论网络高校档案管理建设.docx
《论网络高校档案管理建设.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《论网络高校档案管理建设.docx(10页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、第 1 页 论网络高校档案管理建设 特征码 RcDRhXKFDAIsmyiVxruF 1 前言 在信息时代的今天,信息作为一种重要资源,人们对信息 作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之 一,它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中,由于 受到时间、地域的限制,高校档案信息往往不能及时为用户所 用,不能真正实现档案信息资源共享,应该说这是管理技术和 手段落后之故。因此,为了满足信息化社会人们对信息“广、 快、精、准”的要求,必须与时俱进,借助先进的通讯设施和 技术手段,建立高校档案信息网络,以实现档案信息资源的共 享。 2 高校档案管理信息网络建设的意义 档案作为信息宝库中
2、的重要信息源之一,其收集、分类、 存贮和管理的主要目的,除了真实地记录高校发展的历史轨迹 第 2 页 之外,还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言, 由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用 与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差,因此,无 沦从管理层面还是从利用与服务层面上看,建立高校档案管理 信息网络都有其积极和重要的意义。 2.1 适应经济社会和科技发展的需要 传统的档案材料是以纸张为主,辅以各种书写材料,形成 传统的档案。这种传统型的档案是建立在手工管理的基础上的, 其档案信息的服务,也是以手工服务为主要手段。随着计算机 应用的日益广泛,档案管理工作也加快了
3、计算机的应用,主要 用于档案目录的分类、存贮和管理,利用的方式也基本上是单 机型的,当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档 案管理计算机系统。但这些计算机档案作为信息宝库中的重要 信息源之一,其收管理或系统,在功能上是大同小异的,主要 为档案目录的存储检索,为档案工作人员管理工作的工具,还 未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务,或由用 户自行上机检索档案信息。因此,这种计算机管理模式还不能 使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。随着社会 的进步和经济的快速发展,在办公、商务、管理、信息传递和 发布等各个方面正在实现自动化和网络化。我国教育和科研网 第 3 页 的建立,
4、使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主 要材料,现在都是用电子文件的形式在网上发布,并同时形成 以纸张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势,档案 管理工作必须与时俱进、与其同步发展,才能适应经济社会科 技发展的需要。 2.2 提高档案管理工作的质量和水平 高校档案管理信息网络的建立,可以整体上提高档案管理 工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看,以纸张为主要 载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案,都会同 时并存。从管理的角度看,传统型档案以手工管理为主,按档 案管理规范的要求,通过人的实际工作对档案进行管理,这种 管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作
5、 质量和水平产生很大差异;以电子式文件为代表的新形式的档 案,其管理虽然也依靠人的作用,但这种管理是以计算机为工 具,按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理, 无论任何人进行操作和管理,其差异都很小;在一定的信息网 络平台上实现的高校档案管理,要求每一个档案管理工作人员, 必须按系统的要求开展工作,这样,档案管理质量上产生的问 题就会相应减少;同时,也迫使水平和能力稍差的工作人员努 力提高业务水平,适应档案管理信息网络化环境下的工作要求, 第 4 页 从而提高整个档案管理的质量和水平,这是其一。其二就是利 用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料,利用档案 管理信息网络直接生成
6、部门档案并汇总和进人学校的档案管理 信息网络系统,转成高校的完整档案库和管理系统。该系统既 可以存贮和检索利用,也可以有其它不同的功能选择。与此同 时,把原有的以纸张为载体的传统型档案转制成网上可读的电 子文件,并入整个档 案管理信息网络系统中。这样,利用网络的强大功能进行存贮、 检索、利用以及系统管理;其档案管理工作的质量和水平当然 是传统模式的管理不可比拟的。 2.3 提高档案管理工作的服务水平和利用效率 信息网络管理系统的最大优点就是功能强大、效率高。高 校档案信息网络的建立,可以解决一般档案信息的检索查找(如 档案目录的检索),也可以通过一定的用户密码指令进行档案具 体内容的检索查找和
7、打印输出服务,实现真正意义上的高校档 案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时 空限制,只要是系统允许的合法用户,就可以随时检索利用, 这种服务水平和利用效率当然是传统型的档案管理系统不能同 日而语的。 第 5 页 3 高校档案管理信息网络的可行性 进入 80 年代以来,世界上几乎所有发达国家都相继建成了 国家级的教育和科研计算机网络,并相互连成覆盖全球的国际 性网络。这种全球计算机信息网络的产生冲破了地理位置上的 束缚,加快了信息传递速度,为教师、学生、科研人员以及其 它各类人群提供了一个全新的网络计算机环境,从根本上改变 了以往的信息利用模式,促进了他们之间的信息交流、科研合
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 网络 高校 档案 管理 建设
链接地址:https://www.31doc.com/p-636726.html