秘书考试知识:举办会议注意点.docx
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1、第 1 页 秘书考试知识:举办会议注意点 特征码 JRXZNfsRsbLYDognTSJr 秘书考试知识:举办会议注意点 会议协调 会议组织工作头绪繁杂、环节较多,每个环节之间相互关联、 相互影响,一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会 议。因此,应该重视会议工作的总体协调与安排,必须建立一 套有效的指挥调度系统。 会议协调是指会议组织者受上级领导者的委托,通过各种方式 和手段妥善地协调、处理各种关系、矛盾和纠纷,其目的是保 证会议的顺利召开、进行和圆满结束。会议协调也是会议组织 管理的重要手段,其实质是统一认识,调整关系,解决矛盾, 协调行动。 秘书部门要做好会务工作总体协调,必须建立
2、一套有效的指挥 第 2 页 调度系统,并且明确岗位责任。必要时,应列出详细的任务分 工表,人手一份,以备检查和落实,及时协调解决问题。如文 稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服 务、安全保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。 会议协调的方法与途径多种多样,要灵活运用,主动地做好协 调与安排工作,会议协调的要求如下。 (1) 加强会议组织工作部门的建设,提高会议组织人员的素质 和工作效率,树立良好的形象,取得各方面的信任。 (2) 注重调查研究,广泛收集各方面的信息。 (3) 争取领导同志的理解、信任和支持。 (4) 充分发挥各相关工作部门的作用。 (5) 顾全大局,求同存异,
3、协调一致。 (6) 建立良好的人际关系。 (7) 善于将原则性与灵活性结合起来。 第 3 页 (8) 遇到问题,应耐心细致,沉着冷静,稳重行事。 (9) 注意留有余地。 (10) 协调之后注意及时抓落实。 会议质量控制 会议质量的高低主要取决于下列因素:会议的召开是否必要;召 集会议的单位是否具备必要的行政权力;会议准备是否充分;与 会人员范围与人数是否有利于必要的信息交流;会议期间能否排 除各种相关的干扰;主持人、与会者的学识、业务水平、工作作 风、心理状态等条件;环境卫生条件;技术设备条件;议程是否合 理科学;对会议决议的执行是否实施有效的监督等。 要做好会议的质量控制,应该注意下列几个方
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