最新的使用技巧大全资料.pdf
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1、精品文档 精品文档 双击可打开页面设置 第 2 章WORD 使用技巧 2.1 文字处理技巧 2.1.1 页面设置快速进行调整 用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就。如图2.1 所示。 图 2.1 页面设置快捷方法 2.1.2 字号快速调整 1. 选择好需调整的文字后,按组合键“Ctrl+ ”缩小字号,“Ctrl+ ”组合键放大字号; 2. 利用组合键“Ctrl+Shift+”来快速增大文字,而利用“Ctrl+Shift+”:该通配符可以表示单词的结尾。如输入“(er) ”,系统会自动查找以“er”结尾的单词, 如“ thinker ”,但不查找“interact ”。 “x1x2. ”(x1,
2、x2 表示任意字符):该通配符可以指定要查找该括号内(x1 ,x2 )的任意 字符。如输入“ maen ”,则系统会查找“man ”和“ men ”。 “x1-x2 ”(x1,x2 表示任意字符):该通配符可以设置指定范围(x1 到 x2 之间 , 包括“ x1”和 “x2”)内任意单个字符。如输入r-tight ,则系统会查找“right ”和“ sight ”。(即 在“ r”和“ t”之间的任意单个字符)。需要注意的是。括号内的字符要按升序的方式 来排列。如不能输入“t -right”来表示该范围。 “!x1- x2 ” (x1 ,x2 表示任意字符):该通配符可以设置括号内指定字符范围
3、(x1 到 x2 之间, 不包括包括 “x1”和 “x2”)以外的任意单个字符。如输入“t!a-mck ”,则系统就会查找到 “tock ”和“ tuck”,但不查找“tack ”和“ tick ”。 “n ”( n 表示正整数):该通配符表示n 个重复的前一字符或表达式。如输入“ro2m ”查 找“ room ”,但不查找“rom ”。 “n, ”( n 表示正整数):该通配符表示至少n 个前一字符或表达式。如输入 “fe1,d”,则系 统会查找 “fed”和“feed”。 “n,m ”( n,m 表示正整数):该通配符表示n 到 m 个重复的前一字符或表达式。如输入“2 01,3”查找 “
4、20”、“200”和“2000”。 小提示:在使用过程中需要注意四个方面: 1. 在使用通配符时我们可使用括号对通配符和文字进行分组,以指明处理次序。例如,可以 通过键入 “”来查找 “presorted ”和“prevented ”。 2. 可使用 “ n” 通配符来搜索表达式,然后将其替换为经过重新排列的表达式,例如,在“ 查找 内容 ” 框键入 “(Newton)(Christie)”,在“ 替换为 ” 文本框键入 “ 1” ,Word 将找到 “Newton Christie” 并将其替换为“Christie Newton”。 3. 在选中 “ 使用通配符 ” 复选框后, Word 只
5、查找与指定文本精确匹配的文本(请注意,“ 区分 大小写 ” 和“ 全字匹配 ” 复选框会变灰而不可用,表明这些选项已自动选中,不能关闭这些选项)。 4. 如果要查找已被定义为通配符的字符。请在该字符前键入反斜扛(),例如,要查找问号, 可键入 “ ?” 。 精品文档 精品文档 2.9.8 多个文件一次关闭 若在编辑 Word 文件时经常要打开好多的文件,可在结束时要逐个单击Word 的“关闭”按 钮来关闭它们,这实在太麻烦了。可以按住“Shift ”键的同时,再单击“文件”菜单。这时会发 现原有的“关闭”选项已变为“全部关闭”,单击它就可以一次性关闭多个文件了,如图2.73 所示。 图 2.7
6、3多个文件一次关闭 2.9.9 一次性保存多个文件 在打开了多个Word 文件时,可以一次性在Word 环境下全部保存好,来避免一个个保存的 麻烦。 操作步骤:按下“Shift ”键不放,然后单击“文件”菜单,这样在下拉菜单中会多出来一个 “全部保存”命令,单击它可以一次性保存所有已打开的文件。如图2.73 所示。 2.9.10 为多个相关文件建立超级连接 在处理 Word 文件时,有时要参考其他Word 文件、 PowerPoint 文件或 Excel 文件中的内 容,可是每次都要先打开这些文件,可用文件之间的链接实现。 实现方法有两种: 方法一: 首先请打开源文件和目标文件文件,然后重新设
7、置这两个程序窗口的尺寸,使它们同时 可见。 再在目标文件选择要链接的文本、图片或其他内容,然后用鼠标右键将选定内容拖至源文 件要建立超级链接的位置,这时就会弹出一个菜单,选择“在此创建超链接”选项,这样就再次 建立了超级链接,如图2.74 所示。 图 2.74为多个相关文件建立超级连接 精品文档 精品文档 方法二: 要建立这种超级链接还可以通过粘贴的方式来实现。首先复制好要链接的文本内容,再 在要插入文本的位置单击鼠标左键,然后选择“编辑”菜单中的“粘贴为超链接”选项即可。 建立超级链接的内容就会以蓝色字体显示在源文件中。在要查看整个目标文件的内容时,可 以按住“ Ctrl ”键,然后再单击该
8、超级链接,系统就会自动打开该目标文件。 2.9.11 巧设置隐藏书签 有时在 Word 中要对一篇很长的文章进行编辑时,需要使用在文中的一些特定的内容来参 考。可是又不记得它们在什么位置了,而查找起来又非常困难,其实可以使用隐藏书签来很容易 地标记它们,可以把它们放在想要的任何地方。 操作步骤: 1. 首先在文件中要插入书签的位置单击鼠标,然后在“插入”菜单选择“书签”选项,在弹 出的“书签”对话框中给该书签命名,最后单击“添加”按钮完成。 2. 当想使用或是查找这个书签时,可以单击“编辑查找”命令来打开“查找和替换”对话 框,单击“定位”选项卡,然后在“输入页号”中键入书签名,再单击“定位”
9、按钮系统就会自 动跳转用书签标记过的内容了。 2.9.12 快速翻页 在使用普通鼠标浏览Word 长文件时可以使用如下技巧来做到快速翻页。 操作步骤: 1. 首先把指针移到右侧的垂直滚动条上,再按下鼠标左键不松开,并对滚动条按需要上或下 拖动,滚动块旁边的提示框便会显示页码和标题等信息,页面内容也会随之上或下滚动。 2. 当显示的页码为想要移到的页码时松开鼠标左键即可。这种方法对根据页码或标题查找文 件时非常适用。 2.9.13 打开文件也有技巧 操作步骤: 1. 单击 Word 工具栏中的“打开”按钮,将“打开”对话框中的文件选中。单击“打开”下 拉按钮,即可看到一个打开方式菜单。 2. 若
10、选择其中的“以只读方式打开”选项,则对文件所做的任何修改,只能以“另存为”方 式保存,不能直接修改并保存原文件。 3. 选中“以副本方式打开”,则系统会在原文件所在目录“克隆”出一个副本。 4. 如果在“打开”对话框中选中了“Web 页”或 URL ,则菜单中的“用浏览器打开”命令有 效,选择该命令可用浏览器打开Web 页或拨号连接到某个Web 站点。 2.9.14 更改 Word邮件发送默认软件 要改变 Word 默认调用的邮件发送程序来发送邮件,我们只要在Internet Explorer中将使用 的邮件发送软件设为系统默认的发送程序即可。 操作步骤: 1. 打开 Internet Exp
11、lorer 。 2. 选择“工具”菜单中的“Internet 选项”,再选择“程序”选项。 3. 将正在使用的邮件发送软件设为系统默认E-mail 程序。 精品文档 精品文档 2.9.15 妙用剪贴板进行替换 可进行图形或特殊字符的替换,这是利用剪贴板来进行操作的,因为在 Word 剪贴板中的最 后一项内容可以参与替换。 操作步骤: 1. 打开“查找和替换”对话框,将光标停留在“替换为”框内,单击“高级”按钮展开选项 卡。 2. 再单击下面的“特殊字符”按钮,在Word 2000 中可从菜单中直接选择“剪贴板”,而对 于 Word 2003 则可从中选择相应类型,最后单击“替换”按钮即可。 2
12、.9.16 快速打开Word格式文件 快速打开 Word 格式文件还有以下方法可用: 第一种是:如果Word 已经开启,可以直接将要打开的DOC 文件图标用鼠标左键按住并拖动到 Word 窗口中再放开,凡是Word 支持插入的对象都可以这样做(图形内容)。 第二种是:如果Word 还没有启动,那么如果在桌面或者快捷工具栏上有Word 快捷方式的图标 的话,可以把这个DOC 文件的图标拖到Word 快捷方式的图标上,Word 会立即启动并直接开 启这个文件,这种方法相当于把两步操作只用一步完成,当然更快捷。 2.9.17 用 Word打开 WPS 格式的文件 如果要对 WPS 格式的文件进行编辑
13、,且使用的计算机上没有安装WPS Office 系统,可以 利用 Word 来打开 WPS 文件进行编辑,我们知道WPS 可以打开Word 格式的文件,其实Mirc rosoft Office 中也附带了WPS 的转换器,它可以帮助我们将WPS 格式文件导入到ord 中进 行编辑,但是它不是默认的安装选项。如果要安装这个转换器,可以在第一张安装盘上找到pfil es 文件夹(其中有相当多的文件转换器)。 运行“ wps2Word.exe”即可。当重新启动Word 2003 并单击“文件” 菜单中的打开”命令 时,就会在“文件类型”列表框中找到“WPS DOS file”导入和“ WPS fil
14、e(*.WPS )”项, 利用这一转换器便可以打开WPS for DOS 、WPS 97 和 WPS 2000 所有文件,并且会保留原 文件的大部分格式信息和嵌入对象。 2.9.18 快速获取帮助信息 要想快速获取帮助信息,可以利用“Shift+F1 ”组合键(或单击“帮助”菜单下的“这是什 么”命令),光标就会变成一个带有箭头的问号形状。用它单击文件中的文本或图片,就会显示 有关格式信息的对话框。如果用它单击Word 2003 窗口中的元素(如工具栏按钮或标尺等), 可以看到关于它们的功能描述,使用结束后按一下“Esc ”键,即可恢复光标的正常功能。 2.9.19 五秒钟输入3 万个汉字 其
15、实这是利用了Word 中一个彩蛋做到的。首先新建一个Word 文件,然后输入:“=Rand(2 00,99) ”(双引号不用输入,同时括号及逗号都需采用半角),回车后再单击“工具字数统计” 即可。 2.9.20 窗口元素使用技巧 Word 窗口由若干窗口元素构成,如工具栏、标尺和状态栏等。用鼠标左键双击它们能执行 许多操作: 精品文档 精品文档 1. 双击 Word 水平或垂直标尺的空白处,可以打开“页面设置”对话框; 2. 双击水平标尺两端的某个缩进标记,可以打开“段落”对话框; 3. 如果在水平标尺上设定了制表符,只要用鼠标左键双击它,就可以打开“制表位”对话框; 4. 鼠标左键双击状态栏
16、上的任意位置,可以打开“ 查找和替换 ” 对话框; 5. 鼠标双击工具栏右端的空白处,可以打开“自定义”对话框,调整工具栏或增减其中的按 钮,以满足自己的要求。 2.10 WORD 快速操作技巧 2.10.1 Word快捷键列表巧妙查 可以利用两种方法快速得到快捷键列表。 第一种方法:按下“F1”键,在弹出的帮助系统的搜索窗口中输入“快捷键”三个字,单击“搜 索”按钮,就会弹出搜索结果列表。在列表中单击“键盘快捷方式”或“打印快捷键列表”就可 把快捷键列表显示或打印出来。如表2.1 所示。 第二种方法:是利用“宏”来完成。单击“工具宏”菜单下的“宏”命令。在弹出的对话框中, 找到“宏名”区域,
17、在其下拉列表中选择“ListCommands”选项,同时在下面的“宏的位置” 下拉列表中选择“Word 命令”选项,单击“运行”按钮。在随之出现的对话框中根据自己的要 求,选择“当前菜单和快捷键设置”或“所有的Word 命令”中的一项,再按“确定”按钮即可 显示出相关列表。 表 2.1 应用字符格式 Ctrl+D 更改字符格式( “格式” 菜单, “字体” 命令)。 Shift+F3 更改字母大小写。 Ctrl+Shift+A 所有字母设为大写。 Ctrl+B 应用加粗格式。 Ctrl+U 应用下划线格式。 Ctrl+Shift+W 只给单词加下划线,不给空格加下划线。 Ctrl+Shift+
18、D 给文字添加双下划线。 Ctrl+Shift+H 应用隐藏文字格式。 Ctrl+I 应用倾斜格式。 Ctrl+Shift+K 将所有字母设成小写。 Ctrl+= (等号)应用下标格式(自动间距)。 Ctrl+Shift+(加号)应用上标格式(自动间距)。 Ctrl+ 空格键删除手动设置的字符格式。 Ctrl+Shift+Q 将所选部分更改为 Symbol 字体 2.10.2 快速预览文件内容 预览可以帮助用户了解文件内容,以便打开自己想要的文件。 操作步骤: 1. 在“打开”对话框中选择要查看预览的文件。 精品文档 精品文档 2. 单击打开对话框中工具栏上“视图”菜单中的“预览”命令,则被选
19、中的文件的内容可在 右窗格中显示。 注意: 如 Word 文件可以看到它的正文、BMP 等图片可以看到缩略图。如果被选中的文件 无法预览,则会在预览窗格中出现“无法预览”的提示。如图1.74 所示。 图 2.75快速预览文件内容 2.10.3 快速缩放Word文件 在 Word 使用过程中常常需要缩放显示比例来查看整个文件的布局,如果使用的是一个滚 轮鼠标,可以直接按“Ctrl ”键不放的同时,滚动滚轮(向上放大、向下缩小)便可调整文件显 示比例。此方法在其他Office 文件中也可适用。 2.10.4 巧在 Word中调用外部程序 在 Word 使用过程中,有时候需要调用一些外部程序,如:W
20、inamp 、ACDSee等。 体操作步骤: 1. 运行 Word 后,按下“ Alt+F8 ”组合键弹出“宏”对话框。在“宏名”文本框中输入宏的 名称,如: Winamp ,再单击“创建”按钮。 2. Word 自动弹出一个VB 代码窗口。在插入点所在位置添加一行代码:Shell“c:Program Fi les Winampwinamp.exe“(注意双引号必须输入,Shell 是 Word 宏中调用外部程序的命令, 空格后双引号内是调用的外部程序的路径和文件名),再关闭该窗口。 精品文档 精品文档 3. 用鼠标右键单击工具栏任意位置,选择“自定义”,在弹出的对话框中选择“命令”选项 卡,
21、在左边的“类别”下拉列表中选择“宏”项,在右边的下拉列表中找到一个名为“Normal. NewMacros.winamp”的命令, 并把它拖放到工具栏上。我们就可以通过单击这个按钮来调用相 应外部程序了。如图1.75 所示。 图 2.76 在 Word 中调用外部程序 2.10.5 避免文字被错误超链接 在使用 Word 编辑文件时发现,如果文件中包含了“ ” 符号,有时 Word 会将它解释为电子邮 件地址,并自动超级链接。为避免这一情况的发生。只要进行如下操作就可以了。 操作步骤: 1. 单击“工具 自动更正选项”命令。 2. 单击弹出对话框的“键入时自动套用格式”选项卡,找到“键入时自动
22、替换”选择区域。 取消选择“ Internet及网络路径替换为超级链接”复选框即可。如图1.76 所示。 精品文档 精品文档 图 2.77避免文字被错误超链接 2.10.6 隐藏页间空白增大视野 很多用户都喜欢采用Word “页面”视图模式,但每个页面之间总会有因上、下边距而产生 的空白区域,如果去掉这些空白区域,可以增大编辑视野。 操作步骤: 1. 在 Word XP 中可以将鼠标指针放到两页文件交界的空白处,指针便会改变, 并会显示 “隐 藏空白”的提示,如图2.78 所示,此时单击即可将空白去掉,显示一条黑线,再次单击该处即 可恢复原有的空白。 图 2.78 隐藏页 间空白 增大视 野
23、2.10.7 利用 Word创建 PowerPoint演示文稿 操作步骤: 1. 首先要打开用来创建PowerPoint演示文稿的Word 原文件。 2. 然后单击“文件发送Microsoft PowerPoint ”命令即可。 2.10.8 巧妙设置,消除一些眼疲劳 在长时间使用Word 时,其默认的白底黑字方式常易使眼睛感到疲劳。 操作步骤: 1. 单击“工具选项常规”命令,选择“蓝底白字”复选框。 2. 单击“确定”按钮即可把文件显示为蓝底白字。 2.10.9 快速引入其他文件对象 在 Word 中,常常需要插入一些用其他软件编辑的新对象,并且也希望随着源文件的更新, 相应的 Word
24、中的对象也随之变化。 操作步骤: 1. 单击“插入对象”功能来实现。 2. 选择弹出的“对象”对话框中的“由文件创建”功能,通过“浏览”按钮直接引入需插入 的文件就能达到上述要求。 精品文档 精品文档 2.10.10 用语音控制宏 利用语音来控制宏的操作,确实可以给工作带来更多方便,Word 与 IBM 的 Via Voice 等 语音识别软件不同,它不能用语音直接操作宏。不过,可以通过间接的途径实现这个功能。 操作步骤: 1. 单击“工具”菜单中的“宏”子菜单下的“录制新宏”命令,建立一个执行操作或输入文 本的宏。 2. 单击“工具”菜单下的“自定义”,打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项
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