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1、第 1 页 行政公文处理规范 特征码 AGSIcybrWREuJYSlsRTh 第一章 总 则 第一条 为使我校行政*处理工作进一步规范化、制度化,提高 *质量和*处理效率,保证*的严肃性,根据国务院发布的国家 行政机关*处理办法 ,结合我校实际情况,特制定行政*处理规 范。 第二条 行政*是我校行政管理过程中形成的具有法定效力和规 范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条 *处理指*的办理、管理、整理(立卷) 、归档等一系列 相互关联、衔接有序的工作。 第四条 *处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及 时、准确、安全。 第五条 *处理必须严格执行国家保密法律、法规和
2、其他有关规 定,确保国家秘密的安全。 第 2 页 第六条 各单位的负责人应当高度重视*处理工作,模范遵守本 办法并加强对本单位行政*处理工作的领导和检查。 第七条 校办是校行政*处理的管理机构,主管校行政的*处理 工作并指导各单位的行政*处理工作。 第八条 各单位办公室主任(综合科科长)负责本单位的行政* 处理工作。 第二章 *种类 第九条 行政*的种类主要有: (一)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人 员,变更或者撤销校内各单位不适当的决定事项。 第 3 页 (二)公告 适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。 (三)通告 适用于公布学校各有关方面应当遵守或者周知的
3、事项。 (四)通知 适用于批转、转发*,传达要求有关单位办理和需要有关单位周 知或者执行的事项,任免人员。 (五)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。 (六)议案 适用于学校及下属单位按照法律程序向同级教代会提请审议事 项。 第 4 页 (七)报告 适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。 (八)请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 (九)批复 适用于答复下级单位的请示事项。 (十)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (十一)函 适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批 准和答复审批事项。 第 5 页 (十二)会议纪要 适用于记载、传达
4、会议情况和议定事项。 第三章 *格式 第十条 *一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标 识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关 和印发日期等部分组成。 (一)涉及国家秘密的*应当标明密级和保密期限,其中, “绝 密” 、 “机密”级*还应当标明份数序号。 (二)紧急*应当根据紧急程度分别标明“特急” 、 “急件” 。 (三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称; 第 6 页 联合行文,主办单位排列在前。 (四)发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文, 只标明主办单位发文字号。 (五)上行文应当注明
5、签发人、会签人姓名。其中, “请示”应 当在附注处注明联系人的姓名和电话。 (六)*标题应当准确简要地概括*的主要内容并标明*种类,一 般应当标明发文单位。*标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号。 (七)主送单位指*的主要受理机关,应当使用全称或者规范化 简称、统称。 (八)*如有附件,应当注明附件顺序和名称。 (九)*除“会议纪要”外,应当加盖印章。联合上报的*,由 主办单位加盖印章;联合下发的*,发文单位都应当加盖印章。 (十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签 发单位负责人签发日期为准。 第 7 页 (十一)*如有附注(需要说明的其他事项) ,应当加括号标注
6、。 (十二)*应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主 题词。 (十三)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓*的其他单位, 应当使用全称或者规范化简称、统称。 (十四)文字从左至右横写、横排。 第十一条 *中各组成部分的标识规则,参照国家行政机关*格 式国家标准执行。 第十二条 *用纸一般采用国际标准 A4 型(210mmX297mm) ,左侧 装订。张贴的*用纸大小,根据实际需要确定。 第四章 行文规则 第 8 页 第十三条 行文应当确有必要,注重效用。 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得 越级请示和报告。 第十五条 校内各职能部门依据部门职权可以相互行文和向各 学
7、院的相关业务部门行文。 各单位不得对外正式行文。 第十六条 同级单位可以联合行文;行政单位与同级党委可以 联合行文。 第十七条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文 或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经校行政审批的 事项,经校行政同意也可以由部门行文,文中应当注明经校行 政同意。 第十八条 属于主管职能部门职权范围内的具体问题,应当直 接报送主管职能部门处理。 第 9 页 第十九条 职能部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自 向下行文。如擅自行文,校行政应当责令纠正或撤销。 第二十条 各单位的重要行文,应当同时报送校行政。 第二十一条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位
8、, 需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级 单位。 “报告”不得夹带请示事项。 第二十二条 除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以单 位名义向上级单位负责人报送“请示” 、 “意见”和“报告” 。 第二十三条 受双重领导的单位向上级单位行文,应当写明主 送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文, 必要时应当抄送其另一上级单位。 第五章 发文办理 第 10 页 第二十四条 发文办理指以本单位名义制发*的过程,包括草拟、 审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。 第二十五条 草拟*应当做到: (一)符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、 规定等,要
9、切实可行并加以说明。 (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚, 直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。 (三)*的文种应当根据行文的目的、发文单位的职权和与主送 单位的行文关系确定。 (四)拟制紧急*,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定 紧急程度。 (五)人名、地名、数字、引文准确。引用*应当先引标题,后 引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体 第 11 页 的年、月、日。 (六)结构层次序数,第一层为“一” ,第二层为“(一) ”,第 三层为“1.” ,第四层为“(1) ”。 (七)应当使用国家法定计量单位。 (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称
10、并注明简称。使 用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准 确的中文译名。 (九)*中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必 须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。 第二十六条 拟制*,对涉及其他单位职权范围内的事项,主办 单位应当主动与有关单位协商,取得一致意见后方可行文;如 有分歧,主办单位的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一 致时,主办单位可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关 单位会签后报请校办协调或校行政裁定。 第二十七条 *送负责人签发前,应当由办公室(综合科)进行 第 12 页 审核。审核的重点是:是
11、否确需行文,行文方式是否妥当,是 否符合行文规则和拟制*的有关要求,*格式是否符合本办法的 规定等。 第二十八条 以本单位名义制发的上行文,由主要负责人或者 主持工作的负责人签发;以本单位名义制发的下行文或平行文, 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 第二十九条 *正式印制前,*部门应当进行复核,重点是:审 批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、 规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。 第六章 收文办理 第三十条 收文办理指对收到*的办理过程,包括签收、登记、 审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第 13 页 第三十一条 收到校内各单位上报
12、校行政的*,校办应当进行审 核。审核的重点是:是否应由校行政办理;是否符合行文规则; 内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门 或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、*格式是否规 范。 第三十二条 经审核,对符合本规范的*,校办应当及时提出拟 办意见送校行政领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上 部门办理的应当明确主办部门。紧急*,应当明确办理时限。对 不符合本规范的*,经校办主任批准后,可以退回呈报单位并说 明理由。 第三十三条 承办部门收到交办的*后应当及时办理,不得延误、 推诿。紧急*应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以 说明。对不属于本单位职权范围或者不宜
13、由本单位办理的,应 当及时退回校办并说明理由。 第三十四条 收到上级单位下发或交办的*,由校办提出拟办意 见,送校行政领导批示后办理。 第三十五条 *办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门 应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要 第 14 页 出面协调,如仍不能取得一致,可以报请校办协调或校行政裁 定。 第三十六条 审批*时,对有具体请示事项的,主批人应当明确 签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意。没有 请示事项的,圈阅表示已阅知。 第三十七条 送校行政领导批示或者交有关部门办理的*,校办 要负责催办,做到紧急*跟踪催办,重要*重点催办,一般*定期 催办。 第七
14、章 *归档 第三十八条 *办理完毕后,应当根据中华人民共和国档案法 和其他有关规定,及时整理(立卷) 、归档。个人不得保存应当 归档的*。 第三十九条 归档范围内的*根据其相互联系、特征和保存 价值等整理(立卷) ,要保证归档*齐全、完整,能正确反映本 第 15 页 机关的主要工作情况,便于保管和利用。 第四十条 联合办理的*,原件由主办单位整理(立卷) 、归档, 其他单位保存复制或其他形式的*副本。 第四十一条 本单位负责人兼任其他单位职务,在履行所兼职 务职责过程中形成的*,由其兼职单位整理(立卷) 、归档。 第四十二条 归档范围内的*应当确定保管期限,按照有关规定 定期向档案部门移交。
15、第四十三条 拟制、修改和签批*,书写及所用纸张和字迹材料 必须符合存档要求。 第八章 *管理 第四十四条 *由专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第 16 页 第四十五条 各单位办公室(综合科)应当建立健全本单位*处 理的有关制度。 第四十六条 上级单位来文,除绝密级和注明不准翻印的以外, 校内各单位经校办主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻 印的单位、日期、份数和印发范围。 第四十七条 *复印件作为正式*使用时,应当加盖复印单位证 明章。 第四十八条 *被撤销,视作自始不产生效力;*被废止, 视作自废止之日起不产生效力。 第四十九条 不具备归档和存查价值的*,经过鉴别并经校办主 任批准,可以销毁。 第五十条 销毁秘密*应当指定场所由二人以上监销,保证不丢 失、不漏销。其中,销毁绝密*(含密码电报)应当进行登记。 第五十二条 单位合并时,全部*应当随之合并管理。单位撤销 时,需要归档的*整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。 第 17 页 工作有员调离岗位时,应当将本人暂存、借用的*按照有关规定 移交、清退。
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