公司制度管理办法.pdf
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1、. . 公司 编号: 发布日期: 制度 生效日期: 编 制 人: 审 核 人: 编制部门: 批 准 人: . . 目录 第一章 总则 2 第二章 制度分类及部室职责 2 第三章 制度的编制、修订和废止 5 第四章 制度的督导执行 7 第五章 制度的评审 8 第六章 制度的存档管理 9 第七章 附则 9 附件一:制度管理流程 11 附件二:公司制度需求识别与征求意见单. 13 附件三:制度重要程度的判定 14 附件四:制度编写格式规定 15 附件五:制度执行情况检查计划及制度培训计划表. 20 附件六:制度履历表 21 附件七:制度审核单 22 附件八:制度检查 ( 制度评审 )报告单 . 23
2、 . . 第一章总则 第一条为配合公司建立简捷、实用、 高效、统一的制度管理体 系,实现本公司制度建设的系统化、一体化、流程化、表单化、信息 化,促进公司管理实现制度化、流程化、标准化,特制定本办法。 第二条本办法之制度建设管理是指对各类制度的起草、审批、 执行、修订、废止等各环节进行统一规范。 第二章制度分类及部室职责 第三条本办法之制度分为组织管理制度、专业管理制度、 技术 规范三类,各类制度实行公司专业管理部门归口管理。其中组织管理 制度是规范组织行为的管理制度,包括公司章程、机构设置、职责划 分、岗位设置等方面的制度; 专业管理制度是关于规范各专业管理部 门各项专业职能的制度; 除此之
3、外的划归为技术规范, 技术规范是阐 明和确定技术要求方面的规定,包括产品、产品检验、工艺、环境保 护、安全技术等方面的标准、规程等。 制度编制、 修订管理归口管理如下 (包含但不限于以下部门及制 度) : 绩效管理、 制度管理、公司级章程管理等相关制度由企业管理部 负责;文件管理、公章管理、车辆管理、会务管理、办公财物管理、 档案管理、环境卫生管理、 安全保卫管理等行政相关制度由行政办公 室负责;招聘管理、培训管理、考勤管理、劳动合同管理、劳动保护 管理、工伤事故处理办法等人力资源相关制度由人力资源部负责;预 算管理、成本控制管理、审计等财务相关专业制度由财务部负责;采 购管理、库存管理、入库
4、及出库管理、供应商管理等采购相关制度由 . . 供应部负责;设备管理(检修、润滑、事故) 、工艺管理、安全管理、 调度管理等生产相关制度由生产技术部负责。 第四条根据制度内容,一个完整的可操作的制度应包含三部分 内容: 1、制度基本内容:制度制定的目的、适用范围、制度正文约束条 例、考核条例。 2、制度操作流程:依据基本内容绘制出制度操作的流程图,通常 可用 VISIO 编制。 3、制度操作表单:依据制度基本内容与操作流程所涉及的表单, 通常可用 WORD、EXCEL 绘制。 根据管理活动的特点、性质及其范围大小等,管理制度的文体基 本上可分为以下几种: 1、章程:是指严格依据国家法律法规要求
5、,规范公司行为和治 理结构等方面的管理制度。 2、条例:是规范某一类对象、某一系统( 过程) 、某一系列活动 的综合性管理制度。 3、职责:是针对 “ 工作” 这一特定对象制定的管理制度,包括各 管理层次、各级、各类岗位职责与相关的工作描述。 4、守则:是确定员工行为规范方面的管理制度。 5、办法:是确定某一方面或特定管理对象、过程、活动的方法 和要求的管理制度。 6、制度:是规范某一方面经营、管理活动行为准则的管理制度。 7、规定:是确定特定对象、过程、活动规范、准则方面的管理 制度。 8、细则:是为实施制度、规定、守则、办法而制定的更为具体 . . 的管理制度。 另外,按照公司相关专业管理
6、部门的专业要求确定“ 技术规范 ” 的名称。 第五条公司制度建设的管理部门为企业管理部,主要职责是: 负责制度体系建设及管理工作; 根据工作需要负责向各管理部门提出 制度编写要求; 负责制度的初审与会审管理工作;负责制度起草部门 编写制度的指导工作、流程编制的辅导与完善工作、培训情况检查、 落实情况检查、执行效果评价;负责统筹制定制度优化方案,并负责 逐项督导落实; 配合公司制度建设的各项工作;负责有效制度清单的 整理等。 第六条公司的制度责任部门即公司制度的编制及督导执行部 门为公司各专业管理部门。 各专业管理部门负责公司制度的制定及督 导执行(包括调研、起草、征求意见、编写培训教案及培训计
7、划并进 行授课、编制制度检查计划、执行情况的检查与意见反馈、申请修订 等) 。 第七条制度的责任部门必须对每一项制度确定制度责任人,责 任人的主要职责是:对负责的制度进行培训、检查制度执行情况、建 立制度档案 (包括制度建设各个环节的内容)等。 第八条制度责任人的确定及变更。 新出台制度的责任人一般应 为制度的起草人; 在本管理制度下发前的制度责任人由各部门领导指 定责任人;制度责任人工作发生异动时, 由部门领导及时重新指定制 度责任人。制度责任人工作发生异动时, 必须到制度建设管理人员处 确认制度档案交接情况, 否则企业管理部在组织制度评审时,将对无 制度责任人的进行考核。 第九条办公室负责
8、文件审批、文件编号、打印下发、整理建档 . . 等。 第十条企业管理部负责按照培训工作相关要求组织实施制度 培训,达到培训效果。 第十一条本办法所指流程就是指做事情的顺序,业务流程是指 为了实现特定的目的, 利用多部门或单位之间的合作共同完成的工作 过程。 第三章制度的编制、修订和废止 第十二条制度编制的流程 ( 见附件一 )。 专业管理部门对制度编 制需求进行识别与确认专业管理部门起草初稿专业管理部门组 织与制度相关部门进行研讨并征求意见( 包括公司对口专业部门的意 见)企业管理部制度建设管理人员初审专业管理部门根据制度的 重要程度组织会审或会签经公司总经理或主管领导审批后以红头 文件下发或
9、经局域网发布(审批时须附制度需求识别与征求意见单、 制度审核单、制度定稿及文件审批单) 。 1、制度编制需求的识别与确认。全面分析和识别制度编制的需 求,了解本部门有关职责、 国家相关规定、公司及各子公司目前相关 制度建设和执行情况, 特别要找准存在的问题, 并参考其他企业同类 制度,填写制度需求识别与征求意见单(见附件 二) 。 2、征求意见。制度在初稿编制完成后,都必须在公司相关单位 范围内征求意见 (制度需求识别与征求意见单见附件二) , 反馈意见必 须由各单位主管领导签字。 3、前期研讨。若为了工作方便,提高效率,可以组织与制度相 关部门进行研讨, 以会议纪要的形式确认研讨结果,而不再
10、另行征求 意见(“ 会议纪要 ” 可代替“ 制度需求识别与征求意见单” ) 。 . . 4、制度初审。初审的内容包括:采纳反馈意见情况;与其他专 业制度的衔接情况;制度重要程度的判定是否正确; 制度编写格式 ( 见 附件四 ) 是否规范;有无相应的流程与表单;有无检查计划和培训计 划表( 见附件五 );有无制度需求识别与征求意见单( 或相应会议纪 要);有无制度履历表 ( 见附件六,首次编制不需要) 等方面。企业管 理部制度审核人员要形成书面的审核意见,填写制度审核单( 见附件 七),并随同制度文本一起按下列方式提交公司审定: (1) 经企业管理部初审确认为“ 很重要 ” 的制度须在公司经理办
11、公 会上进行审定。 (2) 确认为“ 重要” 的制度在公司例会上审定。 (3) 确认为 “ 一般” 的制度可在公司例会上审定或组织相关的专业 部门进行会签 (需进行会签的单位由编制制度的专业部门提出) 。 凡未征求意见或企业管理部初审的制度,不得提交公司领导审定 或会签。 5、批准下发。 “ 很重要 ” 和“ 重要” 的制度须由总经理审核批准后 下发,属于 “ 一般” 的制度由公司主管领导审核批准后下发。 第十三条制度的修订流程 ( 见附件一 ): 编制制度的专业管理部 门提出制度修订的书面申请或建议企业管理部审核 提交公司例 会审定 执行制度编制流程。 第十四条制度的废止流程 ( 见附件一
12、) 1、对原制度进行修订后,原制度废止。 2、对不能适应现实状况要求的制度进行废止,按如下流程进行: 制度编制部门(制度责任部门)提出制度废止的书面申请,并填写制 度需求识别与征求意见单企业管理部审核 提交经理办公会或公 司例会审定 决定是否废止。 . . 第四章制度的督导执行 第十五条制度的贯彻:公司制度下发一周之内, 各相关专业管 理部门要组织相关人员学习,对要制定具体的实施细则的,需在15 个工作日内完成, 下发一周内, 各相关单位要组织相关人员进行学习 贯彻。 第十六条制度的培训:制度下发前,制度责任人要编写制度培 训教案和培训计划,填写制度培训计划单(见附件五),并提交到企 业管理部
13、,在制度下发的15 天内,企业管理部牵头会同制度责任部 门对相关人员进行培训。 第十七条制度的执行:各级管理制度必须严格执行, 各单位检 查管理制度在本单位执行情况时, 每一个环节都必须有检查执行情况 的原始记录,且记录一定要真实、全面,要留下管理的“ 痕迹” ,以作 为检查、督导和明确责任的依据。 第十八条制度执行中特殊情况的处理 1、制度执行过程中,如果认为制度脱离实际难以落实时,要及 时与制度起草部门或企业管理部书面沟通,如无异议就要对制度在 本单位的落实负责。 2、制度执行过程中, 如果发现重大情况确实不能按制度执行的, 制度的执行部门或相关部门必须履行请示报批程序,经制度责任人 同意
14、后方可灵活处理,并要对此过程存档备查。 第十九条制度落实的督导检查 1、制度下发时,应附一年内制度执行情况的检查计划: 制度下发 执行的前三个月, 制度责任人对各相关单位执行制度情况每月都要进 行全面检查; 制度下发三个月后, 起草部门对制度的落实情况每三个 . . 月至少检查一次 , 每次检查都要填写制度检查( 制度评审 ) 报告单 ( 见 附件八 )或形成书面报告交给制度管理部门制度建设人员。 2、制度检查主要内容:制度是否得到严格贯彻执行,制度本身 存在什么问题。 第五章制度的评审 第二十条定期评审:每年十二月初, 企业管理部组织公司各专 业管理部门对公司的制度进行一次评审,并将评审结果
15、填入制度检查 (制度评审 ) 报告单 (见附件八 ) 。 第二十一条不定期评审:发生下列情况时, 企业管理部应适时 组织公司制度体系或有关制度的评审活动。 1、国家宏观经济政策调整、重要法律法规实施、竞争对手的竞 争态势发生变化等影响公司经营环境改变时。 2、公司资源配置、经营方向和领域、组织机构等发生重大变化 时。 3、公司对本公司的经营、管理策略进行重大调整时。 4、其他改变公司外部或内部经营条件的事项发生时。 第二十二条制度评审结果的运用 1、识别并确定公司制度建设的需求。确定公司有关制度的培训、 编制、修改、执行中止、废止等事项;确定公司制度管理改进创新的 空间和实施措施。 2、编制公
16、司制度管理与建设的评价报告。企业管理部在每年的 12 月底,应根据制度定期和不定期的评审结果,结合制度日常检查 和有关数据与信息的情况,编制公司制度管理和建设的综合评价报 告,并提交总经理。 . . 3、 将制度评审的结果作为公司各部门进行年终评比的主要依据。 第六章制度的存档管理 第二十三条各部门要指定专人负责制度的存档管理工作,要 求用专门的档案盒(袋)存放各类制度。 第二十四条每项制度应体现管理 “ 痕迹” ,每项制度的档案应包 括 以下基本内容: 制度 编制过程 1 制度需求识别与征求意见单 2 制度初稿 3 规范审核单 4 经过会议研究讨论的会议纪要 (若进行会签的, 复印会 签页)
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