公司企业跟单员职责.pdf
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1、公司企业跟单员职责 曾经有一位德国的客人跟我说:“永远不要相信工厂”, 我也曾多次对别人提起此话,不同的人对这句话有不同的理 解。有的人认为:工厂没有信誉或者工厂没有素质等等。但 是,我是这么理解的:工厂里的工作非常复杂,只要自己干 过工厂的人都知道,工厂里的事情太多了。工厂的老板面临 两大任务:一是筹措流动资金,二是管理工厂。如果是中小 型工厂,没有专门的采购人员,那么工厂的老板还有一个耗 时耗力的重任:原材料和配件采购。这三大任务足以让工厂 的老板忙的团团转,这必然会带来管理上的漏洞,进而导致 质量和交货期出现问题。因此,我们才会“永远不要相信工 厂”。 管理一个工厂, 就好比中医给病人诊
2、断,需要做到: 望、 闻、问、切。工厂里有很多管理人员,比如说总经理、管理 厂长、生产厂长、车间主任、质检员等等,我想这些人员都 应该做到望、闻、问、切这四点。只有这样,我们才能够发 现问题,并解决问题。望,就是养成仔细观察的习惯,发现 一些细节上的问题,比如产品的瑕疵,管理上的疏忽等等, 进而找出问题的根本,是什么造成了这些细节上的问题?管 理?还是其他?闻,就是我们要仔细聆听别人的建议,不要 做唯我独大或者唯我独懂这样的人,我想这跟自信或者胸有 成竹完全是两种事情;别人的意见我们要听,要仔细的听, 听完了之后自己再做出判断,好的意见一定要吸收,不好的 意见就把它抛弃,我想这关系到管理人员的
3、判断能力和实践 经验的积累以及为人处世的哲学。我们要养成相互学习的习 惯,养成谦虚、谨慎、不骄不躁的习惯。厂长可以向每一个 岗位上的员工学习,具体岗位上的员工可以向厂长学习。具 体岗位上员工因为自己在一直亲身实践着,所以有可能对从 事的工种进行提高或改进;厂长之所以是厂长,就是凭借多 年积累起来的实践经验和刻苦努力才成为厂长,我们的员工 更应该向其好好学习。问,就是对不明白的问题或发现了问 题,对相关人员进行咨询或询问。不要不懂装懂或者发现了 问题而不管不问,作为一名工作人员,这些态度都是极其不 负责任的。切,就是我们天天在车间里待着或者经常在车间 里走动一下,就会对车间的情况有一种感觉,这种
4、感觉会让 我们每一个人做出一种直觉带来的判断,卫生条件,员工工 作的积极性和有序性,产品摆放是否整齐等等,都可以让我 们形成一种对车间的感觉,我们凭借这种感觉,就可以做出 一种判断。我们的管理者,往往不能真正做到望、闻、问、 切,因此才会出现一系列的问题。每个管理者需要对自己管 辖的范围做到望闻问切,每一个具体岗位上的员工需要对自 己的工作做到望闻问切,只有这样,我们才能够形成一种很 好的车间环境,避免很多问题的发生。 因为工厂内的管理人员各司其职,往往会带来管理人员 和管理人员之间衔接上的漏洞,管理人员和具体员工之间的 漏洞。总经理,要处理一系列的事情,就像前面说的:筹措 流动资金、管理工厂
5、、采购原材料和配件;管理厂长,要负 责订单的安排和人员的调配和各个工序的衔接等等;生产厂 长,要负责原材料核算、样品的制作、生产计划的安排和质 量的把控;车间主任需要对某一车间内的工作任务进行安 排、调整和检查。所有的这些管理人员,他们之间是否协调 一致,直接关系到产品的质量和交货期,处理好了,事半功 倍,处理不好,事倍功半。在实践当中,我们的这些管理人 员,往往协调不一致,信息沟通不到位,对一个订单的把握 往往出现偏差。 那么,如何解决这个问题呢?除了前面讲的, 我们每一个工作人员都需要做到望闻问切之外,我们需要引 进一个新的工种,那就是工厂内跟单员。 工厂内跟单员,顾名思义,就是在工厂内负
6、责跟踪订单 的人员。一般的贸易公司都有跟单员,但是他们的跟单员不 是在工厂内工作,只不过有时候去工厂看一下订单进展的情 况,并把相关情况汇报给客户。我们这里讲的跟单员,是在 工厂内工作,负责订单的跟踪检查工作,并及时地把相关情 况汇报给公司相关负责人员。从责任上来说,外贸公司的跟 单员需要对客户负责,需要直接向客户汇报;工厂内跟单员 则需要对公司负责,直接向公司汇报。通过多年的实践,我 感觉,外贸公司的跟单员的作用要小于工厂内跟单员的作 用,因为工厂内有很多不可预知的事情,外贸公司的跟单员 无法及时地发现并给与反馈,但是工厂内跟单员可以做到这 一点。外贸公司的跟单员偶尔才去一下工厂,无法掌控工
7、厂 内的情况,使得有效信息不能及时地传递,出现了工厂和公 司与公司和客户之间在信息上的偏差,造成了业务和信誉上 的极大损失;而工厂内跟单员,在严谨踏实的工作态度下, 则可以避免这些问题的发生,能够及时地发现问题并反映问 题,有效地避免了很多问题的发生,从而赢得了客户更多的 信誉和业务。 工厂内跟单员,需要具备四项基本的素质:平易近人、 吃苦耐劳、认真严谨、干脆利索。在工厂里负责跟单业务, 需要跟几乎所有的人员尤其是跟管理人员打交道,这就需要 跟单员能够与他们友好和谐的相处,做到平易近人,这样跟 单的业务才能有效地开展,也就是要想把事情做好,需要先 把人做好。如何把人做好,每一个人有每一个人的特
8、点和性 格,需要跟单员自己不断地学习和揣摩,这样才能够让自己 工作起来顺风顺水。工厂里的工作和生活环境,往往不是很 舒适的,工作任务比较繁琐,所以需要跟单员具有吃苦耐劳 的精神,不管是刮风下雨,没有完成的工作必须完成,晚上 12 点需要装集装箱,那跟单员就需要待到12 点,等集装箱 走了之后才能走。跟单工作是一项琐碎的工作,好的跟单员 可以把事情做的有条有理,不仅感觉不到累,而且还会觉得 很充实,跟单员需要具有认真严谨的工作态度,认认真真的 把每一件事情做好,跟单工作事无大小,再小的事情出现差 错极有可能带来巨大的损失,因此一定要养成严谨的态度。 跟单员处理问题需要干脆利索,日事日毕,绝对不能
9、把今天 能够安排完成的工作拖到明天,要养成勤快敏捷的习惯。订 单的交货日期是一定的,但是在订单生产过程中会出现各种 各样的不可预知的问题,比如说五金,订单完成了但是五金 没有到位,这就会带来交货期的延误,轻则带来了信誉上的 伤害,重则索赔并丢掉了客户;再比如说某一个孔打错了, 需要马上纠正,今天不纠正,现在不纠正,问题产品就会越 多,造成了生产上的浪费;因此跟单员需要干脆利索,遇到 问题马上解决,解决不了的,想办法解决。 那么,工厂内跟单员需要具体做哪些工作呢?凭借这几 年我个人的工作经验,总结如下: 传达订单。 传达订单是工作的步。看似简单的工作,但是如果没有 一个好的开始,没有合理的安排,
10、会给后面的工作带来极大 的不便,甚至造成生产上和业务上甚至信誉上的极大损失。 因此,跟单员必须把订单传达到位,安排到位。 首先,订单需要传达给谁?订单下来之后,首先需要相 关的管理人员认真的了解,不是说一个人知道就行了,所有 的相关的管理人员都需要知道:总经理、生产厂长、管理厂 长、车间主任和相关负责人。所有的这些管理人员必须在同 一时间,同一场所,聆听跟单员对该订单的描述和讲解,跟 单员需要自己先把订单看懂,然后才能讲解。如果有相关的 管理人员没有到场,跟单员绝对不能传达订单。 其次,需要什么时候传达订单?上面已经说了,跟单员 首先自己先读懂订单才能够传达订单;必须在所有的相关的 管理人员到
11、场的情况下才能够传达订单。跟单员需要先行向 总经理告知新订单情况,然后让总经理负责协调传达订单的 时间。相关的管理人员绝对不能借故不参加订单传达会议。 再次,需要在哪里传达订单?跟单员传达订单,需要在 跟单员所在的办公室内进行,让相关负责人员在电脑上看到 产品的图片和相关内容,这样才会让他们对产品有一个比较 深刻的理解。 最后,需要传达什么订单内容?A.订单是什么产品;B. 订单数量; c. 交货日期; D.具体要求。跟单人员必须把这四 项内容传达清楚,如果有相关负责人员理解不透彻,跟单员 必须重复讲解,如果跟单员对相关负责人员的问题不清楚, 马上给公司打电话确认,如果还不能够及时解决,待解决
12、之 后必须通知相关的负责人员。 总之,跟单员需要认真仔细的读懂订单,如果有不明白 的,马上打电话或写邮件询问公司;读懂之后,在正确的时 间和地点,向正确的人员,传达正确的内容。只有这样,所 有的人员才能够对订单有一个整体的把握,绝对不允许出现 只有一个人或两个人知道订单具体内容的情况。否则,跟单 员和总经理失职。 第二:跟踪生产计划。 跟单员在传达了订单之后,应该督促相关负责人员总经 理、生产厂长和管理厂长尽快制定出生产计划,然后发给公 司,公司这边可以据此告知客户订单安排情况。实际上订单 上的交货日期,应该是根据工厂这边的生产安排来定的。但 是往往工厂这边制定生产计划过于缓慢,以至于公司这边
13、无 法及时地给客户反馈。 凭借我个人多年的工作经验,在生产计划的制定上,我 们必须做到如下几点: 生产计划的制定要及时。公司在给工厂那边下 “准订单” 之后,总经理、生产厂长和管理厂长应该马上根据目前的生 产情况,商讨制定出生产计划,最好是24 小时之内,最多 不要超过72 小时。只有及时地制定出生产计划,公司才能 够给客户及时地反馈,并跟客户确认最终的交货日期,从而 把“正式订单”下给工厂。工厂负责人绝对不能借故说计划 无法制定,这等于给自己找借口推脱责任。 生产计划的制定要准确。生产计划的制定需要总经理、 生产厂长和管理厂长共同商讨,根据每一个负责人对目前正 在进行的订单的生产情况,综合考
14、虑各种因素和各种可能发 生的情况,比较准确地制定出生产计划。我们的计划可以相 差 3 天或者 5 天,但是绝对不能超过10 天。如果一个订单 的生产预期安排超过了10 天,说明相关负责人员对车间内 的情况把握不准确。 生产计划的制定要具体。为什么要具体?有些人会说: 很难具体。我想这是一种借口或者是一种思想懒惰的表现。 我们没有具体的生产计划,怎么会制定出准确的交货日期? 没有具体的生产计划,怎么安排生产,怎么进行有序地生 产?难道做到哪里算哪里?这些都是不负责任的态度。只有 我们从现在开始,对每一个订单都做出生产计划安排,慢慢 地让一个一个的订单都顺起来,这样我们以后的工作才能得 心应手。生
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