ISO45001-2018新版职业健康安全管理体系全套程序文件汇编.pdf
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1、ISO45001-2018 新版职业健康安全管理体系全套程序文件汇编 文件控制程序 ZH-CX-01-2018 1 目的 对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体 系有关的文件进行有效控制,确保在各个部门、各个场所可获 得相应文件的最新有效版本,防止作废文件的非预期使用。 2 适用范围 本程序适用于本公司所有与质量/ 环境/ 职业健康安全管理 体系有关的文件,包括外来文件的控制。 3 职责 3.1 综合管理部负责本程序的组织实施。负责全公司范围内体 系运行文件标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门 范围内的文件编制和控制。 3.2 工程管理部负责技术性文件和施工作业文件的编制、
2、更改 以及负责本部门范围内的文件编制和控制。总工程师负责工程 施工组织设计的审批。 3.3 其他部门负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文 件控制。 4 工作程序 4.1 质量、环境和职业健康安全管理体系文件包括: a. QEO 管理手册一级文件; b. 程序文件二级文件 c. 作业文件三级文件(如作业指导书、操作规程、验 收规范、组织设计、施工方案、公司制度、办法、标准、计划 书等); d. 记录(如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记 录表格等) 4.2 文件的编号 4.2.1 文件的编号按文件层次递进,易于查阅和检索 文件编号由综合管理部统一规定,具有统一性标识。文件 编号由企业名
3、称代号、文件代号、顺序号几部分组成。顺序号 从 01 开始。 a. QEO 管理手册编号 例:ZH-SC-2018表示禹城市 * 市政工程有限公司质量、环 境和职业健康安全管理手册2018 年发布版本。 b. 程序文件编号 ZH CX 01 年号 手册代号 企业名称代 ZH SC 2018 年号 2018 例:ZH-CX-03-2018 表示禹城市 * 市政工程有限公司程序 文件 2018 年发布的第 1 个程序文件。 c. 作业文件编号 例:ZH-02 表示综合管理部第2 号作业文件 4.2.2 文件的版本号和修改状态号 版本号以 A、B数字表示。 修改状态号以0、1、2、3、4表示 当文件
4、更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态 号,以便于识别文件的现行状态,并确保在使用处可获得相应 有效版本。 4.3 文件的批准、评审与更新 a. 管理手册由管理者代表审核,总经理批准; b. 程序文件由管理者代表负责审核,总经理批准; ZH 01 顺序号 程序文件代号 企业名称代号 顺序号 部门代号 c. 作业文件由各部门负责人审核,主管领导审批; d. 技术性文件由工程管理部负责人审核,总工程师批准; e. 外来文件由管理者代表审批其适用性; f. 必要时对文件评审与更新时,需再次批准。 综合管理部每年定期组织相关人员对现有体系文件进行全 面评审,因评审或其他原因对文件的修改发布前应再
5、次批准。 4.4 文件的更改和作废 必要时对文件进行更改。要填写“文件更改/ 修订审批 表”,并保留更改内容的记录。 4.4.1 管理手册和程序文件由综合管理部负责实施更改,管理 者代表审核,总经理批准。 4.4.2 作业文件的更改由各相应部门负责人批准后,再由各部 门指定人员进行更改。 4.4.3 所有被更改的原文件必须由相应部门收回,进行统一管 理,以确保有效文件的唯一性。 4.4.4 文件更改后,与更改文件相关的其他文件应同时进行更 改,以保证文件的统一性和协调性。 4.4.5 文件的更改分为换页、插页和章节更改。 4.4.6 文件经多次更改,或文件需要大幅度更改时,做相应修 改,若由其
6、他部门进行修改时,该部门应获得审批所需依据的 背景文件资料。 4.4.7 文件更改应在“文件更改/ 修订审批表”上记录文件修改 内容,修改日期和更改原因、更改生效时间,同时做现行修订 状态标识。 4.4.8 作废文件由综合管理部按“文件发放/ 回收登记表”中 原登记发放范围收回原版并记录,并在作废文件上加盖“作废” 印章,填写“文件销毁/ 留用登记表”,经主管领导批准后, 统一销毁。需做资料保存的作废文件,加盖“作废保留”印章 后方可保存。 4.4.9 作废文件要及时从发放和使用场所收回,确保文件现行 有效。 4.5 文件的发放和领用 4.5.1 受控文件的发放要加盖“受控”印章,经批准后,综
7、合 管理部按规定发放范围发放,确保体系运行的各个场所获得相 应有效文件。 4.5.2 文件领用者在“文件发放/ 回收登记表”签字后,领取 标有分发号的受控文件,并填写“文件收发登记表”。分发号 由年代号和顺序号组成。 4.5.3 文件领用者的文件严重破损影响使用时,应向综合管理 部申请办理更换手续,交回破损文件,补发新文件,新文件的 分发号仍沿用原文件的分发号,综合管理部将破损文件收回时, 必须填写“文件销毁/ 留用登记表”。 4.5.4 当文件持有者的文件丢失后,应向综合管理部办理申请 领用手续,但必须在领用申请中作出说明,综合管理部在补发 文件时,应编排新的分发号,将丢失文件的分发号注明为
8、作废 文件的分发号,并通知各有关部门,补发文件在原文件编号前 加“补”字样以示区别。 4.6 外来文件的控制 a. 对外来文件由综合管理部、综合管理部填写“外来文 件适用性审批表”; b. 经审批适用的外来文件,由综合管理部确定分发数量, 综合管理部负责分发并填写“文件发放/ 回收登记表”; c. 对失效、过期的外来文件,综合管理部要及时收回, 按作废文件处理。 4. 7 文件的管理 4.7.1 综合管理部是公司体系文件管理的主管部门,负责手册、 程序文件的编制、更改控制,综合管理部负责建立健全公司 “受控文件清单”并对全公司的文件进行监督管理。定期将公 司“受控文件清单”发放至各部门。 对于
9、受控文件应定期公布受控文件清单,以识别现行使用 文件的状态。凡属受控文件均由综合管理部统一备案存档(包 括软盘、光盘、录像带、录音带等)。 4.7.2 文件的借阅和复制 特殊情况需要查阅文件时,到综合管理部查阅,不得带走, 不得擅自复印。需要增发时,由文件发放部门按本程序4.5 文 件的发放和领用执行。 5 相关文件 5.1 记录控制程序 6 记录 6.1 文件发放 / 回收登记表 6.2 文件收发登记表 6.3 文件更改 / 修订审批表 6.4 文件销毁登记表 6.5 文件借阅登记表 6.6 受控文件清单 6.7 外来文件适用性审批表 记录控制程序 ZH-CX-02-2018 1 目的 对质
10、量、环境和职业健康安全管理体系记录进行有效地管 理和控制,用以提供本公司的质量、环境和职业健康安全管理 体系有效进行的证据,并为公司的产品实现、环境控制和职业 健康安全管理的可追溯性,改进、纠正和预防措施提供依据, 为文件修改提供依据。 2 适用范围 本程序适用于公司内质量、环境和职业健康安全管理体系 中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控 制。 3 职责 3.1 综合管理部为本程序的主管部门,负责本公司质量、环境 和职业健康安全管理体系记录的管理。监督检查各部门对本程 序的执行情况,并组织相关部门解决本程序运行中发现的问题。 3.2 各职能部门和项目部负责本部门范围内的体系运
11、行记录的 填写、收集,做好本部门记录的管理和保存,并定期归档上交 综合管理部。 3.3 记录填写人应严格按本程序要求填写记录,保证记录的真 实性、准确性和及时性。 4 工作程序 4.1 记录的种类 记录的种类主要包括:培训记录、检验报告、试验报告、 内审报告、评审报告、审核报告、事件事故报告、不合格报告、 有关法律、法规信息、质量、环境和职业健康安全管理体系运 行记录等。 4.2 记录的形式 电子版填写(电子邮件、软盘、光盘等形式)。 纸张填写(卡片、表格、图表、报告等形式)。 4.3 记录填写 要求字迹清楚、内容真实、完整准确、填报及时。当需要 修改或发生错误时,在被修改的内容上划一道横线,
12、并在上方 填写新的内容,必要时相关人员签字或盖章。 4.4 记录的标识 4.4.1 一般以记录、表格名称、编号或代码来表示。对外来的 与体系有关的记录可直接引用“原有标识”。 4.4.2 记录的编号方法如下图所示,由记录代号、程序文件代 号、章节号、顺序号组成。顺序号从01 开始。综合管理部负 责记录的统一编号。 JL 7.5 标准条款 记录代号 01 顺序号 如:JL-7.5-02表示本公司文件管理第2 号记录。 4.5 记录的检索 4.5.1 记录的编目 综合管理部为记录的主管部门,负责编制本公司的记录 清单各部门负责编制本部门的记录清单。 各职能部门定期将有关记录整理交综合管理部归档,并
13、办 理 QEO 记录交接手续。 记录交接的内容包括:记录编号、记录名称、数量、填写 部门、保存期限、交接人等。 4.5.2 记录的归档 记录的保存部门半年进行一次整理,并归档交综合管理部。 4.5.3 按照记录的编号、编目、部门或记录名称到综合管理部 进行检索。 4.6 记录的贮存和保护 各相关部门定期收集,专人负责保管。纸张书写的记录贮 存应防尘、防潮、防虫蛀、防鼠害、防火及防丢失,并便于查 阅,录像带、光盘和软盘存放的记录应专人控制,注意防磁、 防潮、防尘、防压,并有备份。记录的借阅要填写借阅登记表, 必要时经部门负责人或主管领导批准。 4.7 记录的处置 4.7.1 记录的销毁按文件控制
14、程序中4.4 条款有关规定执 行。 4.7.2 质量、环境和职业健康安全管理体系记录的保存期限一 般为 3 年。专业性记录保存期限按国家、行业有关规定执行。 5 相关文件 5.1 文件控制程序 6 记录 6.1 记录清单 6.2 签到表 6.3 会议记录 6.4 文件销毁登记表 管理评审程序 ZH-CX-03-2018 1 目的 公司应按策划的时间间隔评审质量、环境和职业健康安全 管理体系,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。 2 范围 适用于对公司QEO 管理体系的管理评审。 3 职责 3.1 总经理主持管理评审活动,审批评审报告。 3.2 管理者代表负责向总经理报告质量、环境和职业健康安
15、全 管理体系运行情况,提出改进建议,编写相应的管理评审报告。 3.3 综合管理部负责编制管理评审计划,报管理者代表审核, 总经理批准执行。 3.4 各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关评审所需的 资料,负责对评审后的改进、纠正和预防措施进行跟踪和验证。 综合管理部保存改进、纠正和预防措施跟踪验证记录。 4 工作程序 4.1 管理评审计划 4.1.1 管理评审以会议形式进行, 每年至少进行一次管理评审, 时间不超出 12 个月, 可结合内审后的结果进行, 也可根据需要 安排。 4.1.2综合管理部于每次管理评审前半个月编制管理评审计划, 报管理者代表审核、总经理批准,管理评审计划主要内容包括
16、: a. 评审时间; b. 评审目的; c. 评审范围及评审重点; d. 参加评审部门(人员); e. 评审准则 / 依据; f. 评审内容。 4.1.3 当出现下列情况之一时可增加管理评审频次: a. 公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时; b. 发生重大质量、环境、安全事故或用户有严重投诉或 投诉连续发生时; c. 当法律、法规、标准及其他要求有变化时; d. 当重要环境因素、危险因素及重大危险源变化时; e. 市场需求发生重大变化时; f. 即将进行第二、第三方审核或法律、法规规定的审核 时; g. 审核中发现严重不符合时。 4.1.4 管理评审的范围可涉及到公司的所有活动、产
17、品、服务 及环境、职业健康安全风险或其中部分活动。 4.2 管理评审输入 管理评审输入包括以下方面: a. 审核的结果,包括第一方、第二方、第三方质量、环 境和职业健康安全管理体系审核的结果;合规性评价的结果。 b. 顾客的反馈,包括满意程度的测量结果及与顾客沟通 的结果等; c. 过程的业绩和产品的符合性,包括过程、产品测量和 监控的结果; d. 改进、预防和纠正措施的实施完善,包括对内部审核 和日常发现的不合格项采取纠正和预防措施的实施及其有效性 的监控结果; e. 以往管理评审跟踪措施的实施及其有效性; f. 可能影响质量、环境和职业健康安全体化管理体系 的变化,包括内外环境条件变化、法
18、律法规变化、新技术、新 工艺、新设备的开发,QEO 组织结构的配置和调整; g. QEO 管理体系运行状况,包括方针、目标的适宜性和有 效性,管理方案是否可行,目标、指标是否需要调整,是否满 足未来质量、环境和职业健康安全管理的需要; h. 利害相关方所关心的问题。 4.3 评审准备 4.3.1 评审前半个月内,综合管理部以书面形式向管理者代表 汇报现阶段质量、环境和职业健康安全管理体系运行情况并提 交管理评审计划,由管理者代表审核、总经理批准。 4.3.2 综合管理部根据管理评审要求,负责收集管理评审资料, 提出管理评审会议中需解决的问题。 4.3.3 管理者代表根据议题要求,确定管理评审会
19、议的议程、 时间和参加单位,由综合管理部向参加评审的人员发放“管理 评审通知”及本次评审计划和有关资料。 4.3.4 各相关部门负责准备本部门有关的评审所需资料。 4.4 管理评审会议 a. 总经理主持评审会议; b. 各部门负责人和有关人员对评审输入做评价,对于存 在或潜在的不合格项提出改进、纠正和预防措施,确定责任部 门和整改时间; c. 管理者代表汇报体系运行情况及改进方案的要求和建 议; d. 总经理对所涉及的评审内容作出结论。 4.5 管理评审输出 4.5.1 管理评审的输出包括以下方面: a. 质量、环境和职业健康安全管理体系及其过程的改进, 包括对 QEO 方针、目标、组织结构、
20、过程控制等方面的评价; b. 与顾客要求有关的产品(工程)的改进,对现有产品 (工程)符合要求(质量的、环境的、职业健康安全的)的评 价; c. 资源需求等 4.5.2 综合管理部负责管理评审会议记录,并根据管理评审输 出的要求进行总结,编写“管理评审报告”,经管理者代表审 核,总经理批准后,分发至相应部门,本次管理评审的输出可 以作为下次管理评审的输入。 4.6 不符合、纠正措施的实施和验证 各有关部门接到管理评审报告后,实施与本部门有关的整 改措施,综合管理部根据不符合、纠正措施控制程序的规 定,对整改措施的实施效果进行跟踪验证。 4.7 如果评审结果引起文件更改,应执行文件控制程序。 4
21、.8 综合管理部保存管理评审有关记录,包括管理评审计划、 管理评审报告、管理评审中各部门准备的评审资料、评审会议 记录等,经整理后归档管理。 5 相关文件 5.1 内部审核程序 5.2 不符合、纠正措施控制程序 5.3 文件控制程序 5.4 记录控制程序 6 记录 6.1 管理评审通知 6.2 管理评审计划 6.3 会议记录 6.4 签到表 6.5 管理评审报告 6.6 不符合、纠正措施实施情况 法律法规和其他要求的获取、识别与更新程序 ZH-CX-04-2018 1 目的 建立获取法律法规及其他要求的渠道, 以便及时获取、识 别并更新公司质量、环境和职业健康安全适用的法律、法规及 其他要求。
22、 2 适用范围 本程序适用于公司获取、更新质量、环境和职业健康安全 法律、法规和其他要求以及适用性确认。 3 职责 3.1 综合管理部负责适用的法律、法规、标准及相关要求的识 别、获取和更新,并填写公司“适用的法律法规与其他要求清 单”,将信息传递到各相关部门,并确保实施。 3.2 综合管理部负责法律、法规、标准和相关要求的发放及归 档管理。 3.3 各部门负责本部门法律、法规的识别及收集,制定相应清 单并经本部门领导审批,将相关信息及时与综合管理部沟通。 3.4 管理者代表负责法律、法规适用性审批。 4 工作程序 4.1 获取范围 a. 有关的国际公约; b. 国家法律、法规、标准及行政规章
23、制度; c. 地方法律、法规、标准及行政规章制度; d. 行业规定及标准; e. 公司上级机构的规定或指令; f. 公司内部规章制度、管理办法。 4.2 综合管理部通过国家、地方及行业主管部门(如:建设、 劳动保障、工会、环保、安全生产、消防等部门)、刊物、网 络及其他途径获取相关法律法规与其他要求的文件。 4.3 综合管理部与相关部门确定其适用性,制定公司适用法 律、法规和其他要求清单经管理者代表审批后发送各相关部 门,并确保将文件发放至相关部门。 4.4 各相关部门制定本部门相应的适用法规和其他要求清单, 结合程序文件和作业指导书组织学习相关内容,确保这些要求 应用于公司的环境因素。 4.
24、5 综合管理部将本公司的相关文件、资料每季度整理一次归 档综合管理部。 4.6 文件的发放、保存按文件控制程序执行。 4.7 若有法律、法规与其他要求更新或废止时,对更新的法律、 法规与其他要求重新进行识别并审批其适用性。 4.8 法律、法规属强制性要求,尤其对环境保护、安全施工、 安装材料应用方面的法律、法规要确保适时、适用、最新。 4.9 涉及相关方要求的要及时通报给相关方。 4.10 综合管理部每年进行一次法律、法规、适用性评审工作。 4.11 综合管理部每年要进行一次法律、法规、标准及其他要 求的获取工作,同时每半年要监督检查各部门目标、指标、 QEO 活动表现与法律,法规及其他要求的
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