公司接待策划方案.pdf
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1、. 关于银河电器公司来访的接待 策 划 书 文秘见习第二小组 二零一三年六月二十三日 . . 目录| contents 一、接待准备3 二、接待日程安排及人员5 三、接待后期工作14 四、经费预算14 . . 银河电器公司将于2013年 8 月 6 日上午在总经理王强的带领下 一行 7人来我公司进行为期3天的访问,主要是为加强进一步的了解。 为了促进银河电器公司和我公司的进一步合作,树立良好公司形象, 以及促进我公司又好又快的发展, 公司各部门员工必须重视此次的接 待工作,做好全方位的准备。 为此特别精心安排与制定了本次商务接 待方案。 一、接待准备 (一)接待信息 : 1. 接待对象:银河电
2、器公司总经理一行7 人 2. 接待时间: 2013年 8 月 6 日8 月 8 日 3. 接待地点:接机地点扬州泰州机场; 送机地点南京禄口机场; 下榻酒店京华大酒店 参观地点: (1)公司总部;(2)公司厂区 4. 接待规格:对等接待 5. 接待原则:热情友好;细致周到;礼仪适度 6. 接待小组:接待部总负责,办公室、公关部、后勤部协同工作(人 员详情分配见附表1) (二)接待前期准备: 1信息收集。 a 银河电器公司的基本信息,未来发展态势,及公司主要领导人 对此次合作的意向态度; b 银河电器公司来访人员基本情况(详情见附表2) ; c 过去来访情况; d 抵达时间和交通工具; e 来访
3、期间天气状况;(负责部门:接待部) 2询问对方意见,是否需要预定机票,若需要,根据所要求的时间 和地点来定;(负责部门:办公室) 3住宿安排。提前预定房间; (负责部门:接待部) 4迎接车辆安排。七座商务车一辆,商务小轿车一辆,同时保证车 辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从主接待人员协调安排,统一调 度; (负责部门:办公室) 5公司迎宾。参观人员到达前5-10 分钟,提醒相关人员做好迎宾工 作; (负责部门:公关部) . . 6拟定会议通知及会议议程,并下发至与会人员;(负责部门:办公 室) 7会场布置。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、 领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安
4、排礼仪人员,安排摄影摄 像等; (负责部门:办公室、后勤部) 8资料准备。欢迎词,欢送词,公司宣传材料,会议洽谈资料;(负 责部门:办公室) 9事先联系好足艺服务,游览大运河和瘦西湖事宜。(负责部门:办 公室、接待部) 附表: 1、接待工作任务分配 部门 人员事项 接待部李燕、提前预订酒店,协助来宾办理酒店入住手续 王媛、吴华、许安、 钱梅 宴席(迎接宾客、菜单确定、环境检查、费用清付) 李虹来宾信息搜集,提前约定足艺时间、人数 公关部孙晓阳、郑关杰公司迎宾 杨洋联系厂区协调参观事宜 办公室张俊雅、郭璟、蔡庆制发会议通知及会议议程、总结会议纪要, 会场布置, 会 议物品准备,会间服务 孙绍摄影
5、摄像 王淼车辆协调安排 丁彩桦(秘书)接送机、大厅集合、景点游览(门票购买、导游联系) 后勤部钱洁连、蒋亚蕾物品采购办理 2、来访人员详细信息及安排 姓名职务年龄性别房号喜好禁忌 王强总经理42 男1606 不喜甜食 刘蓉总经理秘书29 女1610 刘明远副总经理37 男1604 书法 朱敏翰市场部经理35 男1516 赵文涛研发部经理36 男1516 . . 李玮铭市场部经理 助理 32 男1518 孙坚研发部经理 助理 30 男1518 二、接待日程安排及人员 (一)日程安排表 接待日程安排及人员 日期时间内容地点陪同人员负责人 8 月 6 日 8:20 接机扬泰机场 徐副总经理、秘书 接
6、待部部长 10: 00 11: 20 入住京华大酒 店 11: 30 13:00 午宴京华大酒 店一楼牡 丹厅 总经理、徐副总、市 场部经理,研发部经 理,秘书 13:0014: 30 午休酒店房间 14:40 集合酒店大厅秘书 15: 00 17:00 参观公司光明公司 总部 徐副总、公关部人员、 秘书 公关部部长 18:00 20:00 晚宴京华大酒 店 5 楼晚 宴厅 总经理、徐副总、秘 书、各部门经理及优 秀代表接待部部长 20:20 21:30 足疗扬州陆琴 脚艺 徐副总、市场部经理、 研发部经理 8 月 7 日 8:00 大厅集合秘书 8 :30 9:30 品尝扬州特 色早餐 富春
7、茶社徐副总、秘书接待部部长 9:50 12:00 参观厂区光明公司 厂区 总经理、徐副总、秘 书、市场部经理、研 发部经理、厂区经理、 公关部部长 12:00 13:00 午宴厂区接待 厅 接待部部长 13:20 14:30 午休酒店房间 . . 14:40 集合酒店大厅秘书 15:00 17:00 洽谈会议总部二楼 会议室 总经理,徐副总,秘 书,市场部经理,研 发部经理,市场部经 理助理,研发部经理 助理 办公室主任 18:00 19:30 晚宴西园大酒 店宴会厅 总经理,徐副总,秘 书,市场部经理,研 发部经理,市场部经 理助理,研发部经理 助理 接待部部长 20:00 21:00 夜游
8、古运河便益门广 场 出席宴会人员办公室主任 8 月 8 日 7:30 8: 00 早餐京华大酒 店餐厅 接待部部长 8:10 集合酒店大厅秘书 8:30 11:20 畅游瘦西湖瘦西湖风 景区 徐副总、秘书办公室主任 11:30 13:30 送别午宴趣园总经理、徐副总、办 公室主任、秘书、部 分部门经理 接待部部长 14:00 集合酒店大厅秘书 15:00 送机南京禄口 机场 徐副总、秘书办公室主任 (二)每日具体活动安排 8 月 6 日 一、迎接来宾 时间:上午 8:20 地点:扬州泰州机场 人员:徐副总经理,秘书,司机两名 准备工作:迎接牌一个,鲜花两束,七座商务车一辆,商务小轿车一 辆。
9、注意事项: . . 1. 副总经理和秘书及两名司机于八点半出发,在九点十分之前抵达扬 州扬泰机场。接机时高举迎接牌, 让来宾清楚看到, 主动问候来宾后, 帮来宾提拿携带行李,但注意不要拿来宾的贵重行李,如手提包等。 2. 引导来宾上车,其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车, 徐副总坐在副驾驶,后座右侧为对方总经理,左侧是对方副总。我方 秘书及对方其余人乘坐七座商务车。 3. 接待部派人提前在酒店等候,协助来宾办理入住手续。 4. 将来宾送至京华大酒店,引至安排好的房间。我方人员不宜久留, 让客人及时休息,消除疲劳。 二、午宴 时间: 11:30-13 :00 地点:京华大酒店一楼牡丹厅
10、出席人:总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书;对方所 有来宾。 (12 人) 宴席规格: 2500元/ 桌 酒水:洋河蓝色经典天之蓝42 度 480ml (2 瓶) 92 张裕解百纳干红葡萄酒(2 瓶) 注意事项: 1. 秘书在午宴开始前, 将拟好的菜单提前给对方秘书参考,争取合乎 来宾的口味和习惯。 在特色菜上,要多加介绍。午餐时间尽量不饮酒, 以免耽误下午行程。 2. 座次安排:主陪为总经理,副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方 总经理,左方为客户方副总经理,副陪右方为客户方市场部经理,右 方为客户方研发部经理。其余人员按职务依次安排。 图 1: . . 三、参观公司 时间: 15:
11、00-17:00 地点:光明公司总部 出席人:总经理,徐副总,公关部人员,秘书;对方所有来宾 流程: 1.14:30 派车去酒店接来宾到我公司; 2. 徐副总和公关部部长全程陪同, 详细介绍公司各个部门以及工作流 程。各个部门经理向来宾介绍该部门情况; 3. 向来宾展示我公司历年来取得的荣誉。参观时,要注意双方合照留 念; 4. 参观完后,前往接待室休息。 注意事项: 公关部派人提前做好迎宾工作,放置“热烈欢迎银河电器公司领导莅 临指导”戗牌。 时间: 18:0020:00 地点:京华大酒店5 楼晚宴厅 主题:携手扬帆,共创未来- 银河电器公司欢迎酒会 出席人:我方总经理,徐副总,秘书、各部门
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