办公室行政文员岗位操作手册.pdf
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1、精品文档 . 办公室人事行政主管岗位操作手册 一、岗位概述人事行政主管 直属部门 : 总经办 直接上级 : 总经理助理 适用范围 : 办公室 二、岗位职责 1、负责办公室内一般性文件起草、资料撰写等文书工作。 2、负责各部门相关行政文书资料的汇总。 3、负责办公室卫生管理等相关工作。 4、负责协助组织和安排管理层会议,提供会议纪录与整理。 5、负责日常水果采购、生日员工聚餐、福利发放等相关事宜。 6、负责公司季度活动策划及实施安排工作。 7、负责公司各部门考勤制作及审核工作。 8、负责办公室办公用品采购、资料柜资料补充、加油卡管理。 9、负责销售部人员名片印刷工作。 10、负责办公室报刊杂志的
2、订阅、快递收发、固话缴费的工作。 11、负责公司人员招聘、入职培训、劳动合同签订等工作。 12、完成上级领导安排的其它临时性工作。 三、主要工作 1、文件起草、资料撰写等文书及建档工作。 2、相关会议通知、筹备、协助以及部分会议纪要工作。 3、办公用品、饮用水、报刊杂志、名片等物资的管理工作 4、一般性外联事务工作,如移动公司、社区、物业、劳动仲裁机构等等。 5、公司员工的考勤工作。 6、完成每月绩效考核等相关事宜。 7、完成新员工招聘、入职、培训、签订劳动合同等相关事宜。 8、完成员工档案的建立、更新、补充、存档等相关事宜。 四、辅助工作 精品文档 . 1、协助销售部完成出差费用的报销等工作
3、。 2、协助财务部完成银行对账单及回执单的领取。 3、协助库房完成产品资料的盘点、申请以及登记。 4、协助嘉恩特公司完成一些文员工作。 五、工作细则 1、每日工作 2. 每周工作 : (1) 每天督促值日生打扫卫生,卫生情况偶尔抽查,不合格者处罚。 (2) 浏览招聘网站查看简历,对否和公司条件者主动打电话了解具体情况并发送面试邀请函。 (3) 接待外来客户以及应聘者。 (4) 报刊杂物、快递收发。 (5) 销售部报销票据的审核。 (6) 办公室资料柜资料的整理及补充。 (7)每天考勤的登记,销售部如果做不到每天登记,至少每周要做一次考勤核对,保证其真 实性。 (8) 做好新员工入职办理、培训、
4、电子档案录入等相关信息。 (9) 每周客户短信的群发。 3、每月工作: (1) 汇总、编制公司各部门考勤;审核嘉恩特公司考勤。 时间基本工作内容 10:00-10:30 打卡、协助 / 监督值日生完成卫生打扫 10:30-11:30 查看自己的周工作计划,合理安排时间并完成简单工作 11:30-12:00 浏览招聘网,发送面试邀请函、打电话简单面试 12:00-13:30 日常工作 13:30-14:30 午休用餐时间,顺便按计划采购水果 14:30-18:30 日常工作 18:30-19:00 一天的工作总结及偏差原因分析 19:00-19:10 简单整理办公室,管好门窗、电源,打卡下班 精
5、品文档 . (2) 当月生日员工福利发放以及会餐安排。 (3) 加油卡油费充值以及增值税发票的开取。 (4) 查看员工登记表, 对于离职、新进员工信息及时增减更新, 合同到期员工, 及时续签合同。 (5) 每个季度组织一次卫生大扫除。 4、每年工作 : (1) 参加公司一年一度公益活动,植树节。 (2) 参加公司年度工作总结大会。 (3) 订阅公司所需的报刊杂志。 (4) 填写父亲节、母亲节祝福贺卡以及礼品的邮寄。 (5) 员工福利:春节往返车票报销及审核。 六、行政文员岗位工作流程 一、行政部门工作 1、办公室日常工作管理 : 2、员工考勤 督促并监督员工准点打卡。 与销售部组长主动核对前一
6、日销售部人员外出考勤。 每月 2 号前将电子版考勤导出分发至考勤员处做考勤,5 号之前需定稿,部门领导需签字 交由行政部审核。 8 号之前行政部审核完毕交由总经理处签字。 3、值日卫生管理 : 制定出卫生执行标准。 制定出值日排班表,当天值日生需按照卫生执行标准执行,由行政部监督,不合格者给与 处罚。 4、办公用品采购 各部门所需物品需要书面打申请,由部门直接领导签字后交由行政部,行政部根据上交的 采购单进行采购,口头通知采购无效。 物品申请单需备注申请物品的数量、尺寸、大小、品牌等详细标准。 采购时间为固定每月最后一周周五下午统一外出一次采购物品,包括办公用品、 日用品等。 精品文档 . 小
7、件物品由行政部保管,大件物品直接入库,由库房盘点并签字。 5、员工福利管理 : 水果采购:每周一三五采购。水果品种以当季水果为主。 生日员工礼品:当月生日员工福利由行政部月初统一从财务部领取,发放以不超过员工生 日为期限,需在行政部签字方可领取。 生日员工聚餐 : 当月生日员工人数接近10 人左右则组织一次聚餐,如人数太少,则累计至 次月一起。具体时间根据工作情况以及当月生日员工及领导时间确定。 6、饮用水管理 : 每年年初,由行政部统一采购一年水票,目前用量50 桶/ 年, 12 元/ 桶。订水电话: 13999841962 (可开普票) 公司饮水机两台,水桶有6 个,固定一个水桶放在卫生间
8、储水以备停水之需,当只剩一桶 饮用水时则有行政部负责打电话叫水,保证办公室正常饮水。 7、报刊杂志管理 : 报刊、杂志到期后,提前告知总经办询问是否续订。 按日、按期接收各类报刊杂志。发生未收到所订阅报刊杂志情形的,当天上午即与订阅单 位( 媒体/ 邮局)联系,反映情况,并作善后处理。 每天上午 10:30 将各类报刊杂志统一集中收集到办公室,并按各部门订阅的报刊杂志归类、 整理。 8、名片印刷 : 名片的印刷统一由上海广福广告公司统一印刷,QQ :782508818; TEL:13122985000 021-59536334 需印刷名片人员需提前半个月填写名片申请单,由部门领导审批签字然后交
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