《公司来访接待管理办法(1).pdf》由会员分享,可在线阅读,更多相关《公司来访接待管理办法(1).pdf(6页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、001 中京复电(上海)电子科技有限公司文件 中字【 2017 】08号 关于公司 来访接待管理办法的通知 各部门: 为进一步规范公司来访接待管理,加强接待工作的计划性和 规范性,现将有关办法公布如下,请认真遵照执行。 附件一:简明流程图 附件二:来访接待通知单 中京复电(上海)电子科技有限公司 二一七年四月十七日 公司办公室2017年 4 月 17 日印发共印( 5)份 公司来访接待管理办法 一、目的与原则 为树立公司良好形象,扩大公司对外联络和交流,来访接待工作应遵 从 “热情周到、首问负责、善始善终”的原则。 二、适用范围 本办法适用于公司业务工作发生的各种接待工作。 三、职责分工 (一
2、)办公室为公司接待工作的归口管理部门,统一协调相关部门接 待工作的安排和管理。 (二)各部门配合落实相应业务接待,及时反馈沟通。 (三)作为来访单位或个人首个联系人,在接待过程要自始至终在位, 与办工作做好协调配合。 四、流程 (一)报批 各部门在接到来访预约后,首先填写来访接待通知单(附件二) 报总经理审批后,送办公室备案,并协助办公室拟定接待计划。需公司领 导出面、办公室协调的重要接待,应提前2 天告知公司领导和办公室。 (二)拟制计划 办公室拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供 全程后勤保障,落实具体接待陪同人员。 (三)相应准备工作 1、办公室在接到公司领导通知或相关
3、部门来访预约时,应提前了解来 宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要 求等。 2、办公室根据来宾情况按计划通知公司相关部门,通知参加会晤的领 导、陪同人员,落实会晤时间及场所。 3、办公室根据来宾情况,提前做好相关接待准备工作。主要包括: 预 定住宿酒店, 接送站车辆, 宴请来宾酒店和用餐标准, 会议室相关设备 (桌 签、投影仪、照相、录音、笔、本、茶水等)准备,会议材料准备等。 五、相应要求 (一)会议室 1、办公室负责准备安排会场、事项。 2、对口接待的业务部门负责准备安排会议材料以及会议所需的电脑、 音响设备、投影设备等。 (二)宴请 1、办公室负责预订餐厅、预
4、点菜品、烟酒准备、车辆安排等事项。 2、对口接待部门负责引导来宾等事项。 (三)住宿 1、办公室负责预订酒店、车辆安排等事项。 2、对口接待部门负责联络来宾等事项。 (四)其他 1、如有需要办公室根据情况配合安排来宾游览、购物等其他项目,请 提前告知办公室,便于安排和协调。 2、根据接待要求,办公室安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性 能良好,司机车辆听从办公室和接待人员协调安排,统一调度。 3、办公室根据情况和要求提前购买车票及机票。 4、接待中涉及机要事务、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟 练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像 的场合,应向参观人员说明。
5、 (五)陪同人员 公司对外接待采取对等原则,办公室会同业务部门按照公司领导要 求,合理安排相对应职务、相关业务的人员进行接待;陪同人员应按照公 司要求,注重礼仪,尽职尽责,全程参与,并注意保守公司的商业机密。 六、附则 1、本制度由办公室制定,报总经理批准后执行。 2、本制度未尽事宜由办公室负责解释并修订。 3、本制度自下发之日起实施。 附件一 来宾接待简明流程 - 需求人员填写来访接待 通知单 办公室会同相关业务部门 协调沟通确定接待计划。 明确食宿安排、车辆安排 及其他安排 总经理审批、办公室备案 来宾接机 /车 (或自行前来)迎候来宾 会议 /参观 /学习 /开展业务 工作 被访者(首问人)了解来 宾信息及来访需求 安排食宿等其它活动来宾送机 /车 (或自行返回) 附件二: 中京复电 (上海)电子科技有限公司 接待申请单 申请人所属部门 接待地点接待时间 接待事由 来访人信息 (请填写姓名、职务、联系方式等) 接待要求 (如需要办公 室配合,请勾选 并填写) 1、会议室 (台签、欢迎词内容) : 2、现场参观: 3、餐饮安排: 4、礼品准备: 5、茶水、水果等: 6、摄影、话筒、 PPT等: 办公室 安排反馈 1、接待人员: 2、具体安排:(会议室布置、现场布置、食宿安排等) 所属部门经理 审批 办公室 审核备案 总经理批准备注
链接地址:https://www.31doc.com/p-5629641.html