项目沟通管理办法.pdf
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1、. . 项目协调沟通管理办法 第一节项目组织协调的原则与方法 一、项目沟通协调的原则 项目管理小组的沟通协调管理是对项目中存在的所有活动及力 量进行联结、联合、调和的工作。沟通协调是管理机构管理工作的重 要方面,做好沟通协调管理工作应有系统观念和风险意识,加强信息 管理,不断总结沟通协调技巧。 项目管理小组做好沟通协调工作首先 应科学设置好沟通协调控制点, 以预先设定的方法对有关问题进行沟 通和协调。 1. 完善工程项目的计划系统 计划是做好沟通协调管理的基本保证。计划的内容主要有工期、 投资(或成本)和资源三个方面,计划与各方面的协调关系有:各级 计划之间的协调;计划上与设计、下与控制手段之
2、间的协调;各种内 容计划之间的协调,如资金、材料、人力、设备以及批文的协调等。 2. 掌握项目运行的节奏 对于新的专业技术应用, 物资采购初期等, 工程项目管理小组应 有“试验”的意识,应适度控制有关工程的进度。这是基于系统以及风 险认识的考虑。在取得一定数据或根据后上报。 3. 重复或多次保险的方法 基于对风险的认识,对于特别重要的工作,应在组织、技术等方 面进行重复或多次保险。如多级审核,对重要参数的多次确认等。如 . . 在物资采购、订制中,在与供应商签订合同,对方采购原材料、正式 加工等各阶段前,对要求提供的物资数量、 规格进行多次确认生效下, 就给偶然的错误及可能的变更留下余地。 4
3、. 避免管理中的“责任环” 基于对风险的认识,项目负责人应尽量避免在管理中出现“责任 环”,即项目组织成员之间的相互责任关系形成环路的情况。 5. 把握沟通协调文件中的“责任尺度” 项目负责人应根据有关责任的分权性原则,对各种工作选择合理 与适当的文件形式进行协调。 除了合同条款外, 可将协调文件按责任 大小做如下排序:单独设计或者提供参数,以及会议记录的整理方, 承担全部责任;共同签署类,如共同设计、会签等,各方承担相应责 任;通知、会议记录的接收方,承担有条件责任:即使根据合同接收 文件一定期限内不提出异议,可视为认可。 6. 避免“跨合同”管理 合同关系是沟通协调的最基本依据。基于对风险
4、的考虑, 项目负 责人应尽量避免自己“跨合同”管理行为。严防因“跨合同”管理而造成 “责任环”。 7. 对合同风险的全面控制 项目负责人对合同风险应做全面的评估与控制。例如合同中关于 工期的奖惩条款 (包括设备供应商供货期限) 其设置的目的在于对方 的违约不致使项目总工期以及项目总体效益受到影响。 8. 发挥“信息中心”的职能 . . 项目负责人对信息的输入、输出、处理和存储的管理,应做到程 序化、 制度化。为使项目参与者在项目起始就清楚应从何处取得信息, 清楚组织内由谁负责信息的处理和存储,清楚谁需要自己提供信息和 控制点。 二、组织协调的方法 1. 项目管理协调的主要方法:召开会议 项目负
5、责人和工程项目干系部门之间除了正式和非正式会谈外, 为保证沟通的连续性并为以后作好记录,应在合同的执行全过程中举 行经常性的正式会议。可计划在任何时间召开会议,以解决问题。重 要会议应定期举行,并在合同开始后确定。主要会议如下: 1.1. 项目启动会 主持:项目负责人。 与会:工程部、市场部、安质部、物流部、业务部、外包单位、 材料设备供应单位。 内容:项目情况介绍;项目编号确认;澄清项目中可能存在的 问题;协调各方。 1.2. 周例会时间: (每周四下午 3 点) 。 主持:项目负责人。 与会单位:项目干系各部门。 内容:上周项目回款开票情况说明;工程进度说明;采购进度情 况说明;包括且不限
6、于质量控制和审查议题、安全议题、定期进度审 查议题和业务部门 /承包单位协调议题等。 . . 1.3. 质量控制和审查会议(不定期) 主要议题是针对工程中发现的质量问题进行讨论,根据规范,提 出解决的方案;对业务部门 /承包单位提交的施工方案进行审查批准。 1.4. 业务部门 /承包单位协调会(不定期) 承包单位协调会议将按要求安排, 以讨论需要承包单位协调的问 题。 1.5. 定期进度审查(每周) 该会议将着重讨论并解决业务部门/承包单位施工过程面临的问 题,审查承包单位的工作, 评估工作进度和计划,协调相关各方的活 动。通常这些会议要求用最小的投入获得最大的产出。 1.6. 安全会议 主要
7、议题是针对施工中发现的安全问题提出警示,要求相关部门 及时做出改进。 1.7. 特殊会议(不定期) 特殊会议将按要求安排, 以讨论非正常问题等。 视问题的性质确 定参加人员,会议形成纪要或报告归档。 1.8. 合同收尾会议(不确定时间) 当合同工作完成或其后不久, 项目负责人及其他项目干系部门负 责人和承包单位应举行合同收尾会议。此会议的目的是对所有遗留 问题,如合同变更、回款开票最终支付数额等达成协议。 1.9. 其他会议 可能需要召开的与工程相关的会议 (如与当地政府职能机关举行 . . 的协调会议、设计交底会等) (不确定时间)。 通常会议将安排在现场, 但是,如需要承包单位应参加在其它
8、地 点召开的会议。 业务部门 /承包单位出席各类工程会议的代表必须是承包单位项目经 理或其授权的相关人员。 1.10.会议纪要 项目负责人将为上述所有会议准备会议纪要。会议纪要将记录会 中所有重要议题并尽快送工程施工单位确认。工程施工单位确认后将 被正式散发。 2. 文档控制的方法 项目负责人和工程项目干系部门之间除了会谈、会议外,为保证 沟通的连续性和易评估性, 应在合同的执行全过程中用文档作为输出 作为控制项目的一种方法。主要以项目推进计划、周报、总结、问题 清单等信息资料为媒介, 以合理规范推进项目进程。 主要文档输出如 下: 2.1. 项目推进计划:(项目启动阶段输出)。 作者:项目负
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