《会议服务工作流程.pdf》由会员分享,可在线阅读,更多相关《会议服务工作流程.pdf(7页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、会议服务工作流程 在会议服务过程中,礼仪接待服务是首要的,其核心是 通过以礼相待过程中的仪容、仪表、礼貌用语及肢体语言, 使业主单位和来访宾客满意,留下美好印象,获得“宾至如 归”的最佳服务效果。使其对与会的场所产生良好的印象。 不同类型、规模、档次的会议接待工作,对服务的要求 也各不相同;会务礼仪工作的质量直接关系到机关的形象, 所以每一次会务接待工作都是对我们在服务质量、技术水 平、安全保密意识、团队协作等多方面的一次综合性检阅。 我们在长期的服务过程中积累了一些经验,结合民进中央办 公楼的一些特点, 我们制定了一系列的服务程序、服务规范、 服务标准和制度: 礼仪接待服务程序表: 表 1
2、序 号 项目 名称 负责 部门 工作标准 协助部 门 工作标准 1 迎接 宾客 服务 部 按分工提前15 分 钟在会场门口、 会场内 等处迎接宾客, 并按服 务规范操作。 2 礼仪 服务 服务 部 按 拟 定 方 案 做 好 礼仪服务, 按服务规范 操作。 工程技 术部 确保设备、设施运转 正常,及时处理突发 故障 保洁部 走道、厕所等公共部 位保持干净整洁,随 脏随扫。 3 送客 道别 服务 部 会 议 结 束 将 宾 客 送到楼梯口。 操作礼节规范表 表 2 序 号 操作礼 节 规范标准 1 引导 1. 为宾客引路时,应走在宾客左前方,距离保持2-3 步,随 着客人的步伐轻松前进。 2.
3、. 遇拐弯或台阶处,要回头向宾客示意说“请当心”。 3. 引领客人时,应用“这边请”、 “里边请”等礼貌用语。 4. 为宾客送行时,应在宾客的后方,距离约半步。 2 沏茶 1. 先检查茶具是否清洁、无破损。 2. 茶盘内放一抹布,以便擦拭; 3. 茶盘与胸平齐,左手托盘,右手自然下垂; 4. 送茶时,右手从托盘上把茶端给客人;应先客后主,先女 宾后男宾,如有外宾,则先送给外宾。 5. 放好茶杯后,应转动至杯柄在右侧,以便客人端起。 6. 沏茶时,打开杯盖,把茶杯端拿起来注水。注水时,茶杯 应轻拿轻放。打开杯盖,把杯盖放到桌上时,杯盖的内侧 应该朝上,手不能碰到杯口和杯盖的内侧。 7. 杯盖开启
4、、合盖要缓而轻,避免杯盖相碰而发出响声。 1、会议服务工作 会议服务工作原则:安全保密、快速反应、优质服务; 制定严格的会议服务制度,确保会议服务工作顺畅周密。 每天早上 7 点半上班,负责副部长以上领导房间日常开水打 取,结束后对各会议室的茶杯、灯光、空调进行检查。完毕 后进行备勤状态。 下午 5 点下班前对各会议室茶杯、灯光、空调等进行复查。 2、会议前的服务 (1) 为安全保密起见,会议服务人员不得随意出入会场, 按会议举办者的要求,随时在会场外待命,做好后勤工 作。 (2) 根据会议组织者的通知,向餐厅报告用餐时间、用餐 人数,避免与会人员少餐、误餐现象的发生。 会前服务表 表 3 序
5、 号 项 目 名 称 负责 部门 工作标准 协助 部门 工作标准 1 接 受 任 务 服务 部 明确日期、 时间及与会人 数并了解其它特殊要求 办公 室 下达订会、订餐通知书 2 拟 定 方 案 服务 部 根据所接受任务的会议 时间、 与会人数、 会议级别、 会议房间等具体要求, 拟定 详细的会议服务方案。 办公 室 对拟定的方案提出修改意 见 3 准 备 物 品 服务 部 根据确认的实施方案, 做 好以下各类物品的准备: 茶 具、日用品、饮料水果等, 做好品种数量登记。 按需准备擦手纸、 其它卫 生用品等。 按需准备好灯光、空调 等。 4 布 置 场 地 服务 部 按实施方案,做好茶具、 日
6、用品、 饮料、 水果的摆放, 并负责指导其它设备的布 置 按要求清扫场地、 置放卫 生用品。 会议开始前 1 个小时, 对 灯光、 空调、 设备进行调试: 检查会议室内空调是否 良好。 视季节提前将空调开 启并将室温控制在 26左 右。 5 总 体 验 收 服务 部 办公 室 对所有准备工作做最后 确认,发现问题,及时通知 有关人员纠正 保洁 部 工程 技术 部 对存在问题的环节或部位 立即进行整改。 会议中的服务 表 4 序 号 项目名 称 负责部 门 工作标准 协助部 门 工作标准 1 茶水服 务 服务部 按工作分区, 宾 客 入 场 后 提 供 茶 水 服 务 , 执 行 “操作礼节规范
7、” 2 引导服 务 服务部 为 迟 到 的 与 会 人 员 提 供 领 位 服务;为参会人员 提 供 卫 生 间 引 路 服务 保洁部 保持卫生间的清洁 卫生,及时对污物进 行清理,随脏随扫 3 其它服 务 服务部 尽 最 大 可 能 满 足 参 会 人 员 的 合理需求 办公室 指挥、协调、组织 各部门,确保会议顺 利进行 会议后的服务 表 5 序 号 项目名 称 负责部 门 工作标准 协助部 门 工作标准 1 整理物 品 服务部 按 单 查 验 接 待必需品, 并做好 剩量登记、 物品整 理,为下一次接待 做好准备 保洁部 整理桌椅、花卉, 做好清理工作 撤除会标、横幅等; 关闭空调,在时间 允许的条件下对会议 室内的各种设备进行 检查 2 清扫场 地 服务部 按 操 作 规 范 对场地进行打扫 保洁部 按操作规范配合公 共区域的卫生清洁 3 安全检 查 工程技 术部 关 闭 所 有 应 该关闭的设备、 灯 光及门窗。 关闭前 进行检查、调试, 为 下 次 会 议 做 好 充分准备 服务部 检查场地内是否有 宾客的遗留物、丢失 物,如发现应该及时 汇报,妥善保管,设 法归还
链接地址:https://www.31doc.com/p-5631582.html