“偷懒”的技术:打造财务Excel达人.html.pdf
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1、赞誉 这本Excel图书从财务人员工作实际出发,内容涵盖了规范化操作理念、数据分析经验、表格设计范例、财务图表制作、工作表格美化,有些 内容都是专为会计人打造的。并且本书一改市面已有Excel图书的技术范儿,有趣、有料,让财务人员看得下去,学得轻松,用得灵活,确实 是一本难得的有血有肉的Excel书。 重庆市迪马实业股份有限公司(SH600565)财务总监 易琳 “工欲善其事,必先利其器”,Excel作为提高财务工作效率的神器,很多同志并未充分认识,更谈不上潜心修炼。本书作者用风趣幽默的语 言、生动丰富的案例讲解规范化操作要点、技巧以及数据处理心得,是集多年财务实践经验之大成!这些经验和技巧非
2、常实用、非常接地气, 掌握了宝典精髓,可以轻松玩转Excel,笑傲海量数据。本书的最后一章“表格美化”内容新颖、表格漂亮、爽心悦目,是职业晋级不可多得的 法宝。 江苏江淮动力股份有限公司(SZ000816)财务总监 冯永勇 作者以独特的切入角度,开篇将如何规范化操作浓墨重彩地呈现在读者面前,这是非常实用的创新。如果说其他的书是讲具体的武功招式,那 么,本书就是从修练内功开篇并贯穿始终。书中所讲的各种规范、技巧,来源于作者多年经验的积累,这些经验总结有助于Excel初学者在学 习过程中,免去摸索之苦,快速提高Excel水平。 福建闽东电力股份有限公司(SZ000993)财务总监 杨小明 快速制作
3、一张准确、美观的财务报表是每位会计人的追求。很多财务人员用了多年的Excel,还是不得其门而入,面对纷繁复杂的数据,仍然 无法快速分析、编制出心中想要的表格。这本书可以说是作者多年实战中摸爬滚打提炼出的精髓。我相信每一位会计人如果把书中的操作理 念、数据分析、表格制作的实战经验应用到日常工作中,数据处理的效率可以大大提高,我强烈推荐给每一个会计人! 重庆市涪陵榨菜集团股份有限公司(SZ002507)财务总监 韦永生 作者用简单诙谐的语言、生动活泼的示例,把Excel对财务及其他统计内勤人员最实用的功能和操作技巧一一展现。毫不夸张地说,这本书就 是让你成为Excel达人的捷径。“偷懒”的技术:打
4、造财务Excel达人,你值得拥有。 重庆万里新能源股份有限公司(SH600847)财务总监 杜正洪 现在的Office图书在介绍操作之外,也越来越多地注重设计的美感,Excel图表也不例外。“偷懒”的技术:打造财务Excel达人分享了很 多让你提升效率的技巧,也分享了很多让你做出漂亮图表的设计思维,教你做出有品质的图表,很好! 和秋叶一起学PPT说服力:让你的PPT会说话作者 秋叶 推荐序 “偷懒”也是一门技术活 不经意间,我们已经步入了一个数据爆炸性增长的大数据时代,经济的飞速发展、信息技术的全面应用给企业带来了海量的数据。于 是,CRM、ERP、MES以及SCM等大型应用软件应运而生。随着
5、应用的深入,这些软件已经不只是应用软件,更是一种经营管理的思路和方法。 但是,大型应用软件的应用却替代不了Excel。 尽管这些大型企业应用软件提供了强大的分析功能和报表输出功能,但它们所提供的都是通用的报表分析,而以Excel为代表的电子表格软件 却能灵活地满足企业个性化的数据分析需求。所以,很多行业的管理人员,尤其是财务人员,在日常工作中始终离不开电子表格软件。Excel 作为电子表格软件的领军者,可以说与我们的工作息息相关。Excel的熟练程度,直接决定了数据分析效率的高低。不管你是一名才出道不久 的会计人员,还是一名资深的财务总监,Excel都将是你在工作中最得力的帮手。另外,从职业发
6、展的角度来看,精通Excel也会提升个人的 核心竞争力,会对你的个人职业前景产生很大的正面影响。 正因如此,如果有一本好书能帮助财务人员学习并运用Excel来最大限度地提高工作效率,善莫大焉。我认为,本书就很值得渴望提高Excel 水平的朋友们一读。 本书的确是一本不同寻常的Excel书。它首先告诉我们的并不是功能,也不是函数,而是使用Excel的理念。作者将自己多年使用Excel表格 的经验提炼出来加以抽象概括,总结成一条条的规范性原则和设计要求,并辅之以生动的实例与读者分享,我相信给读者带来的启发和收获会 是很大的。 这些理念和规范是真正的精华,它是充分发挥Excel功能和技巧的基础。正所
7、谓:有道无术,术尚可求,有术无道,止于术也。 此外,本书最后的图表制作章节和表格美化章节也是一大亮点。图表制作一章中的大多数图表都是以著名财经杂志的实际图表为示例,按财务 分析的类别进行编排,财务分析时可以拿来就用;表格美化这一章更值得大家学习。在工作中,大多数财务人员只会埋头做事,不愿意去做这 些“表面文章”。实际上,所有的表格都应该做到整洁、美观,尤其是对外提供资料时,表格都应该有意识地去“化一下妆”。 既然作者将本书命名为“偷懒”的技术,其最终目标肯定是让大家学会“偷懒”之术。但是要真正实现“偷懒”,除了要有“偷懒”的思维,还 要有“偷懒”的能力:要掌握Excel的具体功能,比如各种功能
8、技巧、常用函数公式、透视表,甚至还要会编程。所以,“偷懒”还真是一门技术 活。本书在“偷懒”的道路上肯定能给你以启迪和帮助,将你的Excel能力提升一个层级。 祝大家通过阅读本书,Excel水平超越同事和朋友,达到“举头红日白云低,五湖四海皆一望”的水平。 向志鹏 2014年12月4日 重庆东银控股集团有限公司董事、副总裁 重庆市迪马实业股份有限公司董事长 2011年中国十大优秀CFO 自序 懒者,效率之道也 写作背景 2013年9月底,应机械工业出版社华章公司编辑华蕾女士的邀请,计划写一本Excel在财务应用方面的书。尽管自己以前在ExcelHome论坛、 中国会计视野和新浪博客陆陆续续发表
9、过一些相关文章,但真要用几个月的时间写一本书,我对自己的能力和精力都没有足够的把握。经过了 一周的深思熟虑,我最终还是决定接受这次对自身知识储备和时间管理能力的挑战。为了保证能按时完成,特意邀请钱勇先生一起来编写本 书。 国庆过后,我开始编写本书的提纲、制定写作计划,10月中旬确定目录后开始写样章,11月底样章初稿完成,12月初通过选题会后就开始过 上了白天上班,早晚写稿的生活。 转眼大半年过去了,书稿终于在几经修改后定稿,还来不及轻松,心中倒有了一种丑媳妇要见公婆的忐忑:书中会有技术性错误吗?书的内容 对读者有帮助吗?读者会喜欢吗?书中分享的方法与思路,一定就是最快捷、最完美的吗? 一切,尚
10、未可知,最终要等读者朋友来评价。 书名释义 “懒”者,效率之道也,“懒”是社会进步的原动力。人们懒得心算,就发明了计算器;懒得按计算器就发明了带公式的电子表格;懒得输入公 式,就发明了数据透视表,透视表只需用鼠标简单地拖动就可得出统计结果我们日常工作中很多数据分析,也需要懒的精神,不求最好,但 求最懒,这样才能进一步的优化,才能最大限度地利用Excel已有功能,最大限度地减少手工操作。本书就是介绍如何使用Excel来“偷懒”, 故取名为“偷懒”的技术:打造财务Excel达人。 我懒,故我在,生命不息,“偷懒”不止。 篇章安排 确定写这本书时,就曾与华蕾女士沟通:要写,就一定写一本具有显著特色的
11、Excel财务应用书。本书不求大而全,也不是单纯的技巧讲解, 而是围绕效率做文章,介绍如何在工作中使用Excel来“偷懒”。本书强调的是,“偷懒”的基础是首先得具有良好的数据管理理念、表格制作的 基本素养和高效数据分析的“四化”意识:数据规范化、操作批量化、表格模板化、公式自动化。 在这个思路下,全书分为基础篇、实践篇和气质篇。其中基础篇主要强调正确使用Excel理念和素养的养成,并对常用的功能、技巧和函数进 行介绍;实践篇通过5个常用财务工作表介绍表格的设计思路和函数的具体应用,以及各种类型的财务分析图表的制作方法;气质篇则是分享 表格美化的心得。 写作分工 本书第一作者罗惠民负责第一章至第
12、三章、第五章的第五节、第六章、第七章的写作,以及全书的统稿、技术把关;第二作者钱勇负责第四 章、第五章(除第五节外)的写作,以及全书的审校、文字的修订润色。 特别鸣谢 在本书付梓之际,特别鸣谢为本书的问世做出积极贡献的各界人士: 策划编辑华蕾女士 华蕾女士以其出色的专业素质和极强的沟通能力,为我们在写作过程中提供了积极的帮助、指导和鼓励。 素未谋面的网络好友:小新(晋江詹大标)、静水流深(桂林龙文静)、梅(合肥郑叶梅)、故乡的小河(泉州林琅)以及 热心同事周玲、熊碧思 他们积极参与本书初稿预读纠错,并提供了很好的修改建议。 众多网络好友及其他素不相识的热心网友 他们非常热心地帮助构思书名、挑选
13、书名,正因为他们的参与,才最终决定使用书名“偷 懒”的技术:打造财务Excel达人。特别要感谢热心参与并在自己的朋友圈中转发挑选书名活动的好友:泉州的sky630、成都的四叶草、海 南的魔力鸟。 为本书写推荐语的五位上市公司财务总监 迪马股份(SH600565)易琳女士、江淮动力(SZ000816)冯永勇先生、闽东电力 (SZ000993)的杨小明先生、涪陵榨菜(SZ002507)韦永生先生、万里股份(SH600847)杜正洪先生,感谢你们抽出宝贵的时间阅读书 稿,并热心地为本书写推荐语。 最后,要特别感谢为本书作序的重庆东银控股集团的副总裁向志鹏先生,感谢向总在繁忙的工作中抽出宝贵的时间阅读
14、本书样稿,并为 本书作序。 由于作者水平有限,书中难免存在疏漏错误之处,敬请读者朋友批评指正,本人邮箱:。收到指正意见后,将第一时间在本人 博客刊发勘误表,博客地址http:/ 罗惠民 2014年12月2日 索引 一、技巧秀 鼠标操作技巧 快速跳转至数据边界 移动单元格 在同一行或列中填充数据 多种方式填充数据 删除单元格内容 将单元格区域复制(移动)插入到目标区域 设定合适的行高列宽 鼠标双击技巧总结 常用操作的快捷键 【Shift】键作用总结 鼠标键盘联用操作技巧 快速选定单元格区域 选取连续单元格区域 选取不连续单元格区域 插入单元格 删除单元格 复制单元格 调换单元格的顺序 跨工作表移
15、动单元格 改变显示比例 以中点为中心向两端延长线段 绘制正方形、圆形、等边三角形 限制对象只在水平垂直方向移动 批量操作 选择多个单元格或多个单元格区域的方法 在多个单元格区域批量输入数据的方法 批量操作的限制 对多个工作表同时进行常规操作 将已有工作表内容、格式填充到其他工作表 将多个工作表中的公式全部转换为数值的技巧 一次性删除工作表中的所有对象 如何一次性删除多张工作表的所有批注 对多个单元格批量求和 批量合并相同内容的单元格 批量修改单元格区域的引用模式 批量打印多个工作表、工作簿 表格结构的规范与整理 在空白单元格批量补填数据 取消合并单元格及用跨列居中代替合并单元格效果 删除空白行
16、(列) 删除重复值与重复记录 文本型数字转数字型 删除数字中含有的逗号、不可见字符 删除分行符 不规范日期的整理技巧 不规范时间的整理技巧 翻新表格 快速删除表格中手工填列的数据而保留公式 快速翻新使用公式的表格 汇总工作表 汇总表自动统计新增表格 同一工作簿内多工作表的汇总 不同工作簿多工作表的汇总 辅助列 使用辅助列快速隔行插入空行 快速合并相同内容的单元格 使用辅助列轻松实现多条件查找 使用辅助列轻松实现明细查询 Excel与Word联用 利用Word转换文本格式的数字 利用Word复制可见内容 利用Word的查找替换功能提取字符串中的数字 利用Word强大的查找替换功能整理不规范数字
17、利用表格工具多列并成一列、一列转多列 使用邮件合并批量发送清理函 二、应用集 保护数据安全 删除隐藏的工作表、行、列及批注等信息 选择性粘贴 查找与替换 筛选 定位 分列 数据有效性 条件格式 自定义格式 数据透视表 三、图表控 图表的基础知识 图表的类型 图表组成元素 财务分析图表实战经验 财务分析经典图表 发展趋势分析经典图表 对比分析经典图表 组成结构分析经典图表 达成及进度分析经典图表 影响因素分析经典图表 财务管理分析经典图表 使用说明 读者对象 本书主要面向Excel入门和初、中级用户,尤其是财务工作者。此外,本书虽然以财务工作案例为主,但并未涉及过多的财务专业知识,不会 给非财务
18、工作者的阅读带来障碍。 软件版本 本书的写作基础是Windows操作系统上的中文版Excel 2010,为了顺畅阅读、对照书本操作,建议读者安装中文版Excel 2010。书中的示 例表格保存为Excel 2010工作簿格式(文件后缀.xlsx),使用Excel 2007以上版本均可打开,Excel 2003版本需要安装Excel 2007兼 容包。 菜单命令 本书在描述操作连续多个菜单指令时使用右箭头进行连接,一般这样描述,比如:单击【开始】选项卡“编辑”组“查找和选择”“定位条 件”,调出“定位”对话框。 键盘命令 键盘加黑括号表示,描述键盘命令时一般是这样描述:按住【Ctrl+Enter
19、】组合键,是表示同时按下Ctrl键和Enter键。 鼠标命令 一般用下面的词语描述鼠标的常用操作:点击、单击、双击、右键点击、拖动。 单元格地址 单元格区域字母大写,中间的冒号为英文半角。如:“A2单元格”表示第A列与第2行交叉的单元格,“C3:F9单元格区域”表示以C3单元格为左 上角,F9单元格为右下角所界定的矩形单元格区域。 函数 函数全部大写、参数全部小写。稿件中的函数字母全部大写、参数字母全部小写,如: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。 在正文中描述函数时不要括号,不加引号。 阅读说明 第六章、
20、第七章较独立,与其他章节关联性不大,可单独阅读。 附赠文件 附赠的书内表格电子文档、对账软件、表格合并工具、逸凡Excel账务系统,请录入http:/ 罗惠民.rar或登录作者博客下载http:/ 上篇 基础,在这里夯实 第一章 理念养成 让你的制表素养洗髓易筋 第二章 心法修炼 让你的工作效率一可赛二 第三章 技巧提升 让你的表格操作得心应手 第四章 函数集萃 让你的数据分析游刃有余 第一章 理念养成:让你的制表素养洗髓易筋 亲爱的读者,在开始本书的阅读旅程之前,先来做一个小调查: “excel”你是怎么读的? 人们常说:一千个人就有一千个哈姆雷特。同样,对于“excel”不同的人就有不同的
21、读法:不用Excel的人读法是iksel,Excel菜鸟一般 都读成“伊可赛偶”以示谦虚好学,表哥表妹读成“一个cell”以示低调,Excel老鸟读成“一可赛二”以彰显自信,而Excel高手都会读成“一颗 神哦”以示卓尔不群。你是怎么读的? 第一节 表格制作工作量真有那么大吗 作为财务人员,我们的日常工作除了账务处理外,大量时间都会与表格打交道。我们应该都有此经历:每个月总有那么几 天,心情总是湿漉漉的,一到下班时间,其他部门的同事一脸幸福地拎包走人,而我们却还在不见天日地埋头做着各种报表。甚 至在节假日,我们也是要么在做报表,要么就在赶回办公室做报表的路上,真应了网上那段子: 春眠不觉晓,我
22、在做报表;锄禾日当午,汗滴做报表;夕阳无限好,还在做报表;举头望明月,低头做报表洛阳亲友如相问,就说我在做报 表;众人寻我千百度,蓦然回首,发现我在灯火阑珊处做报表! 真够悲催的! “Excel”本意是“优于、胜过”,Excel作为微软Office办公套件之一,的确胜过市面上所有的同类软件。按理说,经常做 报表的表哥、表妹使用Excel的熟练程度也应该“优于、胜过”其他人,在工作效率上应该“一可赛二”,但大部分人却还是只 能谦虚低调地说“伊可赛偶”,原因是什么? 我们是否反思过:日常工作中,数据分析和表格编制的工作量真有那么大吗?有没有存在“没有困难,制造困难也要上”的 情形?我们的表格从字段
23、设置、行列布局、数据格式设置,还有数据分析流程、个人的Excel操作习惯,这其中各个环节是否存 在什么问题?有没有可优化的地方? 我们先来看一下国内人气最旺的Excel学习论坛(本人就是在该论坛学习成长的)官方微博的一则微博 信息: 最“牛”Excel用法 请帮这位老师做一下成绩分析(见图1-1):计算一下各班的平均分、最高分、最低分。你能在多长时间内统计出来? 图1-1 学生成绩统计表 如果这是一张规范的表格,用AVERAGE函数、MAX函数及MIN函数1分钟之内就可完成统计,现在你用手工统计的话可能 要花5分钟、10分钟,甚至更长。当然,如果你对Excel比较熟练,对这种不规范的表格,也可
24、以使用“分列”功能对各列数据的 姓名和分数进行分割,迅速整理成规范的表格再进行统计分析,效率也比手动计算要高得多。 【链接】数据整理的具体方法请参见本书第二章第一节“正本清源:不规范表格及数据的整理技巧”。 也许你会说,像这种把Excel当Word用只是极端案例,不具有普遍性,并不能代表咱们表哥、表妹的真实水平,也并不是我 们加班熬夜的主要原因。那么,我们再来看一个更具有普遍性的例子。 逸凡公司1的财务人员按公司合同管理要求,销售会计每天都要登记合同台账,每个月大约会签订六七十份合同。图1-2是销售会计设计的合 同台账。为便于展示,图1-2为简化数据。 图1-2 逸凡公司合同登记台账 看到这个
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