公司档案管理办法及实施细则.pdf
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1、精品文档 . 档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则 为了加强和规范公司内部档案管理工作,保证档案完整性和保密 性,准确地反映公司各项工作,结合公司实际,特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的 总和。 包括保密制度、行政、 经营、 生产技术管理档案、会计档案、 基本建设、产品、设备档案和人事档案等,其构成以项目、设备和 会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经 济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2
2、.1 各部门形成的文件材料,由各部门专职或兼职档案管理人员负 责收集管理,并于每年12 月 31 日之前向公司办公室办理移交。 2.2 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由 主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 2.3 行政部在接收移交的档案后,应对移交档案进行检查、汇总、 并编制档案总目录。 2.4 行政部对档案应区分全宗、区分年度、 区分类别分别存放、 排列, 存放档案必须有专用的档案装具,档案排列方法要科学,以便查找。 2.5 定期进行对库房档案的清理核对工作,做到账务相符,对破损、 精品文档 . 载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进
3、的档案要及时入库,借阅档案归还后,及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各 项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室:保密相关法规、制度;重要的会议纪要;学习培 训资料;工作计划、总结等。 4.2 行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策 性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、 工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类:员工个人档案、员工变动表、员工
4、花名册、薪酬 福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说 明,各种季度报表、月报表。 4.5 经营业务方面: 有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、 合同、协议等文件材料,市场经济信息和用户服务工作中形成的文 件材料等。 4.6 研发方面: 4.7 其他方面。 精品文档 . 5、档案级别的划分: 5.1 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、 档案类型、 及常用程度划分为四个等级。 5.1.1 一级为绝密文件 5.1.1.1 国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等,其等 级划分为一级。 5.1.1.2公司的重大决议。包括由公司股东大会
5、、董事会、总经理 办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等, 其等级划分为一级。 5.1.1.3 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常 重要的文件,此类型文件为绝密文件,其等级划分为一级。 5.1.1.4 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方 面的档案,为绝密文件,其划分级别为一级。 5.1.2 二级为机密文件 5.1.2.1本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书 属机密文件,划分等级为二级。 5.1.3 三级为秘密文件 5.1.3.1本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记 录、统计报表及简报。属公司内部重要文件,为秘
6、密文件,划分等级 为三级。 5.1.3.2 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、 录像等。属于秘密文件,其等级为三级。 精品文档 . 5.1.4 四级为普通文件 5.1.4.1 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典 型发言、会议记录等属于普通文件,划分等级为四级。 6、归档时间 6.1 基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将 应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审定后,向档案管 理部归档。 6.2 各项管理工作中形成的文件材料,在一个月内,要将应归档的 文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门 归档。 7、档案的鉴定和销
7、毁 7.1 编制档案的保管期限表,保管期限可分永久、长期(10-30 年) 、 短期( 10 年以下)三种。 7.2 档案鉴定工作由公司总经办组织进行,鉴定领导小组由总经理 任组长,组员由总经办成员及各部门主管组成。 7.3 鉴定工作根据各类档案的保管期限进行。每次鉴定要写出鉴 定报告,在保管单位备考表上注明鉴定意见,由小组负责人签名, 并且注明鉴定日期。 7.4 档案通过鉴定确认为永久保存的档案,如发现档案不完整、不 准确,应责成有关部门和人员进行补充和修改。 7.5 对经鉴定确认无保存价值的档案,要登记造册, 提出销毁报告, 经主管经理审批,并报送上级档案管理部门备案。销毁档案要严格 精品
8、文档 . 执行保密规定。 二、档案管理实施细则 1、档案管理归档要求: 1.1档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之 间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 1.2 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 1.3 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件(原件)与附件(复 印件、扫描件)分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 1.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对 的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 1.5 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应 依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前
9、,附件在后;印 件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件 之间的密切联系并进行系统的排列。 1.6 案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。 2、各部门保管文件的档案范围及相关规定 2.1 各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档,其一级、 二级存档的文件均为复印件及扫描件,原件交由公司行政部存档管理。 2.2 各部门的档案管理由各部门指派相关人员进行管理,不设置专职 岗位。 2.3 部门存档文件的范围: 2.3.1 保密办公室保密资料、涉密文件。 精品文档 . 2.2.2 部门例会纪要、业务函件、往来文件。 2.3.3 客户业务信息、资料、销售报表。 2
10、.3.4 公司及各部门的规章管理细则。 2.3.5 原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报 表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的 文件档案由财务部保管。 3、文件档案分类整理保存 3.1 办公室负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索(清单)、 保存、调阅使用。 3.1.1 根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制公司文件档 案分类编号方法。 3.1.2 分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提 供利用。 3.1.3 常用的分类方法有: 3.1.3.1按工程项目分类; 3.1.3.2 按专业性质分类; 3.1.3.3 按组织机构分类; 3
11、.1.3.4 按时间分类。可按文书的性质分类,可分为橱窗大类别, 再从大类别下分到小类别,再从小类别细分种类、年份等。 3.4 文件档案要根据内容及重要性分为“普通” 与“加密” 两大级别。 “加密”还分为绝密、机密和秘密三类。不能随便以个人名义或是部 门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件,其重要性归档文件时自行 精品文档 . 确认。 4、档案编目: 4.1 编制卷内文件页号应符合下列规定 4.1.1 卷内文件有书写内容的页,按流水号编页码, 页码从“1”开始。 4.1.2 页码编写位置 : 单面书写的文件在右下角; 双面书写的文件, 正 面在右下角、背面在左下角。图样页码编写在标题栏外右下角
12、。 4.1.3 成套图纸和印刷成册的文件不必重新编写页码。 4.1.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表、空白页不编写页码。 4.2 、卷内目录的编写 4.2.1 序号:应用阿拉伯数字从 “1”依次标注, 按照卷内文件的顺序, 一份文件一个号。 4.2.2 文件编号:应填写卷内文件的文号,图样的图号,或设备、项 目的代号。 4.2.3 责任者:应填写卷内文件的直接形成单位或主要责任者,有多 个责任者时,选择两个主要责任者填写。 4.2.4 文件题名:填写卷内文件标题的全称。 4.2.5 日期:应填写卷内文件形成的日期,如:20120512。 4.2.6 页数:应填写每份文件的实际页数,要求在最后
13、一份文件的备 注栏里填写总页码。 4.2.7 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 4.3 卷内备考表的编制: 4.3.1 卷内备考表的编制应符合规范要求。 精品文档 . 4.3.2 卷内备考表主要标明卷内文件的件数、页数,不同载体文件的 数量(见示例),说明组卷情况,如立卷人(档案员),检查人(档案 负责人)、立卷时间等。示例:本卷内文件材料20 件,100 页。其中: 文字材料 80 页,附图 10 张,照片 10 张。 4.3.3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 4.4案卷封面和背脊的编制:案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面 两种形式,主要内容如下: 4.4.1.1 案卷题名:应简明、
14、准确揭示卷内文件的内容。案卷题名主 要包括项目名称,代字、代号及结构、部件,阶段代号和名称等;项 目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符;归档外文资料的 题名及主要内容应译成中文。 4.4.2 立卷单位:应填写文件组卷部门或项目负责部门。 4.4.3 起止日期:应填写案卷内最早产生的那份文件的日期和最晚产 生 的 那 份 文 件 的 日 期 ; 应 用 阿 拉 伯 数 字 填 写 , 例 : 2004.01.01-2004.06.29 4.4.4 保管期限:应依据保管期限表填写划定的保管期限。 4.4.5 密级:应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。 4.4.6 档号:应依据先后顺序,档
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