实业有限公司 6. 单据传递 6.1 “采购订购单”可采用电话通知、传真、电子邮件等方式,发放后须在“采购
8、订单”页 面上加盖“传真已发送”印章且签署订单下达日期。 6.2 任何一笔下达的“采购订单”均须加盖公司采购印章或总经理签名方为有效。 名称:管理文件文件编号: UNI-CM-010 核准: 版本: A 第 3 页共 3 页制定日期: 2010 年 8 月 1日 6.3 “物料申购单”一式三份:第一联申请部门存查,第二联交总经办-采购,第三联交仓库 做为收货凭证。 6.4入库验收单一式三份:第一联仓库存根联,第二联财会联,第三联客户联(报销联), 仓库在入库单上注明月结/ 即结等支付方式. 第二联由仓库交给采购员对帐后再交财务部. 7合同保修制度 71 除了零星采购,采购应当签订公司统一规范的
9、“采购合同”,注明保修条款,维护公司 权益。 72 合同原件统一归企管部保存管理。 8. 报销规定 8.1除办公用品和食堂采购由企管部后勤采购外, 所有物料匀由总经办采购人员统一归口采 购, 其它部门人员未经采购请求协助或未经总经理特批擅自采购的, 仓库拒绝办理入库手续。 8.2财会部门凭经签定审核合格的”物料申购单”、“订购单”、 “入库验收单” 、 “送货单”、 “财务部门规定的发票收据”入账结算。 8.3 任何没有批准请购之物料仓库不办理入库手续。 9采购管理制度 91 廉洁制度: 所有采购人员必须做到: a 热爱企业,自觉维护企业利益,努力提高采购材料质量,最大限度降低采购成本; b
10、加强学习,提高认识,增强法治观念; c 廉洁自律,不收礼,不受贿,不接受吃请,更不能向供应商伸手; d 严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督; e 工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失; f 努力学习业务,广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。 92 相关采购工作程序之人员失责造成公司损失,对照“奖惩制度”执行。 附表 : 1、 “合格供方名录” 6、 “入库验收单” 2、 “采购物资分类明细表”7、 “纠正和预防措施处理单” 3、 “供方评定记录表”8、 “供方年度业绩评定表” 4、 “采购报表” 9、 “采购订购单” 5、 “物料申购单” 10、 “
11、采购合同标本” 11、 “采购流程图示” 附各表单: 1、 “合格供方名录” 供方编号供方名称供方产品规格型号 单价 责任人联系内容地址 2、 “采购物资分类明细表” 行业类别产品名称供方名称联系人联系内容责任人联系内容地址 3、“供方评定记录表” 供方评定记录表 编号: 供方名称产品名称 电话/传真联系人 地址邮编 质量保证能力 (包括体系、设备、人员、检测能力): 品管部: 进货检验结果(包括样品检测及小试检测): 资材 /仓库: 信誉及售后服务: 技术 /工务: 评定结论: 采购:部门主管:企管部:核准: 4“采购报表” 定单 号 本厂型 号 供应商订单数订货 单号 下单 期 复交货 期 追货交 期 实回期单价总价 5、 “物料申购单” 序号物品名称规格型号单 位 数量需求日期用途备注 申购人:部门审核:总经理: 6、 “入库验收单” 供货单位:年月日 规格原材料厂家件数 重量( T) 单价金额 进货数核定数 运费合计 送货人:车号:验收:
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