公司档案分类、归档范围、保管期限表.pdf
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1、鹏坤公司档案分类方案(附件一) 一、公司全宗目录 全宗号 全宗名称 全宗号 全宗名称 全宗号 全宗名称 全宗号 全宗名称 单位 名称 代号 单位 名称 代号 单位 名称 代号 单位 名称 代号 A 第二 事业部 PK F 客服部KK 技术部JP 工技部GJ B 总经办ZB G 工管部GGL 品管部QQ 采购部G C 行管部X H 财务部CM 生管部SR 仓储部CC D 企划部QH I 会计部KN 制造部Z E 销售部XS J 审计部SJO 研发部Y 二、公司档案分类架构图一 特殊载体档案 全 宗 档 案 文 书 档 案 科 技 档 案 会 计 档 案 资 料 档 案 声 像 档 案 实 物 档
2、 案 电 子 档 案 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产技术管理类 产品生产类 科研、技改类 设备仪器类 会计凭证类 会计账簿类 财务报告类 其它 荣誉证类 印章类 照片类 录像类 录音类 光盘类 图 书 类 具 有 参 考 价 值 的 自 编 资 料 基本建设类 其他类 产品样品类 资格证类 赠品类 其他类 人 事 档 案 教育训练档案 人事管理档案 审计类 U 盘类 硬盘类 磁盘类 干部职工档案 字画类 综合管理档案 图一 特殊载 党群工 作档案 行政管 理档案 会计 资料 党务工作类 工会工作类 宣传工作类 纪检工作类 声像档 凭证 账簿 报表 荣誉证 印章类 印章类 照片类 录像
3、类 光盘类 具 有 参 考 价 值 的 自 编 资 料 其他类 资格证类 磁盘类 人 事 档 案 教育训 练档案 人事管 理档案 审计类 U 盘类 硬盘类 干部职 工档案 后勤福利类 法律事务类 行政事务类 外事事务类 安全保卫类 医疗卫生类 经营决策类 统计工作类 生产经营计划 财务管理类 董事会 监事会 工商管理类 企业管理类 产品销售类 信用管理 物资管理类 合同管理类 知识产权管理 物业管理类 经营管 理档案 资产管理类 生产技 术管理 生产管理类 质量管理类 能源管理类 环境管理类 安全管理类 计量标准类 科技管理类 档案和信息类 科技 科研类 技改类 产品类 设备仪器 基本建设 实
4、物档 电子档 录音类 赠品类 产样品 字画类 其他类 全 宗 档 案 图 书 类 在职档 离职档 其他档 三、公司档案类目表 保管期限:永久(y)长期 10 年( c) ;短期, 3 年( d) ; 档 案 大 类 类目及代码 文件归档范围 保管 期限 保存 单位 一级类目二级类目 名称代码名称代码 文 书 档 案 a a 党群 工作 类 a1 党务 工作 1 1、上级党组织召开党务工作会议的通知、纪要、报告、决议等会议 文件 永久 公 司 党 支 部 2、公司党支部会会议记录永久 3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等永久 4、公司党支部召开的工作会议通知、报告、领导讲
5、话等文件材料10 年 5、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件永久 6、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等永久 7、上级党组织颁发的属公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、 条例、规定、指示、通知等 永久 8、公司党支部重要专项活动报告、党务工作大事记、重大问题的请 示、报告及上级党组织的批示、批复等 永久 9、公司党支部制定的有关方针政策、法规性的文件永久 10、公司党支部对下属单位党务工作的指示、批示、通知等文件材料 11、公司党支部关于表彰先进的通知、决定、公司党支部及个人受上 级表彰的通知、申请材料等 永久 12、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告10 年 1
6、3、其他材料 工会 工作 2 1、工会工作年度计划、总结 长期 工 会 办 公 室 2、职代会、工代会材料。 长期 3、有关女工及文体活动的材料。 短期 4、公益事业的记录。 短期 5、公司工会工作的规章制度、总结、决定、通知长期 6、职代表大会会议通知、报告、换届、选举结果、决议、通报等长期 7、工会会员名册、工会委员增补、任免通知长期 8、表彰先进的决定及申报材料短期 9、劳动竞赛、民主管理、劳保福利等文件短期 10、企业文化建设有关材料。长期 11、其他材料 宣传 工作 3 1、各类媒体宣传指导本企业的材料。长期 管 理 部 2、各种荣誉材料,上级领导的题词等。(重要的)永久 3、对外宣
7、传材料、领导的讲话稿等。(重要的)长期 4、企业内部报刊。长期 5、上级有关来文。长期 6、重大活动方案材料。短期 7、公司宣传、职工理论学习及精神文明建设工作规划、计划、总结、 汇报材料 永久 8、公司制作的各类宣传图册,公司简介10 年 9、公司宣传的各项工作橱窗内容及照片10 年 10、公司其它各种工作活动的宣传文件资料10 年 2、公司党员、干部、职工违纪情况调查报告。短期 文 书 档 案 党群 工作 类 a1 纪检 工作 4 3、公司对党员干部的党纪政纪的处分决定。短期 公 司 党 支 部 4、警告(不含)以上。短期 5、警告处分。短期 6、公司廉政建设的文件材。短期 7、向上级的请
8、示、报告、汇报及上级的批复、通知。长期 8、群众来信来访材料及调查处理结。短期 9、其他纪检材料。 协会 工作 5 各专业学会、协会工作,各群众团体活动的材料长期 类目及代码 文件归档范围 保管 期限 保存 单位 档 案 大 类 一级类目二级类目 名称代码名称代码 文 书 档 案 a a 行政 管理 类 a2 行政 事务 1 1、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、 规定、指示、通知等文件材料 10 年 行 政 管 理 部 2、上级机关、领导来公司检查工作的题词、指示、讲话材料10 年 3、上级机关及相关部门来公司视察的一般性材料10 年 4、公司工作计划、总结永久 5、公
9、司及二级单位关于机构成立、合并、撤消、名称变更、启用印 章等文件 永久 6、公司颁发的重要的管理制度、条例、规定、办法永久 7、公司颁发的一般性制度、条例、规定及办法等10 年 8、公司大事记、年鉴、简介永久 9、公司党政联席会、总经理办公会的会议材料永久 10、公司专题会议材料永久 11、公司向上级机关报送的请示、报告及上级机关的批复永久 12、公司群众来信来访和处理结果的文件材料 13、公司关于机要、保密、档案、文秘等日常工作的文件材料10 年 14、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、 规定、指示、通知等文件材料 10 年 安全 保卫 2 1、上级机关颁发的属公司应贯
10、彻执行的有关文件10 年行 政 管 理 部 2、公司安全保卫工作计划、总结、报告、报表等材料10 年 3、对公司及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表永久 4、刑事案件的调查、审理和处置文件材料永久 5、人防工作及民事调解工作10 年 6、其他相关材料。 外事 事务 3 1、赴外考察、培训的邀请函、请示、批复等手段材料和有关参考材 料。 长期 各 单 位 2、外宾接待的日程安排、记录和有关参考材料。长期 3、出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明10 年 4、公司出国人员涉外保密承诺书 10 年 5、外事活动的审批文件 10 年 6、出国审批手续、日程安排、考察报告等文件 10 年
11、3、其他外事事务材料。 法律1、日常经营管理活动中涉及的法律纠纷和诉讼案件的起诉、调解材 永久管 理 文 书 档 案 行政 管理 类 a2 事务 4 料、调查材料、审判结果等。 部 2、其他法律事务材料 后勤 福利 5 1、员工生活福利的请示和批复。短期行 政 管 理 部 2、签订的福利合同或其他合同。长期 3、公司关于后勤福利、信访等管理方面的规章、制度等文件材料10 年 4、福利费使用的计划、报告、报表等材料10 年 5、公司关于福利费提取的标准与相关文件10 年 6、公司职工住房、卫生防疫等方面的文件10 年 7、办公用房及物业后勤管理的相关合同等材料10 年 8、其他材料 医疗 卫生
12、6 1、上级颁发的公司应贯彻执行的文件 10 年管 理 部2、职工医疗保险的方针政策10 年 3、各类慢性病病种及名册 永久 4、公司医改政策性文件资料 10 年 5、医疗事故、纠纷调查处理决定 永久 6、计划生育工作的计划、报告、总结等材料 10 年 8、其他材料 类目及代码 文件归档范围 保管 期限 保存 单位 档 案 大 类 一级类目二级类目 名称代码名称代码 文 书 档 案 a 经营 管理 类 a3 经营 决策 1 1、公司改革、改制、重组、并购等重大经营决策永久总经 办与 各总 部 2、公司发展规划、经营战略、机构架构等文件永久 3、公司改制工作中实施的各项方案、请示与批复、总结、报
13、告等永久 4、公司股东会、监事会、董事会等会议的通知、议案、决议、报告、 纪要等材料 永久 5、公司年度经营情况分析会等会议材料10 年 6、公司重要的股东大会文件永久 7、监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久 8、其他材料 生产 经营 计划 2 1、公司中、长期生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料永久生 产 部 2、生产经营计划任务书10 年 3、各项专业发展的年(季)度计划表10 年 4、生产技术、经济指标完成情况分析10 年 5、各部门的工作计划、总结。短期 6、其他材料 统计 工作 1、统计工作制度、规定、办法、通知10 年各 部 门 2、公司的生产、技术、经济统计
14、报表永久 3、公司综合性统计分析工作报告、报表永久 4、其他统计材料 财务 管理 1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批 复 永久 财 务 部2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、 通知等 10 年 文 书 档 案 a 经营 管理 类 a3 财务 管理 3 3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等10 年 4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料永久 5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料10 年 6、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等10 年 7、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等10 年 8、其
15、他材料 资产 管理 4 1、银行借款合同书、借款担保书等。长期 财 务 部 2、企业兼并、重组等资产运作材料。永久 3、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批 复 永久 4、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、 通知等 10 年 5、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 10 年 6、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 永久 7、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料10 年 8、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 10 年 9、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 10 年 10、资金管理、价格管理、会计管
16、理、资金流通等材料 10 年 11、其他资产管理材料。 董事 会 5 1、年度股东大会材料,议案、决议、纪要、记录等。永久 董 事 办 或 总 经 办 2、年度历次董事会决议及会议记录等。永久 3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。长期 4、董事会公告、通知、决定。长期 5、上市公司季报、年报。长期 6、其他董事会有关材料。 监事 会 6 1、监事会决议、报告。长期 2、监事会会议记录、公告。长期 6、其他监事会有关材料。 工商 管理 7 1、历次工商登记变更材料。永久 行 政 部 2、每个法人单位的工商执照、各类权证、章程、验资报告、审计报 告、机构变更等材料。 永久 3、各法人单位历史沿
17、革记录。永久 4、集团公司及其下属企业与其它单位签订的资产合同、协议。永久 5、商标材料、商标注册登记证等。永久 6、其他有关工商管理材料。 类目及代码 文件归档范围 保管 期限 保存 单位 档 案 大 类 一级类目二级类目 名称代码名称代码 文 书 档 案 文 a 经营 管理 类 a3 企业 管理 8 1、各类经济责任制方案及考核实施办法材料。长期 各 单 位 2、签订的经营承包责任书。长期 3、对控股、参股子公司的管理性文件。短期 4、企业 CI 管理材料。长期 5、其他应企业管理材料。 1、房屋资产的管理材料。永久 采 购 与 财2、固定资产卡片。永久 书 档 案 a 经营 管理 类 a
18、3 物资 管理 9 3、公司物资分配计划长期务部 4、重要物资的采购计划、审批手续、招投标合同、协议等材料永久 5、办公设备及用品的采购计划、审批手续、招投标、采购、调拨、 保险、事故等文件 长期 6、仓库管理规章制度、台帐、统计报表长期 7、其他物资管理材料 产品 销售 10 1、产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录及纪要等10 年 销 售 部 2、产品销售合同、价格、协议等材料10 年 3、市场分析及用户调查材料10 年 4、售后服务材料10 年 5、其他管理材料 合同 管理 11 1、各类业务合同,包括商务合同、合同协议、销售合同、购销合同、 外贸合同、及相关资质附件材料等。 永久 各
19、 部 门2、其他材料。 信用 管理12 1、公司认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久 管 理 部 2、公司形象宣传、展览会文件10 年 3、公司获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励永久 4、其他材料。 知识 产权 管理 13 1、公司企业标识和商标标识等方面的材料永久 行 政 部 2、公司专利、其他知识产权方面的申报、证明、审批及管理方面的 材料 永久 3、其他材料。 物业 管理 14 1、房屋所有权证和财产保险合同。永久 管 理 部 2、办公用房租用合同。永久 3、租用房屋面积汇总表及费用分摊表。长期 4、商房屋物业管理的有关文件。短期 5、其它材料。短期 类目及代码 文
20、件归档范围 保管 期限 保存 单位 档 案 大 类 一级类目二级类目 名称代码名称代码 文 书 档 案 a 生产 技术 管理 类 a4 生产 管理 1 1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。短期 生 部 部 2、各类统计报表。长期 3、生产调度工作计划、总结、报告长期 4、生产调度会议纪要长期 5、生产调度的职责、制度、规程长期 6、生产活动综合分析材料。短期 7、其他材料。 质量 管理 2 1、质量管理工作,质量检测工作形成的材料。短期 行 政 与 品 管部 2、ISO9000 系列质量认证材料。 3、质量体系认证及质量控制形成的材料。长期 4、公司质量管理工作计划、措施、总结 长期
21、5、质量管理制度、办法、规定 长期 文 书 档 案 文 a a 生产 技术 管理 类 生产 a4 a4 6、产品质量检测、化验、试验报告、记录材料 长期 7、产品质量达标、创优证书 长期 8、质量事故分析、处理材料长期 9、其他材料。 能源 管理 3 1、能源管理的规划、计划、请示、批复长期 各 部 门2、节能工作检查、汇报、统计表、表彰材料。短期 3、能源管理规章制度。10 年 4、能源消耗定额管理材料10 年 5、节能降耗工作方案、措施、总结10 年 环境 管理 4 1、环境保护工作的规划、制度、总结、环保责任书、统计、表彰、 处罚材料。 长期 各 部 门 2、ISO1400 系列环境认证
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