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1、建设工程项目管理资料文件收集目录 件形成阶段文件名称文件形成归档要求归档时间 项目申请项目建议书编制与批复建设单位 批复归档复 印件 项目管理招标工作 完成后一周内 性研究立项 1. 可研报告与批复; 2. 立项的会议纪要、领导批示 建设单位的上级部门或国家有关主管部 门批复 1. 科 研 报 告 存电子版, 批 复 纸 质 复 印 件; 2. 会 议 纪 要 及 批 示 纸 质 复印件 项目管理招标工作 完成后一周内 管理投标工作 1. 各投标单位投标文件; 2. 中标通知书; 3.项目管理合同 文件(包含合同评审纪要、审批单、 合同原件及电子版) 1. 招标代理机构; 2. 设计院及建设单
2、位 原件归档 收到中标通知书两 周内 总进度计划工程总进度计划相关会议纪要项目管理单位原件、 电子版会议结束后三天 、征地与拆迁手 续 1. 征占用地的批准文件和对使用国有土地的批准意见; 2. 规划意见书及附图; 3. 建设用地规划许可证; 4. 国有土地使用证; 5. 国有土地使用权出让交易文件 政府和国土资源、 房屋土地管理部门批准 形成 原件 / 复印件 随办理进度做资料 归档 件形成阶段文件名称文件形成归档要求归档时间 、勘察、设计 1. 招标代理机构合格分包商名录; 2. 招标代理合同; 3. 测量、勘察单位招投标文件; 4. 中标通知书复印件; 5. 勘察测量合同文件 6. 工程
3、地质勘察报告; 7. 水文地质勘察报告; 8. 设计单位招投标文件; 9. 中标通知书复印件; 10. 设计合同; 9. 初步设计图纸及说明; (存电子版) 9. 施工图设计及说明; (存电子版) 10. 设计计算书; 1. 总承包事业部 2. 招标代理机构 3. 勘察、测绘、设计单位 原件 随工作进度做资料 归档 工图报审 1. 消防设计审核意见; 2. 施工图设计文件审查通知书; 3. 施工图审查报告 1. 消防单位审批; 2. 图纸审查机构; 原件 随工作进度做资料 归档 招投标工作 1. 招标代理机构合同; 2. 项目招投标文件; 3. 中标通知书; 4. 施工合同; 1. 各参加招标
4、的施工单位; 2. 招标代理机构; 3. 合同双方; 原件 / 复印件 中标通知书发出两 周内 件形成阶段文件名称文件形成归档要求归档时间 目经理任命项目经理任命书法定代表人任命,设计院红头文件原件任命书下发 编制 管理规划 / 管理策划书 项目管理策划书 1. 总承包事业部项目经理编写 2. 项目经理签字后管理层审批 3. 进行跟踪检查和必要的调整 4. 项目结束后,形成总结文件 原件、 电子版 1 编制完成并经过 审批 2. 总结文件,项目 结束后归档 目部建立 1. 制定项目管理制度(包含但不仅限于组织机构图、管 理目标、岗位职责) 2. 项目人员职业资格证书; 3. 包含但不仅限于工作
5、制度、考核制度、奖惩制度、培 训制度建立; 1. 项目部所制订的规章制度,应报管理层 批准后生效; 原件、 电子版 制度编制完成并经 过审批 编制 理目标责任书 项目管理目标责任书 1. 项目实施之前, 由管理层与项目经理协 商制定; 2. 年终考核后作为对项目部奖惩的依据; 原件、 电子版 编制、审核、审批 完成后 目合同管理 1. 需要招标,包含但不仅限于招标代理机构合同;项目 招投标文件;中标通知书; 2. 不需要招标,合格供方名录; 3. 合同评审表 / 合同评审会议纪要; 4. 合同交底会议纪要; 5. 合同综合评价; 6. 合同变更协商会议纪要; 7. 合同补充协议; 8. 合同索
6、赔报告; 9. 合同反索赔报告; 10. 索赔结论及相关会议纪要; 11. 合同终止和评价报告; 1. 招标代理机构; 2. 合同签订过程; 原件、电子 版、复印件 1. 合 同 签 订 完 后; 2. 合同发生变更 索赔的附6-9 条 料; 3. 合同履行完成 附第 11 条资料; 件形成阶段文件名称文件形成归档要求归档时间 目采购管理 (暂无) 1. 采购管理制度; 2. 工作程序; 3. 采购计划; 4. 合格分包商名录,资质证件; 5. 采购报价综合评审记录; 6. 招标、协商记录; 7. 采购合同; 8. 采购移交单; 9. 不合格产品处置纪录; 各参建单位,采购过程 原件、 电子版
7、 复印件 1-3 资料通过审核 后归档 4-9 资料采购工作 结束后一周收集完 成 目进度管理 1. 项目进度管理制度; 2. 项目进度管理目标; 3. 项目总进度计划制定(包括但不仅限于编制说明;进 度计划表;资源需要量及供应平衡表;确定工作的起止 时间及里程碑)交底纪要; 4. 项目年进度计划; 5. 项目月作业计划;检查表;完成进度报告; 6. 项目进度计划调整会议纪要 (包括但不仅限于工作量; 起止时间;工作关系;资源供应;必要的目标调整) 项目建设过程中编制、修改、归档 原件、 电子版 复印件 1-4资料通过审 后归档 5-6资料每月进 报告完成后归档 目质量管理 1. 项目质量计划
8、 (包含但不仅限于质量目标和要求;质 量管理组织和职责;所需的过程、 文件和资源; 过程所 要求的评审、验证、确认、监视、检验和试验活动,以 及接收准则;记录的要求;所采取的措施。) 2. 质量控制检查记录; 3. 质量控制复查记录; 4. 顾客满意度调查报告; 质量计划应由项目经理部编制后,报组织 管理层批准 原件、 电子版 1 资料通过审核后 归档 2-3 每周检查后归 档 4 每年年末进行满 意度调查,后归档 件形成阶段文件名称文件形成归档要求归档时间 业健康安全管理 1. 职业健康安全生产事故应急救援预案; 2. 意外伤害险购买检查记录; 3. 危险源评价及识别; 4. 职业健康安全管
9、理目标; 5. 职业健康安全技术措施计划; (项目管理实施规划、包 括工程概况,控制目标,控制程序,组织结构,职责权 限,规章制度,资源配置,安全措施,检查评价和奖惩 制度以及对分包的安全管理等内容) 6. 工程安全措施 ; 7. 专项施工方案,并进行安全验证; 8. 职业健康安全生产教育制度(含计划 ) ; 9. 职业健康安全生产培训纪要; 10. 职业健康安全生产培训人员签到表; 11. 安全技术交底记录; 12. 职业健康安全检查记录及报告; 13. 告相关方通知书; 项目建设过程中编制、修改、归档原件、 电子版 资料通过审核后归 档 目环境管理 1. 环境管理目标; 2. 环境因素清单
10、; 3. 应急预案; 4. 项目环境检查记录; 5 项目文明施工相关内容培训教育记录; 6. 项目文明施工评定、考核和总结; 7. 项目现场管理(八牌两图、施工平面图) 项目建设过程中编制、修改、归档原件、 电子版 资料通过审核后归 档 件形成阶段文件名称文件形成归档要求归档时间 目成本管理 1. 成本计划 ( 编制说明、 项目成本计划指标、 按工程量清 单列出的单位工程计划成本汇总表) 2. 成本控制报告 (可单独编制, 也可以根据需要与进度、 质量、安全和其他进展报告结合,提出综合进展报告) 3. 项目成本核算制度(成本考核的原则、范围、程序、 方法、内容、责任及要求的制度) 4. 项目部
11、建立业务核算台账、施工成本会计账户 5. 成本考核制度 成本计划工程开工前编制完成 成本控制报告每月定期编制完成 原件、 电子版 资料通过审核后归 档 目资源管理 1. 项目资源管理计划 2. 项目资源管理考核 原件、 电子版 资料通过审核后归 档 目信息管理 1. 项目信息管理计划 2. 项目信息管理制度、保密制度 原件、 电子版 资料通过审核后归 档 目风险管理 1. 风险因素一览表 2. 风险清单 3. 项目风险识别报告 4. 项目风险等级评估表 5. 项目风险控制对策表 6. 项目风险管理计划 7. 各项风险应急预案 原件、 电子版 资料通过审核后归 档 目沟通管理 会议纪要;通知;工作联系单;汇报;培训纪要;检查 记录等 1. 内部沟通(授权、会议、文件、培训、 检查、项目进展报告) 2. 外部沟通(传真、 召开会议、 联合检查) 电子版、 原件事项结束 件形成阶段文件名称文件形成归档要求归档时间 目收尾管理 1. 项目收尾阶段工作计划; 2. 竣工验收会议纪要(各方签到表); 3. 整改通知; 4. 项目竣工结算报告及完整的结算资料; 5. 项目竣工财务决算说明书; 6. 项目竣工财务决算报表; 7. 项目各施工单位的工程质量保修书; 8. 项目管理总结; 9. 顾客满意度调查表; 工程竣工 - 移交建设单位前工作电子版、 原件工程竣工验收通过
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