泛微协同办公系统知识文档管理解决方案.pdf
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1、 . 优质范文 e-Document: 知识文档管理 e-Document ,创建知识积累、共享、利用和创新的平台。 1.问题的提出 作为公司最大财富的知识,没有得到积累、共享和利用,并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同 的地方收集信息:打电话,找文件,等待他人帮助,接收电子邮件和备忘录。但是,这种信息获取方 式取决于个人能力,以及他人是否愿意提供。总之,获取信息的效率太低。现在,很多公司致力于使 用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问但信息仍然需要被复制,企业仍然需要维护 不同的数据库。 2.解决方案 e-Document 的解决方案:搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。 人们可
2、以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上,而非最基础的收集信息上; 市场信息、管理经验、专业技能,无论是成文的信息、还是脑海里的构思,皆可发布、分类和 归集; 强大的搜索、个性化的分发,随时随地可迅速获得需要的信息和知识; 一人对一人的交流,或多人对多人的沟通,充分运用群体智慧,知识在分享中得到更新。 . 优质范文 3.模块架构 各种来源,各种格式的知识文档,都可以上传或下载,并通过一定的流程发布到公司知识库;知识文 档分类存放后,员工可根据文档、目录的权限,以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息,同时系 统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户:包括内部门户、外部门户(外部网站,客
3、户门户,分 销商门户和供应商门户) ,这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。 4.模块综述 e-Document 提供了全面的知识文档管理的框架,对知识进行完全规范化的组织,并允许用户在任何地 点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档; e-Document 可以管理内部和外部网站,并针对不同的目标用户制订不同的网站内容,通过与信息门户 的结合,用户获得完全个性化的界面和内容服务; e-Document 维护动态的知识库, 用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验,同时, 也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充,还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利 用; e
4、-Document 严格的安全限制和完备的日志功能,保证文档的读取和操作的安全性; e-Document 与其他模块的协同工作,完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周 期。 . 优质范文 5.功能简介 基础功能 规范的知识文档管理 e-Document 采用中央数据库,所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上,并以统一的用户界 面提供给用户。 统一的文档数据库,方便进行管理 根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构 为目录设定相应的管理权限,具有权限的人可以对目录进行编辑等操作 对目录的属性进行定义,包括发布、回复、共享、创建、审批、移动等操作权限,以及附 件、模板、信息
5、链接等属性,发布在此目录下文档自动获得此属性 定义各种模板,包括文档模板、邮件模板、新闻页模板、用户显示界面等 各种结构化和非结构化的文档的管理,例如公文、表单、网页、扫描文件等都可以得到有 序的管理 可设定文档的查看、编辑、发布等操作权限 可设定文档的下载、复制、打印等操作权限 对文档进行移动、复制等操作,使得文档的排布更为合理 可以对文档的关键字进行自由的升序或者降序的排列 统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作出分析 (文档目录) . 优质范文 (文档列表) 以各种形式创建 e-Document 与 office的功能集成可以在线轻松编辑各种形式的文档。 集成 office组件,可发布
6、HTML 、WORD、EXCEL 等各种形式的文档 在线编辑文档,并集成电子签章、痕迹保留、公文收发等特性 可预先设置固定的文档模板并导入 插入多个附件 对文档的排版和格式进行编辑,如不同的颜色和字体显示、加入页眉、图片、表格、超级 链接等 回复别人的文档;设定别人对自己文档回复的提醒功能 . 优质范文 (新建文档) (在线编辑) 以各种形式发布 e-Document 提供多个发布出口方便用户根据实际情况进行选择。 . 优质范文 提交、草稿、预览、待审核等多种发布方式 选择将文档保存在合适的目录下,或者以标题 / 主页形式发布到内部或者外部网站上,或者 发布到特定的信息门户中去 可建立个人文档
7、库,并设定文档被访问的权限 建立并维护内外网站 通过 e-Document 可以维护企业的内外网站。所需做的只是完成页面的定制,发布含有链接的文字 和图片 对内外网站的统一管理,进行网站的格式、页面和内容的订制 文档发布后自动在相应的网页上显示 和企业信息门户结合,可以建立多个站点及这些站点的形式和发布的内容,每个站点对应 一个目标访问组 (公司新闻) 以各种方式共享知识文档 所有的用户都可在系统中进行知识文档的高度共享,有价值的信息被迅速的传递和利用。 通过文档目录查看 通过内外网站查看 通过“最新文档”查看最新创建的文档 通过快速搜索或高级搜索查看 通过知识地图迅速获得需要的知识文档 通过
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