公司档案管理办法及实施细则.pdf
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1、档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则 为了加强和规范公司内部档案管理工作,保证档案完整性和保密 性,准确地反映公司各项工作,结合公司实际,特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的 总和。 包括保密制度、行政、 经营、 生产技术管理档案、会计档案、 基本建设、产品、设备档案和人事档案等,其构成以项目、设备和 会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护公司经 济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形
2、成的文件材料,由各部门专职或兼职档案管理人员负 责收集管理,并于每年12 月 31 日之前向公司办公室办理移交。 2.2 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由 主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 2.3 行政部在接收移交的档案后,应对移交档案进行检查、汇总、 并编制档案总目录。 2.4 行政部对档案应区分全宗、区分年度、 区分类别分别存放、 排列, 存放档案必须有专用的档案装具,档案排列方法要科学,以便查找。 2.5 定期进行对库房档案的清理核对工作,做到账务相符,对破损、 载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库,借阅档案归
3、还后,及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各 项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室:保密相关法规、制度;重要的会议纪要;学习培 训资料;工作计划、总结等。 4.2 行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策 性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、 工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类:员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬 福利、培训登记
4、表等。 4.4 会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说 明,各种季度报表、月报表。 4.5 经营业务方面: 有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、 合同、协议等文件材料,市场经济信息和用户服务工作中形成的文 件材料等。 4.6 研发方面: 4.7 其他方面。 5、档案级别的划分: 5.1 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、 档案类型、 及常用程度划分为四个等级。 5.1.1 一级为绝密文件 5.1.1.1 国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等,其等 级划分为一级。 5.1.1.2公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理 办公会及其相关行政会议等
5、形成的文件和会议材料、会议记录等, 其等级划分为一级。 5.1.1.3 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常 重要的文件,此类型文件为绝密文件,其等级划分为一级。 5.1.1.4 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方 面的档案,为绝密文件,其划分级别为一级。 5.1.2 二级为机密文件 5.1.2.1本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书 属机密文件,划分等级为二级。 5.1.3 三级为秘密文件 5.1.3.1本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记 录、统计报表及简报。属公司内部重要文件,为秘密文件,划分等级 为三级。 5.1.3.2
6、 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、 录像等。属于秘密文件,其等级为三级。 5.1.4 四级为普通文件 5.1.4.1 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典 型发言、会议记录等属于普通文件,划分等级为四级。 6、归档时间 6.1 基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将 应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审定后,向档案管 理部归档。 6.2 各项管理工作中形成的文件材料,在一个月内,要将应归档的 文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门 归档。 7、档案的鉴定和销毁 7.1 编制档案的保管期限表,保管期限可分永久、长期
7、(10-30 年) 、 短期( 10 年以下)三种。 7.2 档案鉴定工作由公司总经办组织进行,鉴定领导小组由总经理 任组长,组员由总经办成员及各部门主管组成。 7.3 鉴定工作根据各类档案的保管期限进行。每次鉴定要写出鉴 定报告,在保管单位备考表上注明鉴定意见,由小组负责人签名, 并且注明鉴定日期。 7.4 档案通过鉴定确认为永久保存的档案,如发现档案不完整、不 准确,应责成有关部门和人员进行补充和修改。 7.5 对经鉴定确认无保存价值的档案,要登记造册, 提出销毁报告, 经主管经理审批,并报送上级档案管理部门备案。销毁档案要严格 执行保密规定。 二、档案管理实施细则 1、档案管理归档要求:
8、 1.1档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之 间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 1.2 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 1.3 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件(原件)与附件(复 印件、扫描件)分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 1.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对 的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 1.5 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应 依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印 件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保
9、持文件 之间的密切联系并进行系统的排列。 1.6 案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。 2、各部门保管文件的档案范围及相关规定 2.1 各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档,其一级、 二级存档的文件均为复印件及扫描件,原件交由公司行政部存档管理。 2.2 各部门的档案管理由各部门指派相关人员进行管理,不设置专职 岗位。 2.3 部门存档文件的范围: 2.3.1 保密办公室保密资料、涉密文件。 2.2.2 部门例会纪要、业务函件、往来文件。 2.3.3 客户业务信息、资料、销售报表。 2.3.4 公司及各部门的规章管理细则。 2.3.5 原始财务资料、会计凭证、账册、财
10、务报表、月度年度财务报 表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的 文件档案由财务部保管。 3、文件档案分类整理保存 3.1 办公室负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索(清单)、 保存、调阅使用。 3.1.1 根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制公司文件档 案分类编号方法。 3.1.2 分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提 供利用。 3.1.3 常用的分类方法有: 3.1.3.1按工程项目分类; 3.1.3.2 按专业性质分类; 3.1.3.3 按组织机构分类; 3.1.3.4 按时间分类。可按文书的性质分类,可分为橱窗大类别, 再从大类别下分到小
11、类别,再从小类别细分种类、年份等。 3.4 文件档案要根据内容及重要性分为“普通” 与“加密” 两大级别。 “加密”还分为绝密、机密和秘密三类。不能随便以个人名义或是部 门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件,其重要性归档文件时自行 确认。 4、档案编目: 4.1 编制卷内文件页号应符合下列规定 4.1.1 卷内文件有书写内容的页,按流水号编页码, 页码从“1”开始。 4.1.2 页码编写位置 : 单面书写的文件在右下角; 双面书写的文件, 正 面在右下角、背面在左下角。图样页码编写在标题栏外右下角。 4.1.3 成套图纸和印刷成册的文件不必重新编写页码。 4.1.4 案卷封面、卷内目录、卷内备
12、考表、空白页不编写页码。 4.2 、卷内目录的编写 4.2.1 序号:应用阿拉伯数字从 “1”依次标注, 按照卷内文件的顺序, 一份文件一个号。 4.2.2 文件编号:应填写卷内文件的文号,图样的图号,或设备、项 目的代号。 4.2.3 责任者:应填写卷内文件的直接形成单位或主要责任者,有多 个责任者时,选择两个主要责任者填写。 4.2.4 文件题名:填写卷内文件标题的全称。 4.2.5 日期:应填写卷内文件形成的日期,如:20120512。 4.2.6 页数:应填写每份文件的实际页数,要求在最后一份文件的备 注栏里填写总页码。 4.2.7 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 4.3 卷内备考表
13、的编制: 4.3.1 卷内备考表的编制应符合规范要求。 4.3.2 卷内备考表主要标明卷内文件的件数、页数,不同载体文件的 数量(见示例),说明组卷情况,如立卷人(档案员),检查人(档案 负责人)、立卷时间等。示例:本卷内文件材料20 件,100 页。其中: 文字材料 80 页,附图 10 张,照片 10 张。 4.3.3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 4.4案卷封面和背脊的编制:案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面 两种形式,主要内容如下: 4.4.1.1 案卷题名:应简明、准确揭示卷内文件的内容。案卷题名主 要包括项目名称,代字、代号及结构、部件,阶段代号和名称等;项 目名称应与批准
14、的原立项、设计(包括代号)相符;归档外文资料的 题名及主要内容应译成中文。 4.4.2 立卷单位:应填写文件组卷部门或项目负责部门。 4.4.3 起止日期:应填写案卷内最早产生的那份文件的日期和最晚产 生 的 那 份 文 件 的 日 期 ; 应 用 阿 拉 伯 数 字 填 写 , 例 : 2004.01.01-2004.06.29 4.4.4 保管期限:应依据保管期限表填写划定的保管期限。 4.4.5 密级:应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。 4.4.6 档号:应依据先后顺序,档案移交前档号暂用铅笔填写,审查 合格后改用蓝黑墨水或碳素笔填写。 4.4.7 卷内封皮、卷内目录、备考表的幅面统
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