XXXX制度管理办法.doc
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1、XXXX 制度管理办法 第 1 页 共 25 页 XXXX 股份有限公司 制度管理办法 拟稿企划部拟稿日期2008 年 5 月 6 日编号 审核总经理审核日期复 印 号 批准总经理办公会批准日期生效日期 颁发部门:企划部 执行部门:企划部 XXXX 制度管理办法 第 2 页 共 25 页 目目 录录 第一章第一章总则总则.3 第二章第二章制度的组织管理制度的组织管理.4 第三章第三章制度的立项制度的立项.5 第四章第四章制度的编制制度的编制.6 第五章第五章制度的审核与会签制度的审核与会签.10 第六章第六章制度的颁布和实施制度的颁布和实施.10 第七章第七章制度的修订和废止制度的修订和废止.
2、11 第八章第八章附则附则.13 第九章第九章附件附件.13 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为规范公司制度管理,建立和完善公司制度管理体系,规范制度制定程序,特 制定本办法. 第二条第二条 本办法适用于公司管理层、生产运营部门和职能部门制定、颁布的各类制度。 第三条第三条 操作服务岗位的管理应满足指导性、匹配性、可操作性、系统性、前瞻性等原 则: 1. 战略指导原则战略指导原则:操作服务类岗位的管理应随着公司战略远景、战略目标、 发展战略、业务模式、工艺技术的变化做出相应调整。 2. 组织匹配原则组织匹配原则:操作服务岗位的管理要考虑公司目前组织的变动,对相应 职责与权利进行调整;制度
3、的制定和实施要考虑到组织结构现状,本着效 率最大化的原则实现制度与组织的匹配,为制度有效推行创造条件。 3. 系统性原则系统性原则:围绕公司整体运行,形成全面系统的制度体系,指导企业各 个层面的工作逐步导向规范化。 4. 可操作性原则可操作性原则:在制度的制定过程中需要考虑现实实施的可能性,应根据 XXXX 制度管理办法 第 3 页 共 25 页 公司运行的实际需要制定相关制度,保证企业各个层面的制度能够落到实 处. 5. 前瞻性原则前瞻性原则:在制度的调整过程中应考虑到公司未来可能发生的变化,为公 司未来发展预留空间,提高制度本身适应未来可能的变化,时刻保持实效 性。 6. 循序渐进原则循序
4、渐进原则:公司制度体系的建立需要相当长的时间,需要结合企业实 际情况,分清主次,逐步修订完善,最终构建起全面系统的制度体系。 7. 与管理流程相辅相成与管理流程相辅相成:公司制度体系与流程体系是紧密联系在一起的,制 度可以强化流程,流程又有利于制度的完善和实施。 第四条第四条 这里所称制度是指公司依据国家(地方)有关法律、法规和有关规定、规程等 的要求,结合公司实际情况而制定的用以规范指导公司生产、经营、和管理的 文件. 第五条第五条 根据企业管理职能和业务职能的划分,横向上将公司制度分为 29 个类别,有效 保障各个职能在规范系统的制度框架下实现标准化运作。 (详见第 17 条) 第六条第六
5、条 根据制度的管理范围和综合程度,纵向上将公司制度划分为以下三级: 1. 一级制度(政策指导性制度):主要是指在一定时期内相对稳定的、具有战 略性、指导性、全局性、综合性的管理原则和政策,一般由公司总经理办 公会议审核批准。如产品开发策略、薪资福利政策、年度经营方针等。 2. 二级制度(流程规范性制度):主要是指跨部门的、以流程为纽带、调整 某一范围内工作关系的制度,一般由公司总经理或总经理办公会审核批准。 如全面预算制度、投诉处理流程等。 3. 三级制度(规范操作性制度(SOP)):主要是指依据上一级制度制定的、 由部门管理或实施的、用于指导岗位操作的作业指导书、岗位手册,或针 对某一个或几
6、个控制点制定的管理细则等,统称为标准操作程序(SOP), 一般由公司主管副总经理审核批准,并报送总经理。如:招聘作业指引、 信用管理细则、文印管理规定、公司车辆管理办法等. 第二章第二章 制度的组织管理制度的组织管理 第七条第七条 制度管理组织主导分为企业高层决策机构(制度管理委员会) 、制度管理负责 XXXX 制度管理办法 第 4 页 共 25 页 部门(企划部) 、制度建设参与和执行部门(其他生产与职能部门)三个层次。 第八条第八条 相关部门职责说明 1. 高管或总经理办公会(制度管理委员会)主要职责: 是公司制度体系建设的最高支持机构、决策机构和监督机构; 负责公司制度的最终评审和审批;
7、 负责监督公司制度建设各项工作的落实; 负责公司制度管理主要负责人的提名和任免。 2. 企划部为公司制定制度的管理部门,主要职责: 负责建立健全公司制度管理体系。 负责组织编制公司级制度基本框架、目录及公司年度制度工作计划. 为各生产部门、职能部门制度的建设提供必要的技术支持和咨询服务. 负责公司所有制度的审核、归档管理及评审工作。(制度评估表见附表二、 三、四) 负责组织一、二级制度审查、审批、印制、下发、培训、宣贯、解释、评 估、修订及废除等工作; 3. 各生产运行、职能部门 负责与实现本部门工作职责相关的一、二制度起草及会签工作及负责组织 在 本部门内部的一、二级制度的培训、宣贯等工作。
8、 负责建立健全本部门三级制度管理体系、操作规程、工作细则、作业指导。 负责本部门三级制度基本框架目录和本部门三级年度制度工作计划的制定, 并组织落实。 负责本部门三级制度的起草、审查、会签、审批、宣贯、解释、评估、修 订、归档及废除等工作。 本部门三级制度在审批通过后及修订后均要报送制度归口管理部门(企划 部)审核、归档备案后才可下发执行。 第九条第九条 制度管理流程(详见附表一) XXXX 制度管理办法 第 5 页 共 25 页 第三章第三章 制度的立项制度的立项 第十条第十条 制度立项: 企划部根据公司制度基本框架目录及现行制度运行的实际情况,组织公司 级制度的立项管理工作.各生产运行和职
9、能部门应于每年 12 月初完成下一年度 与实现本部门工作职责相关制度的新建、修订及废除立项申请建议,并提交企 划部审查(主要审查该制度制定、修订或废除的必要性及依据等) ,经相关领 导审核(主要审核该制度制定、修订的主要内容等)后,即完成该制度的立项工 作。 制度立项申请建议书(见附件八)包括以下内容: 1. 制度名称. 2. 制定(修订、废除)制度的必要性. 3. 制度制定(修订、废除)的依据。 4. 新建(修订)制度的主要内容。 5. 起草(修订)部门和起草(修订)责任人的组成。 6. 起草(修订)进度计划及制度拟废除的具体时间。 第十一条第十一条 根据批准的制度立项申请建议书,并结合公司
10、下一年度制度评估的具体要求,由 企划部负责组织编制公司年度制度工作计划,每年 12 月底前完成,经公司分管 领导审核、总经理批准后,作为公司级制度年度工作的依据。 第十二条第十二条 对因情况变化,但已列入年度制度工作计划而无制定(或修订)必要的、或 因工作状况急需制定(或修订) ,而未列入年度制度工作计划的,相关部门可 提出立项申请建议,并以请示报告形式提交企划部进行审查,经分管领导审核、 总经理批准后撤消或增加该制度的立项,企划部应及时调整公司年度制度工作 计划。 第四章第四章 制度的编制制度的编制 第十三条第十三条 按照批准的年度制度工作计划,企划部负责组织一、二级制度的编制工作。 制度草
11、案一般由其内容涉及的部门负责起草;对涉及两个以上部门主要活动的, XXXX 制度管理办法 第 6 页 共 25 页 可由相关部门组成联合起草小组起草,企划部负责组织和协调工作。制度在起 草过程中,应广泛听取相关部门特别是一线部门的意见,可以采取讨论会、征 询意见表等多种形式。 第十四条第十四条 制度草案经起草部门领导校对后提交企划部进行审查,起草部门(小组)应 提交下列文件资料: 1. 制度草案(含电子文档) 。 2. 制度制定的相关依据(包括国家法律、法规、政策、规章制度或事实)和 索引。 3. 有关国家政策、法律制度及其他有关文件资料 第十五条第十五条 制度的编制内容要求: 1. 制度编制
12、时应用词确切,语句通顺。 2. 制度的条款应充分考虑其他相关制度的规定,避免相互抵触。 3. 制度规定应详实、全面,符合实际营运需要。 4. 一级制度应包括的内容: 总则。主要有本制度制定的目的、适用范围、公司政策(提倡鼓励的行为) 、 本制度的拥有者等。 制度正文内容。主要包括:本制度拥有者的权利和职责、工作方法、概括 性 的工作流程、做法及要求(需召开的会议、填写的表单、需设定的人权、 财权、物权、事权的管理权限、需做的计划、预算、组织、控制、协调工 作) 、相关的考核办法或责任追究等。 附则.本制度涉及相关名词的定义解释,需要说明的问题,解释权等。 一级制度是相关管理工作的纲领性文件。编
13、写时,按章节、条款编排序号, 如第一章、第一节、第一条. 5. 二级制度主要包含的内容: 本制度制定的目的、适用范围、本制度的拥有者等。 本制度管理部门的权利和职责、工作方法、跨部门的工作流程、具体做法 要求(需召开的会议内容、填写的表单内容、具体的管理权限、需做的计 XXXX 制度管理办法 第 7 页 共 25 页 划、预算、组织、控制、协调工作) 、相关的考核办法或责任追究等。 本制度中相关名词的解释,需要说明的问题,解释权等。 二级制度编写时,一般按条款编排序号,如第一条、第二条。内容复杂、超 过二十条以上的制度可分章编写。 6. 三级制度的内容: 本制度的目的、适用范围、本制度的拥有者
14、。 本制度的工作方法、具体做法及要求(召开会议时和填写表单的注意事项 具体管理权限的行使、需做的组织、控制、协调工作) 、相关的考核细则 或责任追究等。 本制度中需要说明的问题,解释权等。 三级制度编写时,一般按条款编排序号,如第一条、第二条。内容不超过十 条的制度可按一、二、三的序号顺次编写. 本级制度要具有可操作性及与上一级制度的连贯性,三级制度范畴应覆盖 部 门内部所有管理岗位和事务。 7. 制度的附件内容: 组织结构图(包含管理层次和幅度等) ; 职位说明书(描述岗位应做的事、应承担的责任,包含岗位职责和任职条 件 等); 管理权限表(描述某事的运作由哪一级申请、立项、拟定、征求意见、
15、审 核 批准、执行等); 相关表单(包含表单的填写、审核、发生周期、送发单位等); 作业流程图; 操作规程(以事为核心,描述事情如何做) ; 技术标准; 国家的政策法律法规和相关规定。 第十六条第十六条 制度的格式要求(模板见附件十一) 1. 制度一般为单页文件,表头或扉页上必须印制下列内容: XXXX 制度管理办法 第 8 页 共 25 页 2. 公司名称、吉恩标志 3. 制度名称 4. 独一无二,易于识别的制度编码 5. 拟稿人、审核人、批准人签字 6. 拟稿日期、审核日期、批准日期、生效日期 7. 颁发部门、执行部门 8. 页数、总页数、复印号 9. 制度字体设置 制度表头:公司名称“X
16、XXX 股份有限公司”用二号黑体字; 表格内第一栏:制度类别:“XXX 制度为小三号黑体字; 内容部分:小四号宋体字,章节标题为宋体四号加重; 制度中所有的数字、字母均为“Times New Roman字体; 制度中的行距一般为 23 磅,或根据制度排版情况适当设置。 每一段落的首行应缩进 2 字符。第二行及以后不再缩进。 第十七条第十七条 制度的编号 1. 公司制度的编号由九位数组成,格式如下: 例:一个文件的编号为:1111001-02 编号示例111100102 编号释义制度类别制度级别部门编号制度编号修订版次 2. 制度类别编号: 1 战略规划类 2 全面预算类 3 组织管理类 4 企
17、业运行类 5 质量标准类:QES(ISO9000、ISO14000 等系列) 6 质量控制类 7 生产管理类 8 安全管理类 9 环保管理类 10 营销管理类 XXXX 制度管理办法 第 9 页 共 25 页 11 品牌管理类 12 工程管理类 13 设备管理类 14 节能管理类 15 采购管理类 16 仓储管理类 17 研发/技术创新管理类 18 信息化管理类 19 二级市场投融资管理类 20 上市公司管理类 21 投资项目管理类 22 财务管理类 23 人力资源管理类 24 企业文化管理类 25 法律管理类 26 行政管理类 27 审计监察管理类 28 安全保卫管理类 29 党群管理类 3
18、. 制度级别编号: 1 一级制度 2 二级制度 3 三级制度 4. 部门编号:(详见附件十二) 5. 制度编号为属本部门的制度序号,从 001 号顺序编排。 6. 修订版次编号为本制度的修订版本号。修订制度时,制度编号只修改最后 两位版次号,其它编码不变。 7. 制度编号应独一无二,方便查找.制度修订或废除后,制度编号留存备查, 不得再用于其它制度,以便于查找当时执行的该编号的制度。 8. 格式由起草人按照规范要求制作,制度管理部门(企划部)负责统一审核, XXXX 制度管理办法 第 10 页 共 25 页 统一编号。 9. 未经制度管理部门(企划部)许可,任何部门不得私自给制度编号或私自 更
19、改编号。 第五章第五章 制度的审核与会签制度的审核与会签 第十八条第十八条 企划部负责对制度草案进行审核,要围绕以下几点展开: 1. 审核制度草案是否符合法律、法规的基本原则,是否符合国家相关政策。 2. 审核制度草案内容是否符合公司实际运营管理的需要. 3. 审核制度草案内容与公司现行制度是否协调,如果要改变现行制度的,理 由和依据是否充分. 4. 审核制度结构、条款、文字(字体、字号等)等是否符合制度的要求。 第十九条第十九条 对需要会签的制度,由制度起草部门负责组织对制度草案进行会签.会签部 门领导就该制度与其部门工作相关的条款的合理性、有效性和可操作性等 进行确认,并出具会签意见,由企
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