食品公司采购管理制度.doc
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1、 中绿食品集团有限公司文件名称采购管理制度文件编号ZLZD-CG-11002版本A/0页 码1/9分发编号生效日期2011年1月01日1目的: 确保采购能做到适时、适量、适质以配合生产经营之所需,提高采购原材(物)料、零组件等质量,降低成本,提升产品竞争能力。规范采购流程,特制定本制度。2范围: 本制度使用于采购管理本部所有物资之采购管理,其他管理本部下属公司的采购管理依照本制度规定参照制定管理细则。3. 职责: 采购管理本部作为集团公司所有生产物料、生产设备等物资的采购管理部门,品控、仓库、财务等其他相关部门,配合采购管理本部做好物资采购的相关工作。4采购方式规定4.1采购方式确定,采购部根
2、据下列因素确定最有利之采购方式:4.1.1 物料使用状况。4.1.2 物料需求数量。4.1.3 物料需求频率。4.1.4 市场供需状况。4.1.5 经验。4.1.6 价格。 4.2 采购方式,物料采购方式一般有下列几种:4.2.1 集中计划采购:通用性物料,以集中采购较为有利,依定时或定量之计划进行采购。4.2.2 合约采购:经常使用之物料,采购部应事先选定供应商,议定供应价格及交易条件,办理合约采购,以确保物料供应来源,简化采购作业。采购方法同上,依定时或定量之方式进行采购。4.2.3 一般采购:除上述方式之外的物料,采购部依请购单逐单位办理询价,议价之作业。5. 询价、议价 5.1 询价5
3、.1.1 凡属一般采购,采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。5.1.2 确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受(1)条所限。5.1.3 凡属合约采购项目,采购部依合约之价格核价,不需另询价。合约条件发生重大变化除外。5.1.4 如向特约供应商采购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表。5.1.5 凡属可作成本分析之采购项目,采购部应要求供应商作成本分析,以作议价之参考。5.1.6 选择询价或采购的对象,应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。5.1.7 询价后,应确认各家报价方式、产品规格、采购条件等是否一致方可比价。 5.2
4、 议价5.2.1 询价后,选择两家以上供应商进行交互议价。5.2.2 议价时应注意品质、交期、服务兼顾。5.3 询价、议价注意事项,以下状况、采购部应加强与供应商议价:5.3.1 市场价格下跌或有下跌趋势时。5.3.2 采购频率明显增加时。编制审核批准文件编号ZLZD-CG-11002版本B/0生效日期2011年1月01日页码2/95.3.3 本次采购数量大于前次时。5.3.4 本次报价偏高时。5.3.5 有同样品质、服务之供应商提供更低价格时。5.3.6 公司策略需要降低采购成本时。5.3.7 其他有利条件时。5.4 其他注意事项5.4.1 专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价
5、与议价。5.4.2 供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购部应送请购部门确认后方可议价。5.4.3 询价之供应商应属合格供应商或经总经理特准之供应商。6订购采购流程 6.1 请购申请6.1.1 生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,开立请购单。6.1.2 请购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项,经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准。6.1.3 请购单一联送交采购部,一联自存,一联交财务部。6.1.4 交期相同的同属一个供应厂商之物料,请购部门应填具在同一份请购单内。6.1.5 紧急请购时,请购部门应于备注栏注明,并加盖“紧急”
6、章6.2 请购核准权限6.2.1国内物料采购核准权限6.2.1.1请购金额预估在人民币1万元以下才者,由管理本部总经理核准。6.2.1.2请购金额预估在人民币1万元以上,5万元以下者,由分管副总裁核准。6.2.1.3请购金额预估在人民币5万元以上者,由总裁核准。6.2.2国外物料采购核准权限6.2.2.1请购金额预估在美元1万元以下者,由管理本部总经理核准。6.2.2.2请购金额预估在美元1万元以上,5万元以下者,由分管副总裁核准。6.2.2.3请购金额预估在美元5万元以上者,由总裁核准。6.3 请购的撤消6.3.1 已开具请购单,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈原核准
7、人,并转采购部了解,必要时应先口头知会采购部。6.3.2 请购部门回收各联请购单,并加盖“撤消”章。6.3.3 采购部门接获通知后,立即停止一切采购动作。6.3.4 未能及时停止采购时,采购部应通知原请购部门并协商善后工作。6.4 请购单呈核及核准6.4.1 采购人员询价、议价完成后,于请购单上填写询价或议价结果,必要时附上书面说明。6.4.2 标准拟订购供应商、交货期限与报价有效期限,经主管审核,并依采购核准权限呈核。6.4.3 采购核准权限规定,不论金额多寡,均应先经采购管理本部总经理审核,再呈申请部门财务部及总经理核准。编制审核批准文件编号ZLZD-CG-11002版次B/0生效日期20
8、11年1月01日页码3/96.5 订购作业6.5.1 采购人员接获经核准之请购单后,应以订购单形式向供应商订购物料,并以电话或传真形式确认交期。订购单由采购管理本部总经理审批。6.5.2 若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于订购单上明确注明。6.5.3 采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。6.6 验收与付款6.6.1 依相关检验与入库规定进行验收工作。6.6.2 依财务管理规定,办理供应商付款工作。6.7 国外采购作业规定6.7.1 询价、议价参照国内采购作业方式进行。6.7.2 订购作业6.7.2.1 采购部接获核准之请购单后,应以订购单形式向供应商订购物料,并以
9、传真或E-mail形式确认交期。6.7.2.2 需与供应商签订长期合同者,应事先办妥相关事项,并呈核示。6.7.3 进口事务处理6.7.3.1 依国家法规办理进口签证。6.7.3.2 办理进口保险与公证。6.7.3.3 进口船务安排。6.7.3.4 进口结汇。6.7.3.5 依国家法令申办进口税。6.7.3.6 提供提货文件。6.7.3.7 办理进口报关手续。6.7.3.8 报关。6.7.3.9 公证。6.7.3.10 退汇。7采购价格管理 7.1价格审核规定7.1.1 报价依据7.1.1.1 研发中心提供新材料之规格书,作为采购部成本分析之基础,也作为供应商报价之依据。7.1.1.2 非通用
10、物料之规格书,一般由供应商先提供样品,供研发中心确认可用后,方予报价。7.1.2 价格审核7.1.2.1 供应商接到规格书后,于规定期限内提出报价单。7.1.2.2 采购部一般应挑选三家以上供应商询价,以作比价、议价依据。7.1.2.3 采购人员以单价审核单一式三份呈部门主管(经理)审核。7.1.2.4 采购部主管审核,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由主管亲自与供应商议价。7.1.2.5 采购部主管审核之价格,呈管理本部总经理审核,并呈总裁确认批准。7.1.2.6 单价审核单经核准后,一联转财务,一联由采购部存档,一联转供应商。编制审核批准文件编号ZLZD-CG-11002版
11、次B/0生效日期2011年1月01日页码4/97.1.3 价格调查7.1.3.1 已核定之材料,采购部必须经常分析或收集资料,作为降低成本之依据。7.1.3.2 本公司各有关单位,均有义务协助提供价格讯息,以利采购部比价参考。7.1.3.3 已核定之物料采购单价如需上涨或降低,应以单价审核单形式重新报批,且附上书面之原因说明。7.1.3.4 单价涨跌之审核流程,应同新价格审核流程。7.1.3.5 在同等价格、品质条件下,涨跌后采购应优先考虑与原供应商合作。7.1.3.6 为配合公司成本降低策略,原则上每年应就采购之单价要求供应商作降价之配合。7.1.3.7 采购数量或频率有明显增加时,应要求供
12、应商适当降低单价。8. 采购成本分析8.1 成本分析项目,成本分析系就供应商提供之报价的成本估计,逐项作审查、评估,以求证成本之合理性。一般包括以下项目:8.1.1 直接及间接材料成本。8.1.2 工艺方法。8.1.3 所需设备、工具。8.1.4 直接及间接人工成本。8.1.5 制造费用或外包费用。8.1.6 营销费用。8.1.7 税金。8.1.8 供应商行业利润。8.2 成本分析之运用,以下情形时,应进行成本分析:8.2.1 新材料无采购经验时。8.2.2 底价难以确认时。8.2.3 无法确认供应商报价之合理性的。8.2.4 供应商单一时。8.2.5 采购金额巨大时。8.2.6 为提高议价效
13、率时。8.3 成本分析表的提供方式,成本分析表提供方式一般有两种:8.3.1 由供应商提供。8.3.2 由采购部编制标准报价单或成本分析表,交供应商填妥。8.4 成本分析步骤,成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下:8.4.1 确认设计是否超过规格要求。8.4.2 检讨使用材料之特性与必要性。8.4.3 计算各方案之使用材料成本。8.4.4 提出改善建议并检讨。8.4.5 检讨加工方法、加工工程。8.4.6 利用技术分析方法。8.4.7 向同类供应商学习。8.4.8 建立成本计算经验公式。编制审核批准文件编号ZLZD-CG-11002版次B/0生效日期2011年1月01日页码5/98.4.
14、9 提高议价技巧。选定最合适之设备、工具。8.4.10 作业条件的检讨。8.4.11 加工工时的评估。8.4.12 就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。8.5 成本分析注意事项8.5.1 利用自己或他人之经验。8.5.2 应用会计查核手段。9. 采购品质管理 9.1 文件资料要求,物料订购前,本公司应提供下列文件资料,或在订购单、采购合约内予以明确规定:9.1.1 订购物料之规格、图纸、技术要求等。9.1.2 产品技术精度、等级要求。9.1.3 各种检验规范、标准或适用规格。9.1.4 所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。9.2 合格供应商之选择,物料采购,除经总经理特准外,均需
15、向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件:9.2.1 经本公司供应商调查,列入合格供应商名列。9.2.2 经本公司供应商评鉴,资讯等级在C级以上。9.2.3 提供的样品经本公司确认合格。9.2.4 类似物料以往采购之良好记录。9.2.5 同业中之佼佼者。9.3 品质保证之协定,物料之采购,应由供应商承负品质保证之责任,并在订购前明确,本公司要求供应商承诺下列品质保证:9.3.1 供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000或QS9000体系等。9.3.2 所提供之产品,通过所需之产品认证,如UL、TUV、CCEE等等。9.3.3 供应商应保证产品制造过程的必要控制
16、与检测。9.3.4 供应商产品出厂前应有逐批作抽样检验。9.3.5 供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。9.3.6 接受本公司必要之供应商调查、评鉴及辅导。9.3.7 保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。9.4 进货验收之规定,供应商提供之物料,必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作,主要包括下列几项:9.4.1 确认订购单,核对供应商之交货单与本公司之订购单。9.4.2 确认供应商,对有两家以上供应商之物料,应确认物料来源有无错误或混乱。9.4.3 确认送到日期,用以确定厂商是否如期交货,以作为评鉴、奖惩之根据。9.4.4 确认物
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