文档格式规范.pdf
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1、文档格式规范 _ -可编辑修改 - _ -可编辑修改 - 目 录 1 文档格式规范 . 1 1.1 文字性文件或规范性文件的编制要求. 1 1.1.1 文件的整体要求 1 1.1.2 文件编制的具体要求 . 1 1.2 表格文件的编制要求 . 6 2 文档命名规范 . 6 _ -可编辑修改 - 1 文档格式规范 1.1 文字性文件或规范性文件的编制要求 1.1.1 文件的整体要求 1.1.1.1 文件编制的基本要求 a)文件均采用 A4 纸幅面。文件的名称应简明准确, 一般不超过 20 个汉字。 b)文件的内容应表达准确、清楚、简明、严谨。 c)同一文件中术语、 符号、代号应统一。 表达同一术
2、语的概念应前后一致。 采用的术语尚无标准规定时且容易产生不同理解的,应给出定义或说明。 d)文件中的缩略词 (语)应采用有关标准或专业委员会认定的缩略词(语),自 定缩略词 (语)应简明、确切,能反映主题。缩略词(语)在文件中首次出现 时应做说明。 e)文件中引用的标准和文件应是现行有效。 f)文件中应采用国务院正式公布、实施的简化汉字。 1.1.1.2 文件封皮的基本要求 a) 文件封面的内容分为标题、编制信息和公司名称三部分。 b) 文件标题分为“标题”和“副标题” 。 “标题”描述项目名称,字体:小 初 黑体 居中; “副标题”描述文件名称,字体:小一黑体 居中。 “标 题”和“副标题”
3、空一行。 c) 文件编制信息包含三个要素, “编制”、 “审核” 、 “批准” :小四 宋体 加 粗,书写对应人员姓名,姓名中文采用小四宋体,西文采用小四Times New Roman。 “版本号” :小四 宋体 加粗,书写文件版本号,采用小四 _ -可编辑修改 - Times New Roman; “日期” :小四 宋体 加粗,书写文件编制日期,采 用小四 Times New Roman 。 d) 公司名称为公司的全称,在文件编制信息后空一行,三号黑体。 e) 所有文字性文件或规范性文件中都必须包含文件修改记录,文件修改记 录放在第二页,目录从第三页开始。 f)封面页、文件修改记录页均不插入
4、页脚页码,目录页的页脚中间对齐插 入页码,格式为: I 、II 、。 g) 目录标题“目录” , 字体: 三号 黑体, 通过全文自动生成目录项 (word2003: 插入引用目录; word2007:引用目录) 。制表符前导符: ”; 格式: “正式” ;显示级别: 3 级即可。各级目录字体均为小四,宋体。 h) 封面页、文件修改记录表字体格式要求,如下所示: _ -可编辑修改 - _ -可编辑修改 - 1.1.2 文件编制的具体要求 1.1.2.1 文件正文格式 a)正文需要插入页眉页脚,页眉:左对齐插入公司logo 右对齐插入文档编码与文档标题,宋体10;页脚:中间对齐插入页码, 数字格式
5、小五 Times New Roman :1,2,3。 b)章和条的标题的字体:小四黑体。 c)正文的中文字体:小四宋体;西文字体:小四Times New Roman 。 d)首行缩进两个汉字。 e)图和表的标题的字体:小四黑体。图、表后空一行,书写正文。 f)行间距: 1.5倍 g)页边距:上 :2.54cm ;下:2.54cm ;左: 3.17cm ;右: 3.17cm 。 1.1.2.2 层次划分及编号 a)文件正文与附录应按其内容分成若干层次。 b)文件的层次一律用阿拉伯数字连续编号,不同层次的数字之间加下圆点 相隔 (即圆点加在数字的右下角) , 最后数字后面不加标点, 如 “1”“1
6、.1” “1.1.1”。 c)文件的层次不宜过多,通常不应超过4 级(特殊的情况下最多可增至5 级或 6 级) ,即: 第 1级 1 _ -可编辑修改 - 第 2级 1.1 第 3级 1.1.1 第 4级 1.1.1.1 序号应左顶格书写。有标题时,在序号后空一字距写标题,另起一行写 具体内容;没有标题时,在序号后空一字距再写具体内容。层次标题力求简 短,一般不要超过15个字,标题末不用标点符号。 各级编号的字体均为小四黑体。 d)文件的各层次内部,若再需要分点叙述时,可用“(1) ”这种层次序号; 更小的层次则用“”这种层次序号。“ (1) ”这种层次序号之后是本 段标题的, 标题末用句号或
7、冒号或空一字,其后接写正文;或另起一段。 如果没有本段标题,则序号之后直接写正文。 1.1.2.3 数值 a)表示非物理量的数,数字一至九用汉字“一”、 “二” 、 “三” 表示,大 于九时,用阿拉伯数字表示。表示物理量的数值,应使用阿拉伯数字, 后边写上法定计量单位符号。 b)小于 1 的数值,小数点前定位的 “0”不可省略,代表有效数字的“0” 不可省略。如五位有效数字,0.125应表示为 0.12500 。 c)当整数的位数较多,且其后有三个以上的“0” ,或当纯小数的小数点后 面有三个以上时,应采用10 n 作为倍数 (n 为正、负整数 )的写法,但保留 的有效位中的 “0”必须全部写
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