合同管理制度.docx
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1、第 1 页 合同管理制度 特征码 zTBssKdoFzVFqACFAINC 1目的 为规范公司合同的管理,防范与控制合同风险,做到管理 有规章,签约有约束,履行有检查,维护公司的合法权益,制 定本制度。 2适用范围 本制度适用于公司签订和履行的所有建设工程施工合同、 劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、材料设备 买卖合同等。 3职责 31 公司总经理负责建设工程施工合同、施工内部承包合 同及重大专业分包合同、劳务分包合同、买卖合同的批准签订。 本条所指重大合同是指(主要是按合同标的数额来确定) 一般合同是指 32 公司办公室负责公司各类合同的管理工作,具体职责 是: 321 负责组织
2、宣传、学习贯彻合同法 、 建筑法 、 第 2 页 招标投标法及其他有关法律、法规和规章; 322 负责对合同专用章、合同示范文本、法人授权委 托书的发放和管理; 324 负责建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分 包合同、施工内部承包合同、买卖合同的档案管理; 325 负责本制度的监督执行。 33 合同管理部(合同管理员)负责各类合同的审查工作, 具体职责是: 331 负责国家、省、市有关合同示范文本的推广使用 工作,负责公司有关示范文本的编制和推广使用工作; 332 负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、 有利性审查,并出具审查意见; 333 负责公司内部承包合同的洽谈; 334 负责监
3、督、检查各分公司施工合同、劳务分包合 同、专业分包工合同、物资设备买卖合同的履行情况; 335 负责公司各类合同备案工作; 336 参与公司各类合同纠纷的调查。 34 公司业务部负责建设工程施工合同洽谈工作。 35 公司采购部负责材料设备采购、设备租赁合同的洽谈 工作。 36 项目经理部负责专业分包合同、劳务分包合同的洽谈 与签订工作 第 3 页 37 项目经理部经理(或分管副经理)负责建设工程合同、 材料设备买卖合同的具体履行工作。其主要职责是: 371 负责宣传、贯彻有关法律、法规和规章,组织学 习所在工程项目的各类合同并熟悉内容,做好合同交底工作; 372 履行建设工程合同中规定的职责,
4、监督分包工程 的进度及工程质量; 373 监督材料、设备的验收; 374 负责所在项目所有合同的日常管理工作,收集、 记录、整理和保存与合同有关的协议、函件,办理工程变更和 签证,并及时提交公司办公室; 375 收集、整理索赔资料,提供索赔依据,书写索赔 报告; 376 监督所在项目各类合同的履行情况,发现问题及 时向公司办公室报告。 4合同的签订 41 合同主体的审查 订立合同前,应当对对方当事人的主体资格、资信能力、 履约能力进行调查,不得与不能独立承担民事责任的组织签订 合同,也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的 经济合同。 签订建设工程施工合同要重点审查业主的项目立项文件、
5、 招标文件,以确定发包人的主体资格;审查项目资金落实程度 第 4 页 及业主以往合同履约情况,以确定业主的履约能力。 签订分包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范 围、资质等级、管理能力和实际业绩。 公司一般不与自然人签订经济合同,确有必要签订经济合 同,应经 同意。 42 合同的形式 订立合同,除即时交割(银货两讫)的简单小额经济事务 外,应当采用书面形式。 书面形式是指合同书、补充协议、*信件、数据电文(包括 电报、传真、电子邮件等) ,除情况紧急或条件限制外,公司一 般要求采用正式的合同书形式,有示范文本(包括公司制定的 示范文本)的应当使用示范文本。 43 合同的内容 431 建
6、设工程施工合同、各类分包合同、工程项目施 工内部承包合同应当按照国家或公司制定的示范文本和公司编 制的操作指导书规定的内容填写。 432 其他合同(主要指买卖合同)的内容 4321 当事人的名称、住所:合同抬头、落款、公章 以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应 保持一致。 4322 合同标的:合同标的应具有唯一性、准确性, 买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容; 第 5 页 服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文 字描述的应将图纸作为合同的附件。 4323 数量:合同应采用国家标准的计量单位,一般 应约定标的物数量,常年经销合同无法约定确切数量
7、的应约定 数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等) 。 4324 质量:有国家标准,部门行业标准或企业标准 的,应约定所采用标准的代号;农副产品,化工产品等可以用 指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外) ;凭 样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。 4325 价款或报酬:价款或者报酬应在合同中明确, 采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转 帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇) 、托收、信用证、现金等应 予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一 定的日期后多少日内。 4326 履行期限、地点和方式 履行期限应具有确定性,难以在合同中确定具体期
8、限的应 约定确定期限的方式; 合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一 般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地 名的应明确至市辖区或县一级; 买卖合同在合同中一般应约定交付的手续,即合同履行的 标志,如托运单、仓库保管员签单等。 第 6 页 4327 合同的担保 合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供 担保的,应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。 4328 合同的解释 合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起岐 义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。 4329 保密条款 对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约 定保密承
9、诺与违反保密承诺时的违约责任。 43210 合同联系制度 履地期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。 43211 违约责任 根据合同法作适当约定,注意合同的公平性。 43212 解决争议的方式 解决争议的方式可选择仲裁或起诉,选择仲裁的应明确约 定仲裁机构的名称,双方对仲裁机构不能达成一致意见的,可 选择第三地仲裁机构。 44 签订合同的工作程序 441 建设工程施工合同的签订 4411 合同洽谈前,公司业务部必须按本制度 4.1 条 的规定对发包人的综合情况进行考察。建设工程施工合同中投 第 7 页 标中标的项目,要审查业主的招标文件、我方的投标书、中标 书、纪要、往来函等文书,召集
10、有关部门认真组织合同洽谈准 备会,制定谈判的原则和方案。 4412 合同洽谈过程中,对于涉及担保、预付款、各 类保证金等费用较大的项目,按重新进行评审。合同谈判人员 负责向合同执行单位进行书面交底。 4413 合同主要条款商定后,由业务部负责起草文本, 附合同购合同会审表交相关部门(项目部、合同管理部、财务 部等)进行会审后,公司分管副总经理(或总经济师、合同主 审人员)认为已经基本没有异议的,提交审查意见,报公司法 定代表人或委托代理人批准签字。 工程项目经理和营销项目经理必须参与合同签订活动的全 过程。 4414 合同经双方签字、盖章后,按法律法规规定或 合同约定必须办理鉴证、公证手续的,
11、由业务部负责办理。 按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同必须经批准 后才能签订。 442 劳务(专业)分包合同的签订 4421 合同洽谈前,公司业务部必须按本制度 4.1 条 的规定对分包人的综合情况进行考察,要求分包方提供以下证 件原件:有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施 工许可证、施工收费标准证书、安全资格证书、劳务队伍资格 第 8 页 证书、关于签订合同的法定代表人身份证明书或法人授权委托 书。 4422 项目经理部在符合分包方条件的企业中进行招 (议)标工作。合同管理部对招标文件、评标办法及合同条件 进行审查,并对招标工作进行监督。 4423 劳务(专业)分包队伍中标后
12、,在征得业主同 意(若建设工程施工合同有此约定)后,由项目经理部(重大 分包合同应报公司总经理审批)与分包方签订分包施工合同。 工程所在地地方主管部门有分包合同示范文本的,采用该示范 文本地方主管部门无示范文本的采用公司制定的示范文本。 4424 项目部在签订合同后,应将合同文本报公司合 同管理部备案。 443 材料设备采购合同的签订 材料设备采购合同由采购部根据建设工程合同要求与供应 方进行洽谈,拟订合同条款,交项目经理部、合同管理部会审 后,由采购部签订,合同管理部加盖合同专用章,重大买卖合 同会审后,由总经理批准签订。 444 其他经济合同的签订 其他经济合同由主办人员与对方当事人商谈后
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