公司档案管理制度实施细则.pdf
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1、第 1 页 共 16 页 公司档案管理制度管理细则 为进一步完善公司的管理体系,建立有效的档案管理制度, 实现 档案管理工作的的制度化、规范化、科学化,使档案管理更有效的为 公司管理工作服务, 促进公司的可持续健康发展, 根据相关法律法规 及规定,并结合我公司实际情况,制定本细则。 一、总则 (一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和,是完整 地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录,是考察和研究公司历 史及现状的重要依据。 (二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公 司合法权益的重要工作。 公司档案管理工作坚持集中统一的原则,由 公司综合管理部统一负责,统一管理。 (三)
2、公司档案具体工作由综合管理部进行日常管理,其他各部 门在工作和业务经营活动中形成的基建、科研、文书、音像、人事、 会计、 实物等档案均须由公司综合管理部管理,各部门不得分散保存。 二、档案管理人员配置及其职责 公司综合管理部指定并配备档案管理人员,其基本职责如 下: 1 、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和 档案管理制订的有关规定、办法、细则。 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 第 2 页 共 16 页 3、在统一领导、统一管理的原则下,根据管理要求对档案材料 的进行积累、收集、立卷、归档工作。 4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理,积极提供利 用
3、。 5、认真执行本公司档案工作的规章制度,主动向公司分管档案 领导反映档案工作情况,积极配合其开展工作并接受公司领导的监 督、指导和检查。 6、负责做好公司档案材料的收集整理工作并在本月底内,公司 其它各部门档案资料全部移交至综合管理部关水林处,确保本公司档 案的完整、真实和安全。 7、办理公司领导交办的其他有关档案业务工作。 三、档案归档范围及档案接收与整理 ( 一)公司档案归档范围主要有以下几个方面: 1、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管 理决策等; 2、公司内部及与其他单位往来发文; 3、办公用品管理、采购、出车及维修记录等;日常管理方面的 员工考勤,前台的外出登记、
4、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修 登记、材料收发,公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示 批复,员工民主生活会方面的记录等; 4、人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、 入职手续、员工资料等。 第 3 页 共 16 页 5、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案 等;媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同;年度季度月度或 重大节假日的宣传费用预算、决算等;市场调研方案、搜集的客户资 料等。 6、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容 7、客户考核评分、客户档案卡、客户投诉记录、客户增值服务 记录、客户回访记录、客户意见调查记录 8、财务管理中的各种账
5、册、报表、凭证、工资发放,后勤方面 的固定资产核算、费用申请等 9、日常经营中的各种合同、司法文书,档案方面的管理指导、 档案保管、核算、借阅、销毁等内容。 10、营销促销活动方案及客户资料、市场调研资料、与客户签订 的协议等。 以上各部门归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件, 各部门 将材籵归档整理好后全部移交到综合管理部档案室。 (二)归档文件的等级划分及保管期限 需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下: 文件等级文件类型保管期限 第 4 页 共 16 页 一级 秘密文件 公司各项规章制度、 简介、执照、资质证书、 荣誉、经营计划、管理决策,公司内部及与 其他单位往来发文,人事
6、方面的各种文件, 财务报表、账册、资产核算,合同及司法文 书等 永久 二级 重要文件 会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请 示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、 涉及工程项目的文件等 5 年以上 三级 普通文件 员工考勤,前台的外出登记、钥匙登记、 来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、 设计师排单,仓库管理方面的材料进出登 记、核算、保管,档案方面的管理指导、档 案保管、核算、借阅、销毁,后勤方面的费 用申请、办公用品管理、采购、出车及维修 记录等 3 年 (三)档案编号方法 1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象,依据公司部门及 业务划分,结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法
7、,便于科 学管理和开发利用。 2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名,具体为: 第 5 页 共 16 页 综合管理部: ZH ,生产部: SC ,技术部: JS,质量部: ZL 市 场营销部: SHC ,采购部: CG ,财务部: CW ,物资物流部: WZ 。 3、公司工程项目档案编号为:CQLY- 日期 4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度,美观等各方面 的制约,鉴于公司正逐步组建发展, 现内部岗位编制并不复杂且部门 管理统一,对内制度 /规范性文件的页眉文字为靠左公司VI 规范标识 图形,靠右为公务编码,一般制度/ 规范性文件均需要编号。无论对 内对外文件,页脚格式均为“第X
8、页,共 X页” ,页眉、页脚均使用 宋体小五号字,不加粗,带格式线。以财务部为例: 编制方法: 201406.CW01.XXX (2014年 6 月份财务报表)其中 201406为日期, CW 为财务部编号, 01 为财务部制定的代表财务报表 的内容( 02 为财务凭证等等类推),XXX为其他编号。 (四)归档方法及要求 1、归档文件材料必须完整,层次分明,符合其形成规律,能够 准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。 2、涉及项目工程的,应将档案材料归入同一案卷中;不涉及项 目工程的,先将文件材料按其形成或针对的年度分开,一般文件归入 文件形成的年度 (跨年度的规划计划, 可归入文
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