公司管理制度及运作程序.pdf
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1、. . 办公室管理办法 为维护良好的办公秩序,进一步规范员工的行为,提高工作效率,特制定本办法,希望大家严格遵 守,互相监督。 1. 办公室工作要求 1.1 上班期间,仪表应保持整洁、大方、得体,男职员不可留长发。 1.2 上班时间员工一律佩戴工作证。 1.3 办公时间员工不得擅离工作岗位,需暂时离开时应与同事交代;接待来访,业务洽谈要在会客区或 培训室内进行。 1.4 注意保持清洁、良好的办公环境,不要在办公区域进食或在非吸烟区吸烟,不要高声喧哗。 1.5 办公时间专心致志,严细认真,不做私事。 1.6 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等,不该看的不看,不该问的不问,不该外传的不传。 1
2、.7 借用本部门或其他部门同事的东西,使用后及时送还或归放原处。 1.8 禁止在办公期间吃零食、非公事上网聊天、玩游戏、听MP3 、看电影电视等。 2. 电话使用 2.1 电话来时,听到铃响,尽快取下话简。通话时先问候,并自报公司、部门。对方讲述时要留心听, 并记下要点。未听清时,及时告诉对方,结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话筒。 2.2 接电话时,使用文明用语:您好、请、谢谢、对不起、再见等。接拨电话言语尽量简洁,做到长话 短说。 2.3 工作时间内,禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天。 2.4 对不指名的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的
3、人。在转 交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。 2.5 在同事办公桌上电话铃响,而本人又不在时,帮忙接听并将电话内容向同事转述。 3. 网络、电脑、打印机、复印机的管理(详见计算机及网络管理办法) 4. 办公室卫生 4.1 办公室公共区域由专人负责清扫工作。 4.2 个人办公桌范围内卫生自己负责。 4.3 维护公共卫生,禁止随地吐痰和随手乱扔杂物,保持良好的工作环境。 4.4 办公物品摆放整齐,桌面整洁无杂物,办公桌上不得摆放与工作无关的物品。 4.5 电脑、打印机旁不得堆放杂物。 . . 5. 安全与值班 5.1 办公室内不得存放个人贵重物品、现金和易燃物品,以免造成不必要的损失。
4、5.2 办公室钥匙由总经办统一保管使用,各部门需要加班可提前由主管向总经办申请钥匙,并严格填写 钥匙交接表。掌管钥匙之主管必须保证及时锁门和按时开门。 5.2 周日采用部门轮流值班制度。按顺序值班(见附表1办公室值班顺序表),各部门由主管指定 专人轮流值班,值班人员认真填写值班记录表(见附表2值班记录表)。 5.2 值班人职责:下班后,保证门、窗关闭;关闭各种电器电源,包括电脑、打印机、复印机、电灯、 空调等;办公室内物品是否放置整齐有序;检查门是否上锁。 6. 违纪处理 6.1 行政监督执行人:总经办 6.2 总经办将在前台设立钱柜,违反本规定之当事人请按以下标准自觉投币,所得罚款作为友情赞
5、助费, 月末由总经办开启统计,用作改善员工伙食或娱乐活动。钱柜存款当月不足一百元,即累计到下个月。 6.3 友情赞助标准 项目违纪行为赞助标准备注 1 进入办公室不戴工作证5 元/ 次 2 非外出或不可拒力因素漏打卡5 元/ 次 3 在工作期间吃零食、非公事上网聊天、玩游戏、听 MP3 、看电视电影等 4 使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天20 元/ 次 5 随地吐痰和随手乱扔杂物等20 元/ 次 6 办公桌上物品摆放不整齐,桌面乱杂无章5 元/ 次 7 其它未尽事项5 元以上由总经办开罚单 本规定于XXXX年 XX月 XX日发布并实施,本规定由总经办解释并执行。 . . 公司书刊管理办法
6、 1. 目的: 明确公司图书的购买与报销程序,确保资源有效共享,特制定本办法。 2. 适用范围: 各部门 3. 申购与报销规定 3.1 各部门主管可根据业务需要合理安排购买业务参考书籍,依公司规定的申购和报销程序办理(见附 表) ,否则费用自理。 3.2 购书时须有两人以上同时在场,并开据正式发票或收据,不得虚填虚报价格。 3.3 如无正式发票或收据,必须补白条并附上售方之签名及联系电话,以备财务事后审查。 4. 保管 4.1 凡新购进的图书由行政文员按图书分类科目进行分类整理与编号,贴上标签,输入图书书录。 4.2 行政文员兼任图书保管员,对图书进行分类、整理与借阅工作。 4.3 设计部门专
7、用工具书由设计助理保管。 5. 借阅 5.1 期限:借阅手续办理时间为每天下午17:30-18:00,普通图书借期一周,专用工具书的借阅期限视 具体情况限定。 5.2 续借:借阅图书到期,必须到前台办理续借手续。 5.3 归还:如有破损、遗失情况,照价赔偿。 6. 图书中的报刊管理 6.1 订阅:公司由总经办负责刊物的订阅,各部门可以部门名义提出订阅刊物的需求,由总经办综合平 衡并提交总经理审批后订阅。 6.2 收发:总经办每日收取报刊,整理并置放在公共阅览资料架上供阅览。 6.3 更换:阅览架上的报纸每星期更换一次,期刊每月更新一次。 6.4 归档:每年年底将期刊装订成册,归档备用;报纸每周
8、处理一次。 . . 附:申购程序报销程序 申购人填写申购单 (含购 买原因、书名、预算价钱) 部门主管审批 300 元以下总经办审批 300 元以上总经理审批 到财务部借支 购买书籍 部门主管审核 单据与书籍交行政文员 验收登记、签名确认 购买人填写费用报销单 总经理签名 出纳报销 . . 加班管理办法 1. 总则 1.1 为规范加班管理,提高工作效率,结合本公司实际情况,特制定本规定。 1.2 公司非提成人员确因工作需要加班,适用本规定。 2. 加班的原则和程序 2.1 加班是指在规定工作时间外,因本身工作需要或主管指定事项而必须继续工作者,称为加班。 2.2 员工加班应由部门主管到前台处填
9、写加班登记表( 附表一 ) ,由前台登记备案。 2.3 各部门主管应提前填写加班登记表。填写时间: 工作日加班于当天17:30前;周日加班于加班 前一日的17:30前;特殊情况不能及时填写,应由加班人员的部门主管电话通知总经办,以便安排交 接钥匙,并在下一个工作日内补登记。否则,不予核对加班时间及发放加班补贴。 3. 加班管理规定 3.1 公司不鼓励加班,但员工于休假日或工作时间外因工作需要而被指派加班时,如无特殊理由不得拒 绝。 3.2 加班时间以0.5天作为起点计时单位。累计4 小时为 0.5 个工作日,累计8 小时为 1 个工作日,依 此类推,作为计算加班补贴和调休的依据。 3.3 加班
10、时间累计或累计后的零头按四舍五入计。 3.7 常驻公司员工的加班起止时间以打卡为准,外派员工出差期间不计算加班 4. 加班补贴标准 4.1 调休时间计算: (1) 在工作允许的前提下,加班员工可不领加班费而申请补休。 (2) 凡要求调休均应先提出书面申请,并报主管部门和总经办审批同意后方可执行。 (3) 工作日加班按1:1 的比例折算调休时间。 (4) 原则上当月累计的补休必须在三个月内调休完,特殊情况,必须做延期申请,总经理批核。 4.3 加班补贴计算 (1) 加班补贴以1 天作为起点计时单位,累计加班满1 天即按照1:1 的日薪计算加班费。 (2) 凡周日加班又无法安排补休者,按员工日薪金
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