秘书工作中的接待礼仪知识.docx
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1、第 1 页 秘书工作中的接待礼仪知识 特征码 cxkYbsvlwvPIiNcVyxhu 秘书工作中的接待礼仪知识 一、 接待前的准备工作 (一) 接待环境布置 1、环境布置 接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观,没有异味。前台 或会客室可摆放花束、绿色植物,表现出“欢迎您”的气氛, 会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物要各归 其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品,应该放在抽屉里 固定的地方,以便用时马上能找到。 2、办公用品准备 (1)前厅。 第 2 页 应为客人准备座椅,让客人站着等候是不恭敬的。座椅样 式应该线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。 (2)会客室。 桌椅应摆放整齐,桌
2、面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可 挂与环境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影,或某次成 功的大型公关活动的照片,可提高公司的可行度。桌上可放介 绍公司情况的资料。另外,茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接 待一般客人可用一次性纸杯,接待重要客人还是用正规茶具为 好。会客室应具良好照明及空调设备。要配备一部电话,复印 机、传真机等即便不放在会客室内,也不要离得太远。 客人走后,要及时清理会客室,清洗茶具、烟灰缸,换空 气,然后关好门。否则,会使下一批客人感到不受重视。 (二) 前台值班 在前台值班室,当没有客人时,秘书应做好: 1、布置接待室 第 3 页 2、了解上次活动安排 3、填写公司职员出入登
3、记表 4、填写客人预约登记簿 二、 接待的基本礼仪 (一)接待客人的基本礼仪 秘书接待客人时应该注意以下几点: 1、无论接待什么样的客人,都需做到公平和礼貌,应按先 来后到的原则接待每一个客人。 2、无论接待什么样的客人,都要和颜悦色、千万不能皱眉 头。 3、接待客人时态度要郑重,但说话要留有余地。 4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求,不让客人等候。 第 4 页 5、为避免出错,对于客人说的一些重要事项要确认一遍。 6、尽快记住客人的相貌和姓名,了解他们与本公司的关系。 7、要请客人填写接待登记簿。 8、上司没确认要见的客人,就不要让他进去。 9、在不了解对方身份时,若对方问到上司在不在甚
4、至上司 的整个工作日程安排,则不要直接回答在不在,而应尽可能地 从对方那里了解一些有用信息。 10、陌生客人来访时,一定要注意听清有关他的姓名、所 在公司等基本情况的介绍;根据情况的不同,对来客的意图和目 的要打听清楚,但在打听时不失礼仪。 (二)介绍的礼仪 在作介绍的过程中,介绍者与被介绍者的态度要热情得体、 第 5 页 举止大方,在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下,介绍时, 双方应当保持站立姿势,相互热情应答。 1、自我介绍 在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以 具体场合而定,公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。 2、为他人作介绍 当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的
5、双方哪一方更应 该被尊重。按礼宾顺序应该是:向年长者引见年轻者,不论男 女都是按这样的顺序作介绍;向女士引见男士,向职位高的引见 职位低的人,同时连同双方的单位、职称一起简单作介绍。在 人数众多的场合,如果其中没有职位、身份特殊的人在场,又 是年龄相仿的人聚会,则可按照一定的次序一一介绍。为他人 作介绍时,应简洁清楚,不能含糊其辞。介绍时,还可简要地 提供一些情况,如双方的职业、籍贯等等,便于不相识的两人 相互交谈。如果你是单独介绍两人相识,应该事先了解一下他 们彼此是否都有想认识对方的愿望,免得造成不必要的尴尬。 在向他人介绍某人时,不可用手指指指点点,而应有礼貌地以 第 6 页 手掌示意。
6、 在社交场合,国际通行的是“女士优先”原则,即需要把 男士介绍给女士。 被介绍者正确的做法应是:如果原本是坐着, 此时应站起来,走上前去,在距离对方一臂左右的距离站好, 注视对方,面带微笑,待介绍以后,握手或点头致意。 3、被他人介绍 (三)握手的礼仪 1、握手的姿式。 一般地,握手的两个人手掌相握呈垂直状态,表示平等而 自然的关系,这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬, 则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接,就更是 谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手,这通常是傲慢 无礼的表示。握手时应伸出右手,决不能伸左手与人相握。 2、握手的顺序。 在上下级之间,应先上级伸出手后,下级
7、才能接握;在长幼 第 7 页 之间,应长辈先伸手后,晚辈才能接握;在男女之间,应女方先 伸手后,男方才能接握。 3、握手的力度也应注意。 一般情况,相互间握下即可。如果是热烈握手,可以使劲 摇晃几下,这是十分友好的表示 4、握手的时间通常以三至五秒为宜,除非关系亲近的人可 以长时间握手外,一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对 方的眼睛,表示诚意。 (四)交换名片 1、名片的内容 名片分公务名片和社交名片 (1) 公务名片 公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职 务或职称、地址、电话等联络方式。名片上数字不宜太多,名 第 8 页 字在名片中应该是最大的几个字,头衔不应太多。名片颜色
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