公司印章使用管理办法(2).pdf
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1、公司印章管理办法 第一条、为了保证* 公司(以下简称“公司” )印章保管以及 使用的合法性、严肃性和安全性,依据公司规范运营、防范风险 的管理规定,有效地维护公司利益,特制定本管理办法。 第二条、本管理办法所指印章包括公司公章、法定代表人印 章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。 第三条、本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、 证件、证明、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协 议及其他须用印章的文件等。 第四条、印章授权管理和使用部门: (一)公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用: 1、 公司公章、 合同专用章由公司人资行政部负责管理和使用; 法定代表人章 (2
2、枚)由人资行政部和财务部分别管理和使用,其 中财务部管理的法定代表人章限于财务单据、报表、票据方面的 使用。 2、财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用。 3、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本办 法执行。 4、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公 司人资行政部上报书面申请,经董事长批准同意后配置或更换印 章。 5、印章刻制由公司人资行政部负责,经公安机关核准,到指 定的单位刻制;印章的规格、样式由公司人资行政部按有关规定 办理。 第五条、印章的管理 (一)公司的所有印章,均由公司人资行政部负责登记、留 样并确定印章保管及使用责任人(以下简称印章保管责任人,一
3、 般为各部门负责人) 。印章启用时由公司人资行政部下发关于公 司启用有关 _章的通知(详见本管理办法附件一),注明启用 日期、发放单位和使用范围和启用印模。 (二)人资行政部向印章保管责任人移交印章时,应填写公 司印章留样备案表 (详见本管理办法附件二)。 (三)由于印章磨损而更换印章,仍需在公司人资行政部登 记、留样。 (四)公司部门撤销或重组,原部门有关印章交回公司人资 行政部,由公司人资行政部负责销毁。 (五)严禁印章保管责任人将印章转借他人。 (六)印章丢失时,印章保管责任人应当及时向公司人资行 政部书面报告,公司人资行政部应及时采取相关补救措施,包括 但不限于追查印章下落、公告印章作
4、废、对责任人进行处罚等。 (七)公司决定需要停用印章的,由董事长签字同意后由公 司人资行政部下发关于公司停用有关_章的通知(详见本管 理办法附件三)将停用原因、时间通知公司各有关部门,并收回 停用的印章切角封存或销毁。 (八)各部门不得擅自刻制印章,违反本项规定致公司造成 的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。 第六条、印章保管责任人的职责 公司所有印章保管责任人应遵守本条以下规定: (一)印章保管责任人每天下班前应检查印章是否齐全,并 将印章锁进保险柜内,妥善保管,不得将印章存放在办公桌内; 次日上班后,应首先检查所保管印章,若发现意外情况应立即报 告。 (二)印章保管责任人因事、病
5、、休假等原因不在岗位时, 印章授权人应指定他人代管印章,印章保管责任人要向代管人员 交接工作,交代用印时的注意事项。印章保管责任人正常上班后, 代管人员应向专管人员交接工作。 (三)印章保管责任人要坚持原则,遵守保密规定,严格照 章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的,印章保管责 任人不予用印;经办人拒绝印章保管责任人审核文件内容或审批 手续的,印章保管责任人可拒绝用印并报告领导处理。 (四)印章保管责任人用印盖章位置要准确、恰当,印迹要 端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。 (五)印章保管责任人不得擅自用印,一经发现,严肃处理; 若因擅自用印导致公司遭受经济损失时
6、,由其承担全部赔偿责任 并按公司有关的规定进行处罚。 (六)印章保管责任人离职时,其管理的印章记录和档案须 作为员工离职移交工作的一部分。印章保管责任人离职时,须办 理分管印章、 印章使用登记簿的移交手续并填写印章交接单(详 见本办法附件四)后方可办理离职手续。 (七)禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用 时,须经董事长批准并填写公章外出使用审批单(详见本办法 附件五)方可带出;非公章专管人员携带外出时,用印人还应填 写本办法附件四的印章交接单办理交接手续后方可带出。 第七条、各类公章的使用规定 (一)公司公章的使用 1、办理使用公司印章的事项,须由业务经办人认真填写相应 的文件审批
7、表 (附件八)或文件发文单(附件九),并按取 得相应权限领导的书面审批同意后,连同需用印的文件等一并交 印章保管责任人,由其审核审批手续齐备后,在用章登记本登记 后用印,不用再填写公司用印审批单。 业务经办人员需要用章时,须填写公司用印审批单(详见 本管理办法附件六)并按上述规定报相关领导审批后,方可到印 章保管责任人出用印。 印章使用的审批类别为: 公司对外公文、内部公文、人事调整文件、薪酬调整文件、 重要会议记要、重大合同及协议,需使用公司公章的,须经总经 理审批;总经理认为有必要的,须经董事长审批。 董事会、股东会的文件、决议,公司经营班子人事调整文件, 涉案法律文书(法人授权委托书、诉
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