某公司资料室管理办法.doc
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1、特斯克拉公司资料室管理办法 一、内部报刊编辑制度 公司内部报刊的编辑要领 一、目的 公司内部报刊的目的是,向全体员工宣传和介绍公司的主张,以及最高领导的经营方针,以便使全体员工的日常经营活动能够按照经营方针所指的方向一致起来。这也是公司内沟通和协调的手段。 近些年来,公司内报刊的读者对象不仅仅限于企业内部职工,已经扩展到了对公司业务有连带关系或对公司经营感兴趣的广泛阶层,如协作厂家、关系户、供应商、大主顾,以及大众媒体等等,所以,公司内部刊物已经兼有外部刊物的色彩,公司刊物将向外部展开本公司职工的风彩。 二、编辑的方针 (一)编辑方针的调整 在一个时期编辑方针是一定的,但编辑方针不能固定不变;
2、需要根据一时期的目的而作出调整;而调整编辑方针的有效手段,就是由不同部门来担当编辑工作。 一般来说,编辑方针存在着两个基本侧重点:一是向全体员工传达有关经营层意图与精神,宣传经营方针及其措施,以便使全体员工齐心协力,按最高指示与经营方针所指引的方向统一行动。二是反映职工阶层生活与意见,以便使下情上达,让最高经营阶层及各级领导了解全体职工的情况与心态。编辑方针应该定期在这两个侧重点间进行调整。 如果片面追求一个侧重点,会大大影响企业内刊物的意义。譬如只强调传达上级指示精神、宣传经营方针、讲述高层领导家庭访问的故事,以及头面人物介绍等等,广大职工就会觉得没意思,似乎这些事与己无关,久之就会弃而不读
3、,视而不见,对公司刊物不感兴趣。相反,只介绍职工的情况,公司的经营方针与总体目标,以及公司的主张就会被忽视,刊物成了单纯的职工参与消遣的东西,失去价值。 调整编辑方针的基本手段,就是由各个不同部门轮流担当报刊的主编工作。譬如,由人事部、福利部、劳动部或总务部担当主编,则企业内报刊就会把编辑方针移向福利保健与人事管理方面;由管理本部或总裁办公室担任主编,则编辑重点就会移向贯彻组织运营方针上去;理想的状态是,在原则上规定基本的编辑方针及两个侧重点的基础上,由各部门轮流担当主编。 (二)编委的组成 仅仅依靠各部门轮流担当主编,还不足以保证企业内报刊的目的实现,需要打破部门界线、组建横向联系的编辑委员
4、会,以保证企业内报刊内容的平衡。 编委的资格如下所示。 (1)各部门企划的担当者,并且能迅速、准确把握现状的人。 (2)经常观看电视、收听新闻广播、阅读报刊杂志,并且对社会热点问题十分关心者。 (3)具有吸收或听取周围人意见,并有勇气把这些反映到企业内刊物上的人。 由各部门推荐具有上述资格的人,以及众望所归之人,组成刊物编辑委员会。并由编委会负责审定一时期的编辑方针,提高刊物的质量。 (三)责编的资格 (1)具有企划能力。作为定期刊物,版面内容的安排,文章的长短,标题的提炼,组稿时间进度等等,都必须要有计划进行,这就要求责编人员有一定的计划与企划能力。 另外,公司内部刊物是免费发行的,责编人员
5、要有成本意识,并依靠计划手段,节约成本。 (2)具有约稿能力。按计划完成编辑工作,通常需要委托他人撰写文章;这样,就必须说服撰稿人能按计划的撰写内容、格调、格式、表现形式和文章长短等等,按时提供稿件。因此,每一位责编人员必须具备约稿能力。 (3)具有撰写能力。责编人员除了需要修改稿件,有时免不了自己动手写提要、揭示以及撰写文章,这就需要责编具有撰写能力。 (4)具有采访能力。有的人能说不能写,说起来七嘴八舌,写起来文不对题,并且普遍讨厌动笔写文章。这就需要责编人员具有采访能力,把那些散见于单个人灵感之中,散见于会议争论之中的思想火花与见解,采集回来,编写成章。 (5)具有摄像能力。每个责编人员
6、应该具备一定的拍照与摄影能力,把重要、不可多得、无法再现或转瞬即逝的场景抓拍下来,提高刊物的真实性、可读性与趣味性等等。 三、题材来源 (一)新闻焦点 原则上国内外新闻热点,也应成为本公司刊物的新闻焦点。尤其对国内外新动向,本公司的反应如何,本公司有什么新的行动等等,要作重点报道,成为刊物的主要题材来源。 至于企业内刊物的新闻报道的重点计划,可参考商业期刊杂志的做法,以及这些刊物的编辑动态。 (二)收集 主要通过编委及通讯员,收集各种题材来源的信息,把握刊物报道的热点与主题,并通过责编人员组稿、约稿、撰写与采访,充实刊物的版面。 (三)采集 当得到有价值题材的信息之后,立即派出有关记者或责编人
7、员,进行现场采访,采集第一手资料和情况;利用各种通讯手段,直接发回公司,及时予以报道。 (四)拍摄 把各种实况拍摄下来,包括一些原始资料、谈话场景、人物形象与印象等等。在拍摄之前必须做好充分准备,包括电池备份,充电器接插座,电压与电源等等。 (五)反馈 采访归来后必须做好整理工作,写好备忘录。在这个过程中,免不了要与被采访者或单位进行一次沟通式反馈,以确认基本事实与基本观念。 尤其采访工作时间紧迫,来去匆忙,往往会留下许多缺憾与疏漏,这些都可以通过及时的反馈,予以弥补,包括在礼仪上的解释,疑问点的确认,以及观念上的修正,事实上的充实等等。 (六)致谢 尽可能早地对协助采访、以及对取材提供某种帮
8、助者予以感谢,赠送一些礼品或纪念品。 四、收集读者反应 每期刊物发行后,都必须收集有关反应与意见、评价,这是进一步办好刊物的出发点与基础。 (一)监督者的反应 首先听一下监督者的意见与反应,以及对改进企业内部刊物的意见。 监督者由企业内部刊物的编委公开招聘,每年春季招聘及轮换一次。监督者必须按指定的刊物栏目与内容、对读者的意见进行深入且广泛地征集。 (二)读者的反应 除了收集、研究与分析读者来信以外,还必须定期对普遍的读者意见进行调查。调查方法采用问卷形式,全面了解读者对刊物的总体看法与建议。 (三)部门领导的反应 除了对公司内外普通的读者意见进行收集外,还必须进一步对企业内各部门、乃至最高领
9、导的意见,进行收集与征集。 所有意见都必须经过编辑、整理、分析与判断,由责编及主管汇总成意见调查报告,提交编委会讨论与审议,最终落实到今后的刊物改进工作与措施之中。 二、内部刊物发行制度 (一)企业刊物发行规则 第一章 总 则 第一条 宗旨 企业定期刊物的组织与程序,一律按本规则进行。 非定期刊物,譬如面向管理者的报刊,以及各分事业单位的内部刊物的发行与编辑工作,可参照本规则进行。 第二条 名称 定期刊物的名称为“通讯”,英文名称为“Letter”。 第三条 目的 “通讯”的发行目的,在于实现公司的精神,具体如下。 (一)向广大职工宣传公司的经营方针,介绍公司经营事业的概况,以使整个公司上下准
10、确把握公司的经营理念。 (二)促进经营管理者与一般员工的相互了解、相互理解。 (三)在相互理解的基础上,培育良好的人际关系,彼此建立信任与支持的关系。 第四条 主要内容 为了实现前条目的,“通讯”所刊登的内容如下。 (一)经营方针及经营事业概况。 (二)公司的规章制度及其解说。 (三)人事任免信息及其人际关系情况。 (四)产品与技术介绍。 (五)劳资关系情况。 (六)作业或工作现场情况。 (七)职工在企业内的各种活动情况。 (八)产业或相关行业的动态。 (九)有关情操、兴趣与健康的知识。 (十)职工家属或家庭的有关报道。 (十一)其他与发行期刊目的有关的内容。 第五条 发刊次数 “通讯”,原则
11、上为双月刊,必要时可增刊或发行号外、速报等。 第六条 计划期限 “通讯”一年计划一次,从每年的十二月一日起安排计划。 第七条 连带责任 每一位职工都有责任为本公司的刊物作贡献,特别是各级管理者,有责任站在全公司的立场上、而不是本部门的立场上,提供有关部门内的情况与资料。 第八条 业务性质 企业刊物的成败,系于全体员工的参与程度与热情。因此,要求每一位参与或承担企业刊物工作的职工,应该把刊物的编辑与发行工作当作企业经营业务的组成部分来对待。 第二章 组 织 第九条 机构 “通讯”的编辑与发行工作必须有组织地进行,因此,设置下列机构,分担相应的业务工作。编辑室,分编室,通讯员,摄影员,评论员。 编
12、辑室及分编室设主任与若干编辑。 第十条 发行责任者 “通讯”的发行责任者为负责人事的董事及人事部长。 第十一条 发行责任者的任务 (一)起草编辑与发行的基本方针,起草有关规程制订、修改与废除的方案,并提交上级领导审批。 (二)召集编辑委员会会议。 (三)决定其他与企业刊物运营有关的事项。 第十二条 会议的种类 “通讯”的编辑与发行会议为两种,一是编辑委员会会议;二是通讯员会议。 第十三条 编委会会议 编委会会议主要审议下列事项。 (一)审议基本计划。 由发行责任者、编辑室与分编室主任、编辑参加会议,原则上一年一次,选择适当的时机召开,对下列内容或事项进行审议。 1起草刊物编辑与发行的基本方针,
13、以及组织运营方案。 2起草有关规程的制订、修改与废除方案。 3决定“通讯”的年度编辑预算。 4编制“通讯”的年度预算。 5审议其他与企业内部刊物发行有关的事项。 (二)审议各期编辑计划。 由编辑主任、分编主任及编辑参加,审议各期编辑计划及有关事项。 1以“通讯”的年度计划为基准,审议并确定各期编辑计划方案。 2以基本方针为基础,审议并确定“通讯”运营的具体措施及方案。 3审议并确定上级会议的其他决议方案。 第十四条 通讯员会议 通讯员会议按各分事业单位进行,由分编室主任及编辑与通讯员、摄影员参加,对下列事项进行审议。 (一)“通讯”各期编辑结果的总结。 (二)“通讯”的选题方法与各选题任务分配
14、与布置。 (三)收集与汇总:“通讯”编辑工作的意见、要求与希望。 (四)审议其他有关企业内刊物的意见、要求与希望。 第十五条 编辑室及其任务 编辑室设置在总公司人事部之中。编辑室按“通讯”的编辑计划要求承担下列工作任务。 (一)编辑、发行与送发或分配刊物。 (二)收集公司内外的有关情况与情报资料。 (三)承担编委会的事务工作。 (四)承担总公司通讯员会议的事务工作。 (五)指导、调整与促进各分编室的活动。 (六)承担其他与编辑、发行有关的必要的任务。 第十六条 分编室及其任务 分编室协助编辑室做好以下业务工作。 (一)按编辑室的指示,分担编辑业务。 (二)分发刊物。 (三)负责各分事业单位通讯
15、员会议事务。 (四)执行其他与编辑工作相关的事务。 第十七条 编辑主任及编辑的任命 (一)编辑主任及编辑由人事部长任命。 (二)分编主任及编辑由各分事业单位主管任命。 (三)分编主任及编辑的任命,在各分事业单位内公布。 第十八条 编辑室主任的任务 (一)编辑室主任的任务如下。 1统管编辑室业务。 2召集总公司通讯员会议。 3调控通讯员与摄影员的业务工作及进度。 4领导各分编室主任的业务工作。 (二)分编室主任的任务如下。 1统管分编室业务。 2召集所在事业单位的通讯员会议。 3调控通讯员与摄影员的业务工作及进度。 第十九条 通讯员与摄影员的任命 (一)通讯员与摄影员由所在部门主管推荐、各分事业
16、主管任命。 (二)通讯员与摄影员的人数,由各分事业主管决定。 (三)通讯员与摄影员的任期为一年,在承担重大事宜情况下例外。 (四)通讯员与摄影员的任命必须在分事业单位内公布。 第十二条 通讯员的业务 (一)通讯员按通讯员会议的决定行事,分担所指定的采访与取材任务,参加通讯员会议,提供公司内外的情报。 (二)在指定的工作任务范围内,进行约稿、撰稿、专访与调查征询活动。 (三)在指定的责任范围内,收集情报与情况,与上司、同僚及部下进行沟通联系,提供各种通讯报道与消息。 第二十一条 摄影员的业务 摄影员协助通讯员做好采访等活动过程中的拍摄工作也可在允许的范围内自行选择拍摄题材。 第二十二条 评论员
17、评论员的设置可根据具体情况、由编辑室或分编室主任指定。被指定的评论员,就要求评价的某期刊物作出评论,并以书面形式,把评论意见提交给编辑室或分编室。 第三章 预 算 第二十三条 预算 每年必须对年度“通讯”的编辑与发行开支,以及与此相关的业务活动费用,进行预算。 第二十四条 费用项目 “通讯”的有关编辑与发行费用开支项目如下:(1)印刷费,(2)差旅费与交通费,(3)采访杂费,(4)谢礼费,(5)增刊费,(6)杂费。 第二十五条 报告 各分编室必须在年末把年度开支情况向编辑室作出报告。 第二十六条 实际开支的补偿 允许对在实际采访与取材中的超支部分进行补偿。 第四章 附 则 第二十七条 解释 本
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