办公用品固定资产采购制度.方案.pdf
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1、. . 办公用品采购管理制度 目录 第一章:目的2 第二章:适用范围2 第三章:定义2 第四章:办公用品采购业务及管理方法 2 . . 第一章:目的 为了统一限量,控制办公用品规格以及节约经费开支、规范公司办公用品 的采购、领用流程, 降低办公用品库存的同时保证办公用品的供应,减少办公用 品的浪费、私用现象,特制定本制度。 第二章:适用范围 本制度适用于各公司、各部门。 第三章:定义 办公用品包括个人办公用品、公用办公用品、固定资产。 个人办公用品:个人办公用品包括笔、本、纸、橡皮、笔筒、削笔刀、剪 刀、胶带、文件夹、档案袋、档案盒、订书机、计算器、打孔器、起钉器等。 公用办公用品:非个人所需
2、的办公物品及耗材,如打印纸、白板笔、墨盒、 硒鼓、碳粉、电池、洗手液、纸巾、茶叶、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。 固定资产:这里说的固定资产是指使用价值在一年以上的并且是由公司统 一购买的办公用品, 包括公司给各部门或个人配置的办公桌椅、文件柜、沙发等 办公家具、电脑、通讯工具、U 盘/硬盘等存储工具、传真机、打印机、扫描仪、 空调、风扇、室内装饰品、照明电器、茶具、打卡机、饮水机等。 第四章:办公用品采购业务及管理方法 一、办公用品购买原则 1. 卖家选择:坚持货比三家原则,选择守信誉、质量优、价格低的供货 商,并建立长期合作关系。做到定点采购,力争银行结账减少现金支 出,降低采购成本。 2. 小
3、型或零星的办公用品的采购要由行政人员到指定的办公用品店选购 或要求其送货,尽量做到定时定点购买。 3. 大型办公用品 (这里指单位价值在1000元以上的固定资产) 的采购要 两人或两人以上到大型商场询价,对比之后选购价格合适、质量合格 的办公用品(固定资产) 。 4. 凡集团内部各公司员工申请的办公用品(固定资产)不可自行购买, 汇总后交由行政部经领导批准后统一进行购买,特殊情况急需的物品 . . 且相关领导不在的情况下可由相关领导授权行政人员先行购买,事后 及时补办手续并汇报给相关部门领导,及时登记入库以作备案。 5. 行政人员于月底之前将本月采购的办公用品采购明细表以及日 常支出费用明细表
4、交本部门负责人。 (附表) 二、采购流程 1. 办公用品的采购流程(如下图所示) (1)常用办公用品的采购: 每月底统计下月各部门所需的办公用品数量及其种类并填写办 公用品采购申请表经相关领导批准后由行政部人员负责到指定商家 进行采购,期间如有急需物品需要添置可直接采购,并由采购负责人 及时在采购点做好记录。 (后附表) 本月底各部门将下月所需物品 报行政部,行政部统计并填写 办公用品采购申请表 集团 /各公司行政部负责人审核 财务部负责人审核 行政部负责采购 行政部验货并登记入库按需发 放 . . 2. 固定资产采购流程(如图) 三、费用结算和报销 1. 常用办公用品的结算和报销方式 (1)
5、常用办公用品可与固定商家商定结算周期和方式,结算日可由行政部 向商家索要办公用品购买记录,并凭发票进行报销应付金额,如数额较大 可交由财务部直接结算。 (2)小件商品的报销程序可按照常规报销方式,经财务审批相关领导签字 即可直接报销。 (3)预支借款:需要先写借据经相关领导签字批准后方可购买,购买以后 按照常规报销方式进行报销。 2. 固定资产报销 经批准购买的办公用品(固定资产)报销方式按常规报销方式报 销,未经任何程序购买的物品,一律不予报销。 .四、办公用品管理 申购人填写固定资产采购申 请单 交由该部门 /公司负责人签字 交集团行政部由总裁签字批准 行政部进行采购 填写固定资产验收单
6、填写固定资产登记卡 . . 1. 个人/公用办公用品管理 领用人需填写“办公用品使用登记表”注明日期、物品名称、数量、用途、 使用人签字(相关领导领取物品时可由代领人或行政人员代签)(附表) 。 (注: 为节制浪费尽量避免在短时间内重复领取同一样物品(特殊情况除外),每月各公司卫 生用品不得超过100 元) 2. 固定资产管理 (1)固定资产安全管理 固定资产的安全按照“谁使用,谁保管,谁丢失,谁负责”的原则实行。 责任人对所负责的固定资产必须正确使用,精心爱护,保证固定资产完整性。 严禁用公用办公用品办私事。 未经许可,不得将固定资产借给外单位或非本单位 的人员使用。 (2) 固定资产盘点:
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